Ayuda › Auditoría, puertas y anomalías

Rastro de auditoría, puertas de seguridad y anomalías

Esta guía explica tres capas de defensa distintas. En pocas palabras: la primera registra, la segunda detiene y la tercera muestra. Cada una sirve por sí sola, pero su verdadera fuerza aparece cuando se usan juntas.

1. ¿Qué hace cada una de las tres capas?

Lo que separa un accidente de un abuso es la intención, y ningún software puede ver la intención. Por eso el sistema responde por separado a tres preguntas distintas:

2. Toda la historia de un documento: el expediente del documento

En las pantallas de factura, pedido, oferta, albarán, recibo y remesa de cheques —si ha entrado como responsable— verá un botón de Expediente del documento. Con un solo clic se abre toda la historia de ese documento:

• Identity — who wrote the document, when, and who made the last change.
• Version history — how many times it was edited and how much the amount moved each time.
• Access trail — who touched this document, when, and from which IP address.
• Linked documents — which quote and order it came from; which collection it was tied to.
• Certainty — how sure the system is about the match: single match, single IP, multiple candidates or no trail.

3. Puertas de seguridad: seis frenos

Todas las puertas están desactivadas por omisión. A una empresa que pasa a la versión nueva no se le detiene ningún trabajo por sí solo; activar una puerta es una decisión deliberada. Cada puerta tiene una salida, y siempre está escrita en pantalla: una puerta cuya salida no se ve acaba desactivada en bloque a la primera queja.

3.5 La decisión sobre quién es administrador viene ahora del servidor

La pregunta de si un usuario es administrador del sistema podía tener antes dos respuestas: la del servidor y la interpretación propia de la pantalla. Como ambas partes leían los mismos bits de permiso por separado, podían —rara vez— divergir: el botón aparecía y la operación se rechazaba. Ahora hay una sola respuesta: al iniciar sesión, el servidor resuelve él mismo la pregunta "¿es administrador este usuario?" y comunica el veredicto al programa de forma explícita. La pantalla lee ese veredicto y no interpreta nada por su cuenta.

3.6 ¿Qué le dice un mensaje de permiso denegado?

Cuando se rechaza una operación, el programa ya no se limita a decir "no tiene permiso": indica por su nombre qué permiso hace falta. Eso le permite ir a su administrador y decirle "¿me activas este permiso?" en lugar de "algo no funciona", y el tiempo de solución baja a minutos. El mensaje sigue siempre el mismo patrón:

4. ¿Cómo se abre una puerta?

1. Open the Management window → Audit tab → Security gates.
2. Read the gate's description and its Escape line. If you cannot explain the escape to your team, do not open that gate.
3. Enter the value (a date, a number or a choice) and press Apply. An open gate turns amber and the header says "1 gate open".
4. If you change your mind, Close returns the setting to its default; no record changes, only the gate closes.

5. Anomalías: no una acusación, sino un sitio donde mirar

Borrar una factura es normal. Emitir el mismo día una factura nueva por un importe parecido a la misma cuenta también lo es. Que las dos cosas ocurran seguidas no lo es. Esta pantalla muestra exactamente esa clase de sucesos, con cuatro miradas:

• Ageing receivable / stalled collection — accounts whose balance grows while collection has stopped. A customer about to default slows down first.
• Same-day delete-and-rewrite — a new document for the same account on the same day for a similar amount. If the deleter and the writer are the same person, that is flagged too.
• Duplicate purchase invoice — same supplier, same amount, close dates. An invoice paid twice is the quietest loss there is.
• Return-heavy account — accounts whose returns are high relative to their sales.

6. La rutina semanal de diez minutos

1. Open the Anomalies tab and look at the four badge counts. Any jump compared with last week?
2. In same-day delete-and-rewrite, open the rows where "same person = yes" and the difference is negative. Read the story with the Document File button.
3. In duplicate purchases, look only at rows where "document no is the same"; the rest is usually regular buying.
4. If you find something, ask the person involved — the system does not judge, you do.
5. If you must send the list to your accountant, use the CSV button; the "this is not an accusation" note travels with the file.

7. Cuatro puertas nuevas (2026-09): firma única, bloqueo automático de periodo, exigencia de lote en el CoC y patrón automático de lote

En la misma pantalla (Dirección › Auditoría › Puertas de seguridad) verá cuatro filas nuevas. La regla no cambia: todas desactivadas por omisión, cada una con su salida y su rastro, y solo el administrador del sistema las modifica.

8. Plantillas de rol y permisos que surten efecto al instante en las sesiones abiertas

Al crear un usuario, ahora elige una plantilla de rol (ventas, compras, almacén, producción, calidad, finanzas, contabilidad, RR. HH., planificación, dirección): se acabó la época del "clona al del almacén y luego activa y desactiva los bits uno a uno". Cómo se usa está en la guía de Ajustes. Desde el punto de vista de la seguridad, dos reglas importan:

1. Ninguna plantilla incluye el bit de administrador del sistema. Los derechos de administrador se conceden siempre a mano y de forma deliberada; ni siquiera la plantilla de "dirección" abre el Cockpit de Dirección.
2. Un cambio de permisos surte efecto al instante en las sesiones abiertas. Antes el usuario tenía que salir y volver a entrar; ahora, en cuanto el administrador pulsa Guardar, las sesiones abiertas de ese usuario se refrescan de forma transparente: la sesión no se cae, basta con recargar la página. Si se cambia la contraseña de un usuario, sus sesiones abiertas sí se caen (entrará con la nueva): es el comportamiento esperado y seguro.

Permisos según el tipo de factura: las facturas de abono se emiten con el bit de su propio ámbito comercial: la devolución de venta con faturacikis y la de compra con faturagiris. Un permiso denegado llega ahora siempre como 403 e indica qué derecho hace falta (antes, en algunos caminos, aparecía un "error de servidor" 502). Detalle: guía de Compras.

9. Los errores de acceso son de tres clases: identidad, freno y carga

No todo acceso rechazado es una "contraseña incorrecta". Lea el mensaje:

Subida de adjuntos: si se están analizando muchos archivos a la vez, puede ver "Cola de análisis de archivos llena: inténtelo de nuevo en breve" (503); su archivo no fue rechazado, solo no entró en la cola. Vuelva a subirlo unos segundos después.

10. Portal del personal: freno de acceso y desbloqueo

El portal tiene dos protecciones distintas. (1) Freno por IP: si desde la misma dirección se prueban muchos PIN incorrectos en poco tiempo, sale "Demasiados intentos: espere 1 minuto" (429). Los accesos correctos no cuentan; que cincuenta personas entren desde la misma red de la fábrica al cambio de turno no dispara el freno. (2) Bloqueo de cuenta: 5 PIN incorrectos para el mismo número de personal → 15 minutos de bloqueo. Antes, la única forma de desbloquear era cambiar el PIN; ahora un responsable de RR. HH. lo abre sin esperar con la operación "Desbloquear" (por ahora vía API; el botón en pantalla llegará en la siguiente ronda: POST /api/ik/portal/kullanicilar/<sıra>/kilit-ac), y la operación queda registrada. Detalle: guía de RR. HH..

Grados de confidencialidad y necesidad de conocer

En las empresas que trabajan en defensa, los adjuntos y los proyectos se filtran por grado de confidencialidad: público < interno < de uso restringido < secreto. Un usuario sin el grado suficiente tampoco ve el registro EN LA LISTA, porque la existencia misma de un documento ya es información. Esta puerta no tiene salida visible y cada acceso denegado se escribe en el rastro de accesos. Detalle: Trazabilidad de defensa → Necesidad de conocer.