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Herramientas: Calendario, Bloc de notas, Calculadora, Archivos, Imágenes
El grupo Herramientas del dock reúne cinco ventanas que no escriben en el libro contable pero que deben estar a mano durante toda la jornada. Parecen herramientas "pequeñas"; sin embargo, el Calendario es una de las ventanas que más datos lee de todo el programa. Esta página explica qué hace cada una y, más importante aún, qué no toca.
Calendario
Muestra los movimientos reales de dinero día a día. La única herramienta que no es solo una herramienta: lee datos del servidor.
Bloc de notas
Un cuaderno de apuntes de varias páginas que calcula el resultado de cada línea a su lado. Solo vive en su propio ordenador.
Calculadora
Ventana aparte del motor de cálculo de la barra de comandos; comparte con ella el historial.
Archivos
Un gestor de archivos construido alrededor de una única "carpeta de trabajo" visible. No hay carpetas falsas.
Imágenes
Muestra las imágenes guardadas en la base de datos de HNR. Solo lectura: no escribe ni borra.
1. Calendario: la imagen del dinero día a día
El Calendario no es una agenda de citas; es un calendario de negocio. La celda de cada día muestra el neto de los movimientos de dinero de esa jornada. Se alimenta de tres fuentes:
| Fuente | En qué día cae | ¿Cuenta para el neto? |
|---|---|---|
| Movimientos de efectivo reales (recibos de banco y de caja) | En su fecha de operación | Sí |
| Cheques, pagarés, DBS y plazos de tarjeta de crédito | En su fecha de vencimiento | Sí, como previsto en los días futuros |
| Transferencias y notas de abono bancarias | En su propia fecha | No: aparecen en la lista, pero no se cuentan porque no entró dinero |
Bajo cada día hay una segunda cifra: la posición absoluta de caja + banco al cierre de ese día. Es distinta del neto del día: el neto dice "qué ocurrió ese día" y la cifra de caja dice "con qué me quedé al terminarlo". En los días futuros esa cifra se arrastra con los vencimientos previstos y se antepone el signo ~: significa aproximado.
La tarjeta Total final del panel lateral
En lo alto del panel lateral está la tarjeta Total final: los saldos de cuentas de hoy, el efectivo y el total general. Tenga presente un detalle: las cuentas en divisa no se suman al total general en TRY, se enumeran aparte. Es deliberado: mezclar la oscilación del tipo de cambio con el total en TRY haría que la cifra pareciera más volátil de lo que realmente es.
Añadir un recordatorio o un plan de día
Haga clic derecho en un día: aparecen "Añadir recordatorio" y "Añadir línea de plan". Se guardan en el servidor, de modo que verá las mismas notas desde el móvil y desde el ordenador de la oficina. Puede editarlas y borrarlas desde el panel lateral. Estas notas no se escriben en la contabilidad; son el libro propio del calendario.
La cifra "~caja" de los días futuros supone que todos los vencimientos se pagarán a tiempo. En la vida real algunos se retrasan. Por eso, al planificar pagos, apunte un poco por debajo de lo que muestra el calendario; cuánto por debajo puede medirlo con el porcentaje de retraso del informe de flujo de caja.
2. Bloc de notas: un cuaderno que calcula
A primera vista el Bloc de notas parece un cuaderno corriente, pero tiene una diferencia: muestra a la derecha el resultado de cada línea. Si escribe 45*6, a la derecha aparece 270. Así, al preparar una oferta, no necesita papel para los cálculos intermedios.
Figura 1 — Bloc de notas: franja de páginas, área de texto y columna de resultados
Las páginas del Bloc de notas no se escriben en el servidor; viven en el almacenamiento propio de su navegador. Es por velocidad y privacidad, pero tiene dos consecuencias: (1) si entra desde otro ordenador, su bloc aparece vacío; (2) si borra los datos del navegador, las notas desaparecen. No deje en el bloc nada que deba perdurar; escríbalo en el campo Notas de la ficha correspondiente.
3. Calculadora
La Calculadora es una ventana aparte sobre el mismo motor que funciona cuando escribe en la barra de comandos; el historial también es común. Es decir, un cálculo hecho en la barra de comandos también aparece aquí. Adquiera tres costumbres:
-
Enter = confirmar y seguir
Al pulsar Enter el resultado pasa al historial y se arrastra a la expresión siguiente: si empieza por un operador (
*1.2), continúa desde el resultado anterior. Los cálculos de IVA, descuento y margen se encadenan así. -
Pulse una línea del historial y siga desde ahí
La lista del historial no es solo un registro: si pulsa una línea, ese cálculo vuelve al campo de entrada y puede editarlo o borrarlo. Se acabó el "ojalá tuviera todavía aquella cifra".
-
Guarde el cálculo con "Enviar al Bloc de notas"
Si quiere documentar un cálculo, pulse Enviar al Bloc de notas: la línea se añade a la página "Barra de comandos" del Bloc. Se añade incluso con el Bloc cerrado, y estará allí cuando abra la ventana.
4. Archivos: una única carpeta de trabajo visible
La mayoría de los gestores de archivos le pierden en un laberinto de carpetas. Esta ventana hace a propósito lo contrario: elige una sola vez una carpeta base y el programa trabaja siempre dentro de ella. En la parte superior de la pantalla aparece en todo momento en qué carpeta real se encuentra. Bajo la carpeta base se crean tres secciones fijas:
| Sección | Qué se guarda en ella |
|---|---|
| Formularios de oferta | Las impresiones de ofertas que van a los clientes |
| Formularios de pedido | Documentos de pedido y sus confirmaciones |
| Extractos | Extractos de cuentas y de bancos |
Para abrir un archivo externo se usa el botón Importar (vista previa), pero ese archivo no se copia a la carpeta de trabajo, solo se muestra. La razón es sencilla: si se copiara, el mismo documento existiría en dos sitios en dos versiones y nadie sabría cuál es la buena. Si quiere que se quede, coloque usted mismo el archivo en la carpeta de trabajo desde Windows.
Elegir la carpeta requiere un permiso en el navegador, y ese permiso se recuerda: no hay que elegirla otra vez en cada arranque. De vez en cuando el navegador puede pedirle que renueve el permiso; es normal, diga "permitir" y siga.
5. Imágenes
Esta ventana muestra las imágenes guardadas en la base de datos de HNR. Las imágenes se agrupan por tipo; al elegir un tipo se abre una cuadrícula y, al pulsar una imagen, esta se ve en grande en el panel derecho. La ventana es de solo lectura: desde aquí no se pueden subir ni borrar imágenes, su propósito es verlas.
No todos los archivos de la base de datos son imágenes: los PDF, los textos y similares están en el mismo depósito. Para ellos, la ventana ni siquiera intenta descargar una imagen y muestra directamente un marcador. Además, en una empresa en la que nunca se instaló la base de datos de archivos, la ventana muestra una explicación clara en lugar de un error.
6. ¿Cuál escribe en el servidor y cuál no?
Lea esta tabla una vez; en ella está la respuesta a "¿dónde se han metido mis notas?":
| Ventana | Dónde viven los datos | ¿Se ven desde otro dispositivo? |
|---|---|---|
| Calendario — movimientos | La base de datos de HNR | Sí |
| Calendario — recordatorios/plan | Un archivo en el servidor | Sí |
| Bloc de notas | Solo su navegador | No |
| Historial de la Calculadora | Solo su navegador | No |
| Archivos | El disco de su ordenador | Sí, si la carpeta está compartida |
| Imágenes | La base de datos de HNR | Sí |
7. Preguntas frecuentes
La cifra que veo en el calendario no coincide con mi extracto bancario
Puede haber dos motivos: (1) el calendario también cuenta los cheques y pagarés que vencen, y el banco aún no los ve; (2) las transferencias no cuentan para el neto pero sí aparecen como líneas en el extracto. Para una comparación real, use la pantalla de Conciliación: está hecha exactamente para eso.
Mis notas del Bloc han desaparecido
Probablemente entró desde otro ordenador o desde otro navegador; el bloc es distinto en cada navegador. Si se borraron los datos del navegador, las notas no se recuperan. Lo que deba perdurar no lo guarde en el Bloc, sino en el campo Notas del registro correspondiente.
La ventana Archivos me pide una carpeta, ¿cuál elijo?
Elija una carpeta del servidor común de la empresa (por ejemplo, una unidad de red), para que todo el mundo vea los mismos documentos. Si elige su escritorio, sus impresiones de ofertas solo las verá usted. Acierte a la primera; cambiarla después genera confusión.
8. Glosario
| Turco | Descripción breve |
|---|---|
| Gün neti | La diferencia entre lo que entró y lo que salió ese día |
| Dip toplam | La posición absoluta de caja + banco al cierre del día |
| Gün planı | Línea de trabajo escrita a mano en el calendario y guardada en el servidor |
| Taşıma (carry) | Que el resultado de un cálculo pase a la línea siguiente |
| Çalışma klasörü | La única carpeta base que gestiona la ventana Archivos |
| Salt-okuma | Muestra, pero no modifica |
El botón Imprimir de la esquina superior derecha genera una versión adaptada al A4. Guías relacionadas: Finanzas, Conciliación, Agente HNR.