Uygulamalı Kullanıcı El Kitabı

Bu sayfa, programı ilk kez kullanan bir çalışanın günlük işi güvenle yapabilmesi için hazırlanmıştır. Önce bu sayfadaki ortak kuralları okuyun; sonra işinizin modül rehberine geçin. Bir terimi bilmiyorsanız tahmin etmeyin: yardım aramasına ekranda gördüğünüz sözcüğü yazın.

Başlamadan önce dört kontrol

Doğru firma ve kullanıcıyla giriş yaptığınızı, sağ üstteki ad ve firma bilgisinden kontrol edin.
İşinizin tarihini, tesisini/deposunu ve alış-satış yönünü seçmeden kayıt açmayın.
Kaydetme veya onay düğmesi görünmüyorsa yetkinizi amirinizle kontrol edin. Başka kullanıcının hesabını kullanmayın.
Ekrandaki liste eski görünüyorsa önce Yenile'ye basın. Aynı kaydı iki kişi düzenliyorsa son kaydı görmeden tekrar yazmayın.

1. Her kayıt formunda aynı çalışma sırası

Amacı belirleyin. Yeni kayıt mı açıyorsunuz, mevcut kaydı mı düzeltiyorsunuz, yoksa bir durumu mu onaylıyorsunuz? Yanlış pencereye yazılan doğru bilgi de hatalı kayıttır.
Zorunlu alanları doldurun. Yıldızlı alanlar boş bırakılamaz. Kod, cari, stok, depo, tarih, miktar ve durum gibi alanlar raporların temelidir.
Opsiyonel ama iş için önemli alanları doldurun. Sorumlu, açıklama, teslim alan, araç, plaka, şoför, yükleme notu, lot, seri, proje ve maliyet merkezi denetimde kaydın anlamını tamamlar.
Önce ana kaydı kaydedin. Dosya paneli “önce ana kaydı kaydedin” diyorsa bu bir hata değildir; ekin bağlanacağı kayıt numarası henüz oluşmamıştır.
Sonucu kontrol edin. Başarı mesajı tek başına yetmez. Kaydı listede bulun, numarayı, miktarı, durumu ve bağlı ekleri tekrar okuyun.

1.1 Zorunlu ile opsiyonel arasındaki fark

Tür	Ne yapmalısınız?
Zorunlu	Yıldızlıdır veya kaydetmeye çalışınca açık bir uyarı verir. Gerçek değeri öğrenmeden geçici/sahte değer yazmayın.
Opsiyonel	Kayıt teknik olarak açılabilir; ancak bilgi eldeyse doldurun. Boş alan, daha sonra rapor, arama, sevkiyat veya denetimde açıklık bırakır.

2. Sürümlü dosya ve kanıt ekleme standardı

Üretim, kalite, depo, fason, ticari, CRM, banka, İK ve proje formlarındaki Dosya ekleri paneli aynı şekilde çalışır. Dosyayı yalnız yüklemek yeterli değildir; belgenin ne olduğunu ve hangi işe ait olduğunu anlatan alanlar da kaydedilir.

2.1 Alanları nasıl dolduracaksınız?

Alan	Kural ve örnek
Belge türü	Dosyanın işteki karşılığını seçin: teknik çizim, şartname, iş talimatı, kontrol planı, sertifika, CoC/CoA, ölçüm/FAI/SPC/test/muayene raporu, teslim belgesi, irsaliye, ASN, depo teslim fişi, sözleşme, dekont, fotoğraf veya PPAP paketi.
Belge / rapor no	Sertifika ve rapor türlerinde zorunludur. Dosya adını değil, belgenin üzerinde yazan numarayı girin; örnek: COC-2026-184.
Revizyon	Teknik çizim, şartname, iş talimatı, kontrol planı, PFMEA ve proses akışında zorunludur. Örnek: A, 03. Eski dosyanın üstüne yazmayın; yeni revizyonu yeni ek olarak yükleyin.
Geçerlilik	Başlangıç ve bitiş, belgenin hangi tarihler arasında kullanılabileceğini gösterir. Sertifika, kalibrasyon ve süreli onaylarda bitiş tarihini boş bırakmayın.
Lot / Seri / Emir	Kanıt yalnız belirli üretime aitse ilgili kimliği yazın. Genel prosedüre rastgele lot veya seri bağlamayın. Emir numarası formdan geliyorsa değiştirmeyin.
Güvenlik sınıfı	Genel, Dahili, Hizmete özel veya Gizli seçin. Müşteri çizimi ve savunma/proje belgesi için şirket kuralını uygulayın; kolaylık olsun diye sınıfı düşürmeyin.
Müşteri mülkiyeti	Dosyanın fikrî veya fiziksel sahibi müşteri ise işaretleyin. Bu işaret, dosyanın serbestçe paylaşılabileceği anlamına gelmez; tersine daha sıkı koruma gerektirir.

2.2 Adım adım dosya eklemek

Ana kaydı kaydedip tekrar açın; doğru kayıt numarasını gördüğünüzden emin olun.
Dosya ekleri panelinde belge türünü seçin. Yıldız beliren belge/rapor no veya revizyonu doldurun.
Geçerlilik, lot, seri, güvenlik ve müşteri mülkiyeti bilgisini gerçek belgeye göre girin.
Dosya seçin veya sürükleyin. Yükleme tamamlanana kadar pencereyi kapatmayın. Dosya başına üst sınır 20 MiB'dir.
Listede dosya adı, tür, numara, revizyon, bağlar ve durumun doğru olduğunu kontrol edin.
Dosya adına basarak metin, resim veya PDF önizlemesini açın; bilgisayara almak için ayrı İndir düğmesini kullanın. Office/CAD gibi tarayıcının gösteremediği türlerde sistem indirme gerektiğini açıkça söyler.

Dosya silinmez, gerekçeyle iptal edilir. Yanlış dosyayı seçtiyseniz İptal et'e basın ve anlaşılır bir gerekçe yazın. Dondurulmuş üretim dosyasındaki ek sessizce değiştirilemez. Doğru dosyayı yeni revizyon olarak yükleyin; eski sürüm denetim izi olarak kalır.

2.3 Hangi belgeyi hangi kayda bağlamalısınız?

Belge	İlgili formlar	Önemli bağ
Teknik çizim	Stok kartı; reçete; üretim isteği, emri, makine ve kalıp; FAI, ECN, proje; teklif, sipariş ve CRM fırsatı.	Revizyon, geçerlilik ve müşteri mülkiyeti.
Sertifika / CoC / CoA	Stok kartı ve lot; IQC kabulü; CoC ve lot izleme; ölçüm cihazı; fason paket ve dönüş; personel yetkinliği veya KKD.	Belge no, geçerlilik, lot/seri ve tedarikçi.
Ölçüm / FAI / SPC / test / muayene raporu	Üretim emri ve SPC karakteri; temiz oda ölçümü; FAI, NCR, numune, IQC kabulü; bakım/makine/kalıp.	Rapor no, emir, lot/seri, ölçüm tarihi ve cihaz.
Teslim belgesi / irsaliye / ASN / depo fişi	Depo sayımı, lotu, paleti ve transferi; fason sevk/dönüş; sipariş ve fatura; KKD teslimi ve giriş-çıkış kontrol listesi.	Belge no, teslim eden/alan, tarih, araç-plaka, lot/seri.

3. Vardiya ve desen: puantajdan önce kurulması gereken yapı

Vardiya, bir çalışma gününün başlangıç-bitiş saatidir. Desen, vardiya kodlarının gün gün sırasıdır; X izin/dinlenme günüdür. Puantaj açmadan önce vardiyalar ve desenler tanımlanmazsa plan satırları eksik, gece mesaisi ve fazla mesai hesabı yanlış olabilir.

İK yöneticisi Personel → Zaman → Vardiyalar bölümünde kod, ad, başlangıç, bitiş, gece/gün aşımı ve aktiflik bilgilerini kaydeder. Gece vardiyasının bitişi ertesi günse gün aşımını kontrol eder.
Desenler bölümünde benzersiz kod ve açıklayıcı ad verin. Günleri tanımlı vardiya kodlarıyla yazın; dinlenme günü için yalnız X kullanın. Örnek: S,S,A,A,N,N,X,X.
Deseni personele başlangıç tarihiyle uygulayın. Başlangıç günü, desenin ilk günüdür; yanlış tarih bütün rotasyonu kaydırır.
Haftalık plan ve personel portalındaki vardiya görünümünü kontrol edin. Saat “—” ise vardiya kartında başlangıç/bitiş eksiktir; vardiya adı yoksa desen/plan uygulanmamıştır.
Ancak doğrulamadan sonra puantaj dönemini açın. Vardiya değiştiyse eski planı sessizce ezmeyin; etkili tarihle yeni plan oluşturun.

Örnek: Ofis için G,G,G,G,G,X,X; üç vardiyalı üretim için S,S,A,A,N,N,X,X. Önce bir test personeline uygulayın, sekiz günlük takvimi kontrol edin, sonra toplu uygulayın.

4. İşinize göre modül ve günlük işlem kartı

Aşağıdaki kart önce hangi rehbere gideceğinizi söyler. Ayrıntılı alan adları ve ekran görüntüleri bağlantılı modül sayfasındadır.

İş / rehber	Günlük doğru akış	İptal / hata / örnek
Belge zinciri · Belge girişi	Satış/muhasebe yetkisi; doğru cari, yön, tarih, depo ve stok. Teklif → sipariş → irsaliye → fatura → tahsilat dönüşümünü kullanın; yeniden yazmayın.	Parasal/stoklu belgeyi silmeyin; iptal veya ters kayıt kullanın. Örnek: satış irsaliyesini bağlı faturaya dönüştürün, teslim belgesini faturaya ekleyin.
Cari kartı · Stok kartı · Listeler	Kart açma yetkisi; benzersiz kod, ad/unvan, birim, vergi ve grup bilgisi. Stok kartına çizim/şartname/sertifika; cariye sözleşme ve iletişim kanıtı bağlayın.	Hareket görmüş kart çoğu zaman silinmez; pasife alınır. “Kod kullanılıyor” hatasında yeni kod üretmeyin, mevcut kartı arayın.
Depo	Depo kapsamı yetkisi; kaynak-hedef depo, stok, miktar, lot/seri, palet ve teslim kişisi. Talimat → sevk → teslim sırasını izleyin ve teslim fişini bağlayın.	Teslim edilmiş transfer silinmez; düzeltme/ters hareket gerekir. Örnek: 40 parça, iki palet, araç-plaka ve teslim alanla birlikte sevk edilir.
Üretim · Kesim/kurulum	Üretim yetkisi; onaylı reçete/revizyon, emir, depo, makine, vardiya ve miktar. Reçete → istek → plan → emir → teyit → kalite kapısı sırasını izleyin; çizim ve talimatı doğru revizyonla bağlayın.	Teyitli emir silinmez; iptal/storno iz bırakır. “Revizyon geçersiz” veya “stok yetersiz” uyarısında zorla devam etmeyin. Örnek: emir 125 için çizim B, iş talimatı 03 ve ölçüm raporu bağlanır.
Kalite · PPAP/SPC · Çevre/temiz oda	Kalite yetkisi; emir/lot/seri, karakter, cihaz, ölçüm ve karar. FAI, IQC, SPC, NCR/MRB, CoC/CoA, APQP/PPAP ve kalibrasyon kanıtlarını kendi kaydına ve fiziksel lota bağlayın.	Onaylı sonuç silinmez; yeni revizyon veya NCR kararı açılır. Tolerans dışı ölçümü düzeltmek için eski sonucu gizlemeyin. Örnek: lot L-204 ölçüm raporu MR-18 ile karantinaya alınır.
Satın alma / IQC / bakım / destek · Kurumsal / fason / proje	İlgili bölüm yetkisi; tedarikçi, talep, teklif, onay, termin, lot ve proje. Satın alma talebi → teklif kıyas → sipariş → mal kabul → IQC sırasını; fason için sevk → dış işlem → dönüş → kabul sırasını izleyin.	Teslim alınmış sipariş veya fason paket silinmez; iade/NCR açılır. Örnek: tedarikçinin CoC'si, ASN'si ve dönüş muayene raporu aynı fason pakete bağlanır.
Finans · Mutabakat · Kâr	Finans yetkisi; doğru kasa/banka, cari, para birimi, tarih, tutar ve masraf merkezi. Dekontu ilgili banka makbuzuna; sözleşmeyi proje veya cariye bağlayın. Mutabakat farkını belgeyle açıklayın.	Tahsilat/ödeme silinmez; ters makbuz gerekir. “Banka eski” uyarısı yalnız banka yetkili kullanıcı içindir. Örnek: EFT dekontu DK-902, banka makbuzuna eklenir.
CRM · Mesaj şablonları · Saha/B2B	Satış/saha yetkisi; cari/aday, sorumlu, aşama, beklenen tarih ve tutar. Her görüşmeyi aktiviteye yazın; teknik çizim/şartnameyi fırsata, sözleşmeyi sipariş/projeye bağlayın.	Kazanılmış/kaybedilmiş fırsatı silmeyin; durum ve nedeni güncelleyin. Örnek: “Yeni rotor teklifi” fırsatına müşteri çizimi A ve şartname eklenir.
İnsan Kaynakları	İK veya ilgili amir yetkisi; sicil, istihdam dönemi, vardiya/desen, mevzuat ve gizlilik. Önce kişi kartı, sonra dönem, desen, plan ve puantaj. Sözleşme/sertifika/sağlık/KKD/çıkış kanıtını ilgili forma bağlayın.	Geçmiş istihdam dönemi silinmez; yeni giriş için yeni dönem açılır. Sağlık/kimlik belgesini doğru güvenlik sınıfında tutun. Örnek: gece ekibi için desen test edilir, sonra toplu uygulanır.
Kokpit · Raporlar · Arşiv	Görüntüleme/onay yetkisi; doğru tarih, firma, tesis, depo ve para birimi filtresi. Önce kapsamı kontrol edin, sonra sayıyı kaynak listeye kadar izleyin; arşivden geçmiş sürümü doğrulayın.	Rapor satırı silinmez; kaynak kayıt düzeltilir. Örnek: ciro farkında tarih ve satış yönünü kontrol edip faturaya inin.
Baskı · İletişim · Araçlar · Ajan	Şablon/yayın veya görüntüleme yetkisi. Baskıda belge türü ve alış-satış yönünü; iletişimde doğru alıcı ve eki; araçlarda çalışma klasörünü kontrol edin. Ajan yalnız karar desteğidir, kaynağı açıp doğrulayın.	Yanlış gönderilen belge geri çağrılamayabilir; göndermeden önce önizleyin. Örnek: satış faturası, satışa ait varsayılan şablonla PDF önizlenip doğru cariye gönderilir.
Ayarlar · Güvenlik/denetim · Geçiş sözlüğü	Yönetici yetkisi gereken ayarı normal kullanıcı değiştirmez. Kendi şifrenizi kendi hesabınızdan değiştirin; paylaşmayın. Yetki, kanıt politikası ve log değişikliklerini tarih ve gerekçeyle kaydedin.	Yetki kaydını silmek yerine kapsamını ve aktifliğini kontrollü değiştirin. Örnek: depo kullanıcısı banka yetkisine sahip değilse banka eskilik uyarısı da görmez.

5. Hata mesajını nasıl çözeceksiniz?

Mesajı kapatmadan okuyun; kayıt numarası, alan adı ve hata kodunu not edin.
400/422: zorunlu alan veya iş kuralı eksiktir. Mesajın söylediği alanı gerçek bilgiyle düzeltin.
401/403: oturum veya yetki sorunudur. Tekrar giriş yapın; yetkiniz yoksa amire bildirin, başka hesap kullanmayın.
409 / KAYIT_DEGISTI: başka kullanıcı sizden önce kaydetmiştir. Yenileyin, farkı okuyun, gerekli değişikliği yeniden girin.
Dosya reddedildi: dosya türünü/boyutunu, belge no veya revizyon yıldızını kontrol edin. Dosyayı uzantı değiştirerek gizlemeye çalışmayın.

Aynı düğmeye art arda basmayın. Ekran bekliyor görünse bile yazma işlemi sunucuda sırada olabilir. Önce sonucu veya hata mesajını bekleyin; sonra listeyi yenileyin. Sorun sürerse ekran, firma, kayıt numarası, saat ve mesajla destek kaydı açın; parolanızı yazmayın.

6. Gün sonu kontrolü

Taslak veya bekleyen kayıt bıraktıysanız sorumlusunu ve sonraki adımı yazdınız mı?
Bugünkü sevk, üretim, kalite, finans ve İK işlemleri listede doğru durumla görünüyor mu?
Zorunlu kanıtlar doğru kayıt, belge türü, numara, revizyon ve güvenlik sınıfıyla bağlı mı?
Bir hatayı sözlü bırakmak yerine görev/destek kaydı açtınız mı?