Conteúdo
1. Por que existem tantos documentos?2. A cadeia inteira3. Os documentos se convertem uns nos outros — não redigite4. Nota de remessa e nota fiscal: gêmeas, mas não iguais5. A mesma cadeia, no sentido inverso: a compra6. Os outros módulos que se ligam à cadeia7. Usar a cadeia como ferramenta de diagnóstico8. Perguntas frequentes9. GlossárioAjuda › A Cadeia de Documentos
A Cadeia de Documentos — A Espinha Dorsal do Programa
Este guia não fala de uma janela, e sim do vínculo entre as janelas. A verdadeira lacuna na cabeça de quem chega não é "o que este botão faz", e sim "mandei um orçamento — e agora?". Depois que você entende esta cadeia, o resto do programa se encaixa sozinho. Leia, seja qual for a sua função.
1. Por que existem tantos documentos?
Vender mercadoria a um cliente parece um único acontecimento. Mas, na prática, passa um tempo entre as etapas e, nesse tempo, coisas diferentes vão se tornando certas. Veja:
| Quando | O que se tornou certo | Documento |
|---|---|---|
| Segunda-feira | Demos um preço. O cliente não aceitou e nós não reservamos nada. | TEKLİF |
| Quarta-feira | O cliente disse "sim". Agora estamos comprometidos — mas a mercadoria ainda está no depósito. | SİPARİŞ |
| Sexta-feira | A mercadoria subiu no caminhão e saiu. O estoque realmente diminuiu. | İRSALİYE |
| Sexta-feira | Cobramos o dinheiro. O cliente passou a nos dever. | FATURA |
| No mês que vem | O dinheiro entrou. A dívida foi quitada. | MAKBUZ |
Cada documento torna certa uma coisa diferente. Por isso todos existem separadamente — e por isso, se você pular um, algum número não vai bater. Se pular o orçamento, ninguém sai prejudicado; se pular a nota de remessa, o estoque mente; se pular a nota fiscal, o seu crédito fica invisível.
2. A cadeia inteira
Figura 1 — Quatro linhas: documento, estoque, saldo, caixa. Quando um número está errado, é nesta tabela que você descobre qual documento está faltando.
O recibo (recebimento/pagamento) é emitido na janela Finans → Kasa: o botão + Tahsilat / Makbuz da faixa superior (visível nas duas abas da janela Kasa) abre o Lançamento de Recibo (o mesmo botão também existe na janela Banka). Atalho: na aba Kasalar, clique com o botão direito na linha de um caixa e escolha Nakit Tahsilat / Nakit Ödeme — o formulário abre com o tipo e o caixa pré-selecionados.
3. Os documentos se convertem uns nos outros — não redigite
O benefício mais prático da cadeia é este: você não redigita nada a cada passo. Abra o orçamento, clique em [Siparişe Al] e todo o corpo — conta, itens, preços, vencimento, tipo de operação — é levado para o novo pedido. O risco de erro de digitação é zero e se cria um vínculo de origem entre os dois documentos.
O pedido guarda de qual orçamento nasceu e quem deu aquele orçamento. Meses depois, é isso que responde "quem trouxe este negócio?" e "que preço foi prometido?". Se você digitar o pedido à mão em vez de usar a conversão, esse vínculo não se forma — o documento continua correto, mas a história dele se perde.
4. Nota de remessa e nota fiscal: gêmeas, mas não iguais
Esta dupla é a que mais confunde quem chega, porque na maioria das vezes as duas são emitidas ao mesmo tempo e parecem um documento só. Guarde a diferença assim:
Nota de remessa = a história da mercadoria
"Esta mercadoria saiu daqui nesta data, neste veículo." É o documento que reduz o estoque. Se a mercadoria saiu mas a nota fiscal só será emitida no fim do mês, a nota de remessa pode existir sozinha.
Nota fiscal = a história do dinheiro
"Por esta mercadoria você deve tanto e vai pagar nesta data." É o documento que movimenta o saldo da conta e é ele que vai oficialmente ao fisco.
Não existe uma janela separada de "Lançamento de Nota de Remessa" — não é você que emite a remessa, é o programa. Ao usar [Fatura Et] na janela de pedido, ou ao escolher no Lançamento de Nota Fiscal um tipo de nota que gera remessa (o tipo Satış da lista é emitido com remessa), a nota de remessa de expedição é criada automaticamente junto com a nota fiscal. Você vê o número em dois lugares: na caixa Sevk irsaliyesi da tela de resultado depois de gravar e no campo İrsaliye No da ficha da nota fiscal. É por essa mesma caixa que você descobre quais tipos geram remessa — se aparece um número, a remessa foi emitida. Uma janela de lista de notas de remessa não existe de propósito: a remessa vive sempre ao lado da sua nota fiscal.
O programa pergunta a você: as notas de remessa vinculadas também devem ser excluídas ou mantidas? Se você escolher manter, apenas o vínculo é rompido — o estoque NÃO é devolvido. Esse é o comportamento correto: a nota fiscal pode ter sido emitida errada, mas a mercadoria realmente saiu. Devolver o estoque seria mostrar como existente uma mercadoria que não existe. Se a mercadoria voltou de verdade, o que se faz é emitir um documento de devolução, não excluir.
5. A mesma cadeia, no sentido inverso: a compra
Até aqui descrevemos a venda. Na compra a cadeia é a mesma, só o sentido se inverte — e é por isso que as telas também são as mesmas. Todo documento tem um campo Operação; escolher Venda ou Compra determina tudo.
| VENDA (Operação = Venda) | COMPRA (Operação = Compra) | |
|---|---|---|
| Cadeia | Orçamento → Pedido → Remessa+Nota fiscal → Recebimento | Requisição → Pedido → Entrada de mercadoria+Nota fiscal → Pagamento |
| Estoque | diminui | aumenta |
| Conta | o cliente passa a nos dever | nós passamos a dever ao fornecedor |
| Dinheiro | entra (recibo de recebimento) | sai (recibo de pagamento) |
| Onde fica a requisição | CRM → Oportunidades | Departamentos → Compras |
Se você gravar uma nota fiscal de compra como Venda por engano, em vez de aumentar o estoque diminui, o fornecedor aparece como devedor e o IVA vai para o lado errado. Um único campo produz erro em três lugares ao mesmo tempo. Crie o hábito de olhar o campo Operação antes de gravar — é o hábito mais lucrativo que você pode aprender aqui.
6. Os outros módulos que se ligam à cadeia
A cadeia até aqui era para "comprar e vender mercadoria". Se você produz a mercadoria por conta própria ou se ela circula entre depósitos, entram mais dois elos:
Figura 2 — A produção e o depósito não substituem a cadeia de vendas; eles entram no meio dela. Para detalhes, os guias Produção e Depósito.
7. Usar a cadeia como ferramenta de diagnóstico
É aqui que este guia realmente compensa. Quando alguma coisa não bate, percorra a cadeia de trás para frente — a resposta é quase sempre um documento que foi pulado ou emitido duas vezes.
| Reclamação | Causa provável | Onde olhar |
|---|---|---|
| "Tem mercadoria no depósito mas não no sistema" | A nota fiscal de compra / entrada de mercadoria nunca foi lançada | Janela de notas fiscais, Operação = Compra |
| "O sistema mostra mercadoria que não está no depósito" | A mercadoria saiu, mas não foi emitida nota de remessa nem nota fiscal | Janela de pedidos: pedidos entregues mas não faturados |
| "O cliente diz que pagou, mas a dívida continua" | Não foi emitido recibo de recebimento (ou o cheque ainda está na carteira) | Ficha da Conta → Extrato; janela de Cheques |
| "O faturamento parece o dobro" | Para a mesma expedição foram emitidas separadamente uma nota de remessa e uma nota fiscal à parte | Janela de notas fiscais: mesma conta + mesmo dia + mesmo valor |
| "Vendemos esta mercadoria mas não aparece lucro" | O custo de compra não foi lançado — há venda, não há custo | Ficha de Estoque → Preços / Movimentos |
8. Perguntas frequentes
Posso emitir a nota fiscal direto, sem dar um orçamento?
Pode. A cadeia é uma descrição, não uma obrigação: na venda à vista o cliente chega, leva a mercadoria e recebe a nota fiscal — orçamento e pedido nem chegam a existir. O comprimento da cadeia acompanha a complexidade do negócio. O único elo que nunca se pode pular é o documento que registra a saída da mercadoria (nota de remessa ou nota fiscal).
Se o pedido não reduz o estoque, eu não posso prometer a mesma mercadoria a dois clientes?
Tecnicamente o programa não vai impedir você — mas a lista de pedidos existe justamente para você enxergar isso. Na janela de Estoque, "em mãos" e "comprometido" são lidos separadamente. O hábito certo é olhar os pedidos em aberto antes de prometer. Se você produz, já fecha a diferença abrindo uma requisição de produção.
Posso corrigir a nota fiscal depois de emitida?
No mesmo dia e enquanto ainda não foi declarada, a nota fiscal pode ser atualizada. Mas você não pode alterar o tipo de operação (Venda↔Compra) — isso seria outro documento e o programa recusa. Se o mês já foi fechado, o caminho para corrigir é emitir um documento de devolução/correção, e não excluir.
9. Glossário
| Türkçe | English | Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
| Teklif | Quote | Penawaran |
| Sipariş | Order | Pesanan |
| İrsaliye | Delivery note | Surat jalan |
| Fatura | Invoice | Faktur |
| Makbuz | Voucher / receipt | Kuitansi |
| İşlem (Satış / Alış) | Transaction (Sale / Purchase) | Transaksi (Jual / Beli) |
| Cari hesap | Current account | Akun berjalan |
| Açık sipariş | Open order | Pesanan terbuka |
| Soy zinciri | Document lineage | Asal-usul dokumen |
| İade | Return | Retur |
| Vade | Due date | Jatuh tempo |
Se é você quem vai emitir os documentos, siga para o guia de Lançamento de Documentos. Se você acompanha o dinheiro, o guia de Finanças; se acompanha a mercadoria, o guia de Depósito.