Bantuan › Arsip dan Riwayat Dokumen
Arsip dan Riwayat Dokumen — Bisakah yang Terhapus Kembali?
Halaman ini membahas tiga jendela pembantu: Catatan Lama, yang menemukan dan memulihkan dokumen terhapus, Riwayat Dokumen, yang menunjukkan berapa kali dan oleh siapa sebuah dokumen diubah, serta Pratinjau Dokumen, yang menampilkan penawaran persis seperti yang akan diterima pelanggan. Ketiganya tidak ada di dock — dibuka dari dalam jendela lain. Kalimat terpentingnya: dokumen terhapus tidak hilang, tetapi saat dipulihkan ia bukan dokumen yang sama.
Nama yang terlihat untuk tiga kartu arsip
| Nama jendela | Apa yang ditampilkan? |
|---|---|
| Kartu Pesanan (Arsip) | Potret judul, baris, dan total pesanan terhapus; hanya-baca. |
| Kartu Faktur (Arsip) | Potret faktur terhapus beserta informasi surat jalan terkait; hanya-baca. |
| Kartu Penawaran (Arsip) | Potret judul, baris, dan total penawaran terhapus; hanya-baca. |
Tak ada kolom yang diisi: tidak ada tambah/ubah/hapus. Satu-satunya tindakan tulis bagi pengguna berwenang adalah Pulihkan; verifikasi hasilnya sebagai catatan baru bertanggal hari ini sesuai aturan bagian 4.
1. Bagaimana HNR menyimpan dokumen yang terhapus?
HNR menyimpan sebuah dokumen dengan memotretnya. Saat dokumen diubah dan saat dihapus, server menulis potret keadaan sebelumnya ke tabel cadangan. Ini punya dua akibat penting:
Potret diambil hanya pada saat terjadi perubahan. Jika Anda menyimpan sebuah faktur sekali dan tak pernah menyentuhnya, riwayatnya kosong — bukan kekurangan melainkan akibat wajar. Dokumen yang disimpan tiga kali punya dua potret: masing-masing adalah keadaan sebelum penyimpanan itu.
Gambar 1 — Kapan potret diambil
2. Riwayat Dokumen — "siapa mengubah faktur ini?"
Saat Anda membuka kartu faktur, pesanan atau penawaran, Anda bisa melihat riwayat perubahannya. Daftarnya berurutan dari lama ke baru dan setiap baris adalah saat penyimpanan: nama pengguna, tanggal dan jam, nilai dan PPN. Klik sebuah baris maka program menampilkan item versi itu dan selisihnya dengan versi sebelumnya — Anda melihat baris mana yang ditambahkan dan harga mana yang berubah.
Jawaban untuk "saya tidak mengetik harga itu" ada di sini: riwayatnya membawa siapa dan kapan, dicap dengan nama pengguna. Tujuannya bukan mencari yang bersalah melainkan menemukan kesalahan dengan cepat — yang biasanya muncul bukan niat buruk melainkan dua orang memperbarui dokumen yang sama dengan informasi berbeda.
3. Catatan Lama — penjelajah dokumen terhapus
Jendela ini dibuka dari tombol "Catatan Lama" pada daftar Faktur, Pesanan dan Penawaran. Tombolnya tidak terlihat oleh semua orang: ia muncul hanya bagi pengguna dengan izin menghapus jenis dokumen itu. Keterlihatan hanyalah kosmetik — gerbang sebenarnya ada di server, tempat permintaan tanpa izin juga ditolak.
| Gerakan | Apa yang dilakukan |
|---|---|
| Klik sekali | Memilih barisnya |
| Klik ganda | Membuka kartu arsip di jendela terpisah |
| Klik kanan | "Buka kartu arsip" dan — jika dokumen sudah dipulihkan — "Buka dokumen yang dipulihkan" |
| 🔄 / F5 | Menyegarkan daftar — layar ini tidak menyegarkan sendiri |
Karena dua sebab: (1) HNR memakai ulang nomor dokumen yang dihapus. Begitu sebuah nomor dipakai ulang, potret pemilik lamanya tak bisa dibedakan dari dokumen yang hidup — program sengaja tidak memasukkannya, sebab menampilkan dokumen yang keliru sebagai "terhapus" lebih buruk daripada tidak menampilkannya. (2) Jika pemindaian mentok pada batas, peringatan muncul di bilah atas: penghapusan yang lebih lama mungkin tak terdaftar.
Pada daftar pesanan sebagian baris membawa lencana difakturkan. Ketika sebuah pesanan menjadi faktur, ia juga dihapus dari sistem — tetapi itu bukan penghapusan oleh pengguna, melainkan alur kerja yang normal. Catatan seperti itu tidak bisa dipulihkan; jika Anda mencoba, program menghentikan Anda dengan kesalahan yang jelas. Yang perlu Anda batalkan bukanlah pesanannya, melainkan faktur yang lahir darinya.
4. "Pulihkan" — tombol yang paling perlu kehati-hatian
Membuka kartu arsip menampilkan dokumen hanya-baca dengan tombol Pulihkan di bawahnya. Sebelum menekannya, ketahuilah: Pulihkan tidak mengembalikan dokumen lama seperti semula. Ia menulis dokumen itu lagi sebagai catatan BARU bertanggal HARI INI.
Gambar 2 — Apa yang dilakukan dan tidak dilakukan Pulihkan
(1) Mungkinkah dokumen ini sudah dipulihkan? Jika menu klik kanan menawarkan "Buka dokumen yang dipulihkan", berarti sudah; menekan Pulihkan untuk kedua kalinya membuat Anda punya dua dokumen yang sama, sehingga stok atau saldo terhitung ganda. (2) Mengapa ia dihapus? Jika dihapus karena salah, memulihkannya mengembalikan kesalahan itu; langkah yang benar adalah memasukkan versi yang benar sebagai dokumen baru.
5. Pratinjau Dokumen — yang akan dilihat pelanggan
Klik kanan sebuah baris pada daftar penawaran atau pesanan lalu pilih "Lihat PDF" untuk membuka bentuk dokumen yang bermerek dan siap cetak. Dua detail penting: (1) jendelanya terbuka di dalam program, bukan sebagai tab peramban baru — dokumennya tidak bocor keluar; (2) PDF yang Anda lihat adalah persis yang akan dikirim ke pelanggan, bukan sesuatu yang mirip. (3) Pratinjau ini, "Unduh sebagai PDF", "Kirim lewat surel" dan pencetakan di kertas memakai formulir Perancang Cetak yang sama (Pengaturan › Formulir Cetak) — layar dan kertas tidak bisa berbeda.
Melihat pratinjau sebelum mengirim penawaran memakan sepuluh detik dan mencegah tiga kesalahan yang paling sering tertangkap: nama akun yang keliru, baris tempo yang kosong, dan alamat lama pada kop surat. Kop surat berasal dari Pengaturan › Informasi perusahaan.
6. Jendela Peramban
Program juga punya jendela peramban: ia ada untuk membuka alamat yang sering Anda pakai — bank, pelacak kurir, portal e-faktur — tanpa meninggalkan HNR. Di versi desktop ia memakai sesi terpisah, sehingga login di sini tidak menyentuh peramban pribadi Anda. Di versi peramban, sebagian situs menolak disematkan sama sekali; ini batas yang sama seperti yang dijelaskan untuk Surel dan WhatsApp.
7. Pertanyaan umum
Saya menghapus dokumen dan tak ada di Catatan Lama. Apakah hilang?
Potretnya kemungkinan besar masih ada, tetapi daftarnya tak bisa menampilkannya — nomornya mungkin telah dipakai ulang (aturan di bagian 4), atau pemindaiannya mentok. Jika tetap harus ditemukan, beri tahu administrator sistem Anda; ia bisa mencari langsung di tabel cadangan.
Saya memulihkannya tetapi tanggalnya keliru
Bukan kesalahan melainkan desain: dokumen yang dipulihkan ditulis dengan tanggal hari ini. Jika Anda perlu tanggal aslinya, buka dokumen baru itu dan perbaiki kolom tanggalnya secara manual. Jika Anda memberinya tanggal pada periode yang sudah ditutup, konsultasikan dulu dengan akuntan Anda — mengubah angka bulan lalu bisa memengaruhi pelaporan.
Bisakah layar ini merusak data?
Riwayat Dokumen, kartu arsip, pratinjau dan peramban tidak menulis apa pun — melihat tidak merusak apa-apa. Satu-satunya tombol yang menulis adalah Pulihkan, dan itu pun membuat dokumen baru; ia tidak mengubah atau menghapus catatan yang ada.
Jendela Catatan Lama lambat terbuka
Itu normal. Menemukan dokumen terhapus memerlukan pemindaian seluruh tabel cadangan, dan tabel ini memuat ratusan ribu baris; secara langsung butuh beberapa detik. Karena itu layarnya tidak menyegarkan sendiri — tekan 🔄 atau F5 saat Anda ingin menyegarkannya.
8. Daftar istilah
| Bahasa Turki | Penjelasan singkat |
|---|---|
| Fotoğraf (yedek) | Salinan keadaan sebelumnya dokumen pada saat perubahan atau penghapusan |
| Belge geçmişi | Daftar kronologis saat-saat penyimpanan sebuah dokumen |
| Arşiv kartı | Tampilan hanya-baca dokumen yang terhapus |
| Geri Al | Menulis dokumen arsip sebagai catatan baru bertanggal hari ini |
| Numara yeniden kullanımı | Nomor dokumen terhapus diberikan kepada dokumen baru |
| Tarama tavanı | Pencarian mencapai titik terlama yang bisa dilihatnya |
Tombol Cetak di kanan atas menghasilkan versi ramah A4. Panduan terkait: Layar Daftar, Rantai Dokumen, Pengaturan dan Log.