Yardım › Finans › Vade Farkı ve Tahsilat

Vade Farkı, Tahsilat Hatırlatma ve Plasiyer Komisyonu

Geç ödenen bir fatura üç iş doğurur: gecikmenin bedelini hesaplayıp müşteriye yansıtmak, vadesi yaklaşan ve geçen faturaları sırasıyla hatırlatmak, satışı yapan plasiyerin kazandığı komisyonu doğru hesaplamak. Bu üç pencere aynı açık fatura verisinden çalışır ve hiçbir tutarı elle yazdırmaz: hesap sunucuda yapılır, siz yalnız gördüğünüzü onaylarsınız.

1. Üç pencere ne işe yarar

• Vade Farkı: bir dönem seçersiniz, program her carinin geç ödenen ve hâlâ açık faturalarının gecikme gününü ve vade farkını hesaplar. Hesap hiçbir şey yazmaz; beğendiğiniz carilere dönem kaydı açar, sonra borç dekontu kesersiniz.
• Tahsilat Hatırlatma: vadeye göre adım adım ilerleyen bir hatırlatma dizisi (T−3, T, T+7, T+15, T+30). Her sabah bugün kime, hangi kanaldan hatırlatma gideceği listelenir; tek tıkla gönderirsiniz. Fatura tahsil edilince dizi o fatura için kendiliğinden durur.
• Plasiyer Komisyonu: plasiyer başına dönem hak edişi. Kural fatura bazlı ya da tahsilat bazlı olabilir; tahsilat bazlıda hak ediş fatura tahsil edildikçe doğar. Vade aşımı kesintisi ve satış hedefi kademesi uygulanır; dönem onaya gider, onaylanır, ödendi işaretlenir.

2. Vade farkı nasıl hesaplanır

Vade Farkı penceresinde Dönem hesabı sekmesinde başlangıç ve bitiş tarihini seçip Hesapla (kayıt yapmaz)'ya basın. Tabloda her cari için fatura sayısı, gecikmeli tutar, ortalama gecikme, vade farkı, KDV ve toplam görünür; satırı açınca fatura fatura parçalar (vade, ödeme tarihi, tutar, dönemdeki gün, fark) çıkar.

Parçalı FIFO — her ödeme kendi tarihiyle

• Carinin hesap hareketleri tarih sırasıyla okunur. Her ödeme en eski açık fatura parçasından başlayarak kapatır; kısmi ödeme faturanın yalnız ödenen kısmını kendi tarihiyle kapatır, kalan kısım açık kalır ve gecikmesi sürer.
• Faturanın vadesi faturadaki ödeme tarihidir (yoksa fatura tarihi). Çekle ödemede ödeme tarihi çekin vadesidir (kuraldaki "Çekle ödemede ödeme tarihi çekin vadesidir" seçeneği; varsayılan açık).
• İade farksızdır: satış iadesiyle kapanan parça vade farkı doğurmaz (mal geri geldi). Faturadan önce yapılmış ödeme (avans) sonraki faturayı hemen kapatır; peşin ödemede gecikme sıfırdır.
• Döviz ile çalışan cariler bu sürümde hesaplanmaz; ekranda "Dövizli çalışan cariler bu sürümde hesaplanmadı." uyarısı çıkar.

Formül ve örnekler

Bileşik yöntemde g0 dönemden önce birikmiş gecikme günü, g1 dönem sonundaki gecikme günüdür; böylece bir sonraki dönem yalnız kendi payını ekler. Parçalı FIFO örneği: 10.000'lik faturanın vadesi 1 Ağustos; 15 Ağustos'ta 4.000 (14 gün), 10 Eylül'de 6.000 (40 gün) ödendi. Basit %3 ile: 4.000 × %3 × 14/30 = 56 ve 6.000 × %3 × 40/30 = 240; toplam 296.

Muafiyet, asgari tutar, yuvarlama, dönem tahakkuku

• Muafiyet günü gecikmeden düşülür (tolerans penceresi): 5 gün muafiyetle 12 gün geç ödenen parça için 7 günlük fark hesaplanır.
• Asgari tutar: carinin dönem farkı (matrah) kuraldaki asgari tutarın altında kalırsa satır Muaf olur ("Asgari tutarın altında") ve dekont kesilmez.
• Yuvarlama: her fatura parçasının farkı 2 haneye, carinin toplamı kuraldaki adıma (0,01 · 0,1 · 1 · 5 · 10) yarım yukarı yuvarlanır. KDV yuvarlanmış matrah üzerinden hesaplanır.
• Dönem tahakkuku ardışık dönemlerde çift saymaz: dönem, gecikme günlerinden yalnız kendi içine düşenleri sayar. Vadesi 20 Ağustos olup 10 Eylül'de ödenen parça (21 gün): Ağustos dönemi 11 gün, Eylül dönemi 10 gün; toplam yine 21.

3. Vade farkı kuralı: kapsam ve uygulama

Kurallar sekmesinde Yeni kural ile aylık oran, yöntem, muafiyet günü, asgari tutar, yuvarlama, KDV oranı ve çek vadesi seçeneği girilir. Aktif kural yoksa hesap "Aktif vade farkı kuralı yok." der ve hiçbir cariyi hesaplamaz.

4. Dönem kaydı ve dekont

1. Dönem kaydı aç. Hesap tablosunda carileri seçip Seçili … cari için dönem kaydı aç ya da Bütün cariler için dönem kaydı aç'a basın. Aynı carinin bu dönemle günü kesişen (iptal edilmemiş) kaydı varsa hiçbir şey yazılmaz ve uyarı çıkar; Kesişen dönemi olan carileri atlayarak kaydet ile kalanlar kaydedilir. Aynı günler iki kez hesaplanmaz.
2. Belge kes. Kayıtlar ve dekont sekmesinde kaydı açıp tarihi seçin. Türkiye'de düğme Vade farkı faturası kes'tir: program satış faturası keser (kalem: vade farkı hizmet kartı, KDV oranı başına bir satır), fatura KDV beyanına, e-belge akışına ve muhasebeye her faturada olduğu gibi girer; kayıt "Fatura kesildi" olur. Endonezya'da düğme Dekont kes'tir: DK serisinden numara alınır, cariye borç dekontu yazılır. Bir adım yarıda kalırsa tekrar basmak kaldığı yerden sürer; aynı belge iki kez yazılmaz.

Muhasebe kaydı

• Türkiye: vade farkı KDV matrahına dahildir (KDVK md. 24/c); oran ana teslimin oranıdır. Program her gecikmeli faturanın kalemlerindeki KDV oranlarını kullanır (%10 ve %20 karışıksa fark iki satıra bölünür); kuraldaki oran yalnız kalemsiz faturalarda yedektir. Vade farkı faturasının kalemi Kurallar sekmesindeki Vade farkı faturası kalemi (stok kodu) alanıdır; boşsa ilk kesimde VADEFARKI hizmet kartı açılır ve muhasebede 642 Faiz gelirlerine eşlenir.
• Endonezya: gecikme bedeli (denda) çoğunlukla PPN dışıdır (varsayılan oran 0) ve alıcıda PPh 23 kesintisi söz konusu olabilir. Bedel teslimin parçası sayılırsa firma %11 (DPP nilai lain) yazabilir; kararı mali müşavirinizle verin.

5. Muaf tutma ve iptal

• Muaf tut: dekont kesilmemiş bir kaydı, en az 5 karakterlik bir nedenle muaf yaparsınız (örneğin iyi müşteri, ilk gecikme). Kayıt listede "Muaf" olarak kalır, iz silinmez.
• İptal et: kesilmiş belgeyi geri alır — Türkiye'de vade farkı faturası (fatura silme yetkisiyle), Endonezya'da carideki borç dekontu hareketi silinir; yarıda kalmış dekontun numarası da defterde iptal edilir, dekont numarası iptal edilir ve asla yeniden verilmez, kayıt "İptal" olur. Sonra aynı cari ve dönem için yeniden dönem kaydı açılabilir.

6. Tahsilat hatırlatma dizisi

Dizi, vade gününe göre sayılan adımlardan oluşur: −3 vadeden üç gün önce, 0 vade günü, +15 vadeden on beş gün sonra. İlk açılışta aşağıdaki varsayılan dizi kurulur; ataması olmayan bütün cariler bu diziye tabidir. Diziler ve cariler sekmesinde yeni dizi yazabilir (en çok 12 adım), adımları düzenleyebilir ve bir cariye başka bir dizi atayabilirsiniz (Cariye ata).

Sorumlu "Plasiyer" ise mesaj faturayı kesen satış temsilcisine gider (yoksa cari atamasındaki sorumluya, o da yoksa dizinin finans sorumlusuna). "Finans" adımları dizinin Finans sorumlusu (kullanıcı)'na gider. Aday ad sistemde kullanıcı değilse (ör. "mete" ya da "ahmet/arif" gibi eski plasiyer adları) sıradaki adaya, hiçbiri yoksa yöneticilere düşer; mesaj hiçbir zaman kimsenin görmediği bir ada yazılmaz. Eskalasyon işaretli adım ayrıca Eskalasyon kullanıcısı'na (boşsa finans sorumlusuna, o da yoksa yöneticilere) gider. Dizide Asgari kalan tutar (varsayılan 1,00) altındaki kalanlar hatırlatılmaz.

7. Kanallar

Pencerenin üstündeki şerit her kanalın hazır olup olmadığını gösterir. Hazır olmayan kanal için adım sahte başarı yazmaz: iz satırı "Atlandı" olur ve nedeni yazılır.

Mesaj metni sunucuda, firma ülkesinin dilinde (Türkçe, Endonezce ya da İngilizce) üretilir; müşteri adı, fatura numarası ve tutarlar olduğu gibi yazılır.

8. Bugün listesi ve gönderim kuralları

Bugün sekmesi bugün gönderilecek hatırlatmaları cari, aşama, kanal, sorumlu, gecikme ("… gün geçti" / "… gün kaldı") ve kalan tutarla listeler. Satırları seçip Seçilenleri gönder ya da Bugünkü listenin hepsini gönder'e basın; sonuç "… gönderildi, … yazdırılmayı bekliyor, … atlandı, … hatalı." diye yazar.

• Aynı gün, aynı cari, aynı kanal = tek gönderim. Bir carinin birden çok faturası aynı gün aynı kanala düşerse tek mesajda birleşir.
• 3 günlük yakalama penceresi. Bir gün kimse göndermezse kaçan adım 3 gün boyunca listede kalır; daha eskisi listelenmez. Aynı fatura, adım ve kanal için ikinci gönderim yapılmaz.
• Tahsilat gelince durur. Hatırlatma tutarı fatura "kalan" alanından değil carinin net borcundan (tarih sırasıyla eşleştirme) hesaplanır: faturaya bağlanmadan alınan tahsilat, alacak dekontu ve satış iadesi de borcu düşürür, tamamen ödenmiş faturaya uyarı çıkmaz. Gönderim anında bu borç yeniden hesaplanır; kapanan fatura atlanır ve bekleyen adımları "Durdu" olur.
• Net alacaklı cariye gitmez. Toplamda firmadan alacaklı olan (bakiyesi bizim aleyhimize olan) cariye hatırlatma gönderilmez.
• Durdur / sürdür. Bir carinin dizisini bir nedenle (örnek: ödeme sözü verdi) ve isteğe bağlı bitiş tarihiyle durdurursunuz; tarih gelince dizi kendiliğinden sürer. Diziyi sürdür ile elle de açılır.
• Plasiyer yalnız kendi satırlarını görür. Yönetici ya da muhasebe yetkisi olmayan kullanıcı Bugün listesinde yalnız sorumlusu kendisi olan satırları görür; ötekiler Yalnız benim sorumlu olduklarım kutusuyla aynı süzgeci kullanabilir.

Geçmiş sekmesi her gönderimin iz satırını (tarih, cari, fatura, adım, kanal, alıcı, durum, neden) gösterir.

9. Sabah görevi

Görev sabah firmasını sunucunun ana firmasıyla tarar; öteki firmalar için, o firmanın yetkili bir kullanıcısı Tahsilat Hatırlatma'yı ya da Nabız'ı açtığında o gün henüz koşmadıysa aynı bakım kendi oturumuyla yapılır. Yönetici görevi elle de koşturabilir.

10. Cari kartında dizi durumu

Cari kartı › Hatırlatmalar sekmesinin üstünde bir dizi durumu kutusu vardır: hangi dizinin işlediği (varsayılan mı), açık ve vadesi geçmiş tutar, sıradaki adım ("Sıradaki adım …: aşama (kanallar), fatura …"), durdurulmuşsa nedeni ve kendiliğinden süreceği tarih. Buradan Diziyi durdur / Diziyi sürdür yapılabilir; Tahsilat hatırlatmayı aç pencereyi o carinin geçmişiyle açar.

11. Plasiyer komisyonu nasıl hesaplanır

Plasiyer, faturayı kesen satış temsilcisidir (faturada yazılı değilse faturayı giren kullanıcı) — satış raporları ve CRM satış hedefiyle aynı tanım. Kurallar sekmesinde her kural şunları taşır:

• Kapsam: plasiyer (boş: herkes) × cari grubu (boş: hepsi) × ürün grubu (boş: hepsi). Her satış kalemine en özgül kural uygulanır: en çok boyutu eşleşen kural kazanır, eşitlikte öncelik. Hiçbir kurala uymayan kalem için "Bazı satış kalemleri hiçbir komisyon kuralına uymadı." uyarısı çıkar.
• Baz: kalemin KDV hariç matrahı (fiyat × kur × miktar × iskonto sonrası). Fatura bazlı: dönemde kesilen satış faturalarının kalemleri; satış iadesi kalemleri eksi baz olarak düşer. Tahsilat bazlı: hak ediş ancak fatura tahsil edildikçe doğar — dönem içinde kapanan ödeme parçasının fatura tutarına oranı kadar kalem matrahı sayılır. Peşin (faturadan önce) alınan ödemenin hak edişi fatura döneminde doğar. İade ve alacak dekontu tahsilat değildir, komisyon doğurmaz. Aynı plasiyerin günü kesişen ikinci dönem kaydı açılmaz; yönetici kendi hak edişine karar veremez (dört göz).
• Vade aşımı kesintisi: tahsilat bazlıda parçanın gecikmesi (kapanış − vade) Vade aşımı eşiği (gün)'nü aşarsa hak edişten Aşımda kesinti (%) kadar düşülür. Fatura bazlıda kesinti yoktur (henüz ödeme yok).
• Hedef kademesi: dönem aylarının CRM satış hedefi toplamı ile gerçekleşen satış oranlanır; sağlanan en yüksek kademenin çarpanı uygulanır. Kademeler "hedef%:çarpan" biçiminde yazılır, örnek 100:1.2, 120:1.5. Hedef yoksa çarpan 1'dir ("Hedef yok").

12. Dönem kaydı, onay ve ödeme

1. Dönem hesabı sekmesinde Hesapla (kayıt yapmaz) ile plasiyer başına baz, hak ediş, kesinti, hedef gerçekleşme, çarpan ve net görünür; satır açılınca kalem kalem ayrıntı çıkar. Dönem kaydı aç kaydı "Hesaplandı" olarak yazar.
2. Dönemler ve onay sekmesinde Onaya gönder bir onay isteği açar; istek Yönetim › Onaylar ekranında ve Nabız "Sırada" bölümünde de görünür. Kayıt "Onay bekliyor" olur.
3. Yönetici kaydı açıp karar notuyla Onayla ya da Reddet'e basar. Onaylar ekranından verilen karar da buraya yansır.
4. Onaylanan dönem ödenince Ödendi işaretle (isteğe bağlı Bordro referansı ile). Bu sürüm İK bordrosuna otomatik yazmaz; bordro tarafı onaylı ve ödenmemiş hak edişleri okuyabilir. Yalnız "Hesaplandı" ya da "Reddedildi" durumundaki kayıt Sil ile kaldırılabilir.

13. Yetki

Her yazma işlemi denetim günlüğüne (kim, ne zaman, ne) düşer.

14. Telefonda

• 7 inçten küçük ekranlarda (Bahçe + Adım arayüzü) Tahsilat Hatırlatma iki görünümle açılır: plasiyer için Bugünkü hatırlatmalarım (kart listesi, tek dokunuşla gönder) ve finans için Dizi onayı (bugünkü listenin hepsini toplu gönder).
• Plasiyer Komisyonu telefonda Hak edişim (bu ayın hak edişi; kaydedilmemişse anlık hesap) ve yöneticiler için Dönem onayı görünümüyle açılır.
• Vade Farkı telefonda üç adımlı sihirbazdır: 1. Dönem (tarihler ve Hesapla) → 2. Cariler (cari kartları, toplam, bütün cariler için dönem kaydı) → 3. Dekont (dekont bekleyen kayıtlar, dekont kes).
• Nabız arayüzünde Sırada bölümünde "Bugün … tahsilat hatırlatması gönderilecek." satırı çıkar (son uyarı aşamasındaki müşteri varsa kırmızı çizgiyle); dokununca Tahsilat Hatırlatma Bugün sekmesinde açılır. Patron Panosu dikkat satırında "… müşteri için son uyarı aşamasına gelindi." görünür (bkz. Mobil rehberi).

15. Sık sorulanlar

İlgili rehberler: Finans · Cari Kartı · Muhasebe · Kokpit · Mobil.