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Departamentos — Guía desde cero para la oficina interna

Esta ventana no hace un solo trabajo; mantiene juntos los libros de diez departamentos distintos. No se asuste: nadie usa los diez. Lea la sección que tiene que ver con su trabajo y olvídese del resto. Aun así, las secciones 1 y 2 conviene que las lea todo el mundo: saber dónde vive cada tipo de trabajo evita que se abran registros en el sitio equivocado.

1. ¿Para qué sirve esta ventana?

En una empresa, las ventas y la producción son la parte visible. Pero detrás ocurren otras cosas: se compran materiales, se controla la mercancía que entra, se levanta acta de un producto defectuoso, se registra la avería de un cliente, se envía a un técnico a campo, se facturan las suscripciones mensuales. Cada una de ellas necesita un registro con un principio y un final; si no, el trabajo se queda en palabras y se olvida.

2. Diez pestañas, tres grupos

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 1 — Localice su grupo; puede hacer su trabajo sin entrar nunca en los otros dos.

3. Compras: de la solicitud al pedido

Nadie pide directamente. Primero se abre una solicitud («hacen falta 30 kg de cola»), después se recogen ofertas de los proveedores, se ponen unas al lado de otras y se elige una. En el momento en que elige, la solicitud pasa a pedido. Esos tres pasos son la respuesta permanente a la pregunta «¿por qué compramos a este proveedor?».

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 2 — Una solicitud se puede eliminar y las ofertas se pueden modificar; pero, una vez elegida una oferta, el registro se convierte en pedido.

4. Calidad de entrada (IQC): aceptar un lote

Ha llegado mercancía del proveedor. No puede medirla pieza a pieza; toma una muestra, la revisa según los criterios de aceptación y emite uno de estos tres veredictos:

5. NCR / MRB: el registro de no conformidad

Un NCR (informe de no conformidad) quiere decir «algo no cumplió la norma»: puede ser en la mercancía recibida, en producción o en el cliente. El MRB es la decisión que se toma sobre esa no conformidad: usarlo, reprocesarlo, desecharlo o devolverlo.

6. Equipos: calibración y bloqueo de producción

Calibres, básculas, llaves dinamométricas… Todo equipo de medición tiene una fecha de caducidad de la calibración. Una medición hecha con un calibre descalibrado es más peligrosa que no medir nada, porque da una confianza falsa.

7. RMA / Servicio técnico: la mercancía que vuelve del cliente

El cliente ha devuelto la mercancía. Con + Nuevo RMA se abre el registro: qué producto, qué número de serie, cuál es la descripción de la avería. Después se añaden las líneas de servicio: cada trabajo realizado y su importe es una línea aparte. Al terminar, el registro se cierra de dos maneras: completado (reparado) o devolución (se devolvió el dinero o el producto).

8. Soporte y Dispatch: tickets y trabajos de campo

Cuando un cliente llama y dice «el equipo no funciona», se abre + Nuevo ticket: asunto, prioridad, cuenta. El ticket se asigna a alguien con Asumir/Asignar y, una vez resuelto, se escribe una nota de solución y se cierra. Si no se puede resolver a distancia, desde la pestaña Dispatch se abre un trabajo de campo y se asigna a un equipo.

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 3 — Los trabajos de campo van al equipo de montaje, que los ve en la pestaña Mis trabajos de la aplicación /saha.

9. Suscripciones: una factura cada mes, sin intervención

Paquetes de mantenimiento, alquileres, contratos anuales de servicio… Facturar a mano el mismo importe todos los meses es una pérdida de tiempo y se olvida con facilidad. Con + Nueva suscripción se introducen la cuenta, el importe mensual y el compromiso (meses); el sistema comprueba cada 6 horas y factura las suscripciones activas a las que aún no se ha emitido la factura de ese mes. Si no quiere esperar, tiene el botón Emitir ahora las facturas mensuales.

10. Costes (K-6): repartir los gastos generales entre los productos

El coste de una silla no es solo la madera y los tornillos: el alquiler de la fábrica, la electricidad y el sueldo del encargado también le corresponden en parte. A eso se le llama gasto general y no se puede imputar directamente a un único producto. Esta pestaña reparte la bolsa de gastos mensual entre los productos por uno de estos dos métodos:

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 4 — Si no reparte el gasto general, todos los productos parecen más rentables de lo que son; si fija el precio así, venderá a pérdida.

11. RR. HH.: permisos, anticipos y material asignado

Se llevan tres registros sencillos: permiso (las fechas de inicio y fin son obligatorias), anticipo (el importe es obligatorio) y material asignado (lo que se entrega al personal: portátil, teléfono…). El objetivo no es hacer la nómina, sino responder a «quién está de permiso» y «quién tiene qué equipo».

12. Los momentos en que el sistema le detiene

13. Preguntas frecuentes

14. Glosario de términos

16. Compras › «Por debajo del mínimo»: qué comprar, cuánto y a quién

Antes esta tarjeta dependía de la ventana de Almacenes y solo la podía rellenar un administrador; el comprador recibía un 403. Ahora se abre en la pestaña Compras con el permiso de compras (proveedores) y no hace falta permiso de almacén. La regla es la misma: si el nivel mínimo de la ficha de artículo está por encima del disponible general, la fila entra en la lista; pero se le ha añadido el contexto que necesita el comprador.

Cómo se usa: el botón Abrir solicitud de la fila abre el formulario de solicitud precargado con la cantidad sugerida y escribe en la justificación la cantidad en camino; si ya hay una solicitud abierta, el aviso del botón se lo advierte. El cuadro de filtro busca en el código, en la descripción y en el nombre del proveedor. La lista se guarda en caché 60 segundos: si la factura de compra que acaba de escribir no aparece enseguida, pulse el botón Actualizar de la tarjeta (cálculo recién hecho).

17. La divisa en la ficha del proveedor y el tipo de cambio por defecto en el documento de compra

Para una empresa que compra en el extranjero, tener que elegir a mano la divisa en cada factura de compra era lento y propenso a errores. Se ha añadido el campo Divisa al formulario Editar de la ficha de la cuenta (y «Divisa (vacío = TL)» al crear una ficha nueva). De 2 a 10 letras, convertidas a mayúsculas: USD, EUR, GBP… Si lo deja vacío, es TL.

Qué ocurre en el documento: si un documento de compra (compra o devolución de compra) se escribe sin indicar divisa alguna —normalmente desde una integración externa o una llamada a la API— se toma la divisa del proveedor; si no es TL y no se ha dado el tipo de cambio, se rellena con el tipo comprador/vendedor del banco central de ese día. En la respuesta, el bloque «dovizVarsayilan» indica el origen (el proveedor), el tipo y su fecha. Si no se encuentra ningún tipo, el documento no se escribe y con un 422 se piden «gkur/tkur»: más vale detenerse que escribir en silencio un tipo 1/1. La ventana de entrada de documentos envía siempre la divisa de forma explícita, así que los documentos escritos desde pantalla no se ven afectados; en el sentido de venta este valor por defecto no se aplica.

18. Devolución de compra y devolución de venta: ¿qué permiso, qué operación?

Las facturas de devolución son inversas en cuanto al sentido de las existencias: la devolución de venta es una entrada de mercancía y la devolución de compra una salida. Como la regla antigua solo miraba el sentido de las existencias, había que dar al comercial el permiso de compras y al comprador el de ventas, una puerta equivocada. Ahora la factura de devolución se emite con el permiso de su propia área comercial: faturacikis (ventas) para la devolución de venta y faturagiris (compras) para la devolución de compra. El mensaje de rechazo indica también qué permiso hace falta: «No tiene permiso de factura de entrada/salida — … pertenece al área de COMPRA, hace falta el permiso 'faturagiris'».

Para quien escribe por la API: el tipo de operación del extremo de escritura de documentos tiene ahora cuatro valores: alis, satis, alis-iade, satis-iade. La forma antigua «satis + clase de factura 2» sigue funcionando; si se envía una combinación incoherente, el mensaje indica la operación correcta («Para una devolución de compra use islem:'alis-iade'»). La devolución solo vale para el destino factura; en pedidos y ofertas recibirá un 422.

19. Ficha de evaluación del proveedor: la columna «Últimos 90 días», la caché y la paginación

La tabla de evaluación ha ganado la columna Últimos 90 días: número de documentos, importe de compra e importe de devoluciones, con independencia del año seleccionado, siempre 90 días hacia atrás desde hoy. Es la respuesta a «¿cuánto hemos trabajado con este proveedor en el último trimestre?». La evaluación se guarda ahora en caché 60 segundos y se recalcula por sí sola cuando cambia alguna de las tablas de facturas de compra, IQC, NCR, cuarentena o puntuaciones; aun así, si la quiere «ahora», el botón Actualizar fuerza un cálculo nuevo. Las listas largas se paginan: encima de la tabla hay flechas de página (‹ ›), un selector de filas por página (25/50/100/250 — por defecto 50) y un contador total con el formato “51–100 / 232”.

Para quien trabaja desde la ventana Corporativo existe la misma información como resumen de un solo proveedor: el resumen de 90 días del proveedor (compras/devoluciones, ratio de aceptación-rechazo de IQC, NCR, rechazos de calidad, puntuación y score). El detalle, en la guía de Corporativo. Cuando se escribe una solicitud de compra, la respuesta devuelve ahora el número de orden de la solicitud; el aviso «Abrir solicitud» del MRP muestra ese número.

20. Las nuevas columnas de la evaluación: OTIF, merma de subcontratación, clase VDA 6.3 y puntuación compuesta

• OTIF — a subcontract operation counts as "on time" if its completion date did not pass the work order's due date. The cell shows the denominator next to the percentage (12/15): an "80%" without a denominator says nothing. Orders without a due date do not count — there is no lateness without a deadline, and counting them as "on time" would inflate the score.
• Subcontract scrap % — scrap is measured against what was dispatched (not what came back): goods lost at the subcontractor are scrap too. The ⚠ number beside it is the count of dispatches whose scrap exceeded the declared tolerance.
• Class — the class (A/B/C) of the supplier's last closed VDA 6.3 audit. If the audit has passed its validity a STALE badge appears as well. A supplier with no audit reads "unaudited"; the cell is never left blank.
• Composite — the weighted average of the OTIF, scrap and quality (IQC/quarantine rejects + NCRs) components. The weights are company settings (kalite.karne_agirlik_otif / _fire / _kalite; default 40/30/30). A component with no data stays out of the denominator: a supplier you never subcontract to is not punished on the scrap component. Hovering the cell shows which component contributed what score at what weight — no black-box score is given.
• The 60-second scorecard cache now includes the subcontract dispatch, subcontract operation and audit tables in its signature; a new subcontract return no longer leaves the scorecard stale.

15. Compras, IQC y evidencias de los equipos

Adjunte a los criterios de IQC las instrucciones de trabajo, el plan de control y la especificación; a la aceptación de IQC, el certificado, el CoC/CoA, el informe de inspección o medición y el albarán; y al equipo de medición, el certificado de calibración y el informe de ensayo. En los envíos y devoluciones de subcontratación, el ASN, el CoC/CoA, el certificado, el PPAP, el justificante de entrega y el informe de inspección de recepción deben quedar bajo el mismo paquete de subcontratación.