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Conciliação — Comparar os seus registros com o extrato do banco

A palavra "conciliação" assusta, mas o serviço dela cabe em uma frase: o que o banco diz é igual ao que você lançou? No fim do mês você baixa o extrato do banco, cola no programa, e o programa coloca as duas listas lado a lado e mostra a diferença. Esta página ensina o que essa diferença significa — porque o trabalho de verdade não é achar a diferença, e sim entendê-la.

1. Por que aparecem diferenças? (A diferença é normal)

A primeira reação de quem é novo é "então tem um erro". Em geral não há erro — os dois livros andam por relógios diferentes. O banco credita o dinheiro na sua conta pelo calendário dele; você lança o registro no dia em que o negócio aconteceu. As três causas mais comuns:

2. Antes de tudo, a distinção: tela de "Banco" ou tela de "Conciliação"?

Há duas telas distintas alimentadas pelo mesmo serviço e, se você as confundir, acaba procurando botão no lugar errado. A diferença cabe em uma frase: a aba Banco › Mail pode gravar o item no HNR; a tela de Conciliação não pode.

3. O que o serviço faz? (Uma esteira de cinco passos)

A conciliação bancária não é uma tela dentro do HNR, e sim um pequeno serviço que roda por conta própria e conversa pela porta dele (a porta local 8094). Mantê-lo separado é proposital: um programa que olha dentro de uma caixa de correio não deve ficar dentro do núcleo contábil. Em ordem, ele faz o seguinte:

1. Lê a caixa de correio (IMAP, somente leitura)

   Os e-mails de extrato/aviso que os bancos enviam são varridos em intervalos regulares; o botão Varrer agora também inicia a varredura à mão. O serviço lê o e-mail e o deixa lá — não apaga, não move, não responde e não envia nada a ninguém. É por isso que, se possível, a conta de e-mail usada deve ser uma caixa separada e limitada.

2. Interpreta o anexo (um leitor separado para cada banco)

   O extrato de cada banco tem um formato diferente; por isso existe um leitor separado por banco. Se um e-mail não se encaixa em nenhum deles, ele é contado como "não reconhecido" e uma amostra é guardada — ele não é ignorado em silêncio, porque uma perda silenciosa é a coisa mais perigosa numa conciliação.

3. Cruza os movimentos com o HNR (só SELECT)

   Para cada movimento do extrato procura-se o correspondente no HNR. Essa busca apenas lê: nem uma linha é gravada no banco de dados. No fim, cada item cai em um estado — "a lançar", "já lançado", "indefinido, precisa de alguém", "banco errado", "compensação de POS"…

4. Deixa a decisão para uma pessoa (a fila de aprovação)

   O serviço não processa nada sozinho. Os itens são listados na tela; quem aprovou e quando fica registrado. Os movimentos faltantes que você [Aceita] na tela de conciliação também caem nessa fila e ficam esperando lá: a fila é uma lista de tarefas, não um lançamento contábil.

5. Só grava a partir da aba Mail — com a sua aprovação

   Quando você aprova um item de e-mail na aba Banco › Mail, nos tipos suportados um recibo de verdade é gravado no HNR e o item recebe o carimbo "gravado, recibo nº tal". O mesmo item nunca é gravado duas vezes. Esse caminho não passa pela tela de conciliação — uma linha que você [Aceita] ali entra no HNR pelo gêmeo dela na aba Mail, ou à mão.

4. O que você vê na tela?

📷 Tela real 🗺 Função de cada campo

Figura 1 — Carregar o extrato não é obrigatório: se Banco › Mail já foi varrido, as situações das contas aparecem aqui sozinhas.

5. O painel de situação das contas (detecção) — ler os selos

Ao abrir a janela de conciliação, o painel da esquerda lista as suas contas com um selo ao lado de cada uma. Esse painel é uma conferência prévia barata que roda antes de você subir qualquer extrato: o último saldo de fechamento de extrato guardado é comparado com o saldo do HNR no fim daquele mesmo dia. A finalidade dele é te dizer onde olhar — as contas que não batem ficam no topo da lista.

6. Apareceu "investigar" — o que a diferença quer dizer?

"Investigar" não é uma acusação, é um endereço: "aqui está faltando ou sobrando alguma coisa, venha ver". O programa te informa a diferença em número e, na medida do possível, aponta onde olhar. Há três significados típicos:

Não se desespere com uma diferença pequena: o programa usa uma tolerância e considera verde qualquer desvio abaixo dela. Isso evita que arredondamentos de centavos façam alguém correr à toa. O programa escreve na tela tanto a diferença quanto a tolerância — assim você mesmo vê "o quanto estamos perto".

7. O que significam "lote de POS" e "fora do POS"?

Você vê esses dois termos na tela e, sem explicação, eles não dizem nada. Simplificando:

8. Passo a passo: a conciliação mensal

1. Baixe e carregue o extrato

   Baixe o extrato do período no internet banking em PDF ou Excel e arraste-o para a área da tela. Também dá para colar como texto. Se você tem várias contas, carregue cada conta separadamente — se elas se misturarem, encontrar a diferença fica impossível.

2. [Interpretar] e conferir as sugestões de conta

   O programa separa as linhas e, pelo texto da descrição, sugere qual conta pode ser ("ARDA MOB. HAVALE" → ARDA MOBİLYA). A sugestão pode estar certa ou não — não passe por ela sem conferir. Este é o ponto que mais exige atenção em toda a conciliação.

3. Feche a lista vermelha (não existe no HNR), uma a uma

   Para cada linha, pergunte: este dinheiro é referente a quê? Conforme a resposta, emita o recibo na janela correspondente — recebimento, pagamento, despesa bancária, aviso bancário. A tela de conciliação não faz isso por você e não faz de propósito, porque só uma pessoa pode decidir em qual conta aquilo será lançado.

4. Leia a lista laranja (movimentos a mais), mas não mexa nela

   São os que existem com você e não no extrato, e eles não são apagados. A maioria são operações feitas nos últimos dias do mês, que vão aparecer no banco no mês seguinte. Preste atenção só a uma coisa: se uma linha sobrou do mês anterior e ainda está lá, aquilo é uma operação realmente perdida — investigue.

5. Repita até ver "conta conciliada ✓"

   Depois de lançar as faltas, interprete o extrato de novo. Quando o programa der esta frase, o serviço está concluído: "Conta conciliada ✓ — o extrato e o HNR batem neste período (nada faltando ou a mais, o POS bateu)." Ver essa frase uma vez por mês é a prova de que todos os seus registros financeiros estão sólidos.

9. Carregar o extrato à mão — qual arquivo serve?

Depois de escolher a conta, você pode arrastar e soltar o arquivo na área da direita ou escolhê-lo com Selecionar arquivo. O que é aceito e o que não é fica bem claro:

10. Uma rotina semanal de dez minutos

1. Abra a janela de conciliação e olhe o painel da esquerda. A lista já vem ordenada para você: investigar no topo, em observação abaixo, conciliado ✓ mais para baixo. Nem leia os verdes.
2. Escolha a primeira conta em "investigar" e passe o mouse pelo selo para ler o motivo — o programa escreve ali a diferença e a justificativa em uma frase completa.
3. Carregue o extrato daquela conta. Quando o resultado aparecer, leia primeiro o veredicto de uma linha no alto: conciliado ✓, registro faltante, registro a mais ou extrato inconsistente.
4. Marque a lista de faltantes. Selecione as linhas "está no extrato, não está no HNR" e aperte [Aceitar] — elas deixam uma anotação na fila local; ninguém grava registro em seu nome. Para as linhas que não te interessam, o [Recusar] as tira da frente.
5. Leia a lista de sobras, mas não mexa. As linhas "está no HNR, não está no extrato" são só informação; na maioria das vezes são registros cuja data de compensação ainda não chegou e que se acertam sozinhos no próximo extrato.
6. Esvazie a fila. Levar ao HNR os itens que você aceitou é um serviço à parte: aprove o item gêmeo na aba Banco › Mail ou escreva o recibo à mão. Não pule esse passo antes de fechar a tela de conciliação — um item esperando na fila é um serviço que ainda não foi feito.

11. Perguntas frequentes

A aba Aging de Recebíveis: todas as contas em uma única tabela

Esta janela faz dois serviços. Tudo o que descrevemos até aqui foi a conciliação bancária: comparar o extrato do banco com os registros do HNR. O segundo serviço é totalmente diferente e abre pela chave de visão no alto da janela: Alacak Yaşlandırma (Aging de recebíveis). Aqui você não lida com o banco, e sim com os seus clientes — quem deve quanto a você e há quantos dias essa dívida está parada?

Abrir a aba

Bem no alto da janela, logo à direita da palavra "Mutabakat", há uma chave pequena de dois botões: Banka e Alacak Yaşlandırma. O Banka é a tela descrita nas seções 1-5 deste guia. Ao apertar Alacak Yaşlandırma, a área de carregar extrato dá lugar a uma tabela e você não precisa carregar arquivo nenhum — os dados já estão dentro do HNR.

As colunas: cinco faixas + dois totais

Cada linha é uma conta. Na primeira coluna fica a razão social (com o código da conta em letras miúdas embaixo); as cinco colunas seguintes dividem o valor em aberto daquela conta em cinco, por vencimento. A lógica das faixas é simples: um documento cai na faixa correspondente a quantos dias ele está atrasado em relação a hoje.

Trabalhar com a tabela: busca, ordenação, clique duplo, CSV

1. Buscar

   Digite na caixa "Cari ara…" (buscar conta), acima da tabela, um pedaço do código ou da razão social da conta; a lista se estreita conforme você digita. A busca filtra a tabela, ela não recalcula — a faixa de totais no rodapé sempre descreve a tabela inteira.

2. Ordenar

   A tabela abre ordenada pela coluna Vadesi geçen (vencido), do maior para o menor. Se você clicar em outro título de coluna, a ordenação passa para ele; clicar uma segunda vez no mesmo título inverte o sentido. Os dois usos mais frequentes: ordenar por 90+ (para ver as dívidas incobráveis mais antigas) e por Toplam (para ver os maiores clientes).

3. Clique duplo na linha

   Se uma linha te chamou a atenção, dê um clique duplo nela: o Cartão da Conta daquela conta se abre. A visão Relatórios → Finanças → Aging de recebíveis de lá traz as mesmas faixas e ainda acrescenta o detalhamento de Documentos em Aberto — ou seja, a resposta para "de qual nota fiscal vem esse número 90+" está lá, a dois cliques de distância.

4. Os totais do rodapé e o CSV

   A faixa abaixo da tabela informa primeiro quantas contas há, depois os totais faixa a faixa e, por último, o total geral. O botão CSV à direita baixa as linhas visíveis naquele momento com as colunas visíveis — o arquivo se chama alacak-yaslandirma.csv. Se você estreitou a lista com a caixa de busca, o arquivo também se estreita; se nenhuma linha estiver visível, o botão fica desativado.

12. Glossário