Contenido
1. ¿Para qué sirve el cockpit?2. ¿De dónde viene cada tarjeta?3. Las diez pestañas de la ventana de Gestión4. Flujo de caja: la pantalla más importante5. Aprobaciones: lo que supera el umbral le llega a usted6. Pista de auditoría: "¿quién ha hecho esto?"7. Divisas, presupuesto, consolidación y MT9408. Cuando usted dice "esta cifra está mal"Pregunte primero por el momentoVaya al origen de la tarjetaMire la pista de auditoría9. La rutina del responsable10. Preguntas frecuentes11. GlosarioAyuda › Cockpit y Gestión
Cockpit — Guía desde cero para responsables
Esta guía está escrita para quien tiene que mirar las cifras y decidir. Su objetivo no es enseñarle a leer un informe, sino mostrarle de dónde sale cada número que ve en pantalla. Porque, como responsable, su primera pregunta no será "¿qué es esta cifra?" sino "¿es correcta esta cifra?" — y esta guía responde justo a eso.
Secciones 1–3, de dónde proceden las tarjetas: 12 minutos. Lea el resto cuando lo necesite; no hace falta leer el manual entero, úselo como referencia.
1. ¿Para qué sirve el cockpit?
Los indicadores de la cabina de un avión no hacen funcionar el motor; muestran lo que el motor está haciendo. El cockpit de HNR es igual: él no crea ningún registro, los crean los demás — el almacenero recibe mercancía, el cajero emite un comprobante, el comercial emite una factura. El cockpit lo reúne todo en una sola pantalla.
Si una cifra que ve en el cockpit está mal, el fallo no está en el cockpit. En el registro de origen hay algo que falta o que está mal. Por eso la sección 2 indica, tarjeta a tarjeta, de qué pantalla se alimenta cada una: cuando vea una cifra rara irá directamente allí.
El cockpit se lee en vivo cada vez que se abre — no hay ninguna caché por medio. Es decir, cuando actualiza la pantalla lo que ve es la realidad de ese mismo segundo. No existe "el informe de ayer por la tarde"; el informe es siempre ahora.
2. ¿De dónde viene cada tarjeta?
Esta sección es el corazón de la guía. Para cada una de las tarjetas de la pestaña Cockpit: qué cuenta, de qué pantalla se alimenta y dónde mirar si parece equivocada.
🗺 Función de cada campo Figura 1 — La tarjeta de la izquierda se alimenta de la pantalla de la derecha. Si una cifra le sorprende, siga la flecha.
| Tarjeta | Qué cuenta | Dónde mirar si parece equivocada |
|---|---|---|
| Caja + Banco (en vivo) | El dinero real que tiene hoy | Comprobantes sin emitir. Si el cajero los va acumulando y los introduce por la tarde, la cifra se ve baja todo el día. |
| Ventas de hoy | El total de las facturas de venta emitidas hoy | Un pedido no es una factura. Si la mercancía salió pero no se emitió la factura, aquí no aparece. |
| Total a cobrar / Total a pagar | La suma de los saldos de todas las cuentas | Apuntes antiguos que nunca se cerraron. Mire la línea abierta más antigua del extracto de la cuenta. |
| Cobros vencidos | Facturas vencidas que siguen abiertas | Si el dinero entró pero no se emitió el comprobante, la factura queda abierta y la lista se hincha. |
| Cheques 7 días / 30 días (neto) | Efecto neto de los cheques próximos (entradas − salidas) | Un cheque con el vencimiento mal introducido. Ordene por vencimiento en la ventana de Cheques. |
| Objetivo ↔ Realizado | El objetivo de ventas de este mes y lo realizado | Si pone "no hay objetivo definido para este mes" es que nadie lo introdujo en CRM → Objetivos. |
| Órdenes de trabajo abiertas | Producción empezada pero sin confirmar | El operario terminó y no dio la confirmación; los materiales siguen apareciendo como no consumidos. |
| Mantenimiento pendiente | Máquinas a las que les toca el mantenimiento periódico | Si el mantenimiento ya se hizo, hay que cerrar su registro en Producción → Máquinas. |
| Los 5 productos más rentables (30 días) | Los productos que más margen han dejado en los últimos 30 días | Un producto sin coste de compra introducido parece más rentable de lo que es. Compruebe el precio de compra en la ficha del artículo. |
3. Las diez pestañas de la ventana de Gestión
El cockpit es la primera pestaña de la ventana de Gestión. Las otras nueve no son de uso diario: se abren cuando surge la necesidad. Esta agrupación le facilitará el trabajo:
| Pestaña | A qué pregunta responde | Con qué frecuencia |
|---|---|---|
| Cockpit | ¿Cómo va el negocio hoy? | a diario |
| Flujo de caja | ¿Habrá dinero suficiente en las próximas semanas? | semanales |
| Aprobaciones | ¿Qué está esperando mi firma? | a diario |
| Centro de coste / Presupuesto | ¿Qué departamento se pasa del presupuesto? | mensual |
| Diferencia de cambio | ¿Cuánto valen en moneda local mis cuentas en divisa? | a fin de mes |
| Consolidación | ¿Cómo están todas las empresas en conjunto? | mensual |
| Factura electrónica | ¿Hay facturas esperando a ser enviadas? | a diario |
| Tipos de cambio | ¿Cuál es el tipo del banco central de hoy? | cuando haga falta |
| Auditoría | ¿Quién cambió este registro, y cuándo? | cuando haya dudas |
| MT940 | ¿El extracto del banco concuerda con mis registros? | mensual |
4. Flujo de caja: la pantalla más importante
El cockpit dice "qué ha pasado hoy"; el Flujo de caja dice "qué va a pasar en las próximas semanas". Como lo que hunde a una empresa no suele ser la pérdida sino quedarse sin dinero, esta es la pestaña que más debe mirar como responsable.
🗺 Función de cada campo Figura 2 — La previsión se construye con los vencimientos conocidos; no incluye pedidos sorpresa. Por eso peca de pesimista — y eso es bueno.
Introduzca una sola vez el importe de los gastos fijos semanales: sueldos, alquiler, electricidad. Si lo deja vacío, la pantalla le mostrará cada semana más dinero del que va a tener, usted dirá "vamos bien" — y luego llega el día de pago, el 15 del mes.
5. Aprobaciones: lo que supera el umbral le llega a usted
No hace falta que el responsable vea cada solicitud de compra — esperar una firma para 200 TL de material de oficina solo frena el trabajo. Por eso se define un umbral: las solicitudes por debajo siguen su curso solas y las que quedan por encima caen en la pestaña Aprobaciones.
🗺 Función de cada campo Figura 3 — Un umbral demasiado bajo le ahoga; demasiado alto y pierde el control. Un 5 % de su gasto mensual medio es un buen punto de partida.
6. Pista de auditoría: "¿quién ha hecho esto?"
Tarde o temprano se plantea la pregunta: "¿quién modificó esta factura?" La pestaña Auditoría mantiene dos listas: los movimientos de documentos (quién, qué, cuándo) y la auditoría de escritura (todos los intentos de registro hechos contra el programa). La segunda muestra también los intentos fallidos — es decir, verá si alguien intentó algo para lo que no tenía permiso.
La mayoría de los apuntes no resuelven "quién tiene la culpa" sino "qué ha pasado". Cuando las existencias no cuadran, la pista de auditoría suele mostrar que alguien guardó dos veces de buena fe. Úsela para corregir el proceso, no para buscar un culpable.
7. Divisas, presupuesto, consolidación y MT940
Tipos de cambio y Diferencia de cambio
La pestaña Tipos de cambio muestra el boletín diario del banco central. La pestaña Diferencia de cambio valora sus cuentas de caja y banco en divisa al tipo de hoy y da el equivalente en moneda local. Si no tiene ninguna cuenta en divisa pone "no hay ninguna cuenta de caja/banco en divisa" — y eso no es un error.
Centros de coste y presupuesto
Reparte los gastos por departamentos (centros de coste) y asigna a cada uno un presupuesto anual. Cuando el gasto se acerca al límite aparece un aviso de presupuesto. Si no introduce presupuesto tampoco hay aviso — la pantalla se queda callada, pero tampoco hay protección.
Consolidación
Si tiene varias empresas, cada una lleva su propio libro. La consolidación las une en una sola línea de TOTAL: solo aquí se ve el tamaño real del grupo.
Extracto MT940
Pega el texto del extracto que descargó del banco; el programa analiza las líneas y sugiere una cuenta a partir de la descripción. Importante: esta pantalla no escribe ningún registro — solo sirve para comparar. El movimiento que vea a faltar lo registra usted a mano en la ventana correspondiente.
8. Cuando usted dice "esta cifra está mal"
Como responsable, su habilidad más valiosa es buscar la cifra equivocada en el sitio correcto. El orden es este:
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Pregunte primero por el momento
Puede que la cifra no esté mal, sino que todavía no se haya introducido. ¿La caja se ve baja? ¿Se han introducido los cobros de hoy? ¿Las ventas se ven bajas? ¿Se emitió el albarán pero no la factura? El cockpit es en vivo, y lo que es en vivo también puede estar incompleto.
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Vaya al origen de la tarjeta
Busque en la tabla de la sección 2 de qué pantalla se alimenta la tarjeta y mire en esa pantalla con el mismo filtro. Si las cifras cuadran, el problema no está en el cockpit sino en su expectativa — quizá lo que usted entiende por "ventas" es otra cosa.
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Mire la pista de auditoría
Si la cifra era correcta ayer y hoy no lo es, alguien ha cambiado algo por el camino. La pestaña Auditoría le da, por orden de fecha, a todos los que han tocado ese documento. Casi siempre la respuesta es "se guardó dos veces" o "se anotó en la cuenta equivocada".
9. La rutina del responsable
Cada mañana — 3 minutos
Pestaña Cockpit: Caja + Banco, Cobros vencidos, Aprobaciones. Si ayer pasó algo fuera de lo normal, alguna de las tres se lo dirá.
Cada lunes — 15 minutos
Pestaña Flujo de caja: el nivel previsto de cuatro semanas. Si alguna semana se pone en rojo, actúe esta misma semana — acelere los cobros o retrase un pago.
Cada fin de mes — 30 minutos
Centro de coste/Presupuesto (¿algún departamento se ha pasado?), Diferencia de cambio (el equivalente en moneda local de las cuentas en divisa), MT940 (conciliación con el extracto bancario) y, si la tiene, Consolidación.
10. Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar una cifra del cockpit?
No — y es a propósito. El cockpit solo lee. Si una cifra está mal se corrige su origen, no el indicador. Si pudiera corregir el indicador a mano, ese indicador no serviría para nada.
¿Por qué no veo la cifra de beneficio en el cockpit?
El beneficio solo tiene sentido cuando los costes están completos: precio de compra, coste de producción, gastos repartidos. En su lugar el cockpit muestra medidas parciales pero fiables, como los 5 productos más rentables. Para el beneficio completo consulte la ventana de Beneficio y el reparto de gastos.
La pestaña Aprobaciones está vacía, ¿nadie pide aprobación?
Dos posibilidades: o de verdad no hay ninguna solicitud que supere el umbral, o no se ha definido ninguna regla. Si la pantalla pone "No hay ninguna regla definida", es lo segundo; hasta que no fije un umbral, cada gasto sigue su curso en silencio.
En la pestaña de Factura electrónica pone "Integrador no configurado".
La infraestructura está lista, pero los datos del integrador (usuario/contraseña/dirección) todavía no se han introducido en el sistema. Mientras tanto sus facturas esperan como borrador en la bandeja y aun así puede descargar el archivo UBL. En cuanto se introduzcan los datos, el envío se activa solo; no hace falta nada más.
11. Glosario
| Türkçe | English | Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
| Kokpit | Cockpit / dashboard | Kokpit / dasbor |
| Nakit akış | Cash flow | Arus kas |
| Tahmini seviye | Projected level | Level perkiraan |
| Sabit gider | Fixed cost | Biaya tetap |
| Geciken alacak | Overdue receivable | Piutang lewat tempo |
| Toplam alacak / borç | Total receivable / payable | Total piutang / utang |
| Hedef ↔ Gerçekleşen | Target ↔ Actual | Target ↔ Realisasi |
| Onay eşiği | Approval threshold | Ambang persetujuan |
| Masraf merkezi | Cost centre | Pusat biaya |
| Bütçe uyarısı | Budget warning | Peringatan anggaran |
| Konsolidasyon | Consolidation | Konsolidasi |
| Kur farkı | FX difference | Selisih kurs |
| Denetim izi | Audit trail | Jejak audit |
| MT940 | MT940 statement | Rekening koran MT940 |
| e-Fatura | e-Invoice | e-Faktur |
| UBL | UBL file | Berkas UBL |
Para ver cómo nacen los registros de caja, banco y cheques consulte la guía de Finanzas; para definir los objetivos de ventas, la guía de CRM.