Bantuan › CRM / Corong Penjualan

Modul CRM — Panduan dari Nol untuk Tenaga Penjualan

Panduan ini ditulis untuk tenaga penjualan yang belum pernah memakai CRM. Tujuannya bukan menghafal tombol, melainkan menjelaskan mengapa sistem bekerja seperti ini. Begitu logikanya masuk, layarnya akan terasa mudah. Bacalah berurutan.

1. Untuk apa CRM itu?

Bayangkan buku catatan saku seorang tenaga penjualan: "telepon Pak Deniz", "sudah saya beri harga, masih dipikirkan", "anggaran mereka cair bulan Oktober"… Buku itu sebenarnya harta karun — di situlah peta uang yang akan diperoleh perusahaan. Namun ada tiga cacat besar: ia satu-satunya salinan (bisa hilang), ia pribadi (jika orangnya keluar, pengetahuannya ikut pergi) dan ia bisu (tak seorang pun bisa membacanya lalu berkata "berapa yang akan kita tutup bulan ini?").

CRM adalah buku catatan itu yang berubah menjadi ingatan bersama yang bisa dilihat semua orang. Anda menulis hal yang sama — tetapi kini program menjawab tiga pertanyaan dengan sendirinya: (1) Siapa yang harus saya hubungi hari ini? (2) Berapa nilai yang diperkirakan tutup bulan ini? (3) Mengapa kita kalah pada peluang yang hilang? Excel tidak bisa melakukan semua itu, karena Excel adalah tabel; CRM adalah pengingat + kalkulator + ingatan.

2. Tujuh konsep yang wajib Anda pahami

Semua isi jendela CRM dibangun di atas tujuh kata ini. Jangan dihafal — pahami logikanya:

2.1 Jargon CRM ↔ bahasa sehari-hari

Anda akan mendengar istilah berikut dalam rapat dan dari konsultan. Ini padanannya:

3. Mengenali layarnya

Saat membuka jendela CRM Anda melihat delapan tab: Peluang, Kanban, Pipeline, Target, Kampanye, Portal B2B, Kunjungan, Templat. Jangan panik: sebagai tenaga penjualan, 90% pekerjaan harian Anda ada di dua tab pertama. Sisanya adalah laporan atau pengaturan yang disiapkan manajer sekali saja.

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 2 — Fungsi tiap tab (tangkapan layar asli akan menggantikan diagram ini bila diunggah)

4. Cerita yang akan kita ikuti sepanjang panduan

Mari konkret. Anda sedang di pameran mebel. Ibu Deniz dari Deniz Yapı Malzemeleri mampir ke stan Anda, meninggalkan kartu nama dan berkata: "kami butuh 200 kursi kayu untuk cabang baru yang buka bulan Oktober". Anda memegang sebuah kartu nama, satu kalimat dan sebuah kemungkinan. Di sisa panduan ini kita mengikuti cerita tersebut dari pameran sampai pesanan.

Sekarang lihat bagaimana satu baris itu bergerak di dalam corong. Corong adalah gambaran penjualan yang paling tua dan paling jujur: banyak yang masuk di atas, sedikit yang keluar di bawah. Tujuan Anda bukan memenangkan semuanya — melainkan menyingkirkan yang akan kalah lebih awal dan memakai waktu untuk yang akan menang.

5. Kerjakan peluang pertama Anda dari awal sampai akhir

Ikuti enam langkah berikut secara berurutan. Setelah tiap langkah, periksa apa yang berubah.

1. Buka kartu peluang

   CRM → Peluang → + Peluang Baru. Muncul formulir satu layar. Satu-satunya kolom wajib adalah Judul (bila kosong, program berkata "Judul diperlukan"), tetapi mengosongkan nilai dan probabilitas akan melumpuhkan pipeline. Berikut fungsi tiap kolom:

   📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

   Gambar 4 — Anatomi kartu peluang

   Bagaimana memilih persentase probabilitas?

   Bukan berdasarkan perasaan, melainkan tahap. Gunakan tangga sederhana: Prospek 10–30%, Pertemuan 40–50%, Penawaran terkirim 60–75%, persetujuan lisan 90%. Bila semua memakai tangga yang sama, angka pipeline menjadi bisa dibandingkan.

   ⚠ Jangan kosongkan bulan perkiraan

   Tabel pipeline mengelompokkan baris menurut bulan × penanggung jawab. Bila bulan perkiraan kosong, peluang Anda jatuh ke baris "—" dan hilang dari prakiraan bulanan; atasan tak bisa menghitung kerja Anda.

2. Catat aktivitas dan beri tanggal langkah berikutnya

   Klik peluang Anda di daftar; panel detail terbuka di kanan. Formulir aktivitas ada di bagian bawah. Empat kolom: jenis (telepon, kunjungan, surel, rapat, penawaran, catatan), catatan percakapan, langkah berikutnya dan tanggalnya. Tekan Tambah aktivitas.

   Kolom	Dalam cerita kita	Mengapa penting
   tip	telefon	Agar nanti bisa dihitung kanal mana yang berhasil
   Catatan	"Buka Oktober, 200 unit, anggaran disetujui September"	Tiga bulan lagi Anda takkan ingat — sistem akan ingat
   Langkah berikutnya	"Antar kursi contoh"	Satu-satunya penjaga peluang tetap hidup; kosong berarti mati diam-diam
   Tanggal langkah berikutnya	2026-08-11	Pengingat masuk ke Kalender; bila lewat, Anda masuk pita merah

   Aturan: Isi minimal satu dari Catatan dan Langkah berikutnya — aktivitas dengan keduanya kosong tidak disimpan.

   ℹ Apa yang terjadi saat tanggal diisi?

   Bila langkah berikutnya berisi teks sekaligus tanggal, program menulis pengingat di Kalender berjudul CRM: antar kursi contoh. Bila Kalender gagal ditulis, aktivitas tetap tersimpan dan Anda hanya melihat pesan informasi — pengingat bisa ditambahkan manual dari Kalender.

   Setelah tersimpan, log menampilkan tanggal, nama pengguna dan catatan Anda. Aktivitas tidak pernah dihapus: bila perlu koreksi, tambahkan aktivitas "catatan" baru yang menjelaskannya. Itulah yang menjadikan log sebuah rekaman sejarah.

3. Seret kartu di Kanban untuk memajukan tahap

   Anda sudah mengantar contohnya dan Ibu Deniz menyukainya. Peluang bukan lagi Prospek, kini di Pertemuan. Buka CRM → Kanban: ada empat kolom — Prospek, Pertemuan, Penawaran, Menang. Ambil kartunya dan lepaskan di kolom berikutnya; status tersimpan seketika.

   📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

   Gambar 5 — Papan Kanban
   💡 Kanban bagus untuk apa?

   Sambil menikmati kopi pagi, papan ini menjawab dalam sekali lihat: "transaksi macet di mana?". Bila satu kolom menggembung (misalnya 12 kartu menunggu di Penawaran) berarti ada masalah di sana: harga terlalu tinggi, atau tidak ada tindak lanjut? Menyeret kartu tidak mengubah probabilitas — perbarui itu dari formulir kartu.

4. Ubah prospek menjadi pelanggan (satu klik)

   Situasi menjadi serius: Anda akan memberi harga. Penawaran harga adalah sebuah dokumen, dan di HNR setiap dokumen ditulis atas nama sebuah kartu pelanggan — jadi "Deniz Yapı" harus menjadi kartu pelanggan sungguhan. Pada panel detail tekan → Ubah jadi pelanggan. Program menanyakan kode pelanggan baru (sudah diisi saran dari nama prospek); setelah Anda konfirmasi:

   • Nama prospek menjadi nama resmi, telepon dan surel disalin ke kartu pelanggan baru.
   • Kolom kode pelanggan pada peluang terisi otomatis; daftar kini menampilkan nama pelanggan, bukan nama prospek.
   • Tombolnya menghilang — sudah tak ada prospek untuk diubah.
   ⚠ Hati-hati memilih kode

   Kode pelanggan sulit diubah kemudian (dokumen menempel padanya). Ikuti aturan penomoran perusahaan Anda (misalnya DENIZ-YAPI), jangan mengarang singkatan. Bila perusahaan itu sudah terdaftar sebagai pelanggan, jangan diubah: cukup ketik kode yang ada di kolom Kode pelanggan pada formulir kartu.

5. Ubah menjadi penawaran, lalu pesanan (satu klik)

   Pada panel detail ada dua tombol lagi: → Ubah jadi penawaran dan → Ubah jadi pesanan. Keduanya melakukan hal yang sama, hanya jenis dokumennya berbeda:

   1. Sebuah dokumen HNR dibuat untuk pelanggan peluang tersebut dengan tanggal hari ini; keterangannya berbunyi Peluang CRM #12: Deniz Yapı — 200 kursi.
   2. Nilai peluang disalin sebagai satu baris biaya (480.000 TL × 1).
   3. Baris "diubah menjadi dokumen penawaran — nomor dokumen …" ditambahkan ke log aktivitas.
   4. Statusnya maju: menjadi Penawaran untuk penawaran, dan langsung Menang untuk pesanan.
   ⚠ Kerjakan rincian barang di layar dokumen

   Konversi memberi Anda draf siap pakai, bukan penawaran jadi. Kode produk sebenarnya (SNDLY-01 × 200), harga satuan, diskon dan tempo Anda isi di jendela Penawaran/Pesanan. Baris biaya tunggal hanya membawa nilainya; bukan itu yang dikirim ke pelanggan.

   Peluang yang belum terhubung ke pelanggan tidak bisa dijadikan dokumen: program memberi peringatan "Hubungkan ke pelanggan dahulu" dan mengembalikan Anda ke langkah 4. Alasannya sederhana — dokumen diterbitkan untuk pelanggan, bukan untuk kartu nama.

   Gambar 6 — Rantai peluang → pelanggan → penawaran → pesanan

6. Tutup peluangnya: Menang atau Kalah

   Setiap peluang cepat atau lambat akan tertutup. Peluang lama yang dibiarkan terbuka menggelembungkan pipeline dan membuat laporan berbohong. Buka formulir kartu dengan Sunting lalu ubah kolom Status:

   • Menang — pesanan diterima. Setel probabilitas ke 100%; kini muncul di omzet nyata, bukan lagi di pipeline.
   • Kalah — transaksinya jatuh ke pihak lain atau pelanggan membatalkan. Begitu dipilih, muncul kolom merah pada formulir: Alasan kalah (wajib). Tidak bisa disimpan tanpa itu; server menolak alasan yang kosong.
   🚫 Mengapa alasan kalah itu WAJIB?

   Karena hanya di situlah perusahaan bisa belajar. Anda kehilangan 60 peluang setahun; bila alasannya tertulis, enam bulan kemudian muncul fakta — "separuh kekalahan kita soal waktu kirim yang lama" — dan perencanaan produksi pun berubah. Tanpa itu, yang tersisa hanya perasaan samar "pesaing lebih murah", dan tak ada yang membaik. Alasan yang baik: "Pesaing bisa kirim 8 minggu lebih cepat." Yang buruk: "harga".

   ℹ Mengapa tidak ada kolom "Kalah" di Kanban?

   Karena menyeret kartu ke "Kalah" akan membuat alasan kalah terlewat. Kekalahan ditandai dari formulir kartu, sehingga Anda tidak bisa lewat tanpa menulis alasannya. Hambatan itu memang disengaja.

   ✅ Selamat

   Anda telah membawa sebuah peluang dari pameran sampai menjadi pesanan. Selanjutnya hanya pengulangan: buka kartu → catat aktivitas → beri tanggal langkah berikut → majukan tahap → tutup. Bagian berikutnya menjelaskan cara membaca data ini.

6. Membaca pipeline

Di CRM → Pipeline Anda tidak mengetik apa pun; hanya membaca. Di atas ada tiga kartu ringkasan, di bawahnya tabel dengan rincian bulan × penanggung jawab. Pertanyaan pertama semua orang sama: "Tertulis total 1.210.000 TL tetapi perkiraan berbobot 636.000 TL. Mengapa berbeda?"

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 7 — Tab Pipeline dan perhitungan perkiraan omzet berbobot

Tabelnya dirinci menurut bulan × penanggung jawab: dua tenaga penjualan dalam bulan yang sama menghasilkan dua baris. Batang di kanan menunjukkan perbandingan tiap baris terhadap yang terbesar — sekali lihat tampak bulan siapa yang penuh dan siapa yang kosong. Hanya peluang terbuka yang dihitung; peluang yang menang bukan lagi pipeline melainkan omzet, dan yang kalah tidak dihitung sama sekali.

7. Target — yang dijanjikan vs. yang dikerjakan

Pipeline memperkirakan masa depan; tab Target mengukur masa lalu. Manajer mengisi Tahun, Bulan, Penanggung jawab (tenaga penjualan) dan Target (TL) lalu menyimpan. Tiap baris tabel menampilkan empat angka:

Kedua tabel saling mengaudit: pipeline tinggi tetapi realisasi rendah berarti peluang dinilai tidak realistis (probabilitas digelembungkan). Realisasi tinggi tetapi pipeline kosong berarti bulan ini bagus tetapi bulan depan terancam — Anda perlu menciptakan peluang baru.

8. Kampanye — program yang mengingat untuk Anda

Sebuah kampanye terdiri dari dua bagian: syarat dan tindakan. Syaratnya ada dua jenis — Total dokumen (dokumen ≥ X TL) atau Produk tertentu (minimal Y unit dari kode tertentu). Tindakannya juga dua — Diskon (%) atau Produk gratis (kode apa, berapa unit). Ada pula tanggal Mulai/Selesai serta kotak Aktif.

8.1 Pita langsung saat mengetik dokumen

Kerja sesungguhnya sebuah kampanye tidak tampak di tab Kampanye, melainkan saat Anda mengetik penawaran, pesanan atau faktur. Setiap kali baris atau total berubah, program menilai ulang aturannya dan menampilkan sebuah pita di bawah rincian barang:

• Pita hijau (🎁) — kampanye terpicu pada dokumen ini: syarat terpenuhi, Anda bisa menerapkan diskon atau barang gratisnya.
• Pita kuning (💡) — saran "sedikit lagi": syarat belum terpenuhi tetapi hampir. Gunanya agar Anda bisa berkata "tambah 20.000 TL lagi dan Anda dapat diskon 5%".

9. Hubungan CRM dengan jendela lain

CRM bukan pulau terpencil. Yang Anda ketik di sana muncul di lima tempat berikut:

10. Empat kesalahan yang paling sering terjadi

Tak satu pun dari ini adalah kesalahan program — perangkat lunaknya tetap berjalan. Kerusakannya senyap: laporan mulai berbohong dan tak seorang pun menyadarinya.

11. Rutinitas harian menurut peran Anda

12. Pertanyaan yang sering diajukan

13. Daftar istilah

14. Mengubah peluang menjadi penawaran atau pesanan dengan satu klik

Dulu satu-satunya cara mengubah peluang menjadi dokumen adalah "→ Ubah ke penawaran (buka di entri)": data peluang masuk terisi awal ke jendela entri dokumen, lalu Anda melengkapi baris dan menyimpan. Jalur itu masih ada. Jalur baru adalah satu panggilan: tombol Ubah ke penawaran / Ubah ke pesanan pada baris peluang (atau tombol ⚡ di panel detail) membuka jendela kecil; Anda mengisi baris di sana dan program menulis dokumen sekaligus menautkannya ke peluang — dua pekerjaan, satu klik.

Langkah demi langkah

1. Di CRM › Peluang tekan Ubah ke penawaran atau Ubah ke pesanan di kanan baris. Peluang harus tertaut ke akun; ubah prospek menjadi akun lebih dulu (bagian 5, langkah 4).
2. Isi baris di jendela: kode stok, jumlah, harga, PPN, diskon. Jika tidak ingin baris, centang "Baris biaya" — nilai peluang ditulis sebagai satu baris biaya.
3. Isi gudang, jatuh tempo, dan keterangan bila perlu; tekan Simpan. Nomor dokumen diberikan oleh server.
4. Hasil: dokumen ditulis, tahap peluang berubah sendiri (penawaran → Penawaran, pesanan → Menang) dan lencana hijau muncul di baris: Pesanan #N atau Penawaran #N. Aktivitas bertipe "dokumen" juga dicatat pada peluang.

Izin: modul CRM (ada di templat penjualan) dan izin tulis dokumen tujuan (penawaran atau pesanan). Tanpa yang kedua jendela terbuka tetapi Simpan mengembalikan "modul tertutup" (403).

15. Tab "Stok gudang" — gudang wilayah milik tenaga penjual

Tenaga penjual harus bisa menjawab "ada tidak, berapa?" — tanpa membuka seluruh jendela Gudang. Tab Stok gudang di CRM adalah daftar hanya-baca: kode, keterangan, tersedia, cadangan, dapat dipakai, dalam perjalanan, level min/maks, dan lokasi. Baris di bawah minimum berwarna merah; kotak pencarian mencari di kode dan keterangan; kotak "tampilkan baris nol" juga menampilkan kartu kosong.

Aturan cakupan: gudang yang Anda lihat adalah gudang tempat Anda menjadi petugas di jendela Gudang ditambah gudang bawaan pada kartu pengguna Anda. Dengan satu gudang tab langsung membukanya; bila lebih dari satu, pilih dari pemilih di atas. Manajer melihat semua gudang. Meminta gudang di luar cakupan mengembalikan 403 dan pesannya menyebutkan gudang yang boleh Anda lihat. Jika cakupan kosong (bukan petugas dan tanpa gudang bawaan) Anda mendapat 422 — administrator harus menugaskan Anda di Gudang › Petugas.

Izin: modul CRM saja sudah cukup; modul Gudang tidak diperlukan. Karena itu pengguna dengan templat penjualan melihat tab ini meski tidak bisa membuka jendela Gudang.

16. "Perbedaan dari penawaran" pada kartu pesanan

Saat membuka pesanan yang berasal dari penawaran, bagian Sumber / Rantai Perubahan pada kartu menampilkan kotak Perbedaan dari penawaran di bawah baris Penawaran. Ketika dibuka, program mencocokkan baris penawaran dengan baris pesanan berdasarkan kode stok dan menghasilkan tiga daftar: ditambah, dihapus, berubah (jumlah, harga, diskon, PPN, atau satuan). Judul menampilkan selisih total dan hitungannya (+ditambah −dihapus ~berubah). Jika kode yang sama muncul di beberapa baris, dicocokkan menurut urutan baris; baris biaya dicocokkan menurut keterangan.

Kapan berguna: saat pelanggan bertanya "di penawaran 10, kenapa 12?" atau manajer menanyakan mengapa pesanan melebihi penawaran. Jika penawaran dihapus, kotak menulis "penawaran sumber dihapus"; jika pesanan tidak berasal dari penawaran, kotak tidak muncul sama sekali.

17. Sumber dan tanggal kurs pada dokumen valuta asing

Saat penawaran, pesanan, atau faktur valuta asing ditulis, jawabannya membawa blok kurs: sumber, tanggal, kurs beli/jual, dan kurs beli/jual bank sentral (TCMB) hari itu. Sumbernya salah satu dari empat: tcmb (kurs yang dimasukkan sama persis dengan kurs bank sentral; tanggalnya tanggal terbit bank), elle (Anda menyatakan "diisi manual"), ayar (berasal dari pengaturan perusahaan), atau belge (tidak diketahui — kurs ada di dokumen tetapi asalnya tidak disebut). Dokumen TL tidak punya blok.

Mengapa penting: dalam audit ini menjawab "siapa yang menulis kurs ini, untuk hari apa?". Sumber tidak disimpan di tabel dokumen; jejak permanennya ada di log audit (Manajemen › Audit). Untuk melihat sumbernya nanti, buka Berkas Dokumen dokumen itu. Jika kurs tidak diisi pada dokumen pembelian, mata uang pada kartu pemasok dan kurs bank sentral hari itu yang dipakai — rinciannya di panduan Pembelian.

18. "Fakturkan yang siap kirim" — memfakturkan pesanan hari ini secara massal

Pagi seorang petugas pengiriman berjalan begini: "pesanan mana yang jatuh tempo hari ini dan stoknya cukup?" — lalu Fakturkan satu per satu. Tombol Fakturkan yang siap kirim di jendela Pesanan mengerjakan itu dalam satu jendela.

1. Pilih tanggal (bawaan hari ini). Daftar menampilkan pesanan penjualan yang jatuh tempo pada atau sebelum hari itu, sisa lebih dari nol, dan tidak dibatalkan.
2. Setiap baris membawa lencana stok: cukup, kurang (barang mana, gudang mana, kurang berapa) atau tak pasti. Tak pasti muncul saat satuan baris berbeda dari satuan utama kartu stok — program lebih memilih tanda tanya daripada "cukup" yang keliru.
3. Pilihan bawaan adalah pesanan yang stoknya cukup. Anda boleh mencentang yang kurang juga; lalu kotak persetujuan stok minus dan persetujuan kirim lebih di bawah harus dibiarkan aktif (aturan yang sama dengan gerbang pesanan tunggal di bagian 4.3).
4. Tekan Fakturkan. Pesanan difakturkan berurutan; daftar hasil menunjukkan per pesanan nomor faktur, nomor surat jalan, info sisa, atau pesan galatnya. Jika satu gagal yang lain tetap lanjut — keberhasilan sebagian itu wajar; baca daftarnya dan perbaiki yang gagal satu per satu.

Izin: hak tulis pesanan dan faktur (sama dengan Fakturkan tunggal). Keamanan: kunci sekali pakai dibuat saat jendela terbuka; klik kedua mengembalikan daftar yang sama dengan "sudah ada" dan tidak menulis faktur kedua. Paling banyak 200 pesanan diproses per sekali jalan.