Ajuda › Departamentos

Departamentos — Um guia do zero para o back office

Esta janela não faz um serviço só; ela mantém lado a lado os livros de dez departamentos diferentes. Não se assuste: ninguém usa os dez. Leia a seção que tem a ver com o seu serviço e pule o resto. Mesmo assim, todo mundo deveria ler as Seções 1 e 2 — saber onde cada tipo de serviço mora evita registros abertos no lugar errado.

1. Para que serve esta janela?

Numa empresa, vendas e produção são a parte visível. Mas por trás delas rodam outros serviços: compra-se material, confere-se a mercadoria recebida, lavra-se um termo para o produto que saiu defeituoso, registra-se o defeito relatado pelo cliente, despacha-se um técnico ao campo, faturam-se as assinaturas mensais. Cada um deles precisa de um registro com começo e fim — senão o serviço fica no boca a boca e é esquecido.

2. Dez abas, três grupos

📷 Tela real 🗺 Função de cada campo

Figura 1 — Encontre o seu grupo; você faz o seu serviço sem nunca abrir os outros dois.

3. Compras: da requisição ao pedido

Ninguém faz o pedido direto. Primeiro abre-se uma requisição ("precisamos de 30 kg de cola"), depois recolhem-se propostas de fornecedores, colocam-se as propostas lado a lado e escolhe-se uma. No instante em que você escolhe, a requisição vira pedido. Esses três passos são a resposta permanente para a pergunta "por que compramos deste fornecedor?".

📷 Tela real 🗺 Função de cada campo

Figura 2 — A requisição pode ser excluída e as propostas alteradas; mas, depois que uma proposta é escolhida, o registro vira pedido.

4. Qualidade no recebimento (IQC): aceitar um lote

Chegou mercadoria do fornecedor. Você não tem como medir peça por peça; você tira uma amostra, confere pelos critérios de aceitação e dá um de três veredictos:

5. NCR / MRB: o registro de não conformidade

O NCR (relatório de não conformidade) diz "alguma coisa não atendeu ao padrão" — pode ser na mercadoria recebida, na produção ou no cliente. Já o MRB é a decisão tomada sobre essa não conformidade: usar, retrabalhar, sucatear, devolver.

6. Instrumentos: calibração e trava da produção

Paquímetro, balança, torquímetro… Todo instrumento de medição tem uma data de vencimento da calibração. Uma medição feita com um paquímetro desregulado é mais perigosa do que não medir nada — porque ela dá uma confiança falsa.

7. RMA / Assistência: a mercadoria que volta do cliente

O cliente devolveu a mercadoria. Com + Novo RMA abre-se o registro: qual produto, qual número de série, qual é o defeito relatado. Depois acrescentam-se as linhas de serviço — cada serviço feito e o preço dele é uma linha própria. Ao terminar, o registro se encerra de duas formas: concluído (consertado) ou devolvido (dinheiro ou produto de volta).

8. Suporte e Dispatch: chamado e serviço de campo

Quando o cliente liga dizendo "o aparelho não funciona", abre-se um + Novo Chamado: assunto, prioridade, conta. O chamado é entregue a alguém com Assumir/Atribuir e, quando resolvido, escreve-se a observação da solução e ele é encerrado. Se não dá para resolver à distância, abre-se um serviço de campo pela aba Dispatch e ele é atribuído a uma equipe.

📷 Tela real 🗺 Função de cada campo

Figura 3 — Os serviços de campo caem para a equipe de montagem; a equipe os vê na aba Meus serviços do aplicativo /saha.

9. Assinatura: nota fiscal que se emite sozinha todo mês

Pacote de manutenção, aluguel, contrato anual de assistência… Faturar o mesmo valor à mão todo mês é perda de tempo e convite ao esquecimento. Com + Nova Assinatura informam-se a conta, o valor mensal e o prazo contratado (meses); o sistema confere a cada 6 horas e fatura as assinaturas ativas cuja nota daquele mês ainda não foi emitida. Se você não quiser esperar, existe o botão Emitir agora as notas do mês.

10. Custeio (K-6): ratear despesas indiretas nos produtos

O custo de uma cadeira não é só a madeira e os parafusos: o aluguel da fábrica, a energia e o salário do encarregado também têm uma parcela naquela cadeira. Isso se chama despesa indireta e não pode ser lançado direto em um único produto. Esta aba distribui o pool de despesas mensal entre os produtos por um de dois métodos:

📷 Tela real 🗺 Função de cada campo

Figura 4 — Se você não ratear as despesas indiretas, todo produto parece mais lucrativo do que é; e, se você precificar por isso, vende no prejuízo.

11. RH: férias, adiantamento, patrimônio

Guardam-se três registros simples: férias/licença (as datas de início e fim são obrigatórias), adiantamento (o valor é obrigatório) e patrimônio entregue (itens dados ao funcionário — notebook, celular…). O objetivo não é fazer folha de pagamento, e sim responder às perguntas "quem está de férias" e "quem está com qual equipamento".

12. Os momentos em que o sistema te impede

13. Perguntas frequentes

14. Glossário

16. Compras › "Abaixo do Mínimo": o que comprar, quantos, de quem?

Este cartão ficava na janela de Depósitos e só um gestor podia preenchê-lo; o comprador recebia 403. Agora ele abre na aba Compras com a permissão de compras (fornecedor), sem precisar de permissão de depósito. A regra é a mesma: se o nível mínimo do cartão de estoque estiver acima do disponível geral, a linha entra na lista — mas foi acrescentado o contexto de que o comprador precisa.

Como usar: o botão Abrir requisição na linha abre o formulário de requisição já preenchido com a quantidade sugerida e escreve na justificativa a quantidade em trânsito; se houver requisição em aberto, a dica do botão te avisa. A caixa de filtro procura no código, na descrição e no nome do fornecedor. A lista fica em cache por 60 segundos — se a nota fiscal de compra que você acabou de lançar não aparecer, aperte o botão Atualizar do cartão (cálculo novo).

17. Moeda no cartão do fornecedor e cotação padrão no documento de compra

Para uma empresa que compra do exterior, escolher a moeda à mão em cada nota fiscal de compra era lento e sujeito a erro. Foi acrescentado ao formulário Editar do cartão da conta o campo Moeda (e, ao criar um cartão novo, "Moeda (em branco = TL)"). De 2 a 10 letras, convertidas para maiúsculas: USD, EUR, GBP… Se deixar em branco, é TL.

O que acontece no documento: se um documento de compra (compra ou devolução de compra) for gravado sem indicar moeda alguma — o que em geral é uma integração externa ou chamada de API — toma-se a moeda do fornecedor; se ela não for TL e nenhuma cotação tiver sido informada, preenche-se com a cotação de compra/venda do banco central do dia. Na resposta, o bloco "dovizVarsayilan" informa a origem (fornecedor), a cotação e a data dela. Se nenhuma cotação puder ser encontrada, o documento não é gravado: um 422 pede "gkur/tkur" — é melhor parar do que gravar em silêncio uma cotação 1/1. A janela de lançamento de documentos já envia a moeda explicitamente, então os documentos digitados na tela não são afetados; no sentido de venda esse padrão não é aplicado.

18. Devolução de compra e devolução de venda: qual permissão, qual operação?

As notas de devolução são invertidas no sentido do estoque: a devolução de venda é entrada de mercadoria e a devolução de compra é saída. Como a regra antiga olhava só o sentido do estoque, era preciso dar ao vendedor a permissão de compra e ao comprador a de venda — a porta errada. Agora a nota de devolução é emitida com a permissão da própria área comercial dela: faturacikis (venda) para a devolução de venda e faturagiris (compra) para a devolução de compra. A mensagem de recusa também informa a permissão exigida: "Você não tem permissão de entrada/saída de nota fiscal — … pertence à área de COMPRA, é preciso a permissão 'faturagiris'".

Para quem grava pela API: no endpoint de gravação de documentos o tipo de operação agora tem quatro valores — alis, satis, alis-iade, satis-iade. A forma antiga "satis + tipo de nota 2" continua funcionando; se uma combinação incoerente for enviada, a mensagem informa a operação certa ("Use islem:'alis-iade' para devolução de compra"). A devolução só vale no destino nota fiscal; em pedido e orçamento você recebe 422.

19. Boletim do fornecedor: a coluna "Últimos 90 dias", cache e paginação

A tabela do boletim ganhou a coluna Últimos 90 dias: quantidade de documentos, valor de compra e valor de devolução — independentemente do ano selecionado, sempre 90 dias para trás a partir de hoje. É a resposta para "quanto trabalhamos com este fornecedor no último trimestre?". O boletim agora fica em cache por 60 segundos e se recalcula sozinho quando muda alguma das tabelas de nota fiscal de compra, IQC, NCR, quarentena ou notas; mesmo assim, se você quiser "agora", o botão Atualizar força um cálculo novo. Listas longas são paginadas: acima da tabela do boletim há setas de página (‹ ›), um seletor de linhas por página (25/50/100/250 — padrão 50) e um contador do total no formato "51–100 / 232".

Para quem trabalha na janela Corporativo, a mesma informação existe como um resumo de fornecedor único: o resumo de 90 dias do fornecedor (compra/devolução, índice de aceite-recusa do IQC, NCR, recusas de qualidade, nota e pontuação). Detalhes no guia Corporativo. Ao gravar uma requisição de compra, a resposta agora devolve o número sequencial da requisição — o aviso "Abrir requisição" vindo do MRP mostra esse número.

20. As novas colunas do boletim: OTIF, perda na terceirização, classe VDA 6.3 e pontuação composta

• OTIF — a subcontract operation counts as "on time" if its completion date did not pass the work order's due date. The cell shows the denominator next to the percentage (12/15): an "80%" without a denominator says nothing. Orders without a due date do not count — there is no lateness without a deadline, and counting them as "on time" would inflate the score.
• Subcontract scrap % — scrap is measured against what was dispatched (not what came back): goods lost at the subcontractor are scrap too. The ⚠ number beside it is the count of dispatches whose scrap exceeded the declared tolerance.
• Class — the class (A/B/C) of the supplier's last closed VDA 6.3 audit. If the audit has passed its validity a STALE badge appears as well. A supplier with no audit reads "unaudited"; the cell is never left blank.
• Composite — the weighted average of the OTIF, scrap and quality (IQC/quarantine rejects + NCRs) components. The weights are company settings (kalite.karne_agirlik_otif / _fire / _kalite; default 40/30/30). A component with no data stays out of the denominator: a supplier you never subcontract to is not punished on the scrap component. Hovering the cell shows which component contributed what score at what weight — no black-box score is given.
• The 60-second scorecard cache now includes the subcontract dispatch, subcontract operation and audit tables in its signature; a new subcontract return no longer leaves the scorecard stale.

15. Evidências de compras, IQC e instrumentos

Vincule ao critério de IQC a instrução de trabalho, o plano de controle e a especificação; ao recebimento de IQC, o certificado, o CoC/CoA, o relatório de inspeção/medição e a nota de remessa; e ao instrumento de medição, o certificado de calibração e o relatório de ensaio. Na remessa/retorno de terceirização, a ASN, o CoC/CoA, o certificado, o PPAP, o comprovante de entrega e o relatório de inspeção do retorno devem ficar todos sob o mesmo pacote de terceirização.