Ayuda › Conciliación

Conciliación — Comparar sus registros con el extracto bancario

La palabra "conciliación" suena intimidante, pero su tarea cabe en una frase: ¿coincide lo que dice el banco con lo que usted anotó? A fin de mes descarga el extracto del banco, lo pega en el programa, y el programa pone las dos listas una al lado de la otra y muestra la diferencia. Esta página enseña qué significa esa diferencia — porque el trabajo de verdad no es encontrarla sino entenderla.

1. ¿Por qué aparecen diferencias? (Son normales)

La primera reacción de quien empieza es "entonces hay un error". Normalmente no lo hay — los dos libros van con relojes distintos. El banco abona el dinero en su cuenta según su calendario; usted anota el apunte el día en que ocurrió el negocio. Las tres causas más frecuentes:

2. Primero la distinción: ¿la pantalla "Bancos" o la pantalla "Conciliación"?

Hay dos pantallas distintas alimentadas por el mismo servicio, y confundirlas hace que uno busque el botón en el sitio equivocado. La diferencia cabe en una frase: la pestaña Bancos › Mail puede escribir un apunte en HNR; la pantalla de Conciliación no.

3. ¿Qué hace el servicio? (Una cadena de cinco pasos)

La conciliación bancaria no es una pantalla dentro de HNR sino un pequeño servicio que funciona por su cuenta y habla por su propia puerta (puerto local 8094). Que esté separado es deliberado: un programa que mira dentro de un buzón de correo no debe estar dentro del núcleo contable. Por orden, hace lo siguiente:

1. Lee el buzón de correo (IMAP, solo lectura)

   Los correos de extractos y avisos que envían los bancos se revisan a intervalos regulares; con el botón Escanear ahora también puede lanzarse a mano. El servicio lee el correo y lo deja donde está — no lo borra, no lo mueve, no responde ni envía nada a nadie. Por eso conviene que la cuenta de correo que use sea un buzón aparte y limitado.

2. Interpreta el adjunto (un lector distinto para cada banco)

   El extracto de cada banco tiene un formato distinto; por eso hay un lector aparte para cada banco. Si un correo no encaja con ninguno, se cuenta como "no reconocido" y se guarda una muestra — no se descarta en silencio, porque una pérdida silenciosa es lo más peligroso que hay en una conciliación.

3. Empareja los movimientos con HNR (solo SELECT)

   Para cada movimiento del extracto se busca su contrapartida en HNR. Esa búsqueda solo lee: no se escribe ni una sola fila en la base de datos. Al final cada apunte cae en un estado — "por introducir", "ya introducido", "dudoso, revisar a mano", "banco equivocado", "liquidación de TPV"…

4. Deja la decisión a una persona (la cola de aprobación)

   El servicio no procesa nada por su cuenta. Los apuntes se listan en pantalla; quién aprobó y cuándo queda registrado. Los movimientos que faltan y que usted marca con [Aceptar] en la pantalla de conciliación también caen en esta cola y esperan allí: la cola es una lista de tareas, no un asiento contable.

5. Solo escribe desde la pestaña Mail — con su aprobación

   Cuando aprueba un apunte de correo en la pestaña Bancos › Mail, para los tipos soportados se escribe un comprobante real en HNR y el apunte queda sellado con "escrito, comprobante n.º …". El mismo apunte nunca se escribe dos veces. Este camino no pasa por la pantalla de conciliación — una línea que allí marque con [Aceptar] entra en HNR a través de su gemela en la pestaña Mail, o a mano.

4. ¿Qué ve en la pantalla?

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 1 — Cargar un extracto no es obligatorio: si se ha analizado Banco › Mail, los estados de las cuentas aparecen aquí por sí solos.

5. El panel de estado de las cuentas (detección) — leer los distintivos

Al abrir la ventana de conciliación, el panel de la izquierda lista sus cuentas con un distintivo junto a cada una. Este panel es una comprobación previa barata que se ejecuta antes de cargar ningún extracto: se compara el último saldo de cierre de extracto guardado con el saldo que HNR tenía al final de ese mismo día. Su objetivo es decirle dónde mirar — las cuentas que no cuadran están al principio de la lista.

6. Dice "revisar" — ¿qué significa la diferencia?

"Revisar" no es una acusación sino una dirección: "aquí falta o sobra algo, venga a mirar". El programa le da la diferencia en cifras y le señala, en la medida de lo posible, dónde mirar. Hay tres significados típicos:

No se alarme por una diferencia pequeña: el programa aplica una tolerancia y considera verde toda desviación por debajo de ella. Así los redondeos de céntimos no hacen correr a nadie en balde. El programa escribe en pantalla tanto la diferencia como la tolerancia — para que usted mismo vea "cuánto nos falta".

7. ¿Qué significan "lote de tarjeta" y "no tarjeta"?

Verá estos dos términos en pantalla y, sin una explicación, no se entienden. En pocas palabras:

8. Paso a paso: la conciliación mensual

1. Descargue el extracto y cárguelo

   Descargue el extracto del periodo desde la banca electrónica en PDF o Excel y arrástrelo al área de la pantalla. También puede pegarlo como texto. Si tiene varias cuentas, cargue cada cuenta por separado — si se mezclan, encontrar la diferencia se vuelve imposible.

2. Pulse [Analizar] y compruebe las cuentas sugeridas

   El programa separa las líneas y, a partir del texto de la descripción, sugiere a qué cuenta puede corresponder ("ARDA MOB. HAVALE" → ARDA MOBİLYA). La sugerencia puede acertar o no — no pase de largo sin confirmarla. Este paso es el que más atención exige de toda la conciliación.

3. Cierre una a una la lista roja (no está en HNR)

   Para cada línea pregúntese: ¿de qué es este dinero? Según la respuesta, emita el comprobante correspondiente en la ventana adecuada — cobro, pago, gasto bancario, nota bancaria. La pantalla de conciliación no lo hace por usted, y no lo hace a propósito, porque solo una persona puede decidir a qué cuenta se anota.

4. Lea la lista naranja (movimientos de más) pero no la toque

   Son los que están en sus libros y no en el extracto, y no se borran. La mayoría son operaciones hechas en los últimos días del mes que llegarán al banco el mes siguiente. Fíjese solo en una cosa: si sigue ahí una línea que viene del mes anterior, esa sí es una operación realmente perdida — investíguela.

5. Repita hasta ver "Cuenta conciliada ✓"

   Después de registrar las faltas, vuelva a analizar el extracto. Cuando el programa dé esta frase, el trabajo está hecho: "Cuenta conciliada ✓ — el extracto y HNR cuadran en este periodo (no falta ni sobra nada, el lote de tarjeta cuadró)." Ver esa frase una vez al mes es la prueba de que todos sus registros financieros están sanos.

9. Cargar un extracto a mano — ¿qué archivo sirve?

Una vez elegida la cuenta puede arrastrar y soltar el archivo en el área de la derecha o elegirlo con Seleccionar archivo. Lo que se acepta y lo que no está muy claro:

10. La rutina semanal de diez minutos

1. Abra la ventana de conciliación y mire el panel de la izquierda. La lista ya viene ordenada para usted: revisar arriba del todo, en observación debajo, conciliado ✓ más abajo. Las verdes ni las lea.
2. Elija la primera cuenta en "revisar" y ponga el cursor sobre el distintivo para leer el motivo — el programa escribe allí la diferencia y su razón en una frase completa.
3. Cargue el extracto de esa cuenta. Cuando llegue el resultado, lea primero el veredicto de una línea que hay arriba: conciliado ✓, registro que falta, registro de más o extracto incoherente.
4. Marque la lista de faltas. Seleccione las filas "está en el extracto, no en HNR" y pulse [Aceptar] — dejan una nota en la cola local; nadie escribe un registro en su nombre. Para las filas que no le interesan, [Rechazar] las quita de la vista.
5. Lea la lista de movimientos de más pero no la toque. Las filas "está en HNR, no en el extracto" son solo información; casi siempre son registros cuya fecha valor aún no ha llegado y que se colocan solos en el siguiente extracto.
6. Vacíe la cola. Meter en HNR los apuntes que ha aceptado es un trabajo aparte: apruebe el apunte gemelo en la pestaña Bancos › Mail o escriba el comprobante a mano. No se salte este paso antes de cerrar la pantalla de conciliación — un apunte que espera en la cola es un trabajo aún sin hacer.

11. Preguntas frecuentes

La pestaña Alacak Yaşlandırma (antigüedad de cobros): todas las cuentas en una tabla

Esta ventana hace dos trabajos. Todo lo contado hasta aquí era la conciliación bancaria: contrastar el extracto del banco con los registros de HNR. El segundo trabajo es algo completamente distinto y se abre desde el selector de vista de la parte superior de la ventana: Alacak Yaşlandırma (antigüedad de cobros). Aquí no se ocupa de un banco sino de sus clientes: quién le debe cuánto y cuántos días lleva esperando esa deuda.

Abrir la pestaña

En lo más alto de la ventana, justo a la derecha de la palabra "Mutabakat", hay un pequeño selector de dos botones: Banka y Alacak Yaşlandırma. Banka es la pantalla descrita en las secciones 1-5 de esta guía. Al pulsar Alacak Yaşlandırma, el área de carga de extractos deja paso a una tabla y no tiene que cargar ningún archivo — los datos ya están dentro de HNR.

Las columnas: cinco tramos y dos totales

Cada fila es una cuenta. La primera columna muestra el nombre, con el código de cuenta en letra pequeña debajo; las cinco columnas siguientes reparten el saldo pendiente de esa cuenta según el vencimiento. La lógica de los tramos es sencilla: un documento cae en el tramo que corresponde a los días de retraso que acumula hoy.

Trabajar con la tabla: búsqueda, orden, doble clic, CSV

1. Buscar

   Escriba parte del código o del nombre de una cuenta en el cuadro "Cari ara…" (buscar cuenta) que hay encima de la tabla; la lista se estrecha a medida que escribe. La búsqueda filtra la tabla, no la recalcula — la franja de totales del pie describe siempre la tabla entera.

2. Ordenar

   La tabla se abre ordenada por la columna Vadesi geçen (vencido), de mayor a menor. Si pulsa otro encabezado el orden se traslada allí; pulsar el mismo encabezado una segunda vez invierte el sentido. Los dos usos más frecuentes: ordenar por 90+ (ver la morosidad más antigua) y ordenar por Toplam (ver los clientes más grandes).

3. Doble clic en una fila

   Si una fila le llama la atención, haga doble clic sobre ella: se abre la Ficha de cuenta correspondiente. Allí, la vista Informes → Finanzas → Antigüedad de cobros da los mismos tramos y añade además el desglose de documentos abiertos — es decir, la respuesta a "¿de qué factura sale esa cifra de 90+?" está allí, a dos clics.

4. Los totales del pie y el CSV

   La franja de debajo de la tabla da primero cuántas cuentas hay, luego los totales tramo a tramo y al final el total general. El botón CSV de la derecha descarga las filas visibles en ese momento con las columnas visibles — el archivo se llama alacak-yaslandirma.csv. Si ha estrechado la lista con el cuadro de búsqueda, el archivo se estrecha igual; si no se ve ninguna fila, el botón queda desactivado.

12. Glosario