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Entrada de documentos — Emitir ofertas, pedidos y facturas

Esta es la pantalla principal del programa que escribe: el [Guardar] que pulsa aquí crea un documento real, descuenta existencias y genera deuda al cliente. En las demás ventanas un clic equivocado no hace daño; aquí sí. Por eso no tenga prisa: una vez aprendido, emitir un documento lleva un minuto. Le será de gran ayuda leer antes la guía de la Cadena de documentos.

1. Tres ventanas, un único formulario

Entrada de ofertas, Entrada de pedidos y Entrada de facturas son idénticas entre sí. No es casualidad, es un diseño deliberado: para que no tenga que aprender el mismo trabajo de tres maneras distintas. Las únicas diferencias son estas:

2. Las cuatro zonas de la pantalla

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 1 — El orden es siempre el mismo: primero la franja (a quién), después la rejilla (qué), a la derecha el total (cuánto) y abajo guardar.

3. Paso a paso: su primera factura

1. Compruebe el tipo de operación: el campo más crítico

   ¿El campo Operación está en Venta o en Compra? Esta única elección determina si las existencias suben o bajan, si la cuenta queda al Debe o al Haber y a qué lado se anota el IVA. Elegir mal produce errores en tres sitios a la vez y corregirlo es engorroso.

   💱 Si está introduciendo un documento en divisa

   Escriba USD, EUR o el código de la moneda que utilice en el campo Divisa. Rellene con un valor positivo los dos campos que se abren: Tipo de entrada y Tipo de seguimiento. En un documento en TL la divisa es TL y ambos tipos valen 1. Antes de guardar, compruebe que los totales de la derecha están expresados en el código de moneda que ha elegido; el servidor no convierte en silencio la divisa ni el tipo de cambio a TL: rechaza el valor no válido.

2. Elija la cuenta: si no existe la ficha, créela aquí

   Escriba una parte del nombre del cliente en el cuadro Buscar cuenta y elíjalo de la lista. Si el cliente no está registrado en el sistema no hace falta que salga del formulario: con [Crear nueva ficha de cliente] puede crearla aquí mismo.

   💡 ¿Qué cambia al elegir la cuenta?

   Llegan tres cosas a la vez: la lista de precios del cliente (los precios se rellenan según ella), su vencimiento habitual y, si la hay, la advertencia de campaña. Por eso elija la cuenta antes que las líneas; si la elige después, habrá que recalcular los precios.

   En un documento de venta el precio y descuento de la línea pueden venir no del boleto, sino de una Lista de precios, a Precio de Tercer o a Campaña; El ¿Por qué este precio? La línea de la línea se llama la fuente. Un precio que usted se pone nunca es sobreescrito. detalles: Precios y Campañas - Precios en la entrada de documento.

   En una orden de venta cada línea también lleva un El Bandeo de entrega: “Distribución: hoy con”3 “Oct (compra)”12 Oct (producción) “~20 Oct (estimate) o “no promesa de entrega”. La fecha requerida es la Delevación / Data campo en el título; si una línea no se puede atender, la reserva pide un 30-la segunda confirmación y el resto se convierte en un backorder. detalles: Promesa de entrega - el marcador de entrega en la entrada de pedido.

   En una orden de venta y una factura de venta, a Riesgo de la barra aparece sobre el formulario una vez que se selecte la cuenta: "Limit 500,000 · Exposición 431,200 · Con este documento 512,400 La aprobación es necesaria”. La exposición es el riesgo abierto actual de la cuenta (balance + pedidos abiertos + boletín / cheques endormiados + notas de entrega no contadas - retorno no contado); la barra le dice en adelante si este documento supera el límite de crédito y lo que ocurrirá en el ahorro (un aviso, aprobación del gerente o una parada). Ver el riesgo abre la tarjeta de cuenta en la tabla Riesgo; en una cita la barra es para información solo. Limit de crédito y riesgo — la barra en la entrada del documento.

3. Introduzca las líneas: no levante las manos del teclado

   La rejilla se diseñó para el teclado, no para el ratón. Escriba una parte del código de artículo en Código; se abre la lista y elige con ↓. Después avance con el tabulador: Cantidad → Precio → Dto%. Al final de la línea, Intro abre una nueva. Puede introducir decenas de líneas sin tocar el ratón.

   Columna	A qué prestar atención
   Código	Elija siempre de la lista. Una «línea libre» escrita a mano no se puede escribir en HNR: el programa la rechaza.
   Cantidad	En la línea se muestra el disponible. Puede superarlo, pero lea la advertencia: unas existencias en negativo dan problemas después.
   Unidad	Aquí es donde más se falla. ¿Unidades o cajas? Una unidad equivocada estropea a la vez la cantidad y el importe.
   Precio	Viene solo desde la lista de precios; puede cambiarlo a mano. El dato de Última compra le orienta en los documentos de compra.
   Dto%	Descuento por línea. Si quiere aplicar un descuento a todo el documento, tendrá que escribirlo en cada línea.

4. Lea los totales de la derecha

   Se actualizan con cada tecla. Antes de guardar, compare el Total general con la cifra que le dio al cliente: esta sola costumbre atrapa la mayoría de los documentos erróneos antes de que nazcan.

   🧮 ¿Qué es la retención (5/10)?

   En ciertos trabajos, una parte del IVA la paga el comprador y no el vendedor. Aparece como una línea aparte en los totales. En qué trabajos se aplica es una decisión de contabilidad: si no está seguro, no lo marque usted, pregunte. Una retención equivocada hace que la factura sea rechazada en la declaración.

5. Primero [Vista previa], después [Guardar]

   [Vista previa (PDF)] no escribe nada; muestra el documento tal y como lo verá el cliente. Si está empezando, previsualice cada documento antes de guardarlo: una cuenta equivocada, una línea que falta o una unidad cambiada saltan a la vista aquí. Después pulse [Guardar] (Ctrl+S): aparece el texto «Escribiendo en HNR…» y el documento se hace real.

4. Borradores: los documentos que dejó a medias

No ha podido terminar el documento: el cliente ha colgado, hay que consultar un precio. No cierre el formulario, déjelo como borrador. Los borradores se guardan en el servidor: mañana estarán ahí aunque entre desde otro ordenador. Un borrador no es un documento en HNR: no afecta a las existencias ni al saldo y no recibe número.

5. Cinco cosas que le facilitan la vida

6. Los momentos en que el sistema le detiene

7. Preguntas frecuentes

8. Glosario de términos

Lote y SKT (2026-08): entrada en la recepción de mercancía, FEFO en la venta

En la ventana de facturas, bajo la rejilla de líneas se abre uno de dos bloques según la operación. Ambos son opcionales: si no los rellena, el documento se guarda como siempre y no se bloquea nada.

En compra: «Lot / SKT (recepción de mercancía)»

Por cada artículo que rellene aparece una fila: el código y la cantidad se muestran de forma legible y al lado quedan dos campos, Nº de lote y SKT (selector de fecha). Después de guardar el documento, esta información se escribe en el libro de lotes y el número de documento pasa a la nota del lote. Si no ha elegido almacén verá un pequeño aviso (sin almacén): el lote se escribe como «general», y eso requiere permisos de administrador. Una vez que el documento recibe su número de HNR, los campos se bloquean.

En venta: «Lote (sugerencia FEFO)»

Este bloque se abre solo en los artículos que tienen registro de lotes; si ningún artículo tiene lotes, no aparece en absoluto. Para cada código se listan los cinco primeros lotes como pequeñas etiquetas: rojo ⚠ = caducado (no entra en el descuento automático), verde = se descontará de este lote (al lado pone → −cantidad), gris = el siguiente de la cola, no se toca. Si los lotes no cubren la cantidad de la línea aparece una nota naranja «los lotes no cubren: …»; la cantidad restante sale sin rastro de lote.

10. Adjuntar evidencias a un documento comercial

A la oferta y al pedido puede adjuntar el contrato, la especificación y el plano técnico del cliente; al pedido, además, el justificante de entrega; y a la factura, el albarán, el justificante de entrega y el contrato. Guarde primero el documento y confirme su número, y después suba el adjunto. En el plano es obligatoria la revisión y en los documentos de entrega o albaranes, el número de documento.

11. Sugerencias de venta: venta cruzada y venta adicional

En la entrada de pedidos de venta y ofertas, la franja Sugerencias de venta aparece justo debajo de la tabla de artículos (en el teléfono, en el paso Artículos de la interfaz Jardín/Pasos). Las sugerencias se calculan solas al elegir el cliente o introducir un artículo. La venta cruzada procede de tres fuentes: Compra habitual — artículo presente en al menos 3 y al menos el 30% de los últimos 10 documentos de venta de este cliente que falta en este documento ([Añadir] introduce la cantidad mediana de esos documentos); Se vende junto — artículo que suele aparecer en el mismo documento de venta que un artículo de la cesta (con el criterio del informe de la ficha de stock Productos vendidos juntos: al menos 3 documentos comunes, 10% de soporte, lift 1,5); Clientes similares — de la lista de sugerencias del informe de la ficha de cliente Venta cruzada, artículo comprado por al menos dos clientes similares pero no por este. El periodo son los últimos 12 meses.

La venta adicional procede del motor de precios: Tramo de cantidad — el precio unitario si la cantidad de la línea sube al siguiente tramo de la lista de precios (como máximo 3 veces la cantidad actual); [Cambiar la cantidad a …] actualiza la línea. Campaña — lo que falta para una campaña cuya condición aún no se cumple: aparece cuando el total de la cesta llega al 70% del umbral, cuando la cantidad o el siguiente grupo sin cargo está a la mitad, o cuando faltan como máximo dos artículos de una combinación; los artículos que faltan se añaden con un toque. No se sugieren campañas sin presupuesto o ya aplicadas. Cada tarjeta muestra el estado de stock y el precio unitario para el cliente.