Manual práctico del usuario

Esta página está pensada para que un empleado que usa el programa por primera vez pueda hacer su trabajo diario con seguridad. Lea primero las reglas comunes de esta página y pase después a la guía del módulo de su trabajo. Si no conoce un término, no lo adivine: escriba en el buscador de la ayuda la palabra que ve en pantalla.

Cuatro comprobaciones antes de empezar

Compruebe en el nombre y la empresa de la esquina superior derecha que ha entrado con el usuario y la empresa correctos.
No cree ningún registro sin haber elegido antes la fecha de trabajo, la planta o el almacén y el sentido de compra o venta.
Si no aparece el botón de Guardar o el de Aprobar, consulte sus permisos con su responsable. No use nunca la cuenta de otra persona.
Si la lista de la pantalla parece desfasada, pulse primero Recargar. Si dos personas están editando el mismo registro, no vuelva a escribir sin haber visto la última versión.

1. El mismo orden de trabajo en todos los formularios de registro

Defina el objetivo. ¿Está creando un registro nuevo, corrigiendo uno existente o aprobando un estado? Una información correcta escrita en la ventana equivocada sigue siendo un registro erróneo.
Rellene los campos obligatorios. Los campos con asterisco no pueden quedar vacíos. Código, cuenta, artículo, almacén, fecha, cantidad y estado son la base de los informes.
Rellene los campos opcionales que importan para el trabajo. Responsable, descripción, quien recibe, vehículo, matrícula, conductor, nota de carga, lote, serie, proyecto y centro de coste completan el sentido del registro ante una auditoría.
Guarde primero el registro principal. Que el panel de archivos diga “guarde primero el registro principal” no es un error: el número de registro al que se vinculará el adjunto todavía no existe.
Compruebe el resultado. Un mensaje de éxito no basta. Busque el registro en la lista y vuelva a leer su número, su cantidad, su estado y los adjuntos vinculados.

1.1 La diferencia entre obligatorio y opcional

Tipo	¿Qué debe hacer?
Obligatorio	Lleva asterisco o da un aviso claro al intentar guardar. No escriba un valor provisional o inventado en lugar de averiguar el real.
Opcional	El registro se puede crear técnicamente, pero rellénelo si dispone de la información. Un campo en blanco deja un hueco que después aparece en un informe, una búsqueda, una expedición o una auditoría.

2. Norma para adjuntar archivos con versión y pruebas

El panel Adjuntos funciona igual en los formularios de producción, calidad, almacén, subcontratación, comercial, CRM, banca, RR. HH. y proyectos. No basta con subir el archivo; también se registra qué es el documento y a qué trabajo pertenece.

2.1 ¿Cómo rellenar los campos?

Campo	Regla y ejemplo
Tipo de documento	Elija el significado que tiene el archivo en el trabajo: plano técnico, especificación, instrucción de trabajo, plan de control, certificado, CoC/CoA, informe de medición/FAI/SPC/ensayo/inspección, documento de entrega, albarán, ASN, vale de recepción de almacén, contrato, justificante bancario, fotografía o paquete PPAP.
N.º de documento / informe	Es obligatorio en los certificados y en los tipos de informe. Escriba el número que figura en el documento, no el nombre del archivo; por ejemplo: COC-2026-184.
Revisión	Es obligatoria en planos técnicos, especificaciones, instrucciones de trabajo, planes de control, PFMEA y diagramas de flujo de proceso. Ejemplo: A, 03. No sobrescriba el archivo antiguo; suba la revisión nueva como un adjunto nuevo.
Validez	El inicio y el fin indican entre qué fechas se puede usar el documento. No deje la fecha de fin en blanco en certificados, calibraciones y aprobaciones con plazo.
Lote / Serie / Orden	Si la prueba pertenece a una producción concreta, escriba su identificador. No asocie un lote o una serie cualquiera a un procedimiento general. Si el número de orden viene del formulario, no lo cambie.
Clase de seguridad	Elija Público, Interno, De uso restringido o Confidencial. Aplique la norma de la empresa a los planos de cliente y a los documentos de defensa o de proyecto; no rebaje la clase por comodidad.
Propiedad del cliente	Márquelo cuando el dueño intelectual o físico del archivo sea el cliente. Esta marca no significa que el archivo se pueda compartir libremente; al contrario, exige una protección más estricta.

2.2 Adjuntar un archivo paso a paso

Guarde el registro principal y vuelva a abrirlo; asegúrese de ver el número de registro correcto.
Elija el tipo de documento en el panel de adjuntos. Rellene el número de documento o informe y la revisión cuando aparezca el asterisco.
Introduzca la validez, el lote, la serie, la seguridad y la propiedad del cliente según el documento real.
Elija o arrastre el archivo. No cierre la ventana hasta que termine la subida. El límite por archivo es de 20 MiB.
Compruebe en la lista que el nombre del archivo, el tipo, el número, la revisión, los vínculos y el estado son correctos.
Pulse el nombre del archivo para abrir la vista previa de texto, imagen o PDF; para guardarlo en el ordenador use el botón Descargar aparte. En formatos como Office o CAD, que el navegador no puede mostrar, el sistema le dice con claridad que hay que descargarlo.

Un archivo no se borra: se anula con un motivo. Si eligió el archivo equivocado, pulse Anular y escriba un motivo comprensible. Un adjunto de un expediente de producción congelado no se puede cambiar en silencio. Suba el archivo correcto como revisión nueva; la versión antigua queda como rastro de auditoría.

2.3 ¿Qué documento hay que vincular a qué registro?

Documento	Formularios relacionados	Vínculo clave
Plano técnico	Ficha de artículo; escandallo; solicitud, orden, máquina y molde de producción; FAI, ECN, proyecto; oferta, pedido y oportunidad del CRM.	Revisión, validez y propiedad del cliente.
Certificado / CoC / CoA	Ficha de artículo y lote; recepción IQC; CoC y trazabilidad de lote; instrumento de medida; paquete de subcontratación y su devolución; competencia del personal o EPI.	Número de documento, validez, lote/serie y proveedor.
Informe de medición / FAI / SPC / ensayo / inspección	Orden de producción y característica SPC; medición de sala limpia; FAI, NCR, muestra, recepción IQC; mantenimiento/máquina/molde.	Número de informe, orden, lote/serie, fecha de medición e instrumento.
Documento de entrega / albarán / ASN / vale de almacén	Inventario, lote, palé y transferencia de almacén; expedición y devolución de subcontratación; pedido y factura; entrega de EPI y lista de control de entradas y salidas.	Número de documento, quien entrega y quien recibe, fecha, vehículo y matrícula, lote/serie.

3. Turnos y patrones: la estructura que hay que montar antes del control de presencia

Un turno es la hora de inicio y de fin de una jornada de trabajo. Un patrón es la secuencia día a día de los códigos de turno; X es el día de descanso. Si no se definen los turnos y los patrones antes de abrir el control de presencia, las líneas del plan pueden quedar incompletas y el cálculo del trabajo nocturno y de las horas extra puede salir mal.

El responsable de RR. HH. entra en Personal → Tiempo → Turnos y registra el código, el nombre, el inicio, el fin, el desbordamiento de día o noche y si está activo. Si un turno de noche termina al día siguiente, comprueba el ajuste de desbordamiento de día.
En Patrones, dé un código único y un nombre descriptivo. Escriba los días con códigos de turno ya definidos y use solo X para los días de descanso. Ejemplo: S,S,A,A,N,N,X,X.
Aplique el patrón al personal con una fecha de inicio. El día de inicio es el primer día del patrón; una fecha equivocada desplaza toda la rotación.
Compruebe el plan semanal y la vista de turnos del portal del empleado. Si las horas aparecen como “—”, a la ficha del turno le faltan el inicio o el fin; si no hay nombre de turno, es que no se aplicó el patrón o el plan.
Abra el periodo de control de presencia solo después de comprobarlo. Si cambia un turno, no pise el plan antiguo en silencio: cree un plan nuevo con fecha de efecto.

Ejemplo: para la oficina, G,G,G,G,G,X,X; para una producción a tres turnos, S,S,A,A,N,N,X,X. Aplíquelo primero a un empleado de prueba, revise el calendario de ocho días y después aplíquelo en bloque.

4. Módulo y ficha de tareas diarias según su trabajo

La ficha siguiente le dice a qué guía debe ir primero. Los nombres de campo detallados y las capturas de pantalla están en la página del módulo enlazada.

Trabajo / guía	El flujo diario correcto	Anulación / error / ejemplo
Cadena de documentos · Entrada de documentos	Permiso de ventas o contabilidad; cuenta, sentido, fecha, almacén y artículo correctos. Use la conversión oferta → pedido → albarán → factura → cobro; no reescriba nada.	No borre un documento con efecto monetario o de existencias: anúlelo o haga un apunte contrario. Ejemplo: convierta el albarán de venta en su factura y adjunte el documento de entrega.
Ficha de la cuenta · Ficha de artículo · Listas	Permiso para crear fichas; código único, nombre o razón social, unidad, datos fiscales y de grupo. Adjunte plano, especificación y certificado a la ficha de artículo, y contrato y pruebas de contacto a la cuenta.	Una ficha con movimientos casi nunca se borra: se pasa a inactiva. Ante el error de "código en uso", no invente un código nuevo: busque la ficha existente.
Almacén	Permiso de alcance de almacén; almacén de origen y destino, artículo, cantidad, lote/serie, palé y persona que recibe. Siga el orden instrucción → expedición → recepción y vincule el vale de entrega.	Una transferencia ya recibida no se borra: hace falta una corrección o un movimiento contrario. Ejemplo: se expiden 40 piezas en dos palés, con vehículo, matrícula y quien recibe.
Producción · Corte/instalación	Permiso de producción; escandallo y revisión aprobados, orden, almacén, máquina, turno y cantidad. Siga el orden escandallo → solicitud → plan → orden → confirmación → puerta de calidad; vincule el plano y la instrucción con la revisión correcta.	Una orden ya confirmada no se borra; la anulación o el storno dejan rastro. No siga a la fuerza ante un aviso de "revisión no válida" o "existencias insuficientes". Ejemplo: a la orden 125 se le vinculan el plano B, la instrucción de trabajo 03 y el informe de medición.
Calidad · PPAP/SPC · Medio ambiente/sala limpia	Permiso de calidad; orden, lote o serie, característica, instrumento, medición y decisión. Vincule las pruebas de FAI, IQC, SPC, NCR/MRB, CoC/CoA, APQP/PPAP y calibración a su propio registro y al lote físico.	Un resultado aprobado no se borra: se abre una revisión nueva o una decisión de NCR. Para corregir una medición fuera de tolerancia, no oculte el resultado antiguo. Ejemplo: el lote L-204 pasa a cuarentena con el informe de medición MR-18.
Compras / IQC / mantenimiento / soporte · Corporativo / subcontratación / proyecto	Permiso del departamento correspondiente; proveedor, solicitud, oferta, aprobación, plazo, lote y proyecto. Siga el orden solicitud de compra → comparación de ofertas → pedido → recepción de mercancía → IQC; para la subcontratación, expedición → proceso externo → devolución → aceptación.	Un pedido ya recibido o un paquete de subcontratación no se borran: se abre una devolución o un NCR. Ejemplo: el CoC del proveedor, su ASN y el informe de inspección de la devolución se vinculan al mismo paquete de subcontratación.
Finanzas · Conciliación · Beneficios	Permiso de finanzas; caja o banco, cuenta, divisa, fecha, importe y centro de coste correctos. Vincule el justificante al recibo bancario correspondiente y el contrato al proyecto o a la cuenta. Explique con documentos las diferencias de conciliación.	Un cobro o un pago no se borran: hace falta un recibo contrario. El aviso de "datos bancarios desfasados" es solo para el usuario autorizado en banca. Ejemplo: el justificante de transferencia DK-902 se adjunta al recibo bancario.
CRM · Plantillas de mensaje · Campo/B2B	Permiso de ventas o de campo; cuenta o cliente potencial, responsable, etapa, fecha prevista e importe. Anote cada conversación como actividad; vincule el plano o la especificación a la oportunidad, y el contrato al pedido o al proyecto.	No borre una oportunidad ganada o perdida: actualice su estado y el motivo. Ejemplo: a la oportunidad "Oferta de rotor nuevo" se le adjuntan el plano A del cliente y su especificación.
Recursos Humanos	Permiso de RR. HH. o del responsable correspondiente; número de personal, periodo de empleo, turno y patrón, legislación y confidencialidad. Primero la ficha de la persona y después el periodo, el patrón, el plan y el control de presencia. Vincule al formulario correspondiente el contrato, los certificados, la documentación sanitaria, los EPI y las pruebas de la baja.	Un periodo de empleo pasado no se borra: para una reincorporación se abre un periodo nuevo. Mantenga la documentación sanitaria y de identidad en la clase de seguridad correcta. Ejemplo: el patrón del equipo de noche se prueba primero y después se aplica en bloque.
Cockpit · Informes · Archivo	Permiso de consulta o aprobación; filtro correcto de fecha, empresa, planta, almacén y divisa. Compruebe primero el alcance, después siga la cifra hasta la lista de origen y verifique la versión histórica en el Archivo.	Una línea de informe no se borra: se corrige el registro de origen. Ejemplo: ante una diferencia de facturación, compruebe la fecha y el sentido de la venta y baje hasta la factura.
Impresión · Comunicación · Herramientas · Agente	Permiso de plantilla, publicación o consulta. En la impresión, compruebe el tipo de documento y el sentido de compra o venta; en la comunicación, el destinatario y el adjunto correctos; en las herramientas, la carpeta de trabajo. El Agente es solo apoyo a la decisión: abra la fuente y verifíquela.	Un documento enviado por error puede que no se pueda retirar; haga la vista previa antes de enviar. Ejemplo: se previsualiza la factura de venta en PDF con la plantilla predeterminada de venta y se envía a la cuenta correcta.
Ajustes · Seguridad/auditoría · Glosario de migración	Un usuario normal no modifica un ajuste que requiere permiso de administrador. Cambie su contraseña desde su propia cuenta y no la comparta. Registre con fecha y motivo los cambios de permisos, de política de pruebas y de registro.	En lugar de borrar un registro de permiso, cambie de forma controlada su alcance y su estado activo. Ejemplo: un usuario de almacén sin permiso de banca tampoco ve el aviso de datos bancarios desfasados.

5. ¿Cómo resolver un mensaje de error?

Léalo antes de cerrarlo; anote el número de registro, el nombre del campo y el código de error.
400/422: falta un campo obligatorio o una regla de negocio. Corrija con información real el campo que indica el mensaje.
401/403: es un problema de sesión o de permisos. Vuelva a entrar; si no tiene permiso, avise a su responsable y no use otra cuenta.
409 / KAYIT_DEGISTI: otro usuario guardó antes que usted. Recargue, lea la diferencia y vuelva a introducir solo el cambio necesario.
Archivo rechazado: compruebe el tipo y el tamaño del archivo y el asterisco del número de documento o de la revisión. No intente disimular un archivo cambiándole la extensión.

No pulse el mismo botón una y otra vez. Aunque la pantalla parezca esperar, la escritura puede estar en cola en el servidor. Espere primero el resultado o el mensaje de error y recargue después la lista. Si el problema sigue, abra un aviso de soporte con la pantalla, la empresa, el número de registro, la hora y el mensaje; nunca escriba su contraseña.

6. Comprobación de fin de jornada

Si ha dejado un borrador o un registro pendiente, ¿ha anotado su responsable y el siguiente paso?
¿Las expediciones, la producción, la calidad, las operaciones financieras y las de RR. HH. de hoy aparecen en la lista con el estado correcto?
¿Están las pruebas obligatorias vinculadas al registro correcto, con su tipo de documento, número, revisión y clase de seguridad?
En lugar de dejar un error en un comentario de palabra, ¿ha abierto un aviso de tarea o de soporte?