Pitulungan › CRM / Corong Dodolan

Modul CRM — Pandhuan saka Nol kanggo Tenaga Dodolan

Pandhuan iki ditulis kanggo tenaga dodolan sing durung tau nganggo CRM. Tujuané dudu ngapalaké tombol, nanging njlèntrèhaké kenapa mlakuné kudu mengkono. Yèn logikané wis dimangertèni, layaré bakal kacekel dhéwé. Wacanen urut.

1. CRM iku gunané apa?

Bayangna buku cathetan saku sawijining tenaga dodolan. "Telpon Pak Deni", "wis dakwènèhi rega, isih mikir", "Oktober anggarané dibukak"… Buku iki sejatiné bandha: peta dhuwit sing bakal ditampa perusahaan ana ing kono. Nanging ana telung cacadé: mung siji (bisa ilang), pribadi (yèn tenaga dodolané metu, informasiné mèlu ilang) lan meneng (ora ana sing bisa ndeleng banjur kandha "sasi iki pira sing bakal ditampa").

CRM iku buku cathetan mau sing wis dadi èlingan bebarengan sing bisa dideleng kabèh wong. Sampéyan nulis informasi sing padha — nanging saiki program mangsuli telung pitakonan dhéwé: (1) Dina iki aku kudu nelpon sapa? (2) Sasi iki pira gawéan sing dikarepaké ditampa? (3) Kenapa gawéan sing kalah iku bisa kalah? Excel ora bisa nindakaké siji waé saka iku, amarga Excel iku tabel; CRM iku pangéling + kalkulator + èlingan.

2. 7 konsèp sing kudu dimangertèni

Kabèh ing jendhéla CRM dibangun saka pitung tembung iki. Aja diapalaké, nanging mangertènana logikané:

2.1 Jargon CRM ↔ basa padinan

Ing rapat lan saka konsultan sampéyan bakal krungu istilah iki. Iki tandhingané:

3. Ayo tepung karo layaré

Nalika mbukak jendhéla CRM, ing ndhuwur katon wolung tab: Peluang, Kanban, Pipeline, Target, Kampanye, Portal B2B, Kunjungan, Cithakan. Aja wedi: minangka tenaga dodolan, 90% gawéan padinan sampéyan ana ing loro sing kapisan. Liyané iku laporan utawa setelan sing disetèl sepisan déning manajer.

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi saben kolom

Gambar 2 — Pambagéan tugas tab (bakal diganti déning foto layar nyata yèn wis diunggah)

4. Crita sing bakal dilacak sadawaning pandhuan

Ayo konkrit. Sampéyan lagi ing Paméran Mebel. Menyang stand sampéyan teka Bu Deniz saka Deniz Yapı Malzemeleri; dhèwèké ninggal kertu nama lan kandha "kanggo cabang anyar sing bakal dibukak Oktober, aku butuh 200 kursi kayu". Ing tangan sampéyan mung ana siji kertu nama, siji ukara lan siji kemungkinan. Ing sisa pandhuan iki awaké dhéwé bakal nglacak crita iki langkah mbaka langkah saka paméran tekan pesenan.

Saiki ayo dideleng kepriyé siji baris iki maju ing njero corong. Corong iku gambar dodolan sing paling tuwa lan paling jujur: saka ndhuwur mlebu akèh, saka ngisor metu sethithik. Tujuan sampéyan dudu menangaké saben peluang, nanging nyaring saka awal sing bakal kalah lan nyedhiyakaké wektu kanggo sing bakal menang.

5. Prosèsna peluang kapisan sampéyan saka wiwitan tekan pungkasan

Tindakna nem langkah ing ngisor iki urut. Ing saben pungkasan langkah priksanen apa sing owah.

1. Bukak kertu peluang

   CRM → Peluang → + Peluang Anyar. Sing metu formulir sak layar. Kolom sing wajib mung Irah-irahan (yèn kosong program kandha "Irah-irahan dibutuhaké"), nanging ninggal nilai lan probabilitas kosong ndadèkaké pipeline cacad. Apa gunané saben kolom ana ing ngisor:

   📷 Tampilan program 🗺 Fungsi saben kolom

   Gambar 4 — Anatomi kertu peluang

   Kepriyé milih persentase probabilitas?

   Dudu miturut rasa, nanging miturut tahap. Nganggoa undhak-undhakan prasaja: Prospèk 10–30%, Pepanggihan 40–50%, Panawaran wis diwènèhaké 60–75%, persetujuan lisan 90%. Yèn kabèh wong nganggo undhak-undhakan sing padha, angka pipeline dadi bisa dibandhingaké.

   ⚠ Aja ninggal sasi sing dikarepaké kosong

   Tabel pipeline ngelompokaké baris dadi sasi × sing tanggung jawab. Yèn sasiné kosong, peluang sampéyan mlebu baris "—" lan ora katon ing ramalan sasèn; nalika manajer nggawé rencana, gawéan sampéyan ora kaétung.

2. Tulis aktivitas lan wènèhana tanggal ing langkah sabanjuré

   Klik peluang sampéyan ing daftar; panel detail mbukak ing sisih tengen. Ing ngisor dhéwé ana formulir aktivitas. Patang kolom: tipe (telpon, kunjungan, surèl, rapat, panawaran, cathetan), Cathetan rembugan, Langkah sabanjuré lan tanggalé. Pencet Tambah aktivitas.

   Kolom	Ing crita kita	Kenapa wigati
   tip	telefon	Supaya mengko bisa ngétung saluran ngendi sing kasil
   Cathetan rembugan	"Bukak Oktober, 200 iji, persetujuan anggaran Sèptèmber"	Telung sasi manèh sampéyan ora bakal éling iki — nanging sistem bakal éling
   Langkah sabanjuré	"Gawa conto kursi"	Siji-sijiné sing njaga peluang tetep urip; yèn kosong, peluang mati meneng
   Tanggal langkah sabanjuré	2026-08-11	Pangéling mlebu Kalèndher; yèn tanggalé kliwat sampéyan mlebu pita abang

   Aturan: Isinen paling ora siji saka Cathetan lan Langkah sabanjuré — aktivitas sing loro-loroné kosong ora disimpen.

   ℹ Apa sing kedadéyan yèn tanggal ditulis?

   Yèn langkah sabanjuré ngemot tèks lan tanggal, program nulis pangéling kanthi irah-irahan CRM: gawa conto kursi menyang Kalèndher. Yèn Kalèndher ora bisa ditulisi, aktivitasé tetep kasimpen, sampéyan mung ndeleng pesen informasi — pangélingé bisa ditambahaké dhéwé saka Kalèndher.

   Sawisé aktivitas kasimpen, ing log katon tanggal, jeneng panganggo lan cathetan sampéyan. Aktivitas ora bisa dibusak: yèn perlu didandani, tambahna aktivitas "cathetan" anyar banjur jlèntrèhna. Iki ndadèkaké log dadi cathetan sejarah.

3. Sèrèd kertuné ing Kanban lan majukna tahapé

   Sampéyan wis nggawa contoné, Bu Deniz seneng. Peluang saiki dudu Prospèk manèh nanging wis ing tahap Pepanggihan. Pindhaha menyang tab CRM → Kanban: katon patang kolom — Prospèk, Pepanggihan, Panawaran, Menang. Cekelen kertuné banjur culna ing kolom sabanjuré; statusé kasimpen sanalika.

   📷 Tampilan program 🗺 Fungsi saben kolom

   Gambar 5 — Papan Kanban
   💡 Kanban apik kanggo apa?

   Nalika ngombé kopi ésuk, dhèwèké mangsuli mung sepisan ndeleng pitakonan "gawéan ngendi sing mandheg ing ngendi". Yèn siji kolom mulai kebak (upamané 12 kertu ngentèni ing Panawaran), ing kono ana masalah: regané dhuwur banget apa tindak lanjuté ora mlaku? Nyèrèd ing Kanban ora ngowahi persentase probabilitas — iku dianyari saka formulir kertu.

4. Owahi prospèk dadi pelanggan (sepisan klik)

   Gawéané wis serius: sampéyan arep mènèhi rega. Panawaran rega iku dokumèn, lan ing HNR saben dokumèn ditulis menyang kertu pelanggan — tegesé "Deniz Yapı" saiki kudu dadi kertu pelanggan sing nyata. Ing panel detail pencet tombol → Owahi dadi pelanggan. Program takon kode pelanggan anyar (teka karo saran sing dijupuk saka jeneng prospèk), sawisé disetujoni:

   • Jeneng prospèk ditulis dadi jeneng resmi, telpon lan surèl mlebu kertu pelanggan anyar.
   • Kolom Kode pelanggan ing peluang diisi otomatis; daftar saiki nuduhaké jeneng pelanggan dudu jeneng prospèk.
   • Tombolé ilang — amarga wis ora ana prospèk sing kudu diowahi.
   ⚠ Ati-ati nalika milih kode

   Kode pelanggan angèl diowahi sawisé kuwi (dokumèn nyantol ing kono). Tutna aturan kode ing perusahaan sampéyan (upamané DENIZ-YAPI), aja nggawé cekakan sakarepé. Yèn perusahaan iku wis kadaftar dadi pelanggan, aja diowahi: cukup tulis kode sing wis ana ing kolom Kode pelanggan saka formulir kertu.

5. Owahi dadi panawaran, banjur dadi pesenan (sepisan klik)

   Ing panel detail ana rong tombol manèh: → Owahi dadi panawaran lan → Owahi dadi pesenan. Loro-loroné nindakaké sing padha, mung tipe dokumèné sing béda:

   1. Kanthi tanggal dina iki, siji dokumèn HNR dibukak kanggo pelanggané peluang iku; ing katranganné ditulis peluang CRM #12: Deniz Yapı — 200 kursi.
   2. Nilai peluang disalin menyang dokumèn minangka siji baris biaya (480.000 TL × 1).
   3. Ing log aktivitas mlebu baris "diowahi dadi dokumèn panawaran — no dokumèn …".
   4. Status peluang maju: ing panawaran dadi Panawaran, ing pesenan langsung dadi Menang.
   ⚠ Prosèsna barisé ing layar dokumèn

   Konversi mènèhi sampéyan draf sing wis siap, dudu panawaran sing wis rampung. Kode produk sing sanyatané (SNDLY-01 × 200), rega satuan, diskon lan tempo dilebokaké ing jendhéla Panawaran/Pesenan. Baris biaya tunggal mung gunané kanggo nggawa nilainé; ora dikirim menyang pelanggan ing kaanan mengkono.

   Peluang sing ora nyantol ing pelanggan ora bisa diowahi dadi dokumèn: program mènèhi pènget "Sambungna dhisik menyang pelanggan" lan ngirim sampéyan menyang langkah 4. Sebabé prasaja — dokumèn dietokaké kanggo pelanggan, dudu kanggo kertu nama.

   Gambar 6 — Rantai peluang → pelanggan → panawaran → pesenan

6. Tutupen peluangé: Menang utawa Kalah

   Saben peluang énggal utawa mengko bakal ditutup. Peluang lawas sing ditinggal mbukak nggedhèkaké pipeline lan ndadèkaké laporan goroh. Bukaken formulir kertu nganggo Sunting, owahi kolom Status:

   • Menang — pesenan ditampa. Gawéa probabilitasé 100%; saiki wis ora ing pipeline, nanging katon ing omzèt sing kagayuh.
   • Kalah — gawéané menyang liyan utawa pelanggan mbatalaké. Nalika iki dipilih, ing formulir mbukak kolom abang: Sebab kalah (wajib). Ora bisa disimpen yèn ora diisi; server nolak sebab sing kosong.
   🚫 Kenapa sebab kalah WAJIB?

   Amarga mung ing kono perusahaan bisa sinau. Setaun sampéyan kalah 60 peluang; yèn sebabé ditulis, nem sasi manèh bakal metu kanyatan "setengah saka kekalahan iku merga tenggaté suwé", banjur perencanaan produksi owah. Yèn ora ditulis, sing kèri mung rasa "pesaing luwih murah" lan ora ana sing dandan. Sebab sing apik: "Pesaing bisa ngirim 8 minggu luwih dhisik." Sebab sing èlèk: "rega".

   ℹ Kenapa ing Kanban ora ana kolom "Kalah"?

   Amarga ndadèkaké kalah kanthi nyèrèd tegesé nglangkahi sebab kalah. Kekalahan ditandhani saka formulir kertu; mula sampéyan ora bisa liwat tanpa nulis sebabé. Iki alangan sing sengaja.

   ✅ Sugeng

   Sampéyan wis nggawa siji peluang saka paméran tekan pesenan. Sawisé iki mung ambal-ambalan waé: bukak kertu → tulis aktivitas → wènèhi tanggal ing langkah sabanjuré → majukna tahapé → tutup. Bagéan sing kèri njlèntrèhaké kepriyé data iki diwaca.

6. Maca pipeline

Ing tab CRM → Pipeline sampéyan ora nulis apa-apa; mung maca. Ing ndhuwur ana telung kertu ringkesan, ing ngisor ana tabel sing dirincèni dadi sasi × sing tanggung jawab. Pitakonan kapisan kabèh wong anyar iku: "Ditulis total 1.210.000 TL, nanging sing dikarepaké kanthi dibobot 636.000 TL. Kenapa ora padha?"

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi saben kolom

Gambar 7 — Tab Pipeline lan étungan omzèt sing dikarepaké kanthi dibobot

Tabelé dirincèni dadi sasi × sing tanggung jawab: yèn ing sasi sing padha ana rong tenaga dodolan, katon rong baris. Watang ing sisih tengen nuduhaké rasio baris iku marang baris sing paling gedhé — sapa sing sasiné kebak, sapa sing kothong, kaerti mung sepisan ndeleng. Mung peluang sing mbukak sing diétung; gawéan sing wis menang dudu pipeline manèh nanging omzèt, déné sing kalah ora diétung babar pisan.

7. Target — sing dijanjèkaké lan sing ditindakaké

Pipeline ngramal sing bakal teka; tab Target ngukur sing wis kliwat. Ing kéné manajer nglebokaké Taun, Sasi, Sing tanggung jawab (tenaga dodolan) lan Target (TL) banjur nyimpen. Tabel nuduhaké patang angka ing saben baris:

Rong tabel padha mriksa: yèn pipeline dhuwur nanging sing kagayuh cendhèk, tegesé peluang ora dinilai realistis (probabilitasé digedhèkaké). Yèn sing kagayuh dhuwur nanging pipeline kothong, sasi iki apik nanging sasi ngarep mbebayani — sampéyan kudu nggawé peluang anyar.

8. Kampanye — program sing éling nggantèni sampéyan

Siji kampanye kadadéan saka rong pérangan: sarat lan tindakan. Sarat ana rong warna — Total dokumèn (dokumèn ≥ semono TL) utawa Produk tinamtu (paling ora semono iji saka produk iku). Tindakan uga ana rong warna — Diskon (%) utawa Barang gratis (kode apa, pira iji). Kajaba iku ana tanggal Wiwitan/Pungkasan lan kothak Aktif.

8.1 Pita urip sing metu nalika nglebokaké dokumèn

Gawéan utama kampanye katon dudu ing tab Kampanye, nanging nalika nglebokaké panawaran/pesenan/faktur. Saben baris utawa nilai owah, program ngevaluasi manèh aturané lan ngetokaké pita ing ngisoré baris:

• Pita ijo (🎁) — kampanye kepicu ing dokumèn iki: sarate kacukupan, sampéyan bisa nrapaké diskon/barang gratis.
• Pita kuning (💡) — saran "kurang sethithik": sarate durung kacukupan nanging wis cedhak. Dipasang supaya sampéyan bisa kandha marang pelanggan "yèn nambah 20.000 TL manèh, sampéyan éntuk diskon 5%".

9. Sesambungané CRM karo jendhéla liyané

CRM dudu pulo sing ngadeg dhéwé. Informasi sing dilebokaké sampéyan metu ing limang panggonan iki:

10. Patang kaluputan sing kerep ditindakaké

Ora ana siji waé saka kaluputan iki sing arupa kaluputan program — programé tetep mlaku. Rugiané ndhelik: laporan wiwit goroh kanthi meneng lan ora ana sing rumangsa.

11. Rutinitas saben dina miturut peran sampéyan

12. Pitakonan sing kerep ditakokaké

13. Kamus istilah

14. Ngowahi kalodhangan dadi panawaran utawa pesenan kanthi siji klik

Biyèn siji-sijiné cara ngowahi kalodhangan dadi dokumèn yaiku "→ Owahi dadi panawaran (bukak ing èntri)": data kalodhangan mlebu wis keisi ing jendhéla èntri dokumèn, banjur panjenengan njangkepi baris lan nyimpen. Dalan kuwi isih ana. Dalan anyar yaiku siji panggilan: tombol Owahi dadi panawaran / Owahi dadi pesenan ing baris kalodhangan (utawa tombol ⚡ ing panel rincian) mbukak jendhéla cilik; panjenengan ngisi baris ing kono lan program nulis dokumèn sarta nggandhèngaké menyang kalodhangan — rong pagawéan, siji klik.

Langkah baka langkah

1. Ing CRM › Kalodhangan pencèt Owahi dadi panawaran utawa Owahi dadi pesenan ing tengen baris. Kalodhangan kudu gegandhèngan karo akun; owahi prospèk dadi akun dhisik (bagéan 5, langkah 4).
2. Isèni baris ing jendhéla: kode stok, jumlah, rega, PPN, diskon. Yèn ora kepéngin baris, centhang "Baris biaya" — nilai kalodhangan ditulis dadi siji baris biaya.
3. Isèni gudhang, jatuh tempo, lan katrangan yèn perlu; pencèt Simpen. Nomer dokumèn diwènèhaké déning server.
4. Asilé: dokumèn ditulis, tahap kalodhangan owah dhéwé (panawaran → Panawaran, pesenan → Menang) lan lencana ijo muncul ing baris: Pesenan #N utawa Panawaran #N. Aktivitas jinis "dokumèn" uga dicathet ing kalodhangan.

Idin: modul CRM (ana ing templat dodolan) lan idin nulis dokumèn tujuan (panawaran utawa pesenan). Tanpa sing kapindho jendhéla mbukak nanging Simpen mbalèkaké "modul ditutup" (403).

15. Tab "Stok gudhang" — gudhang wilayah duwèké tenaga dodolan

Tenaga dodolan kudu bisa mangsuli "ana ora, pira?" — tanpa mbukak kabèh jendhéla Gudhang. Tab Stok gudhang ing CRM yaiku dhaptar mung-waca: kode, katrangan, cumepak, cadhangan, bisa dienggo, lagi ing dalan, tingkat min/maks, lan lokasi. Baris ing ngisor minimum warnané abang; kothak panggolèkan nggolèki ing kode lan katrangan; kothak "tuduhna baris nol" uga nuduhaké kertu kosong.

Aturan cakupan: gudhang sing panjenengan deleng yaiku gudhang panggonan panjenengan dadi petugas ing jendhéla Gudhang ditambah gudhang gawan ing kertu panganggo panjenengan. Karo siji gudhang tab langsung mbukak; yèn luwih saka siji, pilih saka pamilih ing ndhuwur. Manajer ndeleng kabèh gudhang. Njaluk gudhang ing njaba cakupan mbalèkaké 403 lan pesené nyebutaké gudhang sing olèh dideleng. Yèn cakupan kosong (dudu petugas lan ora ana gudhang gawan) panjenengan olèh 422 — administrator kudu nugasaké panjenengan ing Gudhang › Petugas.

Idin: modul CRM waé wis cukup; modul Gudhang ora dibutuhaké. Mula panganggo templat dodolan ndeleng tab iki sanajan ora bisa mbukak jendhéla Gudhang.

16. "Bédané saka panawaran" ing kertu pesenan

Nalika mbukak pesenan sing asalé saka panawaran, bagéan Sumber / Ranté Owah-owahan ing kertu nuduhaké kothak Bédané saka panawaran ing ngisor baris Panawaran. Nalika dibukak, program nyocogaké baris panawaran karo baris pesenan miturut kode stok lan ngasilaké telung dhaptar: ditambah, dibusak, owah (jumlah, rega, diskon, PPN, utawa satuan). Judhul nuduhaké bédané total lan étungané (+ditambah −dibusak ~owah). Yèn kode sing padha muncul ing sawetara baris, dicocogaké miturut urutan baris; baris biaya dicocogaké miturut katrangan.

Kapan migunani: nalika pelanggan takon "ing panawaran 10, kenèng apa 12?" utawa manajer takon kenèng apa pesenan ngluwihi panawaran. Yèn panawaran dibusak, kothak nulis "panawaran sumber dibusak"; yèn pesenan ora saka panawaran, kothak ora muncul babar pisan.

17. Sumber lan tanggal kurs ing dokumèn valuta asing

Nalika panawaran, pesenan, utawa faktur valuta asing ditulis, wangsulané nggawa blok kurs: sumber, tanggal, kurs tuku/adol, lan kurs tuku/adol bank sentral (TCMB) dina kuwi. Sumberé salah siji saka papat: tcmb (kurs sing dilebokaké padha persis karo kurs bank sentral; tanggalé tanggal terbit bank), elle (panjenengan ngandhakaké "diisi manual"), ayar (asal saka setelan perusahaan), utawa belge (ora dimangertèni — kurs ana ing dokumèn nanging asalé ora disebut). Dokumèn TL ora duwé blok.

Kenèng apa penting: ing audit iki mangsuli "sapa sing nulis kurs iki, kanggo dina apa?". Sumber ora disimpen ing tabel dokumèn; tapak permanèné ana ing log audit (Manajemèn › Audit). Kanggo ndeleng sumberé mengko, bukak Berkas Dokumèn dokumèn kuwi. Yèn kurs ora diisi ing dokumèn tuku, mata uang ing kertu pemasok lan kurs bank sentral dina kuwi sing dienggo — rinciané ing pandhuan Tuku.

18. "Fakturna sing siap kirim" — mfakturaké pesenan dina iki kanthi massal

Ésuké petugas pangiriman mangkéné: "pesenan endi sing jatuh tempo dina iki lan stoké cukup?" — banjur Fakturna siji-siji. Tombol Fakturna sing siap kirim ing jendhéla Pesenan nindakaké kuwi ing siji jendhéla.

1. Pilih tanggal (gawan dina iki). Dhaptar nuduhaké pesenan dodolan sing jatuh tempo ing utawa sadurungé dina kuwi, sisané luwih saka nol, lan ora dibatalaké.
2. Saben baris nggawa lencana stok: cukup, kurang (barang endi, gudhang endi, kurang pira) utawa ora mesthi. Ora mesthi muncul nalika satuan baris béda karo satuan utama kertu stok — program luwih milih tandha pitakon tinimbang "cukup" sing kliru.
3. Pilihan gawan yaiku pesenan sing stoké cukup. Panjenengan bisa nyenthang sing kurang uga; banjur kothak persetujuan stok minus lan persetujuan kirim luwih ing ngisor kudu ditinggal aktif (aturan padha karo gerbang pesenan tunggal ing bagéan 4.3).
4. Pencèt Fakturna. Pesenan difakturaké urut-urutan; dhaptar asil nuduhaké saben pesenan nomer faktur, nomer surat dalan, info sisa, utawa pesen kaluputané. Yèn siji gagal liyané tetep lumaku — kasil sabagéan kuwi lumrah; wacanen dhaptaré lan dandani sing gagal siji-siji.

Idin: hak nulis pesenan lan faktur (padha karo Fakturna tunggal). Keamanan: kunci sepisan-pakai digawé nalika jendhéla mbukak; klik kapindho mbalèkaké dhaptar sing padha karo "wis ana" lan ora nulis faktur kapindho. Paling akèh 200 pesenan diprosès saben sepisan mlaku.