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Comunicación: Mensajes, Correo y WhatsApp
El grupo Comunicación del dock tiene tres ventanas que hacen trabajos muy distintos. Esto es lo que más se confunde: Mensajes es interno, mientras que Correo y WhatsApp miran hacia fuera. Esta página explica cuál abrir en cada caso y por qué el envío de ofertas y facturas funciona al margen de las tres.
Figura 1 — Tres ventanas, tres trabajos distintos
1. Mensajes: la memoria interna de la empresa
La ventana de Mensajes no es una aplicación de chat; es un libro de correspondencia interna con una función clara. La diferencia está en esto: cada mensaje se puede vincular a un registro de HNR, se ve si se ha leído y puede convertirse en un recordatorio con fecha. La discusión de "se lo dije a Ali, pero se le olvidó" termina aquí.
Las carpetas del panel izquierdo
| Carpeta | Qué muestra | Cuándo mirarla |
|---|---|---|
| Recibidos | Todos los mensajes que le han enviado | Lo primero de la mañana |
| Sin responder | Mensajes que le han llegado y todavía no ha contestado | Al final del día: si está vacía, su jornada está limpia |
| Respondidos | Correspondencia cerrada | Cuando busque en el pasado |
| Enviados | Lo que ha escrito usted; aquí se siguen los acuses de lectura | La pregunta "¿lo ha leído?" |
| Recordatorios | Notas con fecha que crea para usted o para otra persona | Planificación semanal |
Prioridad: Normal · Importante · Urgente
A cada mensaje le da una prioridad. Los mensajes Importante y Urgente salen en la lista con una insignia de color y no se pasan por alto. Pero no gaste esa fuerza: si marca todos los mensajes como "Urgente", en tres días nadie mirará ya la insignia. La regla es sencilla: Urgente significa "si hoy no se hace algo, el trabajo se atasca".
La lista de usuarios y el punto de conexión
En la parte inferior del panel izquierdo hay una lista de Usuarios. El punto que aparece junto a un nombre indica si esa persona tiene en este momento una sesión abierta en el programa. Si no está conectada, su mensaje no se pierde: le llega en cuanto se conecte. La forma más rápida de escribir un mensaje nuevo es pulsar un nombre de esta lista.
2. Los seis botones de un mensaje
Al abrir un mensaje verá varios botones debajo. Cada uno tiene su función:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Responder | Abre debajo un cuadro de redacción. Ctrl+Enter lo envía, sin tener que ir al ratón. |
| Posponer (3 h) | "Ahora no, pero que no se me olvide": el mensaje vuelve a aparecer tres horas después. |
| Cerrar | Asunto terminado: el mensaje desaparece de sus listas. No se borra, queda en el historial. |
| Marcar como leído | Transmite al remitente el "visto"; en su pantalla aparece la hora de lectura. |
| Abrir el registro vinculado | Si el mensaje está vinculado a una cuenta, factura o pedido, abre esa ventana directamente: no hace falta buscar. |
| Aviso general | Va a todo el mundo en lugar de a un único destinatario. Al cerrarlo desaparece de la lista de todos. |
En vez de escribir "¿preguntaste por el pago de Deniz Yapı?", vincule el mensaje a esa ficha de cuenta. El destinatario abre la ficha con un clic y, además, la conversación también aparece en la pestaña Conversaciones de la cuenta. Así, un año después, la respuesta a "qué se habló con este cliente" la tiene a mano.
3. Crear un recordatorio
Desde la misma ventana puede abrir Nuevo recordatorio: un texto, una fecha y, si quiere, una hora. El recordatorio aparece ese día. Cuando escribe un "siguiente paso" en una oportunidad del CRM también cae un apunte parecido en el calendario: son dos puertas a la misma lógica. No tiene por qué crear aquí los recordatorios ligados a una cuenta: la pestaña Recordatorios de la ficha de la cuenta escribe en ese mismo libro y muestra filtrados los que pertenecen a esa cuenta: dos puertas, un solo registro.
La función de Mensajes usa su propia tabla en el servidor. Si esa tabla todavía no se ha creado, la ventana muestra un amable panel de pendiente de instalación en lugar de un error. Lo único que tiene que hacer es avisar a su administrador de sistemas; en cuanto se instale, la ventana empezará a funcionar con normalidad.
4. La ventana de Correo
La ventana de Correo existe para abrir su buzón (Gmail) dentro del programa, de modo que no tenga que cambiar de ventana mientras se escribe con un cliente. Tiene dos límites importantes:
-
No se puede incrustar en el navegador
Por su política de seguridad, Google no permite incrustar Gmail dentro de otra página. Por eso, cuando entra desde el navegador, la ventana le muestra una explicación y un botón de "Abrir Gmail en una pestaña nueva". No es una avería, sino la norma de Google: el programa no puede hacer nada al respecto.
-
En la versión de escritorio se convierte en un buzón de verdad
Si usa el programa como aplicación de escritorio, dentro de esa misma ventana se abre su buzón real y usa una sesión aparte: es decir, la cuenta de correo del programa no afecta a su cuenta personal del navegador.
5. La ventana de WhatsApp
La ventana de WhatsApp funciona exactamente con la misma lógica: WhatsApp también se niega, por seguridad, a abrirse dentro de otra página, así que en el navegador se le muestra un botón de "Abrir WhatsApp Web en una pestaña nueva"; en la versión de escritorio se abre como el WhatsApp Web real, con su propia sesión aparte.
6. El punto que más se confunde: la línea de envío es aparte
Las ventanas de oferta, pedido y factura tienen un botón Enviar: manda el documento al cliente por correo o por WhatsApp. Ese envío es totalmente independiente de las ventanas de Correo y WhatsApp. Su oferta sale aunque no abra nunca la ventana de Correo. El motivo es que el envío no se hace a través de su navegador, sino a través de la cuenta configurada en el servidor.
Figura 2 — Dos vías de envío distintas
7. Preguntas frecuentes
El correo de la oferta no salió, ¿tengo que abrir la ventana de Correo?
No. La línea de envío es aparte; el problema está casi siempre en la configuración de la cuenta del servidor. Abra Ajustes › Conexiones (o avise a su administrador de sistemas): allí se ve el estado de la cuenta SMTP y de la línea de WhatsApp.
Envié el mensaje a la persona equivocada, ¿puedo borrarlo?
Los mensajes no se pueden retirar: de un libro de correspondencia no se arranca una página. El reflejo correcto es escribir enseguida un mensaje de corrección. Aunque el destinatario no haya leído el primero, el segundo cae junto a él y no hay confusión.
¿Quién puede cerrar un aviso general?
Cuando se cierra un aviso general, desaparece de la lista de todo el mundo, no solo de la suya. Por eso debe cerrarlo quien lo publicó, y no quien haya terminado con él. Si tiene dudas, no lo cierre; que siga en su lista no molesta a nadie.
¿Dónde aparece en el dock la insignia de no leídos?
Sobre el cuadro del grupo Comunicación. Las insignias de las ventanas de un grupo se trasladan al grupo; de lo contrario nunca vería un aviso escondido dentro de un grupo cerrado. Al pulsar el cuadro y abrir el dock secundario verá a qué ventana pertenece la insignia.
8. Glosario
| Turco | Descripción breve |
|---|---|
| Duyuru | Mensaje que va a todos los usuarios y no a una sola persona |
| Bağlı kayıt | La cuenta, factura o pedido al que apunta el mensaje |
| Ertele | Dejar el mensaje para dentro de tres horas |
| Okundu bilgisi | El momento en que el destinatario vio el mensaje |
| Gönderim hattı | La conexión del servidor que envía los documentos a los clientes |
| Ayrı oturum | Que la cuenta del programa sea independiente de la del navegador |
El botón Imprimir de la esquina superior derecha genera una versión adaptada al A4. Guías relacionadas: CRM, Herramientas, Ajustes y registro.