Daftar isi
1. Mengapa dokumennya begitu banyak?2. Rantai selengkapnya3. Dokumen berubah menjadi satu sama lain — jangan mengetik ulang4. Surat jalan dan faktur: kembar, tetapi tak sama5. Rantai yang sama, arah sebaliknya: pembelian6. Modul lain yang terkait rantai ini7. Memakai rantai ini sebagai alat diagnosis8. Pertanyaan yang sering diajukan9. Daftar istilahBantuan › Rantai Dokumen
Rantai Dokumen — Tulang Punggung Program
Panduan ini bukan tentang satu jendela, melainkan tentang kaitan antar jendela. Kekosongan sebenarnya di benak pendatang baru bukan "tombol ini untuk apa", melainkan "saya sudah mengirim penawaran — lalu apa?". Begitu Anda memahami rantai ini, sisa programnya akan jatuh pada tempatnya. Bacalah apa pun pekerjaan Anda.
1. Mengapa dokumennya begitu banyak?
Menjual barang kepada pelanggan tampak seperti satu peristiwa. Kenyataannya ada waktu yang berlalu di antaranya, dan hal-hal yang berbeda menjadi pasti selama waktu itu. Perhatikan:
| Kapan | Apa yang menjadi pasti | Dokumen |
|---|---|---|
| Senin | Kita memberi harga. Pelanggan belum setuju dan kita belum menyisihkan apa pun. | TEKLİF |
| Rabu | Pelanggan berkata ya. Kita sudah berkomitmen — tetapi barangnya masih di gudang. | SİPARİŞ |
| Jumat | Barang berangkat dengan truk. Stok benar-benar berkurang. | İRSALİYE |
| Jumat | Kita menagih uangnya. Pelanggan kini berutang kepada kita. | FATURA |
| Bulan depan | Uangnya datang. Utangnya lunas. | MAKBUZ |
Setiap dokumen memastikan hal yang berbeda. Itulah sebabnya semuanya ada secara terpisah — dan sebabnya melewati salah satunya membuat sebuah angka menjadi keliru di suatu tempat. Lewati penawaran, tak ada yang dirugikan; lewati surat jalan, stok berbohong; lewati faktur, piutang Anda tak terlihat.
2. Rantai selengkapnya
Gambar 1 — Empat baris: dokumen, stok, saldo, kas. Saat sebuah angka keliru, tabel ini menunjukkan dokumen mana yang belum dibuat.
Kuitansi (penerimaan/pembayaran) diterbitkan dari jendela Finans → Kasa: tombol + Tahsilat / Makbuz pada bilah atas (terlihat di kedua tab jendela Kasa) membuka Entri Kuitansi (tombol yang sama juga ada di jendela Banka). Jalan pintas: klik kanan baris kas pada tab Kasalar lalu pilih Nakit Tahsilat / Nakit Ödeme — formulir terbuka dengan jenis dan kas sudah terpilih.
3. Dokumen berubah menjadi satu sama lain — jangan mengetik ulang
Manfaat paling praktis dari rantai ini: Anda tak pernah mengetik ulang di tiap langkah. Buka penawarannya, tekan [Siparişe Al], dan seluruh isinya — akun, baris, harga, jatuh tempo, jenis transaksi — berpindah ke pesanan baru. Risiko salah ketik nol, dan terbentuk ikatan asal-usul antara kedua dokumen.
Pesanan mengingat penawaran mana asalnya dan siapa yang memberikan penawaran itu. Berbulan-bulan kemudian, inilah jawaban atas "siapa yang membawa pekerjaan ini?" dan "harga berapa yang kita janjikan?". Bila Anda mengetik pesanannya manual alih-alih mengonversi, ikatan itu tak pernah terbentuk — dokumennya tetap benar, tetapi ceritanya hilang.
4. Surat jalan dan faktur: kembar, tetapi tak sama
Keduanya paling membingungkan pendatang baru, karena biasanya diterbitkan pada saat yang sama sehingga tampak seperti satu dokumen. Peganglah perbedaannya seperti ini:
Surat jalan = cerita barangnya
"Barang ini keluar dari sini pada tanggal ini, dengan kendaraan ini." Inilah dokumen yang mengurangi stok. Bila barang sudah keluar tetapi fakturnya baru terbit akhir bulan, surat jalan bisa berdiri sendiri.
Faktur = cerita uangnya
"Anda berutang sekian untuk barang ini, jatuh tempo pada tanggal ini." Inilah dokumen yang menggerakkan saldo akun dan yang secara resmi menuju kantor pajak.
Tidak ada jendela "Entri Surat Jalan" terpisah — bukan Anda yang menerbitkannya, melainkan program. Saat Anda memakai [Fatura Et] pada pesanan, atau memilih jenis faktur yang menghasilkan surat jalan di Entri Faktur (jenis Satış pada daftar jenis diterbitkan dengan surat jalan), surat jalan dibuat otomatis bersama faktur. Nomornya tampil di dua tempat: kotak Sevk irsaliyesi pada layar hasil setelah menyimpan, dan kolom İrsaliye No pada kartu faktur. Dari kotak itu pula Anda tahu jenis mana yang menghasilkan surat jalan — bila nomornya tampil, surat jalannya terbit. Sengaja tidak ada jendela daftar Surat Jalan yang terpisah: surat jalan selalu hidup di samping fakturnya.
Program akan bertanya: apakah surat jalan terkait ikut dihapus, atau dipertahankan? Bila dipertahankan, hanya kaitannya yang diputus — stok TIDAK dikembalikan. Itu perilaku yang benar: fakturnya mungkin keliru, tetapi barangnya memang sudah keluar. Mengembalikan stok berarti menampilkan barang yang tidak Anda miliki. Bila barangnya benar-benar kembali, yang perlu dibuat adalah dokumen retur, bukan penghapusan.
5. Rantai yang sama, arah sebaliknya: pembelian
Sejauh ini kita membahas penjualan. Saat membeli, rantainya sama dan hanya arahnya yang terbalik — itulah sebabnya layarnya pun sama. Setiap dokumen punya kolom İşlem; memilih Satış atau Alış menentukan segalanya.
| PENJUALAN | PEMBELIAN | |
|---|---|---|
| Rantai | Penawaran → Pesanan → Surat jalan+Faktur → Penerimaan | Permintaan → Pesanan → Barang masuk+Faktur → Pembayaran |
| Stok | berkurang | bertambah |
| Akun | pelanggan berutang kepada kita | kita berutang kepada pemasok |
| Uang | masuk (kuitansi penerimaan) | keluar (kuitansi pembayaran) |
| Letak permintaannya | CRM → Peluang | Departemen → Pembelian |
Bila Anda menyimpan faktur pembelian sebagai Satış karena keliru, stok justru berkurang alih-alih bertambah, pemasok tampak berutang kepada Anda, dan PPN masuk ke sisi yang salah. Satu kolom menghasilkan kesalahan di tiga tempat sekaligus. Biasakan memeriksa kolom İşlem sebelum menyimpan — ini kebiasaan paling menguntungkan yang bisa Anda pelajari di sini.
6. Modul lain yang terkait rantai ini
Rantai sejauh ini tentang membeli dan menjual barang. Bila Anda memproduksi sendiri barangnya atau barang itu berpindah antar gudang, muncul dua mata rantai lagi:
Gambar 2 — Produksi dan gudang tidak menggantikan rantai penjualan; keduanya menyisip di dalamnya. Rincian di panduan Produksi dan Gudang.
7. Memakai rantai ini sebagai alat diagnosis
Di sinilah panduan ini benar-benar berguna. Saat ada yang tidak cocok, telusuri rantainya mundur — jawabannya hampir selalu dokumen yang terlewat atau dibuat dua kali.
| Keluhan | Kemungkinan penyebab | Lihat di mana |
|---|---|---|
| "Barang ada di gudang tapi tidak di sistem" | Faktur pembelian / penerimaan barang belum dicatat | Jendela Faktur, İşlem = Alış |
| "Sistem menunjukkan stok yang tidak kita punya" | Barang keluar tetapi tanpa surat jalan atau faktur | Jendela Pesanan: sudah dikirim tetapi belum difakturkan |
| "Pelanggan bilang sudah bayar tapi utangnya masih ada" | Kuitansi penerimaan belum dibuat (atau ceknya masih di portofolio) | Cari Kartı → Ekstre; jendela Cek |
| "Omzet tampak dua kali lipat" | Surat jalan dan faktur terpisah dibuat untuk satu pengiriman yang sama | Jendela Faktur: akun sama, hari sama, jumlah sama |
| "Sudah terjual tapi labanya tak tampak" | Harga beli belum tercatat — ada penjualan tanpa biaya | Kartu Stok → Harga / Pergerakan |
8. Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah langsung membuat faktur tanpa penawaran?
Bisa. Rantai ini adalah penjelasan, bukan kewajiban: pada penjualan tunai, pelanggan datang, mengambil barang, menerima faktur — penawaran dan pesanan tak pernah dibuat. Panjang rantainya mengikuti kerumitan transaksinya. Satu-satunya mata rantai yang tak boleh dilewati adalah dokumen yang mencatat keluarnya barang (surat jalan atau faktur).
Jika pesanan tak mengurangi stok, bisakah barang yang sama dijanjikan dua kali?
Secara teknis program tidak menghentikan Anda — tetapi daftar pesanan ada supaya Anda bisa melihatnya. Di jendela Stok, "tersedia" dan "terikat" dibaca terpisah. Kebiasaan yang benar: periksa pesanan terbuka sebelum berjanji. Bila Anda memproduksi, selisihnya toh ditutup dengan membuka permintaan produksi.
Bisakah faktur diperbaiki setelah diterbitkan?
Dalam hari yang sama dan sebelum dilaporkan, faktur bisa diperbarui. Tetapi Anda tidak bisa mengubah jenis transaksinya (Satış↔Alış) — itu dokumen yang berbeda dan program menolaknya. Setelah bulannya ditutup, cara memperbaikinya adalah dokumen retur/koreksi, bukan penghapusan.
9. Daftar istilah
| Türkçe | English | Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
| Teklif | Quote | Penawaran |
| Sipariş | Order | Pesanan |
| İrsaliye | Delivery note | Surat jalan |
| Fatura | Invoice | Faktur |
| Makbuz | Voucher / receipt | Kuitansi |
| İşlem (Satış / Alış) | Transaction (Sale / Purchase) | Transaksi (Jual / Beli) |
| Cari hesap | Current account | Akun berjalan |
| Açık sipariş | Open order | Pesanan terbuka |
| Soy zinciri | Document lineage | Asal-usul dokumen |
| İade | Return | Retur |
| Vade | Due date | Jatuh tempo |
Bila Anda yang akan menerbitkan dokumennya, lanjutkan ke Panduan Entri Dokumen. Bila Anda mengikuti uangnya, baca Keuangan; bila mengikuti barangnya, baca Gudang.