Bantuan › Komunikasi

Komunikasi — Pesan, Surel dan WhatsApp

Grup Komunikasi pada dock berisi tiga jendela yang mengerjakan hal sangat berbeda. Inilah yang paling sering tertukar: Pesan bersifat internal, sedangkan Surel dan WhatsApp menghadap ke luar. Halaman ini menjelaskan kapan membuka yang mana, dan mengapa pengiriman penawaran atau faktur bekerja terlepas dari ketiganya.

1. Pesan — memori internal perusahaan

Jendela Pesan bukan aplikasi obrolan; ia buku korespondensi internal yang punya tugas. Bedanya: tiap pesan bisa ditautkan ke catatan HNR, Anda bisa melihat apakah sudah dibaca, dan bisa berubah menjadi pengingat bertanggal. Perdebatan "sudah saya bilang tapi dia lupa" berakhir di sini.

Folder di panel kiri

Prioritas: Normal · Penting · Mendesak

Anda memberi setiap pesan sebuah prioritas. Pesan Penting dan Mendesak muncul dengan lencana berwarna di daftar dan tak mungkin terlewat. Tapi jangan habiskan kekuatan itu: tandai semua pesan "Mendesak" maka dalam tiga hari tak ada lagi yang melihat lencananya. Aturannya sederhana — Mendesak berarti "jika hari ini tidak dilakukan, pekerjaan tersendat".

Daftar pengguna dan titik terhubung

Di bagian bawah panel kiri ada daftar Pengguna. Titik di samping nama menunjukkan apakah orang itu punya sesi terbuka di program saat ini. Jika tidak terhubung, pesan Anda tidak hilang — ia sampai begitu mereka terhubung. Cara tercepat menulis pesan baru adalah mengklik nama di daftar ini.

2. Enam tombol sebuah pesan

Saat Anda membuka pesan, ada tombol-tombol di bawahnya. Masing-masing punya tugas:

3. Memasang pengingat

Dari jendela yang sama Anda bisa membuka Pengingat Baru: sebuah teks, sebuah tanggal dan bila perlu jam. Pengingat muncul pada tanggal itu. Saat Anda menulis "langkah berikutnya" pada peluang CRM, entri serupa masuk ke Kalender — keduanya dua pintu ke logika yang sama. Pengingat yang terikat pada sebuah akun tidak harus dipasang dari sini: tab Pengingat pada kartu akun menulis ke buku yang sama dan menyaring yang milik akun itu — dua pintu, satu catatan.

4. Jendela Surel

Jendela Surel ada untuk membuka kotak surat Anda (Gmail) di dalam program — sehingga Anda tak perlu berpindah jendela saat berkorespondensi dengan pelanggan. Ada dua batasan penting:

• Tidak bisa disematkan di peramban

  Kebijakan keamanan Google tidak mengizinkan Gmail disematkan di dalam halaman lain. Jadi saat Anda masuk dari peramban, jendelanya menampilkan penjelasan dan tombol "Buka Gmail di tab baru". Ini bukan kerusakan melainkan aturan Google — tidak ada yang bisa dilakukan program.

• Di versi desktop ia menjadi kotak surat sungguhan

  Jika Anda menjalankan program sebagai aplikasi desktop, kotak surat Anda yang sebenarnya terbuka di dalam jendela itu dan memakai sesi terpisah — artinya akun surel di program tidak mengganggu akun pribadi Anda di peramban.

5. Jendela WhatsApp

Jendela WhatsApp bekerja dengan logika yang persis sama: WhatsApp juga menolak, demi keamanan, dibuka di dalam halaman lain, jadi di peramban Anda ditunjukkan tombol "Buka WhatsApp Web di tab baru"; di versi desktop ia terbuka sebagai WhatsApp Web sungguhan dengan sesinya sendiri.

6. Hal yang paling sering tertukar: jalur pengiriman terpisah

Jendela penawaran, pesanan dan faktur punya tombol kirim: ia mengirim dokumen ke pelanggan lewat surel atau WhatsApp. Pengiriman itu sepenuhnya terpisah dari jendela Surel dan WhatsApp. Penawaran Anda tetap terkirim meski jendela Surel tak pernah dibuka. Sebabnya, pengiriman terjadi bukan lewat peramban Anda melainkan lewat akun yang dikonfigurasi di server.

7. Pertanyaan umum

Surel penawaran tidak terkirim — haruskah saya buka jendela Surel?

Tidak. Jalur pengiriman terpisah; masalahnya hampir selalu di pengaturan akun pada server. Buka Pengaturan › Koneksi (atau beri tahu administrator sistem Anda): status akun SMTP dan jalur WhatsApp ditampilkan di sana.

Saya mengirim pesan ke orang yang salah — bisa dihapus?

Pesan tidak bisa ditarik kembali — Anda tidak merobek halaman dari buku korespondensi. Refleks yang benar adalah segera menulis koreksi. Meski penerima belum membacanya, pesan kedua Anda jatuh di sebelahnya dan tidak ada kebingungan.

Siapa yang bisa menutup pengumuman?

Saat pengumuman ditutup, ia lepas dari daftar semua orang, bukan hanya Anda. Jadi yang menutupnya sebaiknya orang yang memasangnya, bukan siapa pun yang sudah selesai dengannya. Jika ragu, jangan ditutup; membiarkannya di daftar Anda tidak mengganggu siapa pun.

Di mana lencana belum dibaca muncul pada dock?

Di atas ubin grup Komunikasi. Lencana jendela di dalam grup dibawa naik ke grup; kalau tidak, Anda takkan pernah melihat notifikasi yang tersembunyi di dalam grup tertutup. Klik ubinnya untuk membuka sub-dock dan Anda melihat lencana itu milik jendela yang mana.

8. Daftar istilah