Bantuan › Departemen

Departemen — Panduan dari Nol untuk Kantor Belakang

Jendela ini tidak mengerjakan satu hal; ia menyimpan buku dari sepuluh departemen berbeda berdampingan. Jangan cemas: tak seorang pun memakai kesepuluhnya. Bacalah bagian yang sesuai pekerjaan Anda dan lewati sisanya. Meski begitu, semua orang sebaiknya membaca Bagian 1 dan 2 — mengetahui letak tiap jenis pekerjaan mencegah catatan dibuka di tempat keliru.

1. Untuk apa jendela ini?

Penjualan dan produksi adalah bagian yang terlihat dari sebuah usaha. Di belakangnya berjalan pekerjaan lain: bahan dibeli, barang datang diperiksa, produk cacat dibuatkan berita acara, kerusakan pelanggan dicatat, teknisi dikirim, langganan bulanan difakturkan. Masing-masing memerlukan catatan yang punya awal dan akhir — jika tidak, pekerjaan itu hanya jadi omongan lalu terlupakan.

2. Sepuluh tab, tiga kelompok

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 1 — Temukan kelompok Anda; Anda bisa bekerja tanpa pernah membuka dua kelompok lainnya.

3. Pembelian: dari permintaan ke pesanan

Tak seorang pun memesan langsung. Mula-mula sebuah permintaan dibuka ("butuh 30 kg lem"), lalu penawaran dikumpulkan dari para pemasok, dijajarkan, dan salah satunya dipilih. Begitu Anda memilih, permintaan itu menjadi pesanan. Tiga langkah itu adalah jawaban permanen atas "mengapa kita membeli dari pemasok ini?".

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 2 — Permintaan bisa dihapus dan penawaran diubah; tetapi begitu penawaran dipilih, catatannya menjadi pesanan.

4. Mutu Masuk (IQC): menerima satu partai

Barang datang dari pemasok. Anda tak bisa mengukur semuanya; Anda mengambil sampel, memeriksanya menurut kriteria penerimaan, lalu memberi satu dari tiga putusan:

5. NCR / MRB: catatan ketidaksesuaian

NCR (laporan ketidaksesuaian) berarti "ada yang tidak memenuhi standar" — pada barang masuk, di produksi, atau di pelanggan. MRB adalah putusan atas ketidaksesuaian itu: pakai, kerjakan ulang, buang, atau kembalikan.

6. Alat: kalibrasi dan kunci produksi

Jangka sorong, timbangan, kunci torsi… Setiap alat ukur punya tanggal kedaluwarsa kalibrasi. Pengukuran dengan jangka sorong yang melenceng lebih berbahaya daripada tidak mengukur sama sekali — ia memberi rasa percaya yang keliru.

7. RMA / Servis: barang yang kembali

Pelanggan mengembalikan barang. Buka catatan dengan + Yeni RMA: produk apa, nomor seri berapa, apa kerusakannya. Lalu tambahkan baris servis — setiap pekerjaan dan biayanya menjadi satu baris. Setelah selesai, catatan ditutup dengan dua cara: tamamlandı (diperbaiki) atau iade (uang atau produk dikembalikan).

8. Destek dan Dispatch: tiket dan kerja lapangan

Saat pelanggan menelepon dan berkata "alatnya tidak jalan", buka + Yeni Bilet: subjek, prioritas, akun. Tiket diserahkan kepada seseorang lewat Üstlen/Ata, dan setelah selesai Anda menulis catatan solusi lalu menutupnya. Jika tak bisa dikerjakan dari jauh, buat pekerjaan lapangan dari tab Dispatch dan tugaskan ke sebuah tim.

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 3 — Pekerjaan lapangan masuk ke tim pemasangan, yang melihatnya di tab İşlerim pada aplikasi /saha.

9. Langganan: faktur yang terbit sendiri

Paket perawatan, sewa, kontrak servis tahunan… Menerbitkan faktur bernilai sama tiap bulan secara manual itu membuang waktu dan mudah terlupa. Lewat + Yeni Abonelik Anda mengisi akun, jumlah bulanan dan komitmen (bulan); sistem memeriksa tiap enam jam lalu memfakturkan langganan aktif yang belum ditagih bulan ini. Bila tak ingin menunggu, ada tombol Aylık faturaları şimdi kes.

10. Biaya (K-6): membagi overhead ke produk

Biaya sebuah kursi bukan hanya kayu dan sekrup: sewa pabrik, listrik dan gaji mandor semuanya mengambil bagian. Ini disebut overhead, dan tak bisa dibebankan langsung ke satu produk. Tab ini membagi kumpulan biaya bulanan ke produk dengan salah satu dari dua metode:

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 4 — Tanpa membagi overhead, setiap produk tampak lebih untung dari kenyataannya; menetapkan harga atas dasar itu berarti menjual rugi.

11. SDM: cuti, uang muka, aset

Tiga catatan sederhana: cuti (tanggal mulai dan selesai wajib), uang muka (jumlah wajib) dan aset yang dipegang (barang yang diberikan ke staf — laptop, telepon…). Tujuannya bukan penggajian, melainkan menjawab "siapa yang sedang cuti" dan "siapa memegang peralatan apa".

12. Saat sistem menghentikan Anda

13. Pertanyaan yang sering diajukan

14. Daftar istilah

16. Pembelian › "Di Bawah Minimum": beli apa, berapa, dari siapa?

Kartu ini dulu milik jendela Gudang dan hanya manajer yang bisa mengisinya; pembeli mendapat 403. Kini terbuka di tab Pembelian dengan izin pembelian (pemasok); hak gudang tidak diperlukan. Aturannya sama: jika level minimum kartu stok di atas stok keseluruhan, barisnya masuk daftar — tetapi konteks yang dibutuhkan pembeli sudah ditambahkan.

Cara pakai: tombol Buka permintaan di baris membuka formulir permintaan yang sudah terisi jumlah saran dan menulis jumlah dalam perjalanan ke alasan; jika ada permintaan terbuka, keterangan tombol memperingatkan Anda. Kotak saring mencari kode, keterangan, dan nama pemasok. Daftar di-cache 60 detik — jika faktur pembelian yang baru ditulis belum tampil, tekan tombol Segarkan pada kartu (hitung ulang).

17. Mata uang pada kartu pemasok dan kurs bawaan pada dokumen pembelian

Perusahaan yang membeli dari luar negeri harus memilih mata uang secara manual di setiap faktur pembelian — lambat dan rawan salah. Kolom Mata Uang ditambahkan ke formulir Sunting kartu akun (dan "Mata uang (kosong = TL)" saat membuat kartu baru). Dua sampai sepuluh huruf, diubah ke huruf besar: USD, EUR, GBP… Biarkan kosong untuk TL.

Yang terjadi pada dokumen: jika dokumen pembelian (pembelian atau retur pembelian) ditulis tanpa mata uang sama sekali — biasanya lewat integrasi atau panggilan API — mata uang pemasok yang dipakai; jika bukan TL dan kurs tidak diberikan, kurs beli/jual bank sentral hari itu diisi. Blok "dovizVarsayilan" pada jawaban menyebut sumber (pemasok), kurs, dan tanggalnya. Jika kurs tidak ditemukan dokumen tidak ditulis; 422 meminta "gkur/tkur" — berhenti lebih baik daripada diam-diam menulis kurs 1/1. Dokumen yang diketik di jendela entri tidak terpengaruh karena jendela selalu mengirim mata uang secara eksplisit; bawaan ini tidak dipakai di sisi penjualan.

18. Retur pembelian dan retur penjualan: izin mana, operasi mana?

Faktur retur berlawanan arah stok: retur penjualan adalah penerimaan barang, retur pembelian adalah pengeluaran barang. Karena aturan lama hanya melihat arah stok, tenaga penjual perlu hak pembelian dan pembeli perlu hak penjualan — gerbang yang keliru. Kini faktur retur dibuat dengan izin area komersialnya sendiri: faturacikis (penjualan) untuk retur penjualan, faturagiris (pembelian) untuk retur pembelian. Pesan penolakan menyebut hak yang diperlukan: "Tidak ada izin faktur masuk/keluar — … termasuk area PEMBELIAN, hak 'faturagiris' diperlukan".

Bagi yang menulis lewat API: jenis operasi pada titik penulisan dokumen kini punya empat nilai — alis, satis, alis-iade, satis-iade. Bentuk lama "satis + jenis faktur 2" tetap berfungsi; kombinasi yang tidak cocok ditolak dengan pesan yang menyebut operasi yang benar ("Gunakan islem:'alis-iade' untuk retur pembelian"). Retur hanya berlaku untuk faktur; pesanan dan penawaran mengembalikan 422.

19. Rapor pemasok: kolom "90 hari terakhir", cache, dan halaman

Tabel rapor pemasok mendapat kolom 90 hari terakhir: jumlah dokumen, nilai pembelian, dan nilai retur — tak bergantung tahun yang dipilih, selalu 90 hari ke belakang dari hari ini. Ini menjawab "seberapa banyak kita bekerja dengan pemasok ini kuartal lalu?". Rapor kini di-cache 60 detik dan menghitung ulang sendiri saat tabel faktur pembelian, IQC, NCR, karantina, atau nilai berubah; jika tetap ingin "sekarang", tombol Segarkan memaksa hitung ulang. Daftar panjang dibagi halaman.

Bagi yang bekerja dari jendela Korporat, informasi yang sama tersedia sebagai ringkasan satu pemasok: ringkasan 90 hari pemasok (pembelian/retur, rasio terima-tolak IQC, NCR, penolakan kualitas, nilai, dan skor). Rincian di panduan Korporat. Saat permintaan pembelian ditulis, jawabannya kini mengembalikan nomor urut permintaan — pemberitahuan "Buka permintaan" dari MRP menampilkan nomor itu.

20. Kolom baru rapor nilai: OTIF, skrap subkontrak, kelas VDA 6.3 dan nilai gabungan

• OTIF — operasi subkontrak dihitung "tepat waktu" bila tanggal selesainya tidak melewati tenggat perintah kerja. Sel menampilkan penyebut di samping persentase (12/15): "80%" tanpa penyebut tidak berarti apa-apa. Perintah tanpa tenggat tidak dihitung — tanpa tenggat tidak ada keterlambatan, dan menghitungnya "tepat waktu" akan menggelembungkan nilai.
• Skrap subkontrak % — skrap dibandingkan terhadap yang dikirim (bukan yang kembali): barang yang hilang di subkontraktor juga skrap. Angka ⚠ di sampingnya adalah jumlah pengiriman yang skrapnya melampaui toleransi yang dinyatakan.
• Kelas — kelas (A/B/C) audit VDA 6.3 tertutup terakhir pemasok. Bila audit melewati masa berlaku, muncul juga lencana KEDALUWARSA. Pemasok tanpa audit tertulis "tanpa audit"; sel tidak pernah dibiarkan kosong.
• Gabungan — rata-rata tertimbang komponen OTIF, skrap, dan mutu (tolakan IQC/karantina + NCR). Bobotnya pengaturan perusahaan (kalite.karne_agirlik_otif / _fire / _kalite; bawaan 40/30/30). Komponen tanpa data tidak masuk penyebut: pemasok yang tak pernah Anda beri subkontrak tidak dihukum pada komponen skrap. Menyorot sel menampilkan komponen mana menyumbang nilai berapa dengan bobot berapa — tidak ada nilai kotak hitam.
• Cache rapor nilai (60 dtk) kini memasukkan tabel pengiriman subkontrak, operasi subkontrak, dan audit ke tanda tangannya; retur subkontrak baru tidak lagi membuat rapor basi.

15. Bukti pembelian, IQC, dan alat

Tautkan instruksi kerja, rencana kontrol, dan spesifikasi ke kriteria IQC; sertifikat, CoC/CoA, laporan inspeksi/pengukuran, dan surat jalan ke penerimaan IQC; serta sertifikat kalibrasi/laporan uji ke alat ukur. Untuk kirim/retur subkontrak, simpan ASN, CoC/CoA, sertifikat, PPAP, bukti serah, dan inspeksi kembali dalam paket subkontrak yang sama.