İçindekiler
1. Neden bu kadar çok belge var?2. Zincirin tamamı3. Belgeler birbirine dönüşür — baştan yazmayın4. İrsaliye ile fatura: ikizler ama aynı değil5. Aynı zincir, ters yönde: alış6. Zincire bağlanan diğer modüller7. Zinciri teşhis aracı olarak kullanmak8. Sık sorulan sorular9. Terimler sözlüğüYardım › Belge Zinciri
Belge Zinciri — Programın Omurgası
Bu rehber tek bir pencereyi değil, pencereler arasındaki bağı anlatır. Yeni çalışanın kafasındaki asıl boşluk "bu düğme ne yapar" değildir; "teklif verdim, sonra ne oluyor?" sorusudur. Bir kez bu zinciri anlarsanız programın geri kalanı kendiliğinden yerine oturur. İşiniz ne olursa olsun okuyun.
1. Neden bu kadar çok belge var?
Bir müşteriye mal satmak tek bir olay gibi görünür. Ama gerçekte arada zaman geçer ve o zaman içinde farklı şeyler kesinleşir. Bakın:
| Ne zaman | Ne kesinleşti | Belge |
|---|---|---|
| Pazartesi | Fiyat verdik. Müşteri kabul etmedi, biz de bir şey ayırmadık. | TEKLİF |
| Çarşamba | Müşteri "tamam" dedi. Artık söz verdik — ama mal hâlâ depoda. | SİPARİŞ |
| Cuma | Mal kamyona bindi ve çıktı. Stok gerçekten azaldı. | İRSALİYE |
| Cuma | Parayı istedik. Müşteri bize borçlandı. | FATURA |
| Gelecek ay | Para geldi. Borç kapandı. | MAKBUZ |
Her belge farklı bir şeyi kesinleştirir. Bu yüzden hepsi ayrı ayrı vardır — ve bu yüzden birini atlarsanız bir yerde rakam tutmaz. Teklifi atlarsanız kimse zarar görmez; irsaliyeyi atlarsanız stok yalan söyler; faturayı atlarsanız alacağınız görünmez.
2. Zincirin tamamı
Şekil 1 — Dört satır: belge, stok, cari, kasa. Bir rakam yanlışsa hangi belgenin eksik olduğunu bu tablodan bulursunuz.
Makbuz (tahsilat/ödeme) Finans → Kasa penceresinden kesilir: üst şeritteki + Tahsilat / Makbuz düğmesi (Kasa penceresinin iki sekmesinde de görünür) Makbuz Girişi'ni açar (aynı düğme Banka penceresinde de vardır). Kısayol: Kasalar sekmesinde kasa satırına sağ tıklayıp Nakit Tahsilat / Nakit Ödeme derseniz form tip ve kasa ön-seçili açılır.
3. Belgeler birbirine dönüşür — baştan yazmayın
Zincirin en pratik faydası şudur: her adımda baştan yazmazsınız. Teklifi açıp [Siparişe Al] dediğinizde bütün gövde — cari, kalemler, fiyatlar, vade, işlem türü — yeni siparişe taşınır. Yazım hatası riski sıfırdır ve iki belge arasında soy bağı kurulur.
Sipariş, hangi tekliften doğduğunu ve o teklifi kimin verdiğini saklar. Aylar sonra "bu işi kim getirdi", "hangi fiyattan söz verilmişti" sorularının cevabı budur. Dönüşümü kullanmadan siparişi elle yazarsanız bu bağ kurulmaz — belge yine doğrudur ama hikâyesi kaybolur.
4. İrsaliye ile fatura: ikizler ama aynı değil
Bu ikisi yeni çalışanı en çok zorlayan çifttir, çünkü çoğu zaman aynı anda kesilirler ve tek belge sanılırlar. Ayrımı şöyle tutun:
İrsaliye = malın hikâyesi
"Şu mal, şu tarihte, şu araçla buradan çıktı." Stoğu düşüren belgedir. Mal gitti ama fatura ay sonunda kesilecekse, irsaliye tek başına da olabilir.
Fatura = paranın hikâyesi
"Bu mal karşılığında şu kadar borçlusunuz, şu tarihte ödeyeceksiniz." Cari bakiyeyi hareketlendiren belgedir ve resmî olarak vergi dairesine giden budur.
Ayrı bir "İrsaliye Girişi" penceresi yoktur — irsaliyeyi siz kesmezsiniz, program keser. Sipariş penceresindeki [Fatura Et] ile ya da Fatura Girişi'nde irsaliye üreten bir fatura cinsi seçtiğinizde (cins listesindeki Satış cinsi irsaliyeli kesilir) sevk irsaliyesi faturayla birlikte otomatik oluşturulur. Numarayı iki yerde görürsünüz: kayıttan sonraki sonuç ekranındaki Sevk irsaliyesi kutusunda ve fatura kartındaki İrsaliye No alanında. Hangi cinslerin irsaliye ürettiğini de aynı kutudan anlarsınız — numara görünüyorsa irsaliye kesilmiştir. Ayrı bir İrsaliye listesi penceresi bilinçli olarak yoktur: irsaliye her zaman faturasının yanında yaşar.
Program size sorar: bağlı irsaliyeler de silinsin mi, yoksa korunsun mu. Korumayı seçerseniz yalnız bağ koparılır — stok geri ALINMAZ. Bu doğru davranıştır: fatura yanlış kesilmiş olabilir ama mal gerçekten çıkmıştır. Stoğu geri almak, olmayan malı varmış gibi göstermek olurdu. Mal gerçekten geri geldiyse yapılacak şey iade belgesi kesmektir, silmek değil.
5. Aynı zincir, ters yönde: alış
Şimdiye kadar sattığımız durumu anlattık. Aldığımızda zincir aynıdır, yalnız yön ters döner — ve bu yüzden ekranlar da aynıdır. Her belgede bir İşlem alanı vardır; Satış mı Alış mı seçtiğiniz her şeyi belirler.
| SATIŞ (İşlem = Satış) | ALIŞ (İşlem = Alış) | |
|---|---|---|
| Zincir | Teklif → Sipariş → İrsaliye+Fatura → Tahsilat | Talep → Sipariş → Mal girişi+Fatura → Ödeme |
| Stok | azalır | artar |
| Cari | müşteri bize borçlanır | biz tedarikçiye borçlanırız |
| Para | içeri girer (Tahsilat makbuzu) | dışarı çıkar (Ödeme makbuzu) |
| Talep nerede | CRM → Fırsatlar | Departmanlar → Satın Alma |
Alış faturasını yanlışlıkla Satış olarak kaydederseniz stok artacağına azalır, tedarikçi size borçlu görünür ve KDV ters tarafa yazılır. Tek bir alan üç yerde birden hata üretir. Kaydet demeden önce İşlem alanına bakma alışkanlığı edinin — bu, öğrenebileceğiniz en kârlı alışkanlıktır.
6. Zincire bağlanan diğer modüller
Şimdiye kadarki zincir "malı alıp satmak" içindi. Malı kendiniz üretiyorsanız ya da mal depolar arasında geziyorsa araya iki halka daha girer:
Şekil 2 — Üretim ve depo, satış zincirinin yerine geçmez; araya girer. Ayrıntı için Üretim ve Depo rehberleri.
7. Zinciri teşhis aracı olarak kullanmak
Bu rehberin asıl kazancı burada. Bir şey tutmadığında zinciri geriye doğru yürüyün — cevap neredeyse her zaman atlanmış ya da fazladan kesilmiş bir belgedir.
| Şikâyet | Muhtemel sebep | Nereye bakılır |
|---|---|---|
| "Depoda mal var ama sistemde yok" | Alış faturası/mal girişi kesilmemiş | Fatura penceresi, İşlem = Alış |
| "Sistemde mal var ama depoda yok" | Mal çıktı ama irsaliye/fatura kesilmemiş | Sipariş penceresi: teslim edilmiş ama faturalanmamış siparişler |
| "Müşteri ödedim diyor, borç duruyor" | Tahsilat makbuzu kesilmemiş (ya da çek portföyde bekliyor) | Cari Kartı → Ekstre; Çekler penceresi |
| "Ciro iki katı görünüyor" | Aynı sevkiyat için hem irsaliye hem ayrı fatura ayrı ayrı kesilmiş | Fatura penceresi: aynı cari + aynı gün + aynı tutar |
| "Bu malı sattık ama kâr görünmüyor" | Alış maliyeti girilmemiş — satış var, maliyet yok | Stok Kartı → Fiyatlar / Hareketler |
8. Sık sorulan sorular
Teklif vermeden doğrudan fatura kesebilir miyim?
Evet. Zincir bir zorunluluk değil, bir anlatımdır: peşin satışta müşteri gelir, malı alır, fatura kesilir — teklif ve sipariş hiç doğmaz. Zincirin uzunluğu işin karmaşıklığına göre değişir. Atlanmaması gereken tek halka, malın çıkışını gösteren belgedir (irsaliye ya da fatura).
Sipariş stoğu düşürmüyorsa iki müşteriye aynı malı söz veremez miyim?
Teknik olarak program sizi durdurmaz — ama sipariş listesi bunu görmeniz için vardır. Stok penceresinde "eldeki" ile "sözlü" ayrı okunur. Doğru alışkanlık: söz vermeden önce açık siparişlere bakmak. Üretim yapıyorsanız zaten üretim isteği açarak farkı kapatırsınız.
Faturayı kestikten sonra düzeltebilir miyim?
Aynı gün içinde ve henüz beyan edilmediyse fatura güncellenebilir. Ama işlem türünü (Satış↔Alış) değiştiremezsiniz — o başka bir belgedir, program bunu reddeder. Ay kapandıysa düzeltme yolu iade/düzeltme belgesi kesmektir; silmek değil.
9. Terimler sözlüğü
| Türkçe | English | Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
| Teklif | Quote | Penawaran |
| Sipariş | Order | Pesanan |
| İrsaliye | Delivery note | Surat jalan |
| Fatura | Invoice | Faktur |
| Makbuz | Voucher / receipt | Kuitansi |
| İşlem (Satış / Alış) | Transaction (Sale / Purchase) | Transaksi (Jual / Beli) |
| Cari hesap | Current account | Akun berjalan |
| Açık sipariş | Open order | Pesanan terbuka |
| Soy zinciri | Document lineage | Asal-usul dokumen |
| İade | Return | Retur |
| Vade | Due date | Jatuh tempo |
Belgeleri siz kesecekseniz Belge Girişi rehberine geçin. Parayı takip ediyorsanız Finans, malı takip ediyorsanız Depo rehberi.