Yardım › Finans

Finans Modülü — Kasiyer ve Muhasebe İçin Sıfırdan Rehber

Bu rehber, daha önce muhasebe programı kullanmamış birine yazıldı. Para saymayı biliyorsunuz; burada öğreneceğiniz şey her para hareketinin programda hangi belgeye dönüştüğü. Tek bir fikri kavrarsanız gerisi kolay: HNR'de para hareketi yoktur, belge vardır. Belgeyi doğru seçerseniz bakiye kendiliğinden doğru olur.

1. Finans modülü ne işe yarar?

Bir işletmede iki ayrı soru vardır ve çoğu kişi bunları karıştırır: "Ne kadar kazandık?" ve "Ne kadar paramız var?" Bunlar aynı şey değildir. Kârlı bir firma, parası olmadığı için maaş ödeyemeyip batabilir. Kâr sorusu faturaların işidir; para sorusu finans modülünün işidir.

Finans modülü üç soruyu cevaplar: (1) Şu anda param nerede duruyor? (kasa, banka, çek portföyü) (2) Ne zaman para girecek/çıkacak? (vadeler) (3) Bu para kimden geldi, kime gitti? (cari bakiyeler). Üçünü birden tutan tek yer burasıdır.

2. Bilmeniz gereken 6 kavram

2.1 Finans jargonu ↔ günlük dil

3. Hangi pencerede ne var?

Finans tek bir pencere değildir; birbirini tamamlayan dört penceredir. Karışıklığın çoğu "bunu nerede yapacağım" sorusundan çıkar, o yüzden önce haritayı öğrenin:

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 2 — Kasa ve Banka "para nerede", Çekler ve Bordrolar "para ne zaman" sorusunu cevaplar.

4. Örnek senaryo: 50.000 TL tahsilat

Müşteri ARDA MOBİLYA 50.000 TL borcunu kapatıyor: 20.000 TL nakit getirdi, 30.000 TL için 45 gün vadeli çek verdi. Bu tek bir olay gibi görünür ama programda iki ayrı belgedir — çünkü biri bugün paradır, diğeri 45 gün sonra para olabilir.

5. Adım adım: ilk makbuzunuz

1. Doğru makbuz tipini seçin

   Makbuz formunda ilk ve en önemli seçim tiptir. Tip, paranın yönünü ve hangi kasaya/bankaya işleneceğini belirler:

   Tip	Ne zaman kullanılır	Yön
   Tahsilat	Müşteri elden nakit getirdi	→ içeri
   Ödeme	Tedarikçiye elden nakit verdiniz	← dışarı
   Gelen Havale/EFT	Hesabınıza para yattı	→ içeri
   Gönderilen Havale/EFT	Hesabınızdan para gönderdiniz	← dışarı
   Bankaya Yatan	Kasadaki nakdi bankaya götürdünüz	kasa → banka
   Bankadan Çekilen	Bankadan nakit çektiniz	banka → kasa
   Borç Dekontu	Para hareketi yok, müşteriyi borçlandırıyorsunuz (kur farkı, masraf)	yalnız bakiye
   Alacak Dekontu	Para hareketi yok, müşteriyi alacaklandırıyorsunuz (iskonto, düzeltme)	yalnız bakiye

   💡 Dekont ne zaman gerekir?

   Müşteri 10.000 TL borcunu 9.980 TL yatırdı, 20 TL banka masrafı kesildi. Kasaya 9.980 girer; kalan 20 TL için Borç Dekontu keserseniz bakiye tam kapanır ve kimse "20 lira nerede" diye aramaz.

2. Cariyi, kasayı ve tutarı girin

   Cari alanına müşteriyi seçin (yazarak arayın), Kasa/Banka alanına parayı koyduğunuz yeri, Tutar alanına 20.000 yazın. Açıklamaya "Ağustos tahsilatı" gibi bir not düşün — üç ay sonra size teşekkür edersiniz.

   💡 Tahsilatta açık faturalar listelenir

   Tahsilat makbuzunda cariyi seçtiğinizde formda o carinin açık faturaları listelenir: birini seçerseniz açıklama standart yazılır ve kalan tutar önerilir. Seçim isteğe bağlıdır — fatura seçmeden serbest tahsilat da kesebilirsiniz.

   Fatura seçerseniz kapanır: tahsil ettiğiniz tutar o faturanın kalanından düşülür. Tamamı tahsil edilince fatura kapanır ve bir daha açık fatura listesinde çıkmaz — aynı parayı ikinci kez istemezsiniz. Makbuzu silerseniz kalan geri açılır, tutarı değiştirirseniz fark işlenir.

3. Kaydedin — bakiye anında değişir

   [Kaydet] dediğiniz an makbuz HNR'ye yazılır: kasa bakiyesi +20.000, ARDA MOBİLYA'nın borcu −20.000 olur. Ara adım yoktur, onay beklemez. Bu yüzden kaydetmeden önce tutarı bir kez daha okuyun.

4. Çeki bordroyla girin

   Şimdi 30.000 TL'lik çek. Çek Bordroları penceresinde [Yeni Bordro] deyin; bordro türü Cari Giriş (CG) olacak — yani "müşteriden çek aldık". İçine çeki ekleyin: vade, tutar, banka/şube, borçlu. Kaydettiğinizde çek Portföyde durumuyla doğar ve cari bakiye kapanır.

   💡 Neden tek çek için bile bordro?

   Çünkü çek her zaman birinden alınır veya birine verilir. Bordro, o "kim"i ve tarihi taşıyan kapaktır. Çek tek başına girildiğinde bu bağ kopar ve "bu çeki kimden almıştık" sorusu cevapsız kalır.

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 3 — Makbuz "para hareketi + bakiye + ekstre satırı"nı aynı anda üretir. Bu yüzden elle bakiye düzeltmeye gerek yoktur.

6. Çekin hayat çizgisi

Aldığınız çek elinizde durmaz; bir yolculuğa çıkar. HNR'de bu yolculuğun her durağı bir durumdur ve Çekler penceresindeki süzgeçten görebilirsiniz.

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 4 — Çekler penceresindeki Durum süzgeci tam bu kutuları listeler. Bir çeki bulamıyorsanız yanlış durumda arıyorsunuzdur.

7. Otomatik valör: sistem sizin yerinize işler

Kredi kartı (POS) ve DBS işlemlerinde para, siz hiçbir şey yapmadan, vadesi geldiğinde banka tarafında hesabınıza geçer. Bunları elle işlemek hem gereksiz hem hataya açıktır. Bu yüzden HNR saatte bir bakar ve günü gelmiş V (kredi kartı) ve D (DBS) kayıtlarını kendiliğinden tahsil/ödeme olarak işler.

8. Sık yapılan dört hata

9. Role göre günlük rutin

10. Sık sorulan sorular

11. Terimler sözlüğü

12. Makbuz baskısı: elinize alacağınız belge

Makbuzu kaydettiniz, para kasaya girdi, bakiye düzeldi — ama karşınızdaki insan hâlâ "bana bir kağıt verin" diyor. HNR bunu ayrı bir program, ayrı bir şablon ya da Word dosyası olmadan çözer: kayıtlı her makbuzun yanında küçük bir 🖨 düğmesi vardır. Tıkladığınız anda tarayıcının yazdırma penceresi açılır ve firma başlıklı, tutarı yazıyla yazılmış, imza yerleri hazır bir makbuz çıkar.

🖨 düğmesi nerede?

Makbuz Girişi penceresini açın. Formun altında "Son Makbuzlar" listesi vardır — bugün ve son günlerde yazılan makbuzlar. Her satırın sağ tarafında, tutardan hemen sonra 🖨 durur. Bu düğme salt okumadır: hiçbir şeyi değiştirmez, silmez, yeniden yazmaz — yalnız o makbuzun kağıt hâlini üretir. Bu yüzden çeke ya da faturaya bağlı olduğu için düzenlenemeyen ("Bağlı" rozetli) makbuzlarda bile 🖨 çalışır.

Bu düzen Baskı Tasarımcısı'ndaki makbuz formundan gelir (Ayarlar › Baskı Formları — tahsilat, kasamakbuz, bankamakbuz): satırların yeri, punto ve etiketler oradan değiştirilir. Form tasarlanmamışsa kutudan çıkan hazır form basılır. Belge menüsündeki "PDF olarak indir" aynı formu kullanır — 🖨 ile PDF ayrışmaz.

"Tutar yazıyla" ne demek, neden önemli?

Rakamla yazılmış bir tutarın başına sonradan bir hane eklemek kolaydır; yazıyla yazılmış tutarı değiştirmek değildir. Bu yüzden makbuz, çek ve senetlerde tutar iki kez yazılır. HNR bunu sizin yerinize yapar: 12.500,00 TL yazdığınızda kağıda "on iki bin beş yüz TL, sıfır kuruş" düşer. Kuruşlu tutarlarda da aynıdır: 1.250,75 TL → "bin iki yüz elli TL, yetmiş beş kuruş".

13. Toplu makbuz girişi: otuz tahsilat, tek ekran

Pazartesi sabahı tahsildar çantasını boşaltıyor: 28 müşteriden nakit gelmiş. Tek tek makbuz yazmak demek, 28 kere aynı kasayı, aynı tipi ve aynı tarihi seçmek demektir. Toplu giriş tam olarak bu tekrarı kaldırır: kasa/banka, tip ve tarihi bir kez yukarıdaki formda seçersiniz, aşağıdaki tabloya yalnız cari + tutar + açıklama girersiniz.

1. Önce üst formu ayarlayın

   Türü (Kasa / Banka / Cari-Dekont), tipi (ör. Tahsilat), kasa ya da banka hesabını ve tarihi seçin. İsterseniz Valör de girin — bunların hepsi tablodaki her satıra aynen uygulanır. Tabloda bu alanların tekrar sorulmamasının sebebi budur.

2. "Toplu giriş" düğmesine basın

   Düğme tip rozetinin yanındadır. Açıldığında yazısı "Toplu giriş: AÇIK" olur, tek makbuz alanları (cari, tutar, açıklama) gizlenir ve yerlerine üç boş satırlı tablo gelir. + Satır ekle ile istediğiniz kadar satır açarsınız; × ile fazla satırı kaldırırsınız. Aynı anda alttaki Kaydet düğmesi kapanır — çünkü artık yazma işini Hepsini Yaz yapacak.

3. Satırları doldurun

   Her satırda üç alan vardır: cari seçici (yazmaya başlayın, liste süzülür), tutar ve açıklama (isteğe bağlı, en çok 250 karakter). Tutarı Türkçe yazabilirsiniz — "12.500,00" da, "12500.00" da, "12500" de kabul edilir. Dip şeritte kaç satırın dolu olduğunu ve toplam tutarı anında görürsünüz: "3 satır · 41.250,00 ₺". Cari seçilmemiş veya tutarı sıfır/boş olan satırlar sayılmaz — onları silmenize gerek yoktur, sessizce atlanır.

4. "Hepsini Yaz" ve satır satır sonuç

   Düğmenin üstünde kaç satır yazılacağı yazar: "Hepsini Yaz (3)". Bastığınızda satırlar sırayla — hepsi birden değil — yazılır ve her satır kendi sonucunu kendi satırında gösterir. Bitince liste tazelenir; yazılan makbuzlar aşağıdaki "Son Makbuzlar"da görünür ve oradan 🖨 ile basılabilir.

   Satırda gördüğünüz	Anlamı	Ne yapmalısınız
   ✓ Makbuz #1482	Yazıldı. Makbuz numarası budur.	Hiçbir şey. Satır kilitlenir, bir daha yazılmaz.
   ✓ Makbuz #1483 (uyarı)	Makbuz yazıldı ama yan bir iş (ör. valör tarihi) tutmadı.	Fareyi yazının üstüne getirin, uyarıyı okuyun; makbuz geçerlidir.
   ✗ …	Yazılamadı; kırmızı yazı sebebi söyler (ör. cari bulunamadı).	Satırı düzeltin ve Hepsini Yaz'a yeniden basın — yalnız bekleyen ve hatalı satırlar tekrar denenir.
   yazılıyor…	Sıra bu satıra geldi.	Bekleyin; pencereyi kapatmayın.

14. Valör alanı ve "bugün itibarıyla" bakiye

7. bölümde valörün ne olduğunu anlatmıştık: paranın fiilen kullanılabilir olduğu gün. Şimdi onu makbuzun kendisine yazabiliyorsunuz. Makbuz formunda tarihin hemen yanında "Valör (opsiyonel)" alanı vardır — boş bırakabilirsiniz, hiçbir şey bozulmaz.

Üç kural

Banka ve Kasa ekranındaki ikinci bakiye

Banka ve Kasa pencerelerinin üstündeki toplam şeridinde, bazı günler toplamın altında ikinci bir satır belirir: "bugün itibarıyla …". Bu satır, tarihi ya da valörü henüz gelmemiş makbuzları dışarıda bırakarak aynı toplamı yeniden hesaplar. Yani birincisi "kayıtlarımıza göre bu hesapta ne var", ikincisi "bugün gerçekten ne kullanabilirim" sorusunun cevabıdır.

15. Döviz çeki tahsili: kur olmadan olmaz

Müşteriniz 1.000 USD'lik bir çek verdi. Çek portföyünüzde dolar olarak durur, ama tahsil ettiğinizde kasaya/bankaya giren para Türk Lirasıdır. Bu iki dünyayı birleştiren tek sayı, tahsil günündeki kurdur — ve HNR onu sizden istemeden tahsil yapmaz.

1. Çekler penceresinden çeki seçin, "Tahsil Et" deyin

   Açılan pencerenin başlığı "Çeki Tahsil Et"tir. (Kendi verdiğiniz bir evraksa başlık "Firma Evrakını Öde" olur ve para çıkar; akış aynıdır.) Üstteki özet kutusunda tutarın yanında döviz kısaltması sarı renkte durur: 1.000,00 USD. Bunu gördüyseniz kur soracak demektir.

2. "TL Kuru" alanını doldurun

   Alanın başlığında para birimi de yazar: TL Kuru (USD) *. Yıldız zorunlu demektir. Türkçe virgülle yazabilirsiniz: 41,25. Yazdığınız anda altta hesabın kendisi belirir:

   🧮 Ekranda gördüğünüz satır

   Makbuz TL karşılığıyla yazılır: 1.000,00 USD × 41,25 = 41.250,00 TL

   Kur boşken bu satır yerine uyarı yazısı durur ve Tahsil Et düğmesi kapalıdır. Yanlışlıkla kursuz göndermeye kalkarsanız sunucu da reddeder.

3. Hedef hesabı seçin — yalnız TL hesaplar listelenir

   Çek elinizdeyse (ya da karşılıksız çıkmışsa) Bankaya / Kasaya seçimini ve hesabı siz yaparsınız. Çek zaten bir bankaya takasa verilmişse ya da POS/DBS evrakıysa hedef sorulmaz — sistem çekin bağlı olduğu hesabı kendisi bilir. Listede döviz hesapları bilerek yoktur: döviz çeki TL karşılığıyla TL hesaba girer.

4. İki kez onaylayın

   İlk tık düğmeyi kırmızıya çevirir ve "Onayla — Tahsil Et" yazar; üstünde "Tahsilat CANLI muhasebeye yazılır ve para hareketi oluşur" uyarısı belirir. İkinci tık işi yapar. Kuru veya hesabı değiştirirseniz onay kendiliğinden bozulur — yanlış rakamla ikinci tıka basmanız engellenir.

17. Banka Kartı — hesap ekstresi ve erişim bilgileri

Amaç ve açma yolu: Banka › Bankalar'da hesap satırına tıklayın (klavyede Enter/Boşluk da olur). Açılan Banka Kartı iki sekmelidir: Ekstre canlı muhasebe hareketini salt-okunur gösterir; Bilgiler internet şube, kart ve yetkili kullanıcı notlarını tutar. Banka modülünü görebilen çalışan kartı açabilir; şifre ve kart verisi nedeniyle şirket içinde yalnız görevlendirilmiş finans personeli Bilgiler sekmesini doldurmalıdır.

18. Çek / KK Girişi — tek çek, senet veya kart tahsilatı

Kim ve nereden: çek girişi yetkisi olan tahsilat/muhasebe çalışanı Çekler › + Yeni Çek/KK yolunu kullanır. Aynı form Cari Kartı/Cari Extra › Ekstre › Çek/KK Girişi ile carisi önceden seçili veya Ctrl+K'da “Çek / KK Girişi” aranarak açılabilir. Önkoşul: cari kartı hazır olmalı; kredi kartında uygun POS/kart hesabı tanımlı olmalıdır.

16. Çek bordrosu baskısı

Bir bordro, bir cariden aynı anda aldığınız (ya da bir bankaya aynı anda verdiğiniz) çeklerin listesidir. Karşı tarafa "şu şu çekleri teslim aldım/verdim" diyen bir kağıt gerektiğinde: Çek Bordroları penceresini açın, soldan bordroyu seçin, sağdaki detayın üstünde beliren 🖨 Yazdır düğmesine basın.

Kağıtta şunlar olur: firma başlığı; "ÇEK BORDROSU — <işlem adı>"; bordro numarası ve tarihi; cari ünvanı ve açıklama; ardından numaralı bir tablo — Çek No · Banka · Borçlu · Vade · Tutar. Dipte kaç çek olduğu, ortalama vade ve toplam; toplamın altında tutar yazıyla; en altta düzenleyen kullanıcı ve imza alanları. Bu düzen Baskı Tasarımcısı'ndaki cekbodro formundan gelir (Ayarlar › Baskı Formları); form tasarlanmamışsa kutudan çıkan hazır form basılır. "PDF olarak indir" de aynı formu kullanır — kâğıtla PDF ayrışmaz.

19. Banka › Ayarlar › "Eksi bakiye / alt sınır bildirimi"

Bir banka hesabı eksiye düştüğünde ya da belirlediğiniz alt sınırın altına indiğinde bunu o hesaptan sorumlu kişi öğrenmeli — dock'taki "eksi bakiyeli hesap" rozetini gören herkes değil. Banka penceresinin ⚙ Ayarlar diyaloğundaki üçüncü bölüm bunu kurar. Varsayılan olarak KAPALIDIR; yönetici "aktif" kutusunu işaretleyip Kaydet demedikçe hiçbir mesaj üretilmez.

1. Banka penceresinde ⚙ Ayarlar › "Eksi bakiye / alt sınır bildirimi" bölümüne inin (yalnız yönetici düzenler).
2. Her hesap satırına isteğe bağlı bir alt sınır (₺) ve alıcılar yazın. Alıcı üç biçimde olabilir: rol şablonu adı (finans, muhasebe…), bolum: öneki ile kullanıcı kartındaki bölüm adı, ya da doğrudan kullanıcı adı. Virgülle ayırın.
3. Hesaba kural yazılmamışsa varsayılan alıcılar kullanılır. Çözümlenemeyen bir ad Kaydet cevabında "çözümsüz" olarak listelenir — sessizce yutulmaz.
4. "aktif" kutusunu işaretleyin, Kaydet. Beklemek istemiyorsanız Şimdi tara düğmesi bir turu hemen koşturur ve kaç uyarı, kaç gönderim, kaç atlama olduğunu gösterir.

Kurallar: bakiye sıfırın altındaysa mesaj acil, sıfırla alt sınır arasındaysa önemli önceliklidir. Aynı gün aynı hesap için aynı alıcıya ikinci mesaj yazılmaz. Pasif hesaplar atlanır. Kredi kartı hesapları doğal olarak eksi çalıştığından, açıkça alt sınır yazılmadıkça atlanır. Tarama boot'tan 90 saniye sonra ve her saat başı kendiliğinden koşar; makbuz ve çek tahsili yazıldığında da ilgili hesap hemen kontrol edilir. Mesajlar HNROS içi mesaj olarak ("sistem" göndericisiyle) düşer.

Dock rozeti de kişiselleşti: kural tanımlıysa Banka rozetindeki "eksi bakiyeli hesap" sayısı yalnız sizin sorumluluk alanınızdaki hesapları sayar; hiç kural yoksa eski davranış (tüm hesaplar) sürer.

20. Çekler › "Vade riski" şeridi — önümüzdeki 30/60/90 gün

Çekler penceresinde listenin üstündeki Vade riski şeridi kapalıyken tek satırdır: pencere içinde tahsil edilecek / ödenecek toplam, net, karşılıksız geçmişi olan cari sayısı ve gecikmiş çek sayısı. Açınca 30 / 60 / 90 gün seçici, sayı kutuları, vade bantları (0–7, 8–15, 16–30, 31–60, 61–90, 91+), gün gün takvim ve cari yoğunlaşması tablosu görünür. Küme: elde ya da bankada takasta olan, vadesi bugün ile bugün+N arasındaki çekler; döviz çekler girişteki kurla TL'ye çevrilir.

Yetki: Çekler modülü. Şerit 60 saniye önbelleklidir; az önce girdiğiniz çeki görmek için ↻ (taze) düğmesine basın. Gün sayısı 1–365 arasındadır; dışı 422. "Bölge" süzgeci cari kartındaki şehir alanına göre çalışır.

21. Makbuz girişinde "Tahsilat: %X" bildirimi

Faturaya bağlı bir makbuz kaydettiğinizde başarı bildirimi artık "Tahsilat: %15,2 (50 / 330)" gibi bir satır taşır: fatura tutarı, bugüne kadar tahsil edilen ve yüzde. Fatura tamamen kapandıysa bunu da söyler. Fatura tutarı sıfır ya da eksiyse sahte bir %100 göstermek yerine satır hiç gelmez. Bu bilgi yalnız bildirimde ve API cevabındadır; makbuz kaydına yazılmaz.

22. Gün sonu mutabakatı: türetilmiş bakiye (yazmaz)

"Kasadaki kart bakiyesi doğru mu?" sorusu için bir ikinci hesap vardır: türetilmiş bakiye = belirli bir tarihe kadar yazılmış kasa ve banka makbuzlarının (iptaller hariç) toplam etkisi. Cevap kart bakiyesini, türetilmiş bakiyeyi, ikisinin farkını ve "mutabık mı" kararını verir; fark varsa açıklama satırı sebebi tahmin eder (ör. hareket dışı devir). Bu uç hiçbir şey yazmaz; düzeltme kararı sizindir. Şimdilik API'dedir (GET /api/kasa/<hesap>/turetilmis-bakiye?tarih=YYYY-AA-GG, banka için aynı yol); Banka/Kasa penceresine "Gün sonu mutabakat" kartı sonraki turda gelecek. Takvimde olmayan tarih (30 Şubat) 422, bilinmeyen hesap 404 döner.

23. Muhasebe: bu hareketlerin yevmiyesi

Makbuz, havale, kasa↔banka virmanı ve çek/senet bordrolarının yevmiye fişleri Muhasebe penceresinde (Finans / Banka grubu) kendiliğinden türetilir; kasa (100), banka (102), alınan/verilen çek (101/103) ve cari hesaplar mizan, bilanço ve nakit akışa buradan gelir. Ayrıntı: Muhasebe rehberi.