Encuentros de la solicitud de cita (RFQ) y 3-Way Invoice Matching — Un guía de Scratch

Antes de comprar un material, usted pide a varios proveedores por un precio, elija la mejor citación y pone un pedido; la mercancía llega, luego la factura llega. Compra la ventana envía la solicitud de cita, recoge las citaciones y las compara por El verdadero costo; El Computación de acuerdo La ventana pone el pedido, la nota de entrega y la factura lado a lado y bloquea una factura con una diferencia fuera de tolerancia hasta que alguien decida.

1. Dos ventanas, un ciclo

Ambas ventanas están en el Compra El grupo del Dock:

Compra — solicitudes de citación: artículos, proveedores, envío, citas y comparación, conversión en pedidos de compra (secciones 2-5).
Computación de acuerdo — cinco etiquetas: Compatible cueva, recibo de bienes, notas de entrega de facturas, Tolerancias, escaneamiento de período (secciones 6-10).

Los pedidos, las notas de entrega y las facturas se escriben siempre a través de los caminos de documentos existentes del programa: un pedido de compra creado aquí aparece en la lista de pedidos, una nota de recepción de mercancías entre las notas de entrega, una factura entre las facturas.

2. La solicitud de citación (RFQ) - 4 pasos

En la ventana de la prensa de compras Nuevas solicitudes de citación. El mago tiene cuatro pasos:

Elementos — Buscar por código de stock o nombre y agregar artículos; introducir la cantidad y la fecha de entrega solicitada. Adicionar a las solicitudes de compra Se vuelve abierto solicitudes de compra (Departamentos › Compra, MRP sugerencias) en artículos con un clic; una vez ordenado, esa solicitud se convierte en "convertido en pedido". Último precio de compra Se almacena junto a cada elemento como referencia.
proveedores — Buscar socios de negocio para agregar proveedores. El correo electrónico y teléfono proviene de la tarjeta de socio; se pueden corregir para esta solicitud (la tarjeta no cambia). Un proveedor con no datos de contacto en su tarjeta se marca "No datos de contacto".
Envío — Elegir un canal. Automatizado: si el proveedor tiene una dirección de correo electrónico, la solicitud de cita se une a un correo electrónico como una PDF, de otra manera se envía un mensaje de WhatsApp, y si tampoco existe se imprime. Portal de enlace para el proveedor (sección 3).
Citaciones y comparaciones — Las citas entradas aparecen en una tabla de item × proveedor; hace la selección y la convierte en pedidos (secciones 4-5).

RFQ El número. Una solicitud de cita toma su número de la serie de documentos cuando se salva por primera vez; el modelo estándar es RFQ{yyyy}{000000} (El g RFQ2026000001). Puedes cambiar el modelo en el Settings › Serie de documentos Los elementos de una solicitud que ha sido enviada no pueden ser modificados; eliminando una solicitud enviada la cancela y su número nunca se reutiliza.

Si el servicio de mensajes está abajo. El correo electrónico y WhatsApp pasan por el servicio de mensajes.Si el servicio no se ejecuta el programa no reclama "enviar": el canal cae de nuevo en el Impresión y enlace, Imprimir el documento o descargar el PDF, y pasar el enlace del portal al proveedor por sí mismo con Copia de enlace.

3. Portal de proveedores

Para que el proveedor pueda introducir su propia cita, cada envío crea un enlace personal con un token. No hay login ni contraseña; el proveedor que abre el enlace ve Solo su propia solicitud y no puede ver las citas de otros proveedores o cualquier otro dato de su empresa.

Para cada producto el proveedor entra en el Precio de unidad, descuento y tiempo de entrega; Para toda la cita que entra en el moneda, términos de pago, cantidad de carga, fecha de validad y una nota. si no citará en absoluto, presiona No voy a citar.
Puede actualizar su cita tan a menudo como le gusta hasta el plazo de cita. Hasta el final del día de la fecha de citación; sin un plazo, por lo que 14 Una vez cerrado el pedido, el portal deja de aceptar las citas.
El portal se abre en Turco, Inglés e Indonésico; El proveedor puede cambiar el idioma de la página.

Las cotas se importan por sí mismas. Cuando el comprador abre la solicitud, las citas de espera en el portal se importan automáticamente ("N citas importadas desde el portal"). Introducción Cita en la línea de proveedor; esa cita se marca "entrada interna".El enlace del portal se muestra sólo una vez, en la pantalla de envío; la reenviada crea un nuevo enlace y el viejo se convierte en invalidez.

4. Cortes de comparación: costo real

El precio de la unidad más barato no siempre es la compra más barata: uno de los proveedores cobra las mercancías por separado, el otro da 90 días de pago, un tercero entrega tarde. por lo que la tabla calcula un El verdadero costo Para cada célula:

Costos reales = valor de línea (TL) + participación de carga − beneficio de los términos de pago + penalización de entrega tardía. Valor de línea = cantidad × precio × (1 − descuento) × tasa de cambio. parte de carga: el importe de carga de la cuota se espalda sobre los artículos en proporción a su valor. beneficio de los términos de pago = valor × tasa de financiación mensual × días de pago / 30. La penalidad de entrega tardía = cada día después de la fecha solicitada × tasa de penalidad de entrega tardía diaria × valor. Puede establecer las dos tasas (financiación mensual, penalidad tardía diaria) por separado para cada solicitud.

Células verdes = el mejor costo real para ese artículo. El Bajo Amarillo Si están en diferentes células, la cuota que parece barata termina costando más debido a la carga, los términos de pago o la entrega tardía.
Una cita anterior a su fecha de validez se muestra como "Existido" y es Nunca se contó como el mejor.
El Última compra La columna es el último precio de compra de la tarjeta; muestra la distancia en que la cuota se desvia de ella.
Bajo la mesa hay dos totales: el mejor cuando compra todo de un solo proveedor, y el total costo real La mejor elección por elemento; La diferencia es la "salvación de la selección mixta".

5. Selección y conversión en pedidos

Puede elegir el proveedor por separado para cada elemento (con ganadores parciales): usted compra los escudos de la compañía A y los gaskets de la compañía B. Pica tapando la célula, o deja Aplique sugerencias Seleccione el mejor costo real para cada elemento. los artículos que se quedan sin una cuota se cuentan por separado.

Convertir en orden Escritores 1 pedido de compra por proveedor El precio se encuentra en la moneda y la tasa de cambio de la cuota; la fecha de entrega de la orden es la fecha más temprana solicitada de sus artículos, o hoy + hora de entrega si no se solicita ninguna fecha. Promesa de entrega Si la operación se detiene a mitad, las órdenes ya escritas permanecen marcadas; presionando de nuevo nunca escribe la misma orden dos veces.

El proveedor de rendimiento. El informe de la empresa (Reporte) ahora también muestra las columnas de cita: solicitudes enviadas en el período (invitaciones), el La tasa de respuesta de la cita, tiempo de respuesta (horas) y el tiempo de respuesta Rata de ganancia (electos seleccionados / los artículos citados).

6. Productos recibos

En la ventana de la factura se abre el Productos recibos Tab, escriba el número de pedido y presiona Carga de orden. El balance de orden aparece en cada línea; entre el recibiendo cantidad y prensa Creación de la nota de recepción de mercancías. La nota de entrega se escribe y el balance de pedido cae por ese importe.Si las mercancías llegan en partes, cada entrega se convierte en una nota de entrega separada (entrega parcial); la orden permanece abierta hasta que su balance alcance cero.

Si se utiliza el control de calidad (inspección que viene), la cantidad rechazada se retira de la cantidad aceptada; el uso de la correspondencia "recibido - rechazado".

7. - Notas de entrega de facturas

Cuando llega la factura del proveedor, el - Notas de entrega de facturas tab lista las notas de entrega de compra que aún no se han facturado. seleccione una o más notas de entrega del mismo proveedor y imprime Combinaciones seleccionadas en una sola factura. La factura está escrita y 3-modo de la correspondencia se realiza de una vez; el resultado aparece como "La factura creada: no. La correspondencia: estado".Si el precio de la factura del proveedor varía, corregir la factura más tarde en la tarjeta de factura; la corrección recalcula la partida.

Una factura de compra inscrita directamente sin una recepción de mercancías se corresponde también; en ese caso, la nota de entrega de la factura cuenta como "recible con la factura".

8. 3-La forma de la combinación y los estatus

3-La forma de ajuste comparará cada línea de una factura de compra con tres documentos: el Orden (Cuántos de ellos y cuánto de ellos se han hecho) Nota de entrega (cuántos han llegado y cuántos de calidad se han rechazado) y el Factura (cuántos fueron facturados y a qué precio). se lleva por sí mismo cuando se salva una factura de compra; el resultado aparece en el Compatibilidad con la queja Una línea tiene uno de estos estatus:

Estado	Lo que significa	¿Blocación?
Emparejado	La cantidad y el precio están dentro de la tolerancia.	N.º
Diferencia de precio	El precio de la factura se diferencia del precio de la orden por más que la tolerancia del precio. Más caros se encuentra bloqueado; si se más barato Sólo se añade una nota.	Si, si más querido
Exceso facturado	Se ha facturado más de lo ordenado (incluyendo facturas anteriores en el mismo pedido), o se ha facturado una cantidad rechazada en el control de calidad.	Sí
Diferencia de cantidad	La orden se cierra pero se recibió o se factura corto.	N.º
Factura sin albarán	No hay recepción de mercancías separadas; la factura se introdujo con su propia nota de entrega. Sólo se conta mientras se establece la "recepción de mercancías separadas requerida".	Sí
Factura sin pedido	La línea no podría estar vinculada a cualquier pedido de compra.	Sólo por el establecimiento
Recibido no facturado	Los bienes fueron recibidos pero no ha llegado ninguna factura durante N días.	N.º

¿Y si la orden se canceló? Una orden de compra totalmente facturada se elimina de la lista por el programa y se traslada a una copia de seguridad. En ese caso, la correspondencia lee la cantidad de pedido y el precio de la orden Estado original (de la copia de seguridad), así que las reducciones posteriores no desvanecen la comparación.

El Periódico de escaneamiento Tabuela Runes 3-modo de ajuste de todas las facturas de compra en el rango de fecha que elija; use-lo para revisar las facturas más antiguas en gran medida. Corrente seco No se escribe nada; sólo se muestra el resultado (número de facturas, líneas y facturas bloqueadas).

9. Tolerancias

No hay que preocuparse por las pequeñas diferencias, sólo una administrador Puede cambiar el sistema de Tolerancias El tab:

Establecimiento	Lo que hace	Predeterminado
Tolerancia de cantidad (%)	Una diferencia hasta este porcentaje de la cantidad ordenada o aceptada se cuenta como una partida.	2%
Tolerancia de precio (%)	El precio de la factura puede diferir del precio del pedido hasta este porcentaje.	1%
Umbral de importe	Las diferencias debajo de este importe se ignoran (aunque el porcentaje sea superado).	10 TL
Días de recibido no facturado	Las recepciones sin factura después de estos días pasan a la cola.	15 días
Conciliar automáticamente al registrar una factura de compra	Cuando se desprende, la correspondencia sólo se realiza a través del período de escaneamiento o manualmente desde la cueva.	En
Requisitos de recibo de mercancías separadas	Cuando se entran, una factura inscrita sin una nota de recepción de mercancías se convierte en "Falta sin nota de entrega" y se bloquea.	Desactivado
Bloquear facturas de compra sin pedido	Cuando se encuentra en el lugar, se bloquea una factura que no puede estar vinculada a una orden; cuando se desciende sólo se llama.	Desactivado

10. Decidir sobre una factura bloqueada

Seleccione una factura en la cueva; en la derecha la orden, la nota de entrega y la factura aparecen lado a lado por línea, con cada diferencia explicada.

Acceptar la diferencia — La diferencia se acepta conscientemente, el bloque se elimina y la factura se libera para el pago y la contabilidad.
rechazo — la factura permanece bloqueada; se espera que el proveedor haga una corrección (una factura de devolución o una nueva factura).
Póngase en el — La decisión se retrasará (por ejemplo, los bienes desaparecidos están en el camino); la factura permanece bloqueada.

Para aceptar y rechazar, debe escribir un Al menos la razón de 5 Caracteres. Para decidir, tienes que ser un administrador o a Financiamiento aprobado (Corporativo y los aprobados).

Una factura bloqueada también aparece en otro lugar. (1) Se encuentra en el Cockpit › Aprobación queja como una solicitud de "faturas-eslesmo"; una decisión tomada allí se lleva a cabo aquí. (2) Escribir un recibo de pago a este proveedor muestra un aviso; el recibo no se evita, usted lee el aviso y continúa conscientemente. (3) En Contabilidad En el post, se añade un aviso "de acuerdo pendiente" al voucher de la factura. (4) Si los datos de factura (cuantidad, precio, nota de entrega) cambian más tarde, la partida se recualca y el La decisión anterior se resuelve.

La tarjeta de factura de compra lleva a 3-camino marcador: verde significa matched, amarillo/rojo significa una diferencia o un bloque.Clicando el marcador se abre esta ventana en la partida de esa factura.

11. En el teléfono (interfaz de jardín)

Compra — Las solicitudes se listan como tarjetas.Tapando una tarjeta da tres pasos: Resumen, Citaciones (carta de cuota para cada elemento; se elige por tapar) y aprobación (Convertir en orden, compartir enlace)
Computación de acuerdo — Las facturas que esperan una decisión se listan como tarjetas.Tapando una tarjeta da tres pasos: Resumen, Diferencias (carta de línea: pedido / nota de entrega / factura) y Decisión (Aceptar, rechazar o mantener; razón).

Información general sobre las interfaces telefónicas: móvil.

12. Permisiones

Acción	Requiere permiso
Ver las ventanas	Autorización de proveedor (compra) o el módulo de pedido (compra); proveedor o el módulo de facturas (compra).
Escribir y enviar solicitudes de citación	Autorización de administrador o proveedor; un usuario solo leído puede ver.
Escritura de pedidos, notas de entrega, facturas	Cada documento requiere su propia autorización de entrada (entrada de pedido, entrada de nota de entrega, entrada de factura).
Decisión de acuerdo	Autorización separada: administrador o financiero aprobado.
Cambios en tolerancias	Sólo el administrador.

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