Yardım › CRM / Satış Hunisi

CRM Modülü — Satışçı İçin Sıfırdan Rehber

Bu rehber, daha önce hiç CRM kullanmamış bir satış personeli için yazıldı. Amacımız düğmeleri ezberletmek değil; neden böyle çalıştığını anlatmak. Mantığı bir kez kavrarsanız ekranı zaten kendiniz çözersiniz. Sırayla okuyun.

1. CRM ne işe yarar?

Bir satışçının cep defterini düşünün. "Deniz Bey'i ara", "fiyat verdim, düşünüyor", "ekim ayında bütçeleri açılıyor"… Bu defter aslında bir hazinedir: firmanın kazanacağı paranın haritası oradadır. Ama üç büyük kusuru vardır: tektir (kaybolur), kişiseldir (satışçı ayrılırsa bilgi de gider) ve sessizdir (kimse ona bakıp "bu ay ne kadar iş bağlarız" diyemez).

CRM, o defterin herkesin görebildiği ortak hafızaya dönüşmüş hâlidir. Aynı bilgiyi yazarsınız — ama artık program üç soruyu kendiliğinden cevaplar: (1) Bugün kimi aramam gerekiyor? (2) Bu ay ne kadar iş bağlanması bekleniyor? (3) Kaybettiğimiz işleri neden kaybettik? Excel bunların hiçbirini yapamaz, çünkü Excel bir tablodur; CRM bir hatırlatıcı + hesap makinesi + hafızadır.

2. Bilmeniz gereken 7 kavram

CRM penceresindeki her şey bu yedi kelimenin üstüne kurulu. Ezberlemeyin, mantığını kavrayın:

2.1 CRM jargonu ↔ günlük dil

Toplantılarda ve danışmanlardan şu terimleri duyacaksınız. Karşılıkları:

3. Ekranı tanıyalım

CRM penceresini açtığınızda üstte sekiz sekme görürsünüz: Fırsatlar, Kanban, Pipeline, Hedefler, Kampanyalar, B2B Portal, Ziyaretler, Şablonlar. Korkmayın: satışçı olarak günlük işinizin %90'ı ilk ikisinde geçer. Diğerleri ya rapordur ya da yöneticinin bir kez kurduğu ayardır.

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 2 — Sekmelerin görev dağılımı (gerçek ekran görüntüsü yüklendiğinde bu şemanın yerini alır)

4. Rehber boyunca takip edeceğimiz hikâye

Somut olalım. Mobilya Fuarı'ndasınız. Standınıza Deniz Yapı Malzemeleri'nden Deniz Hanım geliyor; kartvizit bırakıyor ve "ekimde açılacak yeni şubemiz için 200 ahşap sandalye lazım" diyor. Elinizde bir kartvizit, bir cümle ve bir ihtimal var. Bu rehberin geri kalanında bu hikâyeyi fuardan siparişe kadar adım adım takip edeceğiz.

Şimdi bu tek satırın huninin içinde nasıl ilerlediğine bakalım. Huni, satışın en eski ve en dürüst resmidir: yukarıdan çok girer, aşağıdan az çıkar. Amacınız her fırsatı kazanmak değil, kaybedecekleri erken elemek ve kazanacaklara vakit ayırmaktır.

5. İlk fırsatınızı baştan sona işleyin

Aşağıdaki altı adımı sırayla uygulayın. Her adımın sonunda ne değiştiğini kontrol edin.

1. Fırsat kartını açın

   CRM → Fırsatlar → + Yeni Fırsat. Karşınıza tek ekranlık bir form gelir. Zorunlu olan tek alan Başlık'tır (boş bırakırsanız program "Başlık gerekli" der), ama tutar ve ihtimali boş bırakmak pipeline'ı sakat bırakır. Alanların ne işe yaradığı aşağıda:

   📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

   Şekil 4 — Fırsat kartının anatomisi

   İhtimal yüzdesini nasıl seçerim?

   Duygunuza göre değil, aşamaya göre. Basit bir merdiven kullanın: Aday %10–30, Görüşme %40–50, Teklif verildi %60–75, sözlü onay %90. Herkes aynı merdiveni kullanırsa pipeline rakamları karşılaştırılabilir olur.

   ⚠ Beklenen ayı boş bırakmayın

   Pipeline tablosu satırları ay × sorumlu olarak gruplar. Beklenen ay boşsa fırsatınız "—" satırına düşer ve aylık tahminde görünmez; müdür planlama yaparken sizin işinizi sayamaz.

2. Aktivite yazın ve sonraki adıma tarih verin

   Listede fırsatınıza tıklayın; sağda detay paneli açılır. En altta aktivite formu vardır. Dört alan: tip (telefon, ziyaret, eposta, toplanti, teklif, not), Görüşme notu, Sonraki adım ve onun tarihi. Aktivite ekle deyin.

   Alan	Hikâyemizde	Neden önemli
   tip	telefon	Hangi kanalın işe yaradığını sonradan sayabilmek için
   Görüşme notu	"Ekimde açılış, 200 adet, bütçe onayı eylülde"	Üç ay sonra bunu hatırlamayacaksınız — ama sistem hatırlayacak
   Sonraki adım	"Numune sandalye götür"	Fırsatı canlı tutan tek şey; boşsa fırsat sessizce ölür
   Sonraki adım tarihi	2026-08-11	Takvim'e hatırlatma düşer; tarih geçerse kırmızı şeride girersiniz

   Kural: Görüşme notu ile Sonraki adımdan en az birini doldurmalısınız — ikisi de boş bir aktivite kaydedilmez.

   ℹ Tarih yazınca ne oluyor?

   Sonraki adım hem metin hem tarih içeriyorsa program Takvim'e CRM: numune sandalye götür başlıklı bir hatırlatma yazar. Takvim yazılamazsa aktivite yine kaydedilir, yalnızca bilgi mesajı görürsünüz — hatırlatmayı Takvim'den elle ekleyebilirsiniz.

   Aktivite kaydedildikten sonra günlükte tarih, kullanıcı adı ve notunuz görünür. Aktiviteler silinmez: düzeltme gerekiyorsa yeni bir "not" aktivitesi ekleyip açıklarsınız. Bu, günlüğü bir tarih kaydı yapar.

3. Kanban'da kartı sürükleyip aşamayı ilerletin

   Numuneyi götürdünüz, Deniz Hanım beğendi. Fırsat artık Aday değil Görüşme aşamasında. CRM → Kanban sekmesine geçin: dört sütun görürsünüz — Aday, Görüşme, Teklif, Kazanıldı. Kartı tutup bir sonraki sütuna bırakın; durum anında kaydedilir.

   📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

   Şekil 5 — Kanban panosu
   💡 Kanban ne için iyidir?

   Sabah kahvenizi içerken tek bakışta "hangi işler nerede tıkandı" sorusunu cevaplar. Bir sütun şişiyorsa (mesela 12 kart Teklif'te bekliyor) orada bir sorun vardır: fiyatlar mı yüksek, takip mi yapılmıyor? Kanban sürükleme, ihtimal yüzdesini değiştirmez — onu kart formundan güncelleyin.

4. Adayı cariye dönüştürün (tek tık)

   İş ciddileşti: fiyat vereceksiniz. Fiyat teklifi bir belgedir ve HNR'de her belge bir cari karta yazılır — yani "Deniz Yapı" artık gerçek bir müşteri kartı olmalı. Detay panelinde → Cariye dönüştür düğmesine basın. Program size yeni cari kodunu sorar (aday adından türetilmiş bir öneriyle gelir), onaylayınca:

   • Aday adı unvan, telefon ve e-posta yeni cari kartına yazılır.
   • Fırsatın Cari kodu alanı otomatik doldurulur; liste artık aday adı yerine cari unvanını gösterir.
   • Düğme kaybolur — çünkü artık dönüştürecek aday yoktur.
   ⚠ Kod seçerken dikkat

   Cari kodu sonradan değiştirmek zordur (belgeler ona bağlanır). Firmanızın kod düzenine uyun (örneğin DENIZ-YAPI), rastgele kısaltma uydurmayın. Aynı firma zaten cari olarak kayıtlıysa dönüştürmeyin: kart formundan Cari kodu alanına mevcut kodu yazmanız yeterlidir.

5. Teklife, sonra siparişe dönüştürün (tek tık)

   Detay panelinde iki düğme daha vardır: → Teklife dönüştür ve → Siparişe dönüştür. İkisi de aynı şeyi yapar, sadece belge türü değişir:

   1. Bugünün tarihiyle, fırsatın carisine bir HNR belgesi açılır; açıklamasına CRM fırsatı #12: Deniz Yapı — 200 sandalye yazılır.
   2. Fırsat tutarı tek bir masraf kalemi olarak belgeye kopyalanır (480.000 TL × 1).
   3. Aktivite günlüğüne "teklif belgesine dönüştürüldü — belge no …" satırı düşer.
   4. Fırsatın durumu ilerler: teklifte Teklif, siparişte doğrudan Kazanıldı olur.
   ⚠ Kalemleri belge ekranında işleyin

   Dönüştürme size hazır bir taslak verir, bitmiş bir teklif değil. Gerçek ürün kodlarını (SNDLY-01 × 200), birim fiyatı, iskontoyu ve vadeyi Teklif/Sipariş penceresinde girersiniz. Tek masraf kalemi yalnızca tutarı taşımak içindir; müşteriye o hâliyle gönderilmez.

   Cariye bağlı olmayan bir fırsatı belgeye çeviremezsiniz: program "Önce cariye bağlayın" uyarısı verir ve sizi 4. adıma yollar. Sebebi basit — belge bir müşteriye kesilir, kartvizite değil.

   Şekil 6 — Fırsat → cari → teklif → sipariş zinciri

6. Fırsatı kapatın: Kazanıldı ya da Kaybedildi

   Her fırsat er ya da geç kapanır. Açık bırakılmış eski fırsatlar pipeline'ı şişirir ve raporu yalancı yapar. Düzenle ile kart formunu açın, Durum alanını değiştirin:

   • Kazanıldı — sipariş alındı. İhtimali %100 yapın; artık pipeline'da değil, gerçekleşen ciroda görünür.
   • Kaybedildi — iş başkasına gitti veya müşteri vazgeçti. Bu seçildiği anda formda kırmızı bir alan açılır: Kayıp nedeni (zorunlu). Doldurmadan kaydedemezsiniz; sunucu boş nedeni reddeder.
   🚫 Kayıp nedeni neden ZORUNLU?

   Çünkü şirketin öğrenebileceği tek yer orasıdır. Yılda 60 fırsat kaybedersiniz; nedenleri yazılıysa altı ay sonra "kayıpların yarısı termin uzun yüzünden" diye bir gerçek çıkar ve üretim planlaması değişir. Yazılı değilse geriye yalnızca "rakip ucuzdu" hissi kalır ve hiçbir şey düzelmez. İyi neden: "Rakip 8 hafta erken teslim veriyordu." Kötü neden: "fiyat".

   ℹ Kanban'da neden "Kaybedildi" sütunu yok?

   Çünkü sürükleyerek kaybedildi yapmak, kayıp nedenini atlamak demek olurdu. Kaybı kart formundan işaretlersiniz; böylece nedeni yazmadan geçemezsiniz. Bu, bilinçli bir engeldir.

   ✅ Tebrikler

   Bir fırsatı fuardan siparişe kadar götürdünüz. Bundan sonrası tekrardır: kart aç → aktivite yaz → sonraki adıma tarih ver → aşamayı ilerlet → kapat. Kalan bölümler bu verinin nasıl okunduğunu anlatır.

6. Pipeline'ı okumak

CRM → Pipeline sekmesinde hiçbir şey yazmazsınız; sadece okursunuz. Üstte üç özet kartı, altta ay × sorumlu kırılımlı bir tablo vardır. Yeni başlayan herkesin ilk sorusu şudur: "Toplam 1.210.000 TL yazıyor, ama ağırlıklı beklenen 636.000 TL. Neden aynı değil?"

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 7 — Pipeline sekmesi ve ağırlıklı beklenen ciro hesabı

Tablo ay × sorumlu kırılımlıdır: aynı ayda iki satışçı varsa iki satır görürsünüz. Sağdaki çubuk, o satırın en büyük satıra göre oranını gösterir — kimin ayı dolu, kimin boş, bir bakışta anlaşılır. Yalnızca açık fırsatlar sayılır; kazanılan iş artık pipeline değil cirodur, kaybedilen iş ise hiç sayılmaz.

7. Hedefler — söz verilen ile yapılan

Pipeline geleceği tahmin eder; Hedefler sekmesi geçmişi ölçer. Yönetici burada Yıl, Ay, Sorumlu (satışçı) ve Hedef (TL) girip kaydeder. Tablo her satırda dört rakam gösterir:

İki tablo birbirini denetler: pipeline yüksek ama gerçekleşen düşükse fırsatlar gerçekçi değerlenmiyordur (ihtimaller şişirilmiş). Gerçekleşen yüksek ama pipeline boşsa bu ay iyi geçmiştir ama gelecek ay tehlikededir — yeni fırsat üretmeniz gerekir.

8. Kampanyalar — programın sizin yerinize hatırlaması

Bir kampanya iki parçadan oluşur: koşul ve eylem. Koşul iki türlüdür — Belge toplamı (belge ≥ şu kadar TL) veya Belirli ürün (şu üründen en az şu kadar adet). Eylem de iki türlüdür — İskonto (%) veya Bedava ürün (hangi kod, kaç adet). Ayrıca Başlangıç/Bitiş tarihleri ve Aktif kutusu vardır.

8.1 Belge girerken çıkan canlı bant

Kampanyanın asıl işi Kampanyalar sekmesinde değil, teklif/sipariş/fatura girerken görünür. Kalem veya tutar her değiştiğinde program kuralları yeniden değerlendirir ve kalemlerin altında bir bant çıkarır:

• Yeşil bant (🎁) — kampanya bu belgede tetiklendi: koşul sağlandı, iskontoyu/bedava ürünü uygulayabilirsiniz.
• Sarı bant (💡) — "az kaldı" önerisi: koşul henüz sağlanmadı ama yakın. Müşteriye "20.000 TL daha eklerseniz %5 iskonto kazanıyorsunuz" demeniz için konur.

9. CRM'in diğer pencerelerle bağlantısı

CRM tek başına bir ada değildir. Girdiğiniz bilgi şu beş yerde karşınıza çıkar:

10. Sık yapılan dört hata

Bu hataların hiçbiri program hatası değildir — program çalışmaya devam eder. Zararları sinsidir: raporlar sessizce yalan söylemeye başlar ve kimse fark etmez.

11. Rolünüze göre günlük rutin

12. Sık sorulanlar

13. Terimler sözlüğü

14. Fırsatı tek tıkla teklife ya da siparişe çevirmek

Eskiden bir fırsatı belgeye çevirmenin tek yolu "→ Teklife dönüştür (girişte aç)" idi: fırsat bilgileri belge giriş penceresine ön-dolu gelir, siz kalemleri tamamlayıp Kaydet dersiniz. O yol hâlâ duruyor. Yeni yol tek çağrıdır: fırsat satırındaki Teklife çevir / Siparişe çevir düğmesi (ya da detay panelindeki ⚡ düğmeleri) küçük bir pencere açar; kalemleri orada girersiniz ve program belgeyi yazıp fırsata bağlar — iki iş, tek tık.

Adım adım

1. CRM › Fırsatlar listesinde satırın sağındaki Teklife çevir ya da Siparişe çevir düğmesine basın. Fırsat bir cariye bağlı olmalıdır; adaydan cariye dönüşümü önce yapın (bölüm 5, adım 4).
2. Açılan pencerede kalemleri girin: stok kodu, miktar, fiyat, KDV, iskonto. Kalem girmek istemiyorsanız "Masraf kalemi" kutusunu işaretleyin — fırsat tutarı tek bir masraf satırı olarak yazılır.
3. Depo, vade ve açıklamayı isteğe bağlı doldurun; Kaydet'e basın. Belge numarasını sunucu verir.
4. Sonuç: belge yazılır, fırsatın aşaması kendiliğinden değişir (teklif → Teklif, sipariş → Kazanıldı) ve satırda yeşil bir rozet çıkar: Sipariş #N ya da Teklif #N. Fırsat aktivitelerine de "belge" tipinde bir iz düşer.

Yetki: CRM modülü (satış şablonunda vardır) ve hedef belgenin yazma yetkisi (teklif ya da sipariş). İkincisi yoksa pencere açılır ama Kaydet'te "modül kapalı" (403) alırsınız.

15. "Depo stoku" sekmesi — satışçının kendi bölge deposu

Satışçı müşteriye "var mı, kaç tane?" diyebilmeli; ama bunun için Depolar penceresinin tamamını açmak gerekmemeli. CRM'deki Depo stoku sekmesi salt okunur bir listedir: kod, açıklama, mevcut, rezerve, kullanılabilir, yoldaki, min/maks seviye ve lokasyon. Min seviyenin altındaki satırlar kırmızıdır; arama kutusu kod ve açıklamada arar; "sıfır satırları göster" kutusu boş kartları da getirir.

Kapsam kuralı: gördüğünüz depolar, Depolar penceresinde görevlisi olduğunuz depolar ile kullanıcı kartınızdaki varsayılan depodur. Tek deponuz varsa sekme onu açar; birden fazlaysa üstteki seçiciden seçersiniz. Yönetici bütün depoları görür. Kapsam dışı bir depo istenirse cevap 403'tür ve mesaj hangi depolara yetkiniz olduğunu listeler. Kapsamınız boşsa (görevlilik de varsayılan depo da yok) 422 alırsınız — sistem yöneticiniz Depolar › Görevliler'den atama yapmalı.

Yetki: yalnız CRM modülü yeter; Depolar modülü gerekmez. Bu yüzden satış şablonundaki kullanıcı Depolar penceresini açamasa da bu sekmeyi görür.

16. Sipariş kartında "Tekliften farklar"

Tekliften türetilmiş bir siparişi açtığınızda, kartın Kaynak / Değişiklik Zinciri bölümünde Teklif satırının altında Tekliften farklar kutusu vardır. Açınca program teklif kalemleriyle sipariş kalemlerini stok koduna göre eşler ve üç liste çıkarır: eklenen, çıkarılan, değişen (miktar, fiyat, iskonto, KDV ya da birim). Başlıkta toplam tutar farkı ve sayılar (+eklenen −çıkarılan ~değişen) görünür. Aynı kod birden çok satırdaysa satır sırasıyla eşlenir; masraf kalemleri açıklamaya göre eşlenir.

Ne zaman işe yarar: müşteri "teklifte 10'du, neden 12 yazdınız?" dediğinde ya da yönetici siparişin teklifi neden aştığını sorduğunda. Teklif silinmişse kutu "kaynak teklif silinmiş" der; sipariş tekliften gelmediyse kutu hiç görünmez.

17. Dövizli belgede kurun kaynağı ve tarihi

Dövizli teklif, sipariş ya da fatura yazıldığında cevapta bir kur bloğu döner: kaynak, tarih, alış/satış kuru ve o günün TCMB alış/satışı. Kaynak dört değerden biridir: tcmb (girilen kur TCMB kuruyla birebir eşleşti; tarih TCMB'nin ilan tarihi), elle (siz açıkça "elle girdim" dediniz), ayar (firma ayarından geldi) ya da belge (kaynak bilinmiyor — kur belgede var ama nereden geldiği söylenmemiş). TL belgede blok yoktur.

Neden önemli: denetimde "bu kuru kim, hangi güne göre yazdı?" sorusunun cevabı budur. Kaynak belge tablosunda saklanmaz; kalıcı iz denetim kaydında (Yönetim › Denetim) durur. Kaynağı sonradan görmek isterseniz belgenin Belge Dosyası'nı açın. Alış belgesinde kur hiç verilmezse tedarikçi kartındaki para birimi ve günün TCMB kuru kullanılır — ayrıntı Satın alma rehberi.

18. "Sevke hazırları faturala" — günün siparişlerini toplu faturalamak

Sevkiyat sorumlusunun sabahı şöyle geçer: "bugün teslim tarihi gelmiş, stoku yeterli siparişler hangileri?" — sonra her birine ayrı ayrı Fatura Et. Siparişler penceresindeki Sevke hazırları faturala düğmesi bu işi tek pencerede yapar.

1. Tarih seçin (varsayılan bugün). Liste, teslim tarihi o güne kadar olan, kalanı sıfırdan büyük, iptal edilmemiş satış siparişlerini getirir.
2. Her satırda bir stok rozeti vardır: yeterli, eksik (hangi kalem, hangi depoda, kaç adet eksik) ya da belirsiz. Belirsiz, kalemin birimi stok kartının ana biriminden farklı olduğunda çıkar — program yanlış "yeterli" demektense soru işareti bırakır.
3. Varsayılan seçim stoku yeterli olanlardır. İsterseniz eksikleri de işaretleyin; o zaman altta eksi stok onayı ve fazla sevk onayı kutularını açık bırakmanız gerekir (bölüm 4.3'teki tekil kapılarla aynı kural).
4. Faturala'ya basın. Siparişler sırayla faturalanır; sonuç listesi her sipariş için fatura numarası, irsaliye numarası, kalan bilgisi ya da hata mesajını gösterir. Biri hata verirse diğerleri durmaz — kısmi başarı normaldir, listeyi okuyup hatalıları tek tek düzeltin.

Yetki: sipariş ve fatura yazma yetkisi (tekil Fatura Et ile aynı). Güvenlik: pencere açılırken tek kullanımlık bir anahtar üretilir; ikinci tıklama aynı listeyi "zaten var" ile döndürür, ikinci fatura yazmaz. En fazla 200 sipariş bir seferde işlenir.