Yardım › İletişim

İletişim — Mesajlar, Mail ve WhatsApp

Dock'taki İletişim grubunda üç pencere vardır ve çok farklı işler yaparlar. En sık karıştırılan konu budur: Mesajlar şirket içidir, Mail ve WhatsApp dışarıyladır. Bu sayfa hangisini ne zaman açacağınızı ve teklif/fatura gönderiminin neden bunlardan bağımsız çalıştığını anlatır.

1. Mesajlar — şirketin iç hafızası

Mesajlar penceresi bir sohbet uygulaması değildir; işi olan bir iç yazışma defteridir. Farkı şudur: her mesaj bir HNR kaydına bağlanabilir, okunup okunmadığı görülür ve tarihli bir hatırlatmaya dönüşebilir. "Ali Bey'e söyledim ama unutmuş" tartışması burada biter.

Sol paneldeki klasörler

Öncelik: Normal · Önemli · Acil

Her mesaja bir öncelik verirsiniz. Önemli ve Acil mesajlar listede renkli bir rozetle çıkar ve gözden kaçmaz. Ama bu gücü tüketmeyin: her mesajı "Acil" işaretlerseniz üç gün içinde kimse rozete bakmaz olur. Kural basit — Acil demek "bugün içinde bir şey yapılmazsa iş aksar" demektir.

Kullanıcı listesi ve bağlı noktası

Sol panelin altında Kullanıcılar listesi vardır. Yanındaki nokta o kişinin şu anda programda açık bir oturumu olup olmadığını gösterir. Bağlı değilse mesajınız kaybolmaz — bağlandığı anda ulaşır. Yeni mesaj yazmanın en hızlı yolu bu listeden bir isme tıklamaktır.

2. Mesaj yazmanın altı düğmesi

Bir mesajı açtığınızda altında düğmeler görürsünüz. Hepsinin bir işi vardır:

3. Hatırlatma kurmak

Aynı pencereden Yeni Hatırlatma açabilirsiniz: bir metin, bir tarih ve isterseniz bir saat. Hatırlatma o tarihte karşınıza çıkar. CRM'de bir fırsata "sonraki adım" yazdığınızda da benzer bir kayıt Takvim'e düşer — ikisi aynı mantığın iki kapısıdır. Bir cariye bağlı hatırlatmaları buradan kurmak zorunda değilsiniz: cari kartındaki Hatırlatmalar sekmesi de aynı deftere yazar ve o cariye ait olanları süzerek gösterir — iki kapı, tek kayıt.

4. Mail penceresi

Mail penceresi, posta kutunuzu (Gmail) programın içinde açmak içindir — böylece müşteriyle yazışırken pencere değiştirmek zorunda kalmazsınız. İki önemli sınır vardır:

• Tarayıcıda gömülü açılmaz

  Google, güvenlik politikası gereği Gmail'in başka bir sayfanın içine gömülmesine izin vermez. Bu yüzden tarayıcıdan girdiğinizde pencere size bir açıklama ve "Gmail'i yeni sekmede aç" düğmesi gösterir. Bu bir arıza değil, Google'ın kuralıdır — programın yapabileceği bir şey yoktur.

• Masaüstü sürümünde gerçek posta kutusu olur

  Programı masaüstü uygulaması olarak kullanıyorsanız aynı pencere içinde gerçek posta kutunuz açılır ve ayrı bir oturum kullanır — yani programdaki mail hesabınız, tarayıcıdaki kişisel hesabınızı etkilemez.

5. WhatsApp penceresi

WhatsApp penceresi de tam olarak aynı mantıkla çalışır: WhatsApp da güvenlik gereği başka bir sayfanın içinde açılmayı reddeder, bu yüzden tarayıcıda size "WhatsApp Web'i yeni sekmede aç" düğmesi gösterilir; masaüstü sürümünde ise gerçek WhatsApp Web olarak, kendi ayrı oturumuyla açılır.

6. En sık karıştırılan konu: gönderim hattı ayrıdır

Teklif, sipariş ve fatura pencerelerinde bir gönder düğmesi vardır: belgeyi müşteriye e-posta ya da WhatsApp ile yollar. Bu gönderim, Mail ve WhatsApp pencerelerinden tamamen bağımsızdır. Mail penceresi hiç açılmasa bile teklifiniz gider. Sebebi, gönderimin sizin tarayıcınız üzerinden değil, sunucudaki hesap üzerinden yapılmasıdır.

7. Sık sorulanlar

Teklif maili gitmedi, Mail penceresini mi açmalıyım?

Hayır. Gönderim hattı ayrıdır; sorun neredeyse her zaman sunucudaki hesap ayarındadır. Ayarlar › Bağlantılar bölümünü açın (ya da sistem yöneticinize söyleyin): SMTP hesabı ve WhatsApp hattının durumu orada görünür.

Mesajı yanlış kişiye gönderdim, silebilir miyim?

Mesajlar geri alınmaz — bir yazışma defterinde sayfa yırtılmaz. Doğru refleks, hemen bir düzeltme mesajı yazmaktır. Alıcı okumadıysa bile ikinci mesajınız yanına düşer ve karışıklık olmaz.

Duyuruyu kim kapatabilir?

Duyuru kapatıldığında herkesin listesinden düşer — tek kişinin değil. Bu yüzden duyuruyu, işi biten kişi değil, duyuruyu açan kişi kapatmalıdır. Şüphedeyseniz kapatmayın; kendi listenizde durması kimseyi rahatsız etmez.

Okunmamış rozeti dock'ta nerede görünür?

İletişim grubu kutucuğunun üstünde. Grup içindeki pencerelerin rozetleri gruba taşınır; yoksa kapalı bir grubun içindeki bildirimi hiç göremezdiniz. Kutucuğa tıklayıp alt dock'u açtığınızda rozetin hangi pencereye ait olduğunu görürsünüz.

8. Terimler sözlüğü