Contenido
1. ¿Por qué hay tantos documentos?2. La cadena completa3. Los documentos se convierten unos en otros: no los reescriba4. Albarán y factura: gemelos, pero no idénticos5. La misma cadena, en sentido inverso: la compra6. Los otros módulos que se enganchan a la cadena7. Usar la cadena como herramienta de diagnóstico8. Preguntas frecuentes9. GlosarioAyuda › La cadena de documentos
La cadena de documentos: la columna vertebral del programa
Esta guía no trata de una ventana, sino de los vínculos entre ventanas. El verdadero hueco en la cabeza de quien acaba de entrar no es "qué hace este botón", sino "he enviado una oferta, ¿y ahora qué?". Una vez que entienda esta cadena, el resto del programa encaja solo. Léala sea cual sea su trabajo.
1. ¿Por qué hay tantos documentos?
Vender mercancía a un cliente parece un único suceso. Pero en realidad pasa tiempo entre medias, y durante ese tiempo se van fijando cosas distintas. Fíjese:
| Cuándo | Qué quedó fijado | Documento |
|---|---|---|
| Lunes | Dimos un precio. El cliente no lo aceptó y nosotros no reservamos nada. | TEKLİF |
| Miércoles | El cliente dijo que sí. Ya nos hemos comprometido, pero la mercancía sigue en el almacén. | SİPARİŞ |
| Viernes | La mercancía se subió al camión y salió. Las existencias bajaron de verdad. | İRSALİYE |
| Viernes | Pedimos el dinero. El cliente pasó a debernos. | FATURA |
| El mes que viene | Llegó el dinero. La deuda quedó saldada. | MAKBUZ |
Cada documento fija una cosa distinta. Por eso existen todos por separado, y por eso saltarse uno hace que en algún sitio una cifra no cuadre. Si se salta la oferta, no sufre nadie; si se salta el albarán, las existencias mienten; si se salta la factura, su cobro pendiente no se ve.
2. La cadena completa
Figura 1 — Cuatro filas: documento, existencias, cuenta y caja. Cuando una cifra está mal, esta tabla le dice qué documento falta.
El recibo (de cobro o de pago) se emite desde la ventana Finans → Kasa: el botón + Tahsilat / Makbuz de la franja superior (visible en las dos pestañas de la ventana Kasa) abre la entrada de recibos (el mismo botón existe también en la ventana Banka). Atajo: en la pestaña Kasalar, haga clic derecho en la fila de una caja y elija Nakit Tahsilat o Nakit Ödeme; el formulario se abre con el tipo y la caja ya seleccionados.
3. Los documentos se convierten unos en otros: no los reescriba
La ventaja más práctica de la cadena es esta: no reescribe nada en cada paso. Abra la oferta, pulse [Pasar a pedido] y todo el cuerpo —cuenta, líneas, precios, vencimiento, tipo de operación— pasa al pedido nuevo. El riesgo de errata es cero y entre los dos documentos se establece un vínculo de filiación.
El pedido guarda de qué oferta nació y quién dio esa oferta. Meses después, ahí está la respuesta a "¿quién trajo este negocio?" y "¿qué precio prometimos?". Si escribe el pedido a mano en lugar de convertirlo, ese vínculo no se crea: el documento sigue siendo correcto, pero su historia se pierde.
4. Albarán y factura: gemelos, pero no idénticos
Esta pareja es la que más cuesta a quien empieza, porque casi siempre se emiten a la vez y parecen un solo documento. Quédese con la distinción así:
Albarán = la historia de la mercancía
"Esta mercancía salió de aquí en esta fecha y en este vehículo." Es el documento que reduce las existencias. Si la mercancía salió pero la factura se emitirá a fin de mes, el albarán puede ir solo.
Factura = la historia del dinero
"Por esta mercancía debe usted tanto y lo pagará en esta fecha." Es el documento que mueve el saldo de la cuenta y el que va oficialmente a la Administración tributaria.
No hay una ventana aparte de "entrada de albaranes": el albarán no lo emite usted, lo emite el programa. Al usar [Fatura Et] en un pedido, o al elegir en la entrada de facturas un tipo de factura que genera albarán (el tipo Satış de la lista se emite con albarán), el albarán de expedición se crea automáticamente junto con la factura. El número lo ve en dos sitios: en el recuadro Sevk irsaliyesi de la pantalla de resultado tras guardar, y en el campo İrsaliye No de la ficha de la factura. Ese mismo recuadro también le dice qué tipos generan albarán: si aparece un número, se emitió. Y a propósito no existe una ventana de lista de albaranes: el albarán vive siempre junto a su factura.
El programa le pregunta: ¿se borran también los albaranes vinculados o se conservan? Si elige conservarlos, solo se rompe el vínculo: las existencias NO se devuelven. Es el comportamiento correcto: la factura puede estar mal, pero la mercancía salió de verdad. Devolver las existencias sería mostrar una mercancía que no se tiene. Si la mercancía volvió realmente, lo que hay que hacer es emitir un documento de devolución, no borrar.
5. La misma cadena, en sentido inverso: la compra
Hasta aquí hemos contado el caso de vender. Al comprar, la cadena es la misma y solo se invierte el sentido, y por eso las pantallas también son las mismas. Cada documento tiene un campo Operación; que elija Venta o Compra lo determina todo.
| VENTA (Operación = Venta) | COMPRA (Operación = Compra) | |
|---|---|---|
| Cadena | Oferta → Pedido → Albarán+Factura → Cobro | Solicitud → Pedido → Entrada de mercancía+Factura → Pago |
| Existencias | bajan | suben |
| Cuenta | el cliente pasa a debernos | nosotros pasamos a deber al proveedor |
| Dinero | entra (recibo de cobro) | sale (recibo de pago) |
| Dónde vive la solicitud | CRM → Oportunidades | Departamentos → Compras |
Si guarda por error una factura de compra como Venta, las existencias bajan en lugar de subir, el proveedor aparece como deudor suyo y el IVA se anota en el lado contrario. Un solo campo genera errores en tres sitios a la vez. Adquiera la costumbre de mirar el campo Operación antes de guardar: es la costumbre más rentable que puede aprender aquí.
6. Los otros módulos que se enganchan a la cadena
La cadena que hemos visto servía para "comprar y vender mercancía". Si la fabrica usted mismo o si viaja entre almacenes, aparecen dos eslabones más:
Figura 2 — La producción y el almacén no sustituyen a la cadena de venta; se insertan dentro de ella. Para más detalle, las guías de Producción y Almacén.
7. Usar la cadena como herramienta de diagnóstico
Aquí es donde esta guía rinde de verdad. Cuando algo no cuadre, recorra la cadena hacia atrás: la respuesta es casi siempre un documento que se saltó o que se emitió dos veces.
| Queja | Causa probable | Dónde mirar |
|---|---|---|
| "Hay mercancía en el almacén, pero no en el sistema" | No se registró la factura de compra o la entrada de mercancía | Ventana de facturas, Operación = Compra |
| "El sistema dice que hay mercancía y en el almacén no está" | La mercancía salió pero no se emitió albarán ni factura | Ventana de pedidos: pedidos entregados pero sin facturar |
| "El cliente dice que pagó y la deuda sigue ahí" | No se emitió el recibo de cobro (o el cheque sigue en cartera) | Ficha de la cuenta → Extracto; ventana de Cheques |
| "La facturación parece el doble" | Para un mismo envío se emitieron por separado un albarán y una factura aparte | Ventana de facturas: misma cuenta, mismo día, mismo importe |
| "Vendimos esta mercancía pero no aparece beneficio" | No se registró el coste de compra: hay venta y no hay coste | Ficha de artículo → Precios / Movimientos |
8. Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar directamente sin hacer una oferta?
Sí. La cadena es una descripción, no una obligación: en una venta al contado el cliente entra, se lleva la mercancía y se emite la factura; no llegan a existir ni oferta ni pedido. La longitud de la cadena depende de lo complejo que sea el negocio. El único eslabón que nunca debe saltarse es el documento que refleja la salida de la mercancía (albarán o factura).
Si el pedido no reduce las existencias, ¿puedo prometer la misma mercancía a dos clientes?
Técnicamente el programa no se lo impide, pero la lista de pedidos existe precisamente para que lo vea. En la ventana de artículos, "disponible" y "comprometido" se leen por separado. La costumbre correcta es mirar los pedidos abiertos antes de prometer nada. Si fabrica, ya cerrará la diferencia abriendo una solicitud de producción.
¿Puedo corregir una factura después de emitirla?
Dentro del mismo día y mientras no se haya declarado, la factura se puede actualizar. Pero no puede cambiar el tipo de operación (Venta↔Compra): eso sería otro documento y el programa lo rechaza. Si el mes ya está cerrado, la vía para corregir es emitir un documento de abono o de rectificación, no borrar.
9. Glosario
| Türkçe | English | Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
| Teklif | Quote | Penawaran |
| Sipariş | Order | Pesanan |
| İrsaliye | Delivery note | Surat jalan |
| Fatura | Invoice | Faktur |
| Makbuz | Voucher / receipt | Kuitansi |
| İşlem (Satış / Alış) | Transaction (Sale / Purchase) | Transaksi (Jual / Beli) |
| Cari hesap | Current account | Akun berjalan |
| Açık sipariş | Open order | Pesanan terbuka |
| Soy zinciri | Document lineage | Asal-usul dokumen |
| İade | Return | Retur |
| Vade | Due date | Jatuh tempo |
Si va a ser usted quien emita los documentos, pase a la guía de entrada de documentos. Si sigue el dinero, lea Finanzas; si sigue la mercancía, lea Almacén.