Yardım › Mutabakat

Mutabakat — Banka Ekstresiyle Kayıtlarınızı Karşılaştırmak

"Mutabakat" kelimesi ürkütücü ama işi tek cümledir: bankanın söylediğiyle sizin yazdığınız aynı mı? Ay sonunda bankadan ekstre indirirsiniz, programa yapıştırırsınız, program iki listeyi yan yana koyar ve farkı gösterir. Bu sayfa, o farkın ne anlama geldiğini öğretir — çünkü asıl iş fark bulmak değil, farkı anlamaktır.

1. Neden fark çıkar? (Fark normaldir)

Yeni çalışanın ilk tepkisi "demek bir hata var" olur. Genelde hata yoktur — iki defterin saati farklıdır. Banka parayı hesabınıza kendi takvimine göre geçirir, siz kaydı işin olduğu gün yazarsınız. En sık görülen üç sebep:

2. Önce ayrım: "Banka" ekranı mı, "Mutabakat" ekranı mı?

Aynı servisten beslenen iki ayrı ekran vardır ve karıştırılırsa insan yanlış yerde düğme arar. Fark tek cümledir: Banka › Mail sekmesi kalemi HNR'ye yazabilir; Mutabakat ekranı yazamaz.

3. Servis ne yapar? (Beş adımlık boru hattı)

Banka mutabakatı, HNR'nin içindeki bir ekran değil, ayrı çalışan küçük bir servistir ve kendi kapısından (yerel 8094 portu) konuşur. Ayrı olmasının sebebi bilinçlidir: posta kutusuna bakan bir program, muhasebe çekirdeğinin içinde durmamalıdır. Sırayla şunları yapar:

1. Posta kutusunu okur (IMAP, salt-okuma)

   Bankaların gönderdiği ekstre/dekont mailleri düzenli aralıklarla taranır; Şimdi tara düğmesiyle elle de başlatılabilir. Servis maili okur ve orada bırakır — silmez, taşımaz, cevaplamaz, kimseye bir şey göndermez. Posta hesabınıza bu yüzden mümkünse ayrı ve sınırlı bir kutu verilir.

2. Eki çözer (her banka için ayrı okuyucu)

   Her bankanın ekstresi başka biçimdedir; bu yüzden banka başına ayrı bir okuyucu vardır. Bir mail hiçbirine uymazsa "tanınmayan" olarak sayılır ve örneği saklanır — sessizce yok sayılmaz, çünkü sessiz kayıp mutabakatta en tehlikeli şeydir.

3. Hareketleri HNR ile eşleştirir (salt SELECT)

   Ekstredeki her hareket için HNR'de karşılığı aranır. Bu arama yalnız okur: veri tabanına tek bir satır bile yazılmaz. Sonuçta her kalem bir duruma düşer — "girilmeli", "zaten girili", "belirsiz, elle bakılmalı", "yanlış banka", "POS takası"…

4. Kararı insana bırakır (onay kuyruğu)

   Servis kendi başına hiçbir şey işlemez. Kalemler ekranda listelenir; onaylayan kişi kimdir, ne zaman onayladı — hepsi kayda geçer. Mutabakat ekranında [Kabul] dediğiniz eksik hareketler de bu kuyruğa düşer ve orada bekler: kuyruk bir yapılacaklar listesidir, bir muhasebe kaydı değildir.

5. Yalnız Mail sekmesinden yazar — sizin onayınızla

   Bir mail kalemini Banka › Mail sekmesinde onayladığınızda, desteklenen tiplerde HNR'ye gerçek bir makbuz yazılır ve o kaleme "yazıldı, makbuz no şu" damgası vurulur. Aynı kalem iki kez yazılmaz. Mutabakat ekranından bu yol geçmez — orada [Kabul] dediğiniz satırın HNR'ye girilmesi, Mail sekmesindeki eşi üzerinden ya da elle yapılır.

4. Ekranda ne görüyorsunuz?

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 1 — Ekstre yüklemek zorunlu değildir: Banka › Mail taranmışsa hesap durumları burada kendiliğinden belirir.

5. Hesap durumu paneli (tespit) — rozetleri okumak

Mutabakat penceresini açtığınızda soldaki panelde hesaplarınız listelenir ve her birinin yanında bir rozet durur. Bu panel ekstre yüklemeden önce koşan ucuz bir ön kontroldür: saklanan son ekstre kapanış bakiyesi ile HNR'nin o gün sonundaki bakiyesi karşılaştırılır. Amacı size nereye bakacağınızı söylemektir — mutabık olmayanlar listenin başındadır.

6. "İncele" çıktı — fark ne anlama geliyor?

"İncele" bir suçlama değil, bir adrestir: "burada bir şey eksik ya da fazla, gelip bak". Program size farkı rakamla söyler ve elinden geldiğince nereye bakacağınızı da işaret eder. Üç tipik anlam vardır:

Küçük bir fark için telaşlanmayın: program bir tolerans kullanır ve toleransın altındaki sapmayı yeşil sayar. Bu, kuruş yuvarlamalarının insanı boş yere koşturmamasını sağlar. Program hem farkı hem toleransı ekranda yazar — böylece "ne kadar yakın olduğumuzu" kendiniz görürsünüz.

7. "POS toplu" ve "POS-dışı" ne demek?

Ekranda bu iki terimi görürsünüz ve açıklaması olmadan anlaşılmazlar. Basitçe:

8. Adım adım: aylık mutabakat

1. Ekstreyi indirin ve yükleyin

   Bankanın internet şubesinden dönem ekstresini PDF ya da Excel olarak indirin ve ekrandaki alana sürükleyin. Metin olarak da yapıştırabilirsiniz. Birden çok hesabınız varsa her hesabı ayrı ayrı yükleyin — karışırsa fark bulmak imkânsızlaşır.

2. [Çözümle] ve cari önerilerini kontrol edin

   Program satırları ayrıştırır ve açıklama metninden hangi cari olabileceğini önerir ("ARDA MOB. HAVALE" → ARDA MOBİLYA). Öneri isabetli olabilir de olmayabilir de — onaylamadan geçmeyin. Bu adım, mutabakatın en çok dikkat isteyen yeridir.

3. Kırmızı listeyi (HNR'de yok) tek tek kapatın

   Her satır için sorun: bu para neyin karşılığı? Cevaba göre ilgili pencerede makbuz kesin — tahsilat, ödeme, banka masrafı, dekont. Mutabakat ekranı bunu sizin yerinize yapmaz; bilerek yapmaz, çünkü hangi cariye yazılacağına ancak insan karar verebilir.

4. Turuncu listeyi (fazla hareketler) okuyun ama dokunmayın

   Bunlar sizde olup ekstrede olmayanlardır ve silinmez. Çoğu, ayın son günlerinde yapılmış ve bankaya sonraki ay yansıyacak işlemlerdir. Yalnız şuna bakın: bir önceki aydan kalan bir satır hâlâ duruyorsa, o gerçekten kaybolmuş bir işlemdir — araştırın.

5. "Hesap mutabık ✓" görene kadar tekrarlayın

   Eksikleri işledikten sonra ekstreyi yeniden çözümleyin. Program şu cümleyi verirse iş bitmiştir: "Hesap mutabık ✓ — ekstre ile HNR bu dönemde tutuyor (eksik/fazla yok, POS tuttu)." Bu cümleyi ayda bir görmek, bütün finans kayıtlarınızın sağlam olduğunun kanıtıdır.

9. Elle ekstre yüklemek — hangi dosya işe yarar?

Hesabı seçtikten sonra sağdaki alana dosyayı sürükleyip bırakabilir ya da Dosya seç ile seçebilirsiniz. Kabul edilen ve edilmeyen biçimler nettir:

10. Haftalık on dakikalık rutin

1. Mutabakat penceresini açın ve soldaki panele bakın. Liste zaten sizin için sıralanmıştır: incele en üstte, izleniyor altında, mutabık ✓ daha aşağıda. Yeşilleri okumayın bile.
2. İlk "incele" hesabını seçin ve rozetin üstüne gelip sebebini okuyun — program farkı ve gerekçesini orada tam cümleyle yazar.
3. O hesabın ekstresini yükleyin. Sonuç gelince önce üstteki tek satırlık karara bakın: mutabık ✓, eksik kayıt, fazla kayıt ya da ekstre bozuk.
4. Eksik listesini işaretleyin. "Ekstrede var, HNR'de yok" satırlarını seçip [Kabul] deyin — bunlar yerel kuyruğa not düşer, kimse adınıza kayıt yazmaz. İlgilenmediğiniz satırlar için [Red] onları gözden kaldırır.
5. Fazla listesini okuyun ama dokunmayın. "HNR'de var, ekstrede yok" satırları yalnız bilgidir; çoğu zaman valörü henüz gelmemiş bir kayıttır ve gelecek ekstrede kendiliğinden yerine oturur.
6. Kuyruğu boşaltın. Kabul ettiğiniz kalemlerin HNR'ye girilmesi ayrı bir iştir: Banka › Mail sekmesindeki eş kalemi onaylayın ya da makbuzu elle yazın. Mutabakat ekranını kapatmadan önce bu adımı atlamayın — kuyrukta bekleyen bir kalem, henüz yapılmamış bir iştir.

11. Sık sorulan sorular

Alacak Yaşlandırma sekmesi: tüm cariler tek tabloda

Bu pencere iki işi yapar. Şimdiye kadar anlattığımız iş banka mutabakatıydı: banka ekstresiyle HNR kayıtlarını karşılaştırmak. İkinci iş bambaşkadır ve pencerenin üstündeki görünüm anahtarından açılır: Alacak Yaşlandırma. Burada bankayla değil, müşterilerinizle ilgilenirsiniz — kim size ne kadar borçlu ve o borç kaç gündür bekliyor?

Sekmeyi açmak

Pencerenin en üstünde, "Mutabakat" yazısının hemen sağında iki düğmeli küçük bir anahtar durur: Banka ve Alacak Yaşlandırma. Banka bu rehberin 1-5. bölümlerinde anlatılan ekrandır. Alacak Yaşlandırma'ya bastığınızda ekstre yükleme alanı yerini bir tabloya bırakır ve hiçbir dosya yüklemeniz gerekmez — veriler zaten HNR'nin içindedir.

Kolonlar: beş kova + iki toplam

Her satır bir caridir. İlk kolonda ünvan (altında küçük harflerle cari kodu) durur; sonraki beş kolon o carinin açık alacağını vadeye göre beşe böler. Kova mantığı basittir: bir belge bugüne göre kaç gün gecikmişse o kovaya düşer.

Tabloyla çalışmak: arama, sıralama, çift tık, CSV

1. Aramak

   Tablonun üstündeki "Cari ara…" kutusuna cari kodunun ya da ünvanının bir parçasını yazın; liste yazdıkça daralır. Arama tabloyu süzer, yeniden hesaplamaz — dip toplam şeridi hep bütün tabloyu anlatır.

2. Sıralamak

   Tablo Vadesi geçen kolonuna göre büyükten küçüğe açılır. Başka bir kolon başlığına tıklarsanız sıralama ona geçer; aynı başlığa ikinci kez tıklamak yönü çevirir. En sık iki kullanım: 90+'a göre sıralamak (en eski batakları görmek) ve Toplam'a göre sıralamak (en büyük müşterileri görmek).

3. Satıra çift tıklamak

   Bir satır dikkatinizi çektiyse üstüne çift tıklayın: o carinin Cari Kartı açılır. Oradaki Raporlar → Finans → Alacak Yaşlandırma görünümü aynı kovaları verir, üstüne bir de Açık Belgeler dökümünü ekler — yani "bu 90+ rakamı hangi faturadan geliyor" sorusunun cevabı orada, iki tık ötededir.

4. Dipteki toplamlar ve CSV

   Tablonun altındaki şerit önce kaç cari olduğunu, sonra kova kova toplamları ve en sonda genel toplamı verir. Sağdaki CSV düğmesi o an görünen satırları görünen kolonlarla indirir — dosyanın adı alacak-yaslandirma.csv'dir. Arama kutusuyla listeyi daralttıysanız dosya da daralır; hiç satır görünmüyorsa düğme kapalıdır.

12. Terimler sözlüğü