İçindekiler
1. Bu pencere ne işe yarar?2. On sekme, üç grup3. Satın Alma: talepten siparişe4. Giriş Kalite (IQC): gelen partiyi kabul etmek5. NCR / MRB: uygunsuzluk kaydı6. Cihazlar: kalibrasyon ve üretim kilidi7. RMA / Servis: müşteriden dönen mal8. Destek ve Dispatch: bilet ve saha işi9. Abonelik: her ay kendiliğinden fatura10. Maliyet (K-6): genel giderleri ürüne dağıtmak11. İK: izin, avans, zimmet12. Sistemin sizi durdurduğu anlar13. Sık sorulan sorular14. Terimler sözlüğü16. Satın Alma › "Min Seviye Altı": ne almalı, kaç tane, kimden?17. Tedarikçi kartında para birimi ve alış belgesinde varsayılan kur18. Alış iadesi ve satış iadesi: hangi yetki, hangi işlem?19. Tedarikçi karnesi: "Son 90 gün" kolonu, önbellek ve sayfalama20. Karnenin yeni kolonları: OTIF, fason fire, VDA 6.3 sınıfı ve bileşik puan15. Satın alma, IQC ve cihaz kanıtlarıYardım › Departmanlar
Departmanlar — Arka Ofis İçin Sıfırdan Rehber
Bu pencere tek bir iş yapmaz; on ayrı departmanın defterini bir arada tutar. Korkmayın: hiç kimse onunu birden kullanmaz. Kendi işinizle ilgili bölümü okuyun, gerisini bilmeniz gerekmez. Yine de Bölüm 1 ve 2'yi herkes okusun — hangi işin nerede durduğunu bilmek, yanlış yere kayıt açmanın önüne geçer.
1. Bu pencere ne işe yarar?
Bir işletmede satış ve üretim görünen kısımdır. Ama arkada başka işler döner: malzeme satın alınır, gelen mal kontrol edilir, bozuk çıkan ürün için tutanak tutulur, müşteri arızası kaydedilir, teknisyen sahaya yönlendirilir, aylık abonelikler faturalanır. Bunların her biri başlangıcı ve sonu olan bir kayıt gerektirir — yoksa iş sözlü kalır ve unutulur.
On sekmenin hepsi aynı ritmi izler: aç → işle → kapat. Kayıt açılır (talep, bilet, NCR, RMA…), biri üstlenir, bir karar verilir, kayıt kapanır. Bir sekmede öğrendiğiniz düzen diğerlerinde de geçerlidir.
2. On sekme, üç grup
🗺 Hangi alan ne işe yarar Şekil 1 — Kendi grubunuzu bulun; diğer iki gruba hiç girmeseniz de işinizi yaparsınız.
3. Satın Alma: talepten siparişe
Kimse doğrudan sipariş vermez. Önce bir talep açılır ("30 kg tutkal lazım"), sonra tedarikçilerden teklif toplanır, teklifler yan yana konur ve biri seçilir. Seçtiğiniz an talep siparişe geçer. Bu üç adım, "neden bu tedarikçiden aldık" sorusunun kalıcı cevabıdır.
🗺 Hangi alan ne işe yarar Şekil 2 — Talep silinebilir, teklifler değiştirilebilir; ama teklif seçildikten sonra kayıt siparişe döner.
4. Giriş Kalite (IQC): gelen partiyi kabul etmek
Tedarikçiden mal geldi. Hepsini tek tek ölçemezsiniz; örnek alır, kabul kriterlerine göre bakar ve üç karardan birini verirsiniz:
Kabul
Parti kriterleri karşıladı. Mal normal depoya girer ve kullanılabilir. Ekranda "Parti kabul edildi" bildirimi çıkar.
Şartlı kabul
Kusurlu ama kullanılabilir ("rengi biraz farklı"). Karar notu zorunludur: neden kabul ettiğinizi yazın. Altı ay sonra müşteri şikâyet ederse bu not sizi savunur.
Red
Red nedeni zorunludur. Mal iade edilir ve tedarikçinin karnesine yansır. Neden yazılmazsa aynı tedarikçiden aynı hata tekrar gelir.
Her stok için kabul kriterleri bir kez tanımlanır (ölçü, tolerans, talimat/AQL). "Kriter tanımlı değil" yazıyorsa kontrolü yapan kişi neye bakacağını bilemez — önce kriteri girin. Örnek adedi, partiden kaç parça ölçüleceğidir; büyük partide bile hepsini ölçmek gerekmez, ama örnek çok küçükse kontrol anlamını yitirir.
5. NCR / MRB: uygunsuzluk kaydı
NCR (uygunsuzluk raporu), "bir şey standarda uymadı" demektir — gelen malda, üretimde ya da müşteride olabilir. MRB ise o uygunsuzluk hakkında verilen karardır: kullan, yeniden işle, hurdaya ayır, iade et.
Üretim teyidinde rework (yeniden işleme) miktarı girildiğinde program NCR'ı otomatik açar. Bu bir hata değildir: yeniden işlenen her parça, tanımı gereği bir uygunsuzluktur. Sizden beklenen, o NCR'a nedenini yazıp MRB kararını vermektir. Elle açmak isterseniz + Manuel NCR düğmesi vardır.
6. Cihazlar: kalibrasyon ve üretim kilidi
Kumpas, terazi, tork anahtarı… Ölçüm yapan her cihazın bir kalibrasyon son kullanma tarihi (SKT) vardır. Ayarı kaçmış bir kumpasla yapılan ölçüm, hiç ölçmemekten daha tehlikelidir — çünkü yanlış bir güven verir.
SKT'si geçmiş cihaz, üretim teyidinde seçilemez. Bu kural arayüzde değil sunucuda çalışır; yani başka bir ekrandan dolanmak mümkün değildir. Ekranda YAKLAŞIYOR ve SÜRESİ GEÇTİ rozetlerini görürsünüz — "yaklaşıyor" uyarısını gördüğünüz gün kalibrasyonu ayarlayın, üretim durmasın.
7. RMA / Servis: müşteriden dönen mal
Müşteri malı geri gönderdi. + Yeni RMA ile kayıt açılır: hangi ürün, hangi seri no, arıza tarifi ne. Sonra servis satırları eklenir — yapılan her iş ve ücreti ayrı satırdır. İş bitince kayıt iki şekilde kapanır: tamamlandı (tamir edildi) veya iade (para/ürün geri verildi).
Ürün tamir edilemiyorsa bedelsiz üretim emri açabilirsiniz: şikâyet edilen parça için 1 adetlik üretim emri oluşur (aktif reçete gerekir). Böylece müşteriye giden yenisinin maliyeti kayıtlıdır — "garanti bize kaç paraya mal oluyor" sorusunun cevabı buradan çıkar. Kayıtta stok kodu yoksa program uyarır: önce kayda parça kodunu yazın.
8. Destek ve Dispatch: bilet ve saha işi
Müşteri arayıp "cihaz çalışmıyor" dediğinde + Yeni Bilet açılır: konu, öncelik, cari. Bilet Üstlen/Ata ile birine verilir, çözülünce çözüm notu yazılıp kapatılır. İş yerinde yapılamıyorsa Dispatch sekmesinden saha işi açılır ve bir ekibe atanır.
🗺 Hangi alan ne işe yarar Şekil 3 — Saha işleri montaj ekibine düşer; ekip bunları /saha uygulamasındaki İşlerim sekmesinden görür.
9. Abonelik: her ay kendiliğinden fatura
Bakım paketi, kira, yıllık servis anlaşması… Her ay aynı tutarı elle faturalamak hem zaman kaybı hem de unutmaya açıktır. + Yeni Abonelik ile cari, aylık tutar ve taahhüt (ay) girilir; sistem 6 saatte bir bakar ve o ay faturası kesilmemiş aktif abonelikleri faturalar. Beklemek istemezseniz Aylık faturaları şimdi kes düğmesi vardır.
Taahhüt bitişine yaklaşan abonelikler YENİLEME rozetiyle işaretlenir ve CRM'de otomatik bir fırsat açılır. Böylece sözleşme sessizce bitmez; satışçının önüne düşer. Aboneliğin son fatura ayını listede görebilirsiniz.
10. Maliyet (K-6): genel giderleri ürüne dağıtmak
Bir sandalyenin maliyeti yalnız ahşap ve vida değildir: fabrika kirası, elektrik, ustabaşının maaşı da o sandalyeye pay düşer. Bunlara genel gider denir ve doğrudan tek bir ürüne yazılamaz. Bu sekme, aylık gider havuzunu ürünlere iki yöntemden biriyle dağıtır:
🗺 Hangi alan ne işe yarar Şekil 4 — Genel gideri dağıtmazsanız her ürün olduğundan kârlı görünür; fiyatı buna göre koyarsanız zararına satarsınız.
11. İK: izin, avans, zimmet
Üç basit kayıt tutulur: izin (başlangıç ve bitiş tarihi zorunludur), avans (tutar zorunludur) ve zimmet (personele verilen eşya — dizüstü, telefon…). Amaç bordro yapmak değil; "kim izinde", "kimde hangi eşya var" sorularını cevaplamaktır.
Bu sekme yalnız sistem yöneticisine açıktır. Yetkiniz yoksa "İK kayıtları yalnız sistem yöneticisine açıktır" mesajını görürsünüz. Bu bir arıza değil, kasıtlı bir sınırdır — maaş ve izin bilgisi kişisel veridir.
12. Sistemin sizi durdurduğu anlar
| Mesaj | Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| SKT'si geçmiş cihaz üretim teyidinde seçilemez | Ölçüm güvenilir olmaz | Cihazı kalibre ettirip yeni SKT girin ya da başka cihaz seçin |
| Uygunsuzluk nedeni gerekli | Nedensiz NCR ileride hiçbir işe yaramaz | Ne olduğunu bir cümleyle yazın |
| Kriter tanımlı değil | IQC neye bakacağını bilmiyor | Kabul kriterleri bölümünden ölçü/tolerans girin |
| RMA kaydında stok kodu yok | Bedelsiz üretim emri hangi ürüne açılacak belli değil | Önce kayda parça kodunu yazın |
| Bu yıl için gider havuzu tanımlı değil | Dağıtılacak tutar girilmemiş | Havuz (TL) alanına aylık genel gideri yazın |
| Bu işlem yalnız sistem yöneticisine açıktır | Yetki sınırı (İK gibi) | Yöneticinize başvurun — bu bir arıza değildir |
13. Sık sorulan sorular
Talep açmadan doğrudan sipariş verebilir miyim?
Teknik olarak sipariş penceresinden verebilirsiniz, ama o zaman neden bu tedarikçiden aldığınızın kaydı olmaz. Teklif kıyası, hem fiyat pazarlığında elinizi güçlendirir hem de denetimde sorulacak "üç teklif aldınız mı" sorusunun cevabıdır.
NCR ile RMA arasındaki fark ne?
NCR içeride kalır: bir şey standarda uymadı, kararını biz veririz. RMA dışarıdan gelir: müşteri malı geri gönderdi, onunla ilgilenmemiz gerekir. Bir RMA çoğu zaman bir NCR de doğurur — ama tersi zorunlu değildir.
Abonelik faturası iki kez kesilir mi?
Hayır. Sistem her turda o ay faturası kesilmemiş abonelikleri arar; kesilmişse atlar. "Şimdi kes" düğmesine iki kez bassanız da ikinci sefer bir şey olmaz. Listede her aboneliğin son fatura ayı görünür.
Bileti kapattım ama SLA aşılmış görünüyor, silebilir miyim?
Hayır ve olmamalı. Aşım kaydı, süreçte bir sorun olduğunu söyler; silinirse aynı gecikme sessizce tekrarlanır. Doğru tepki, çözüm notuna neden geciktiğini yazmaktır — üç ay sonra tekrar eden bir desen görürseniz gerçek sebebi bulmuş olursunuz.
14. Terimler sözlüğü
| Türkçe | English | Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
| Satın alma talebi | Purchase request | Permintaan pembelian |
| Teklif kıyas | Quote comparison | Perbandingan penawaran |
| Tedarikçi karnesi | Supplier scorecard | Rapor pemasok |
| Termin | Lead time / deadline | Tenggat |
| Vade (gün) | Payment term (days) | Tempo bayar (hari) |
| Giriş kalite (IQC) | Incoming quality control | Pemeriksaan mutu masuk |
| Kabul kriterleri | Acceptance criteria | Kriteria penerimaan |
| Şartlı kabul | Conditional acceptance | Penerimaan bersyarat |
| NCR (uygunsuzluk) | Nonconformance report | Laporan ketidaksesuaian |
| MRB kararı | Material review board decision | Putusan dewan tinjau material |
| Yeniden işleme | Rework | Pengerjaan ulang |
| Hurda | Scrap | Barang buangan |
| Kalibrasyon SKT | Calibration expiry | Kedaluwarsa kalibrasi |
| RMA | Return authorisation | Otorisasi pengembalian |
| Servis satırı | Service line | Baris servis |
| Bedelsiz üretim emri | Free-of-charge work order | Perintah produksi tanpa biaya |
| Bilet | Support ticket | Tiket dukungan |
| SLA | Service level agreement | Perjanjian tingkat layanan |
| Dispatch | Field dispatch | Penugasan lapangan |
| Abonelik / taahhüt | Subscription / commitment | Langganan / komitmen |
| Gider havuzu | Cost pool | Kumpulan biaya |
| Birim ek yük | Overhead per unit | Overhead per unit |
| Tam maliyet | Full cost | Biaya penuh |
| Zimmet | Assigned asset | Aset yang dipegang |
16. Satın Alma › "Min Seviye Altı": ne almalı, kaç tane, kimden?
Bu kart eskiden Depolar penceresine bağlıydı ve yalnız yönetici doldurabiliyordu; satınalmacı 403 alıyordu. Artık Satın Alma sekmesinde satınalma (tedarikçi) yetkisiyle açılır, depo yetkisi gerekmez. Kural aynıdır: stok kartındaki min seviye, genel mevcudun üstündeyse satır listeye girer — ama satınalmacının ihtiyacı olan bağlam da eklenmiştir.
| Kolon | Nereden gelir |
|---|---|
| Yoldaki | Açık alış siparişi kalemlerinin toplamı — siz sipariş verdiniz, mal henüz gelmedi. |
| Öneri | min − mevcut − yoldaki, sıfırın altına düşmez. Yoldakini düşmeseydik aynı malı iki kez sipariş ederdiniz. |
| Son tedarikçi / fiyat | Bu kodun en son gerçek alış faturasındaki tedarikçi, tarih, fiyat ve iskonto (üretim, aktarım ve sayım fişleri sayılmaz). |
| Talep rozeti | Bu kod için açık satınalma talebi ya da tedarikçi teklifi varsa sayısı — bir daha talep açmadan önce bakın. |
Nasıl kullanılır: satırdaki Talep aç düğmesi talep formunu öneri miktarıyla ön-dolu açar ve gerekçeye yoldaki miktarı yazar; açık talep varsa düğmenin ipucu sizi uyarır. Süzgeç kutusu kod, açıklama ve tedarikçi adında arar. Liste 60 saniye önbelleklidir — az önce yazdığınız alış faturası hemen görünmüyorsa kartın Yenile düğmesine basın (taze hesap).
17. Tedarikçi kartında para birimi ve alış belgesinde varsayılan kur
Yurt dışından alan firmanın her alış faturasında para birimini elle seçmesi hem yavaş hem hataya açıktı. Cari kartının Düzenle formuna Para Birimi alanı eklendi (yeni kart açarken de "Para birimi (boş = TL)"). 2–10 harf, büyük harfe çevrilir: USD, EUR, GBP… Boş bırakırsanız TL'dir.
Belgede ne olur: bir alış belgesi (alış ya da alış iadesi) para birimi hiç belirtilmeden yazılırsa — bu çoğunlukla dış entegrasyon ya da API çağrısıdır — tedarikçinin para birimi alınır; TL değilse ve kur verilmemişse günün TCMB alış/satış kuru doldurulur. Cevapta "dovizVarsayilan" bloğu kaynağı (tedarikçi), kuru ve kur tarihini söyler. Kur bulunamazsa belge yazılmaz, 422 ile "gkur/tkur" istenir — sessizce 1/1 kur yazılmasındansa durmak yeğdir. Belge giriş penceresi zaten para birimini açıkça gönderdiği için ekrandan yazılan belgeler etkilenmez; satış yönünde bu varsayılan uygulanmaz.
18. Alış iadesi ve satış iadesi: hangi yetki, hangi işlem?
İade faturaları stok yönü bakımından terstir: satış iadesi mal girişi, alış iadesi mal çıkışıdır. Eski kural yalnız stok yönüne baktığı için satışçıya alış yetkisi, satınalmacıya satış yetkisi vermek gerekiyordu — yanlış bir kapı. Artık iade faturası kendi ticari alanının yetkisiyle kesilir: satış iadesi için faturacikis (satış), alış iadesi için faturagiris (alış). Ret mesajı da hangi iznin gerektiğini yazar: "Fatura giriş/çıkış yetkiniz yok — … ALIŞ alanına girer, 'faturagiris' izni gerekir".
API ile yazanlar için: belge yazma ucunda işlem türü artık dört değerlidir — alis, satis, alis-iade, satis-iade. Eski "satis + fatura cinsi 2" biçimi çalışmaya devam eder; uyumsuz bir kombinasyon gönderilirse mesaj doğru işlemi söyler ("Alış iadesi için islem:'alis-iade' kullanın"). İade yalnız fatura hedefinde geçerlidir; sipariş ve teklifte 422 alırsınız.
19. Tedarikçi karnesi: "Son 90 gün" kolonu, önbellek ve sayfalama
Karne tablosuna Son 90 gün kolonu geldi: belge adedi, alış tutarı ve iade tutarı — seçili yıldan bağımsız, hep bugünden geriye 90 gün. "Bu tedarikçiyle son çeyrekte ne kadar çalıştık?" sorusunun cevabı budur. Karne artık 60 saniye önbelleklidir ve alış faturası, IQC, NCR, karantina ya da puan tablolarından biri değişince kendiliğinden yeniden hesaplanır; yine de "şimdi" istiyorsanız Yenile düğmesi taze hesaplatır. Uzun listeler sayfalanır: karne tablosunun üstünde sayfa oku (‹ ›), sayfa başına satır seçici (25/50/100/250 — varsayılan 50) ve “51–100 / 232” biçiminde toplam sayacı vardır.
Kurumsal penceresinden çalışanlar için aynı bilginin tek tedarikçilik özeti de vardır: tedarikçi 90-gün özeti (alış/iade, IQC kabul-red oranı, NCR, kalite reddi, puan ve skor). Ayrıntı Kurumsal rehberi. Satınalma talebi yazıldığında cevapta artık talebin sıra numarası döner — MRP'den "Talep aç" bildirimi bu numarayı gösterir.
Üretim teyidi ve rework için Üretim rehberine, gelen malın depoya girişi için Depo rehberine, onay eşikleri için Kokpit rehberine bakın.
20. Karnenin yeni kolonları: OTIF, fason fire, VDA 6.3 sınıfı ve bileşik puan
- OTIF — fason operasyonun tamamlanma tarihi, iş emrinin terminini aşmadıysa "zamanında" sayılır. Hücrede yüzdenin yanında payda da durur (12/15): paydasız bir "%80" hiçbir şey söylemez. Termini olmayan emir sayılmaz — terminsiz işte gecikme diye bir şey yoktur ve onu "zamanında" saymak puanı şişirirdi.
- Fason fire % — fire, sevk edilene oranlanır (dönene değil): fason atölyede kaybolan mal da firedir. Yanındaki ⚠ sayısı, firesi sevkte beyan edilen toleransı aşan sevk adedidir.
- Sınıf — tedarikçinin son kapanmış VDA 6.3 denetiminin sınıfı (A/B/C). Denetim geçerlilik süresini aştıysa ayrıca BAYAT rozeti çıkar. Denetimi olmayan tedarikçide "denetimsiz" yazar; boş bırakılmaz.
- Bileşik — OTIF, fire ve kalite (IQC/karantina reddi + NCR) bileşenlerinin ağırlıklı ortalaması. Ağırlıklar firma ayarıdır (kalite.karne_agirlik_otif / _fire / _kalite; varsayılan 40/30/30). Verisi olmayan bileşen paydaya GİRMEZ: fason vermediğiniz bir tedarikçi, fire bileşeninden ceza almaz. Hücrenin üzerine gelince hangi bileşenin kaç puanla ve kaç ağırlıkla girdiği yazar — kara kutu puan verilmez.
- Karne önbelleği (60 sn) artık fason sevk, fason operasyon ve denetim tablolarını da imzasına katar; yeni bir fason dönüşü karneyi bayat göstermez.
Satın alma sekmesinin üstünde iki düğme daha vardır: Tedarikçi Denetimi (VDA 6.3) — denetim aç, soruları 0/4/6/8/10 ile puanla, elementleri ve sınıfı gör, kapat; ve EDI Defteri — müşteriden gelen sipariş/serbest bırakma mesajını al, işle, üretilen sipariş taslağı ile üretim isteklerini gör. Ayrıntılar için PPAP ve SPC rehberinin 11. ve 12. bölümlerine bakın.
15. Satın alma, IQC ve cihaz kanıtları
IQC kriterine iş talimatı, kontrol planı ve şartnameyi; IQC kabulüne sertifika, CoC/CoA, muayene/ölçüm raporu ve irsaliyeyi; ölçüm cihazına kalibrasyon sertifikası ve test raporunu bağlayın. Fason sevk/dönüşte ASN, CoC/CoA, sertifika, PPAP, teslim belgesi ve geri kabul muayene raporu aynı fason paket altında kalmalıdır.
Süresi dolmuş sertifikayı silmeyin; yeni geçerlilikle yeni ek yükleyin. Lot, tedarikçi, belge no ve kabul kararı aynı kaydı göstermelidir. Alan rehberi: Uygulamalı Kullanıcı El Kitabı.