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Módulo de Finanzas — Guía desde cero para cajeros y contabilidad

Esta guía está escrita para alguien que nunca ha usado un programa de contabilidad. Usted sabe contar dinero; lo que aprenderá aquí es en qué documento se convierte cada movimiento de dinero dentro del programa. Si capta una sola idea, lo demás es fácil: en HNR no hay movimientos de dinero, hay documentos. Si elige el documento correcto, el saldo saldrá bien por sí solo.

1. ¿Para qué sirve el módulo de finanzas?

En una empresa hay dos preguntas distintas y la mayoría de la gente las confunde: «¿cuánto ganamos?» y «¿cuánto dinero tenemos?». No son lo mismo. Una empresa rentable puede hundirse por no poder pagar los sueldos al no tener dinero. La pregunta del beneficio es asunto de las facturas; la pregunta del dinero es asunto del módulo de finanzas.

El módulo de finanzas responde a tres preguntas: (1) ¿dónde está mi dinero ahora mismo? (caja, banco, cartera de cheques) (2) ¿cuándo entrará o saldrá dinero? (vencimientos) (3) ¿de quién vino y a quién fue ese dinero? (saldos de cuentas). Este es el único sitio que reúne las tres a la vez.

2. Los 6 conceptos que debe conocer

2.1 Jerga financiera ↔ lenguaje cotidiano

3. ¿Qué hay en cada ventana?

Finanzas no es una sola ventana, sino cuatro que se complementan. La mayor parte de la confusión nace de la pregunta «¿dónde hago esto?», así que aprenda primero el mapa:

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 2 — Caja y Banco responden a «dónde está el dinero»; Cheques y Remesas responden a «cuándo».

4. Escenario de ejemplo: un cobro de 50.000 TL

El cliente ARDA MOBİLYA salda su deuda de 50.000 TL: trajo 20.000 TL en efectivo y entregó un cheque a 45 días por los 30.000 TL restantes. Parece un solo hecho, pero en el programa son dos documentos distintos — porque uno es dinero hoy y el otro puede llegar a ser dinero dentro de 45 días.

5. Paso a paso: su primer recibo

1. Elija el tipo de recibo correcto

   En el formulario del recibo, la primera y más importante elección es el tipo. El tipo determina el sentido del dinero y a qué caja o banco se aplicará:

   Tipo	Cuándo se usa	Sentido
   Cobro	El cliente trajo efectivo en mano	→ entra
   Pago	Usted entregó efectivo en mano a un proveedor	← sale
   Transferencia recibida	Entró dinero en su cuenta	→ entra
   Transferencia enviada	Usted envió dinero desde su cuenta	← sale
   Ingresado en el banco	Llevó al banco el efectivo de la caja	caja → banco
   Retirado del banco	Sacó efectivo del banco	banco → caja
   Nota de cargo	No hay movimiento de dinero; usted carga el importe al cliente (diferencia de cambio, gastos)	solo saldo
   Nota de abono	No hay movimiento de dinero; usted abona el importe al cliente (descuento, corrección)	solo saldo

   💡 ¿Cuándo hace falta una nota?

   Un cliente con 10.000 TL de deuda ingresa 9.980 TL porque el banco le cobró 20 TL de gastos. En caja entran 9.980; si emite una nota de cargo por los 20 TL restantes, el saldo se cierra del todo y nadie anda buscando «dónde están esas 20 liras».

2. Introduzca la cuenta, la caja y el importe

   En el campo Cuenta seleccione al cliente (búsquelo escribiendo), en Caja/Banco el sitio donde puso el dinero y en Importe escriba 20.000. Añada en Descripción una nota como «cobro de agosto»: dentro de tres meses se lo agradecerá a sí mismo.

   💡 En el cobro se listan las facturas abiertas

   En un recibo de cobro, al seleccionar la cuenta el formulario lista las facturas abiertas de esa cuenta: si elige una, la descripción se escribe de forma estándar y se propone el importe pendiente. La elección es opcional: también puede emitir un cobro libre sin seleccionar factura.

   Si elige una factura, se cierra: el importe cobrado se descuenta del pendiente de esa factura. Cuando se cobra por completo, la factura se cierra y ya no vuelve a aparecer en la lista de facturas abiertas — así no reclama dos veces el mismo dinero. Si borra el recibo, el pendiente se reabre; si cambia el importe, se aplica la diferencia.

3. Guarde: el saldo cambia al instante

   En cuanto pulsa [Guardar], el recibo se escribe en HNR: el saldo de caja pasa a +20.000 y la deuda de ARDA MOBİLYA a −20.000. No hay paso intermedio ni cola de aprobación. Por eso, antes de guardar, lea el importe una vez más.

4. Introduzca el cheque mediante una remesa

   Ahora el cheque de 30.000 TL. En la ventana Remesas de cheques pulse [Nueva remesa]; el tipo de remesa será Entrada de cuenta (CG), es decir «hemos recibido un cheque del cliente». Añada dentro el cheque: vencimiento, importe, banco/sucursal, librador. Al guardar, el cheque nace con el estado En cartera y el saldo de la cuenta se cierra.

   💡 ¿Por qué una remesa incluso para un solo cheque?

   Porque un cheque siempre se recibe de alguien o se entrega a alguien. La remesa es la portada que lleva ese «quién» y la fecha. Si el cheque se introduce suelto, ese vínculo se rompe y la pregunta «¿de quién habíamos recibido este cheque?» se queda sin respuesta.

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 3 — El recibo produce a la vez «movimiento de dinero + saldo + línea de extracto». Por eso no hace falta corregir saldos a mano.

6. La vida de un cheque

El cheque que recibe no se queda quieto; emprende un viaje. En HNR cada parada de ese viaje es un estado, y puede verlo con el filtro de la ventana Cheques.

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 4 — El filtro Estado de la ventana Cheques lista exactamente estas casillas. Si no encuentra un cheque, lo está buscando en el estado equivocado.

7. Fecha valor automática: el sistema contabiliza por usted

En las operaciones con tarjeta de crédito (TPV) y DBS, el dinero entra en su cuenta al llegar el vencimiento, por parte del banco, sin que usted haga nada. Contabilizarlas a mano es innecesario y propenso a errores. Por eso HNR revisa cada hora y contabiliza automáticamente como cobro o pago los registros V (tarjeta) y D (DBS) que han vencido.

8. Cuatro errores frecuentes

9. Rutina diaria según el puesto

10. Preguntas frecuentes

11. Glosario de términos

12. Impresión del recibo: el documento que tendrá en la mano

Ha guardado el recibo, el dinero ha entrado en caja, el saldo está corregido — pero la persona que tiene delante sigue diciendo «deme un papel». HNR lo resuelve sin otro programa, sin otra plantilla y sin ningún archivo de Word: junto a cada recibo guardado hay un pequeño botón 🖨. En cuanto lo pulsa se abre la ventana de impresión del navegador y sale un recibo con el membrete de la empresa, el importe escrito en letra y los espacios de firma listos.

¿Dónde está el botón 🖨?

Abra la ventana Entrada de recibos. Debajo del formulario está la lista "Son Makbuzlar" (Últimos recibos): los recibos escritos hoy y en los últimos días. A la derecha de cada línea, justo después del importe, está 🖨. Este botón es de solo lectura: no cambia nada, no borra nada, no reescribe nada; solo produce la versión en papel de ese recibo. Por eso 🖨 funciona incluso en los recibos que no se pueden editar por estar ligados a un cheque o a una factura (con la etiqueta «Bağlı / vinculado»).

Esta disposición viene del formulario de recibo del Diseñador de impresión (Ajustes › Formularios de impresión — tahsilat, kasamakbuz, bankamakbuz): la posición de las líneas, el tamaño de letra y las etiquetas se cambian ahí. Si no se ha diseñado ningún formulario, se imprime el que viene de fábrica. La opción «Descargar como PDF» del menú del documento usa el mismo formulario: 🖨 y el PDF no pueden divergir.

¿Qué significa «el importe en letra» y por qué es importante?

Añadir una cifra delante de un importe escrito en números es fácil; cambiar un importe escrito en letra, no. Por eso en recibos, cheques y pagarés el importe se escribe dos veces. HNR lo hace por usted: cuando escribe 12.500,00 TL, en el papel sale «on iki bin beş yüz TL, sıfır kuruş» (doce mil quinientas liras, cero kuruş). Con céntimos ocurre lo mismo: 1.250,75 TL → «bin iki yüz elli TL, yetmiş beş kuruş».

13. Entrada masiva de recibos: treinta cobros en una sola pantalla

El lunes por la mañana el cobrador vacía su cartera: ha traído efectivo de 28 clientes. Escribir los recibos uno a uno significa elegir 28 veces la misma caja, el mismo tipo y la misma fecha. La entrada masiva elimina exactamente esa repetición: elige la caja/banco, el tipo y la fecha una sola vez en el formulario de arriba, y en la tabla de abajo solo introduce cuenta + importe + descripción.

1. Configure primero el formulario de arriba

   Elija la clase (Caja / Banco / Cuenta-Nota), el tipo (p. ej. Cobro), la caja o la cuenta bancaria y la fecha. Si quiere, introduzca también la fecha valor: todo esto se aplica igual a cada línea de la tabla. Por eso la tabla no vuelve a preguntar por estos campos.

2. Pulse el botón «Toplu giriş» (Entrada masiva)

   El botón está junto a la etiqueta del tipo. Al activarlo, su texto pasa a «Toplu giriş: AÇIK» (entrada masiva: ACTIVADA), los campos del recibo único (cuenta, importe, descripción) se ocultan y en su lugar aparece una tabla con tres líneas vacías. Con + Satır ekle añade tantas líneas como quiera; con × quita las que sobren. Al mismo tiempo se desactiva el botón Guardar de abajo, porque ahora quien escribe es Hepsini Yaz.

3. Rellene las líneas

   Cada línea tiene tres campos: el selector de cuenta (empiece a escribir y la lista se filtra), el importe y la descripción (opcional, 250 caracteres como máximo). El importe puede escribirlo a la turca: se aceptan «12.500,00», «12500.00» y «12500». En la franja inferior ve al instante cuántas líneas están rellenas y el importe total: «3 satır · 41.250,00 ₺». Las líneas sin cuenta seleccionada o con importe cero o vacío no cuentan: no hace falta borrarlas, se omiten en silencio.

4. «Hepsini Yaz» (Escribir todas) y el resultado línea a línea

   Sobre el botón aparece cuántas líneas se escribirán: «Hepsini Yaz (3)». Al pulsarlo, las líneas se escriben una tras otra, no todas a la vez, y cada línea muestra su propio resultado en su sitio. Al terminar, la lista se actualiza; los recibos escritos aparecen abajo en «Son Makbuzlar» y desde ahí se pueden imprimir con 🖨.

   Lo que ve en la línea	Significado	Qué debe hacer
   ✓ Makbuz #1482	Escrito. Ese es el número del recibo.	Nada. La línea se bloquea y no se vuelve a escribir.
   ✓ Makbuz #1483 (uyarı)	El recibo se escribió, pero una tarea secundaria (p. ej. la fecha valor) no cuajó.	Pase el ratón por encima del texto y lea el aviso; el recibo es válido.
   ✗ …	No se pudo escribir; el texto en rojo dice el motivo (p. ej. cuenta no encontrada).	Corrija la línea y vuelva a pulsar Hepsini Yaz: solo se reintentan las líneas pendientes y las erróneas.
   yazılıyor… (escribiendo)	Le ha llegado el turno a esta línea.	Espere; no cierre la ventana.

14. El campo de fecha valor y el saldo «a fecha de hoy»

En la sección 7 explicamos qué es la fecha valor: el día en que el dinero se puede usar de verdad. Ahora puede escribirla en el propio recibo. En el formulario del recibo, justo al lado de la fecha, está el campo «Valör (opsiyonel)» — fecha valor (opcional). Puede dejarlo vacío, no se estropea nada.

Tres reglas

El segundo saldo en las pantallas de Banco y Caja

En la franja de totales de la parte superior de las ventanas Banco y Caja, algunos días aparece una segunda línea bajo el total: «bugün itibarıyla …» (a fecha de hoy …). Esa línea vuelve a calcular el mismo total dejando fuera los recibos cuya fecha o cuya fecha valor todavía no ha llegado. Es decir, la primera responde a «qué hay en esta cuenta según nuestros registros» y la segunda a «qué puedo usar realmente hoy».

15. Cobro de un cheque en divisa: sin tipo de cambio no hay cobro

Su cliente le ha entregado un cheque de 1.000 USD. En su cartera está en dólares, pero cuando lo cobre, el dinero que entra en la caja o en el banco es en liras turcas. El único número que une esos dos mundos es el tipo de cambio del día del cobro — y HNR no cobra sin pedírselo.

1. Seleccione el cheque en la ventana Cheques y pulse «Tahsil Et»

   La ventana que se abre se titula «Çeki Tahsil Et» (Cobrar el cheque). (Si es un efecto emitido por usted, el título pasa a ser «Firma Evrakını Öde» y el dinero sale; el flujo es el mismo.) En el recuadro de resumen superior, junto al importe, aparece en ámbar la abreviatura de la divisa: 1.000,00 USD. Si ve eso, es que se le pedirá el tipo de cambio.

2. Rellene el campo «TL Kuru» (tipo de cambio a TL)

   La etiqueta del campo incluye también la moneda: TL Kuru (USD) *. El asterisco significa obligatorio. Puede escribirlo con coma a la turca: 41,25. En cuanto lo hace, debajo aparece el propio cálculo:

   🧮 La línea que ve en pantalla

   Makbuz TL karşılığıyla yazılır: 1.000,00 USD × 41,25 = 41.250,00 TL

   Mientras el tipo de cambio está vacío, en lugar de esa línea aparece un aviso y el botón Tahsil Et permanece desactivado. Y si por error se enviase sin tipo de cambio, el servidor también lo rechazaría.

3. Elija la cuenta de destino: solo se listan las cuentas en TL

   Si el cheque está en sus manos (o ha resultado impagado), usted elige Bankaya / Kasaya (al banco / a la caja) y la cuenta. Si el cheque ya se entregó a un banco para compensación, o es un efecto de TPV/DBS, no se pregunta el destino: el sistema ya sabe a qué cuenta pertenece. Las cuentas en divisa deliberadamente no están en la lista: un cheque en divisa entra en una cuenta en TL por su contravalor en TL.

4. Confirme dos veces

   El primer clic pone el botón en rojo con el texto «Onayla — Tahsil Et» (Confirmar — cobrar), y encima aparece el aviso de que el cobro se escribe en la contabilidad EN VIVO y genera un movimiento de dinero. El segundo clic lo ejecuta. Si cambia el tipo de cambio o la cuenta, la confirmación se anula sola: así no puede dar el segundo clic con una cifra caducada.

17. Ficha del banco — extracto de la cuenta y datos de acceso

Objetivo y cómo abrirla: en Banco › Bancos haga clic en la línea de la cuenta (también sirve Intro/Espacio con el teclado). La Ficha del banco que se abre tiene dos pestañas: Extracto muestra en solo lectura el movimiento contable en vivo; Datos guarda las notas de banca electrónica, tarjetas y usuarios autorizados. Cualquier empleado que vea el módulo Banco puede abrir la ficha; por contener contraseñas y datos de tarjeta, dentro de la empresa solo el personal de finanzas designado debería rellenar la pestaña Datos.

18. Entrada de cheque / tarjeta — un cheque, pagaré o cobro con tarjeta

Quién y desde dónde: el empleado de cobros/contabilidad con permiso de entrada de cheques usa la ruta Cheques › + Nuevo cheque/tarjeta. El mismo formulario puede abrirse con la cuenta ya seleccionada desde Ficha de cuenta/Cuenta Extra › Extracto › Entrada de cheque/tarjeta, o buscando «Çek / KK Girişi» en Ctrl+K. Requisito previo: la ficha de la cuenta debe existir; para tarjeta de crédito debe haber definida una cuenta de TPV/tarjeta adecuada.

16. Impresión de la remesa de cheques

Una remesa es la lista de los cheques que ha recibido de una misma cuenta (o que ha entregado a un mismo banco) a la vez. Cuando necesite un papel que diga a la otra parte «he recibido/entregado estos cheques»: abra la ventana Çek Bordroları (Remesas de cheques), seleccione la remesa en la izquierda y pulse el botón 🖨 Yazdır que aparece sobre el detalle de la derecha.

En el papel figurarán: el membrete de la empresa; «ÇEK BORDROSU — <nombre de la operación>»; el número y la fecha de la remesa; la razón social de la cuenta y la descripción; y después una tabla numerada — N.º de cheque · Banco · Librador · Vencimiento · Importe. Al pie: cuántos cheques hay, el vencimiento medio y el total; bajo el total, el importe en letra; y abajo del todo, el usuario que lo emite y los espacios de firma. Esta disposición viene del formulario cekbodro del Diseñador de impresión (Ajustes › Formularios de impresión); si no se ha diseñado ningún formulario, se imprime el que viene de fábrica. «Descargar como PDF» usa el mismo formulario: el papel y el PDF no pueden divergir.

19. Banco › Ajustes › «Aviso de saldo negativo / límite inferior»

Cuando una cuenta bancaria se queda en negativo o baja del límite inferior que usted fije, quien debe enterarse es la persona responsable de esa cuenta, no todo el que vea la etiqueta de «cuenta con saldo negativo» en la barra. La tercera sección del cuadro ⚙ Ajustes de la ventana Banco es la que lo configura. Está DESACTIVADO por defecto; no se genera ningún mensaje mientras un administrador no marque la casilla «activo» y pulse Guardar.

1. En la ventana Banco entre en ⚙ Ajustes › sección «Aviso de saldo negativo / límite inferior» (solo lo edita un administrador).
2. En cada línea de cuenta escriba, si quiere, un límite inferior (₺) y los destinatarios. Un destinatario puede indicarse de tres formas: con el nombre de una plantilla de rol (finans, muhasebe…), con el prefijo bolum: seguido del nombre del departamento de la ficha de usuario, o directamente con un nombre de usuario. Sepárelos con comas.
3. Si una cuenta no tiene regla escrita, se usan los destinatarios predeterminados. Un nombre que no pueda resolverse se lista como «sin resolver» en la respuesta de Guardar: no se traga en silencio.
4. Marque la casilla «activo» y pulse Guardar. Si no quiere esperar, el botón Analizar ahora ejecuta una pasada de inmediato y muestra cuántos avisos, cuántos envíos y cuántas omisiones ha habido.

Reglas: si el saldo está por debajo de cero, el mensaje es de prioridad urgente; si está entre cero y el límite inferior, importante. Para la misma cuenta y el mismo destinatario no se escribe un segundo mensaje el mismo día. Las cuentas pasivas se omiten. Las cuentas de tarjeta de crédito, que por naturaleza funcionan en negativo, se omiten salvo que se les escriba un límite inferior expreso. El análisis se ejecuta solo 90 segundos después del arranque y cada hora en punto; además, cuando se escribe un recibo o el cobro de un cheque, la cuenta afectada se comprueba de inmediato. Los mensajes llegan como mensajes internos de HNROS (con remitente «sistema»).

La etiqueta de la barra también se ha personalizado: si hay reglas definidas, el número de «cuentas con saldo negativo» de la etiqueta de Banco cuenta solo las cuentas de su ámbito de responsabilidad; si no hay ninguna regla, se mantiene el comportamiento anterior (todas las cuentas).

20. Cheques › la franja «Riesgo de vencimiento»: los próximos 30/60/90 días

En la ventana Cheques, la franja Riesgo de vencimiento situada sobre la lista es, cuando está plegada, una sola línea: el total a cobrar / a pagar dentro de la ventana, el neto, el número de cuentas con historial de impagos y el número de cheques vencidos. Al desplegarla aparecen el selector de 30 / 60 / 90 días, las casillas de cifras, las bandas de vencimiento (0–7, 8–15, 16–30, 31–60, 61–90, 91+), un calendario día a día y la tabla de concentración por cuenta. El conjunto: los cheques en mano o en compensación bancaria que vencen entre hoy y hoy+N; los cheques en divisa se convierten a TL con el tipo de cambio de la entrada.

Permiso: el módulo Cheques. La franja tiene una caché de 60 segundos; para ver un cheque que acaba de introducir, pulse el botón ↻ (actualizar). El número de días va de 1 a 365; fuera de ese rango, 422. El filtro «Región» funciona sobre el campo ciudad de la ficha de la cuenta.

21. El aviso «Cobrado: X %» en la entrada de recibos

Cuando guarda un recibo ligado a una factura, el aviso de éxito lleva ahora una línea del tipo «Cobrado: 15,2 % (50 / 330)»: importe de la factura, cobrado hasta hoy y porcentaje. Si la factura queda totalmente saldada, también lo dice. Si el importe de la factura es cero o negativo, la línea no aparece en vez de mostrar un falso 100 %. Esta información está solo en el aviso y en la respuesta de la API; no se escribe en el registro del recibo.

22. Conciliación de cierre del día: el saldo derivado (no escribe nada)

Para la pregunta «¿es correcto el saldo de la ficha de caja?» existe un segundo cálculo: el saldo derivado = el efecto total de los recibos de caja y banco escritos hasta una fecha determinada (excluidas las anulaciones). La respuesta da el saldo de la ficha, el saldo derivado, la diferencia entre ambos y el veredicto de «¿está conciliado?»; si hay diferencia, una línea de explicación aventura la causa (p. ej. un saldo de apertura fuera de los movimientos). Este punto de acceso no escribe nada; la decisión de corregir es suya. Por ahora está solo en la API (GET /api/kasa/<cuenta>/turetilmis-bakiye?tarih=AAAA-MM-DD, misma ruta para el banco); la ficha «Conciliación de cierre del día» llegará a la ventana Banco/Caja en una ronda posterior. Una fecha inexistente (30 de febrero) devuelve 422 y una cuenta desconocida, 404.

23. La contabilidad: el diario de estos movimientos

Las entradas de diario de los ingresos, transferencias, transferencias en efectivo y bancarias y los cheques/notes se generan automáticamente en el Contabilidad de la ventana (finance / grupo bancario); dinero en efectivo (100), El Banco (102), Los certificados recibidos y emitidos (101/103) y las cuentas de las partes alcanzan el balance de prueba, la hoja de balance y el flujo de efectivo desde allí. Detalles de: Guía de Contabilidad.