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Archivo e historial de documentos: ¿puede volver lo borrado?
Esta página explica tres ventanas auxiliares: Registros antiguos, que localiza y restaura documentos borrados; Historial del documento, que muestra cuántas veces y por quién se modificó un documento; y Vista previa del documento, que enseña la oferta tal como la recibirá el cliente. Ninguna de las tres está en el dock: se abren desde dentro de otras ventanas. Su frase más importante es esta: un documento borrado no se pierde, pero al restaurarlo ya no es el mismo documento.
Los nombres visibles de las tres fichas de archivo
| Nombre de la ventana | ¿Qué muestra? |
|---|---|
| Ficha de pedido (Archivo) | La instantánea de la cabecera, las líneas y los totales del pedido borrado; solo lectura. |
| Ficha de factura (Archivo) | La instantánea de la factura borrada junto con los datos del albarán asociado; solo lectura. |
| Ficha de oferta (Archivo) | La instantánea de la cabecera, las líneas y los totales de la oferta borrada; solo lectura. |
En las tres no se rellena ningún campo: no hay añadir, modificar ni borrar. La única acción de escritura para un usuario autorizado es Restaurar; compruebe su resultado como un registro nuevo con fecha de hoy, según la regla del apartado 4 de más abajo.
1. ¿Cómo guarda HNR un documento borrado?
HNR guarda un documento fotografiándolo. Cuando un documento se modifica y cuando se borra, el servidor escribe en una tabla de respaldo una fotografía de su estado anterior. Esto tiene dos consecuencias importantes:
La fotografía se toma solo en el momento del cambio. Si guardó una factura una vez y no la volvió a tocar, su historial está vacío: no es una carencia, sino una consecuencia natural. Un documento guardado tres veces tiene dos fotografías: cada una es el estado anterior a ese guardado.
Figura 1 — Cuándo se toman las fotografías
2. Historial del documento: "¿quién cambió esta factura?"
Al abrir la ficha de una factura, un pedido o una oferta puede consultar su historial de cambios. La lista va de lo más antiguo a lo más reciente y cada fila es un momento de guardado: nombre de usuario, fecha y hora, importe e IVA. Al pulsar una fila, el programa saca las líneas de esa versión y su diferencia con la anterior: verá qué línea se añadió y qué precio cambió.
La respuesta a "yo no escribí ese precio" está aquí: el historial lleva el quién y el cuándo con el nombre de usuario. El objetivo no es encontrar un culpable, sino encontrar rápido el error; lo que suele aparecer no es mala fe, sino dos personas actualizando el mismo documento con información distinta.
3. Registros antiguos: el explorador de documentos borrados
Esta ventana se abre con el botón "Registros antiguos" de las listas de facturas, pedidos y ofertas. El botón no lo ve todo el mundo: solo aparece para el usuario que tenga permiso de borrado de ese tipo de documento. La visibilidad es un adorno; la puerta real está en el servidor, donde una petición sin permiso también se rechaza.
| Gesto | Qué hace |
|---|---|
| Un clic | Selecciona la fila |
| Doble clic | Abre la ficha de archivo en una ventana aparte |
| Clic derecho | "Abrir la ficha de archivo" y, si el documento se restauró, "Abrir el documento restaurado" |
| 🔄 / F5 | Recarga la lista; esta pantalla no se actualiza sola |
Por dos motivos: (1) HNR reutiliza los números de los documentos borrados. Si un número se ha reutilizado, la fotografía de su antiguo dueño no se puede distinguir del documento vivo, y el programa la deja fuera a propósito, porque mostrar un documento equivocado como "borrado" es peor que no mostrarlo. (2) Si el rastreo topa con un tope, aparece un aviso en la barra superior: puede que los borrados más antiguos no figuren en la lista.
En la lista de pedidos verá algunas filas con la insignia facturado. Cuando un pedido se convierte en factura también se retira del sistema, pero eso no es un borrado del usuario, sino el curso normal del trabajo. Esos registros no se pueden restaurar; si lo intenta, el programa le detiene con un mensaje de error claro. Lo que habría que deshacer no es el pedido, sino la factura que salió de él.
4. "Restaurar": el botón que más cuidado exige
Al abrir la ficha de archivo verá un documento de solo lectura y, abajo, un botón Restaurar. Antes de pulsarlo, sepa esto: Restaurar no devuelve el documento antiguo a su estado anterior. Lo vuelve a escribir como un registro NUEVO con la fecha de HOY.
Figura 2 — Qué hace y qué no hace Restaurar
(1) ¿Puede que este documento ya se haya restaurado? Si en el menú contextual aparece "Abrir el documento restaurado", es que sí; si pulsa Restaurar por segunda vez tendrá dos copias del mismo documento y las existencias o el saldo se contarán dos veces. (2) ¿Por qué se borró? Si se borró porque estaba mal, restaurarlo devuelve el error; lo correcto es introducir la versión buena como documento nuevo.
5. Vista previa del documento: lo que verá el cliente
Si en la lista de ofertas o pedidos hace clic derecho en una fila y elige "Ver PDF", se abre la versión del documento con la imagen de marca y lista para imprimir. Dos detalles importan: (1) la ventana se abre dentro del programa, no en una pestaña nueva del navegador, así que el documento no se escapa fuera; (2) el PDF que ve es exactamente el que se enviará al cliente, no uno parecido. (3) Esta vista previa, "Descargar como PDF", "Enviar por correo" y la impresión en papel usan el mismo formulario del Diseñador de impresión (Ajustes › Formularios de impresión): la pantalla y el papel no pueden divergir.
Mirar la vista previa antes de enviar una oferta cuesta diez segundos y evita los tres errores que más se detectan: la razón social equivocada, la línea de vencimiento en blanco y una dirección antigua en el membrete. Los datos del membrete vienen de Ajustes › Datos de la empresa.
6. La ventana del navegador
El programa también tiene una ventana de navegador: existe para abrir sin salir de HNR una dirección que use a menudo, como la web del banco, el seguimiento de una agencia de transporte o el portal de factura electrónica. En la versión de escritorio usa una sesión aparte, de modo que lo que inicie aquí no afecta a su navegador personal. En la versión de navegador, algunos sitios se niegan a dejarse incrustar; es el mismo límite que se explica en Correo y WhatsApp.
7. Preguntas frecuentes
Borré un documento y no está en Registros antiguos. ¿Se ha perdido?
Lo más probable es que su fotografía siga ahí pero la lista no pueda mostrarla: puede que su número se haya reutilizado (la regla del apartado 4) o que el rastreo topara con su tope. Si aun así hay que encontrarlo, dígaselo a su administrador de sistemas: puede buscar directamente en la tabla de respaldo.
Lo restauré, pero la fecha salió mal
No es un fallo, es el diseño: el documento restaurado se escribe con la fecha de hoy. Si necesita la fecha original, abra el documento nuevo y corrija a mano el campo de fecha. Si va a fecharlo en un periodo cerrado, consulte antes a su asesoría: cambiar las cifras de un mes pasado puede afectar a las declaraciones.
¿Pueden estas pantallas estropear los datos?
El Historial del documento, la ficha de archivo, la vista previa y el navegador no escriben nada: mirar no rompe nada. El único botón que escribe es Restaurar, y aun así crea un documento nuevo; no modifica ni borra ningún registro existente.
La ventana Registros antiguos tarda en abrirse
Es normal. Encontrar documentos borrados obliga a recorrer toda la tabla de respaldo, y esas tablas tienen cientos de miles de filas; en producción tarda unos segundos. Por eso la pantalla no se actualiza sola: cuando quiera recargarla, use 🔄 o F5.
8. Glosario
| Turco | Descripción breve |
|---|---|
| Fotoğraf (yedek) | Copia del estado anterior del documento en el momento de modificarlo o borrarlo |
| Belge geçmişi | La lista cronológica de los momentos en que se guardó un documento |
| Arşiv kartı | La vista de solo lectura de un documento borrado |
| Geri Al | Escribir el documento archivado como un registro nuevo con fecha de hoy |
| Numara yeniden kullanımı | Dar a un documento nuevo el número de un documento borrado |
| Tarama tavanı | Que la búsqueda llegue al punto más antiguo que puede consultar |
El botón Imprimir de la esquina superior derecha genera una versión adaptada al A4. Guías relacionadas: Pantallas de listas, La cadena de documentos, Ajustes y registro.