Anfrage nach Anfrage (RFQ) und 3-Weg Rechnung Matching — Ein Guide von Scratch

Bevor Sie ein Material kaufen, fragen Sie mehrere Lieferanten für einen Preis, wählen Sie die beste Zitate und legen Sie eine Bestellung; die Ware kommt, dann kommt die Rechnung. Dieser Leitfaden umfasst den gesamten Zyklus: die Kaufen Fenster sendet die Anfrage zur Zitate, sammelt die Zitate und vergleicht sie durch Echtes Kosten; Die Rechnung Matching Fenster legt die Bestellung, die Lieferung und die Rechnung Seite für Seite und blockiert eine Rechnung mit einem Unterschied außerhalb Toleranz, bis jemand entscheidet.

1. Zwei Fenster, ein Zyklus

Beide Fenster befinden sich in der Kaufen Gruppe der Dock:

Kaufen — Anfragen zur Zitate: Artikel, Lieferanten, Versand, Zitate und Vergleich, Konvertierung in Kaufbestellungen (Sektionen) 2-5).
Rechnung Matching — Fünf Tabs: Matching Quue, Erhalt von Waren, Rechnungslegungsnachrichten, Toleranz, Period-Scan (Sektionen) 6-10).

Bestellungen, Lieferbildern und Rechnungen werden immer durch die bestehenden Dokumentenwege des Programms geschrieben: Ein hier erstelltes Kaufbestand erscheint in der Bestellungliste, ein Warenempfangsnot zwischen den Lieferbildern, eine Rechnung unter den Rechnungen.

2. Anfrage zur Zitate (RFQ) - vier Schritte

In der Akkufenster Press Neue Anfrage für Zitat. Der Zauber hat vier Schritte:

Gegenstände — Suche nach Aktiencode oder Name und fügen Sie die Artikel hinzu; geben Sie die Menge und das gebuchte Lieferdatum ein. Add aus Kaufanfragen Eröffnung von Kaufanschlägen (Abteilungen › Kauf, MRP Vorschläge) in Artikel mit einem Klick; sobald bestellt wird, wird diese Anfrage "in Bestellung umgewandelt". Die Karte der letzte Kaufpreis Sie werden neben jedem Element als Referenz gespeichert.
Lieferanten — Suche Geschäftspartner, um Lieferanten hinzuzufügen. Die E-Mail und Telefon kommen aus der Partnerkarte; Sie können sie für diese Anfrage korrigieren (die Karte ändert sich nicht). Ein Lieferant mit keine Kontaktdaten auf seiner Karte wird "Keine Kontaktdaten" gekennzeichnet.
Senden — Wählen Sie einen Kanal. Automatisch: wenn der Lieferant eine E-Mail-Adresse hat, wird die Anfrage für die Zitatung an eine E-Mail als PDF, Andernfalls wird eine WhatsApp-Nachricht gesendet, und wenn es nicht existiert, wird sie gedruckt. Jeder Sender schafft eine Portal Link für diesen Lieferanten (Sektion 3).
Zitate und Vergleich — Einkommende Zitate erscheinen in einem Artikel × Lieferanten-Tabelle; Sie machen die Auswahl und konvertieren sie in Bestellungen (Sektionen) 4-5).

RFQ Die Nummer. Eine Anfrage für die Zitate nimmt ihre Nummer aus der Dokumentserie, wenn sie zum ersten Mal gespeichert wird; das Standard-Template ist RFQ{yyyy}{000000} (Ein Beispiel g RFQ2026000001). Sie können das Template auf der Settings › Dokumenten-Serie Die Elemente einer eingereichten Anfrage können nicht geändert werden; die Löschung einer eingereichten Anfrage löscht sie und ihre Zahl wird nie wiederverwendet.

Wenn der Nachrichtdienst abgeschaltet ist. E-Mail und WhatsApp gehen durch den Nachrichtdienst. Wenn der Dienst nicht funktioniert, behauptet das Programm nicht "Send": der Kanal fällt zurück Druck und Link, Sie drücken das Dokument oder herunterladen die PDF, und übermitteln Sie den Portal-Link zum Lieferanten selbst mit Kopieren Link.

3. Lieferantenportal

Damit der Anbieter seine eigene Zitate eingeben kann, schafft jeder Sender einen persönlichen Link mit einem Token. Es gibt keinen Login oder Passwort; Der Anbieter, der den Link öffnet, sieht Nur seine eigene Anfrage und nicht die Zitate anderer Lieferanten oder andere Daten Ihres Unternehmens sehen können.

Für jeden Artikel führt der Lieferant die Einheitpreis, Rabatt und Lieferzeit; Für die ganze Zitate, die sie enthält Währung, Zahlungsfristen, Frachtbetrag, Gültigkeitsdatum und eine Not: Wenn sie überhaupt nicht zitiert, drängt sie Ich werde nicht zitieren.
Es kann seine Zitate so oft aktualisieren, wie es es möchtet, bis zur Zitatfrist. bis zum Ende des Tages der Zitatfrist; ohne eine Frist, für 14 Nach dem Abschluss der Anfrage stoppt das Portal die Akzeptanz von Zitaten.
Der Portal öffnet sich in Türkei, Englisch und Indonesisch; Der Anbieter kann die Sprache auf der Seite wechseln.

Zitate werden von sich selbst importiert. Wenn der Käufer die Anfrage öffnet, werden auf dem Portal zitierte Zitate automatisch importiert ("N Zitate vom Portal importiert"). Ein Benutzer, der eine Zitate per Telefon oder E-Mail erhält, füllt in derselben Form mit: Zitate eingeben auf der Lieferantenrunde; diese Zitate wird "interne Eintritt" gekennzeichnet. Der Portallink wird nur einmal auf dem Sendekran angezeigt; die Rückkehr schafft einen neuen Link und der alte wird inaktiv.

4. Vergleichswertungen: wahre Kosten

Der billigste Einheitpreis ist nicht immer der billigste Kauf: ein Lieferant berechnet die Fracht separat, der andere gibt 90 Zahlungsfristen, eine dritte Lieferung spät.Dieser Grund berechnet die Tabelle eine Echtes Kosten Für jede Zelle:

Die Kosten sind die Wertschätzung (TL) + Frachtanteil − Zahlungsfrist Vorteil + Verzögerungstrafe. Line Wert = Menge × Preis × (1 - Rabatt) × Wechselkurs. Frachtanteil: Der Frachtbetrag der Quote wird über die Gegenstände im Verhältnis zu ihrem Wert verteilt. Zahlungsfrist Vorteil = Wert × monatliche Finanzierungsrate × Zahlungszeiten / 30. Letzte Lieferungstrafe = jeden Tag nach dem gebuchten Datum × tägliche Letzte Lieferungstrafe × Wert. Sie können die beiden Strafen (Monatsfinanzierung, tägliche Letzte Geldstrafe) für jede Anfrage separat festlegen.

Grüne Zelle = die beste tatsächliche Kosten für diesen Artikel. Gelb Bande Wenn sie in verschiedenen Zellen sind, kostet die Quote, die billig erscheint, aufgrund von Fracht, Zahlungsfristen oder Verspätung der Lieferung mehr.
Eine Zitate vor ihrem Gültigkeitsdatum wird als "Verlängert" angezeigt und ist nie als das Beste zählen.
Die letzte Kauf Die Spalte ist der letzte Kaufpreis der Karte; sie zeigt, wie weit die Quote davon abweicht.
Unter dem Tisch gibt es zwei Gesamtzahl: am besten, wenn Sie alles von einem einzelnen Lieferanten kaufen, und der Gesamtwirkliche Kosten Die beste Wahl pro Artikel; Der Unterschied ist die „Sparen aus der gemischten Auswahl“.

5. Auswahl und Konvertierung in Bestellungen

Sie können den Lieferanten für jedes Produkt (teilige Gewinner) separat auswählen: Sie kaufen die Schrauben von Unternehmen A und die Gasträcke von Unternehmen B. Wählen Sie durch das Zell an, oder lassen Sie Anwendung von Vorschlägen Wählen Sie den besten echten Preis für jedes Element aus. Die ohne Zitat gelagten Artikel werden separat berechnet.

Umwandeln in Ordnung Schreiben Ein Kaufbestellung pro Lieferant Der Preis geht in der Währung und Wechselkurs des Zuschusses; die Lieferdatum der Bestellung ist das früheste gebuchte Datum seiner Artikel, oder heute + Lieferzeit, wenn keine Date gebucht wurde. Dank dieser Zeit zeigt sich die Bestellung als erwartete Empfang auf Lieferverheißung Wenn die Operation halbstehend aufhört, sind die bereits geschriebenen Bestellungen markiert; Drucken Sie wieder nie das gleiche Bestell zweimal.

Leistung der Lieferanten. Die Leistungsbericht des Lieferanten unter den Unternehmensberichten (Berichte) jetzt zeigt auch Zitatkolonnen: Anfragen in der Zeit (Besuchungen), die Quote Reaktionsrate, die durchschnittliche Reaktionszeit (Stunden) und Gewinnrate (Siehe ausgewählte Elemente / Angaben angegeben).

6. Waren Empfang

Im Rechnungsabschluss-Fenster öffnen Sie die Waren Empfang Tab, geben Sie die Bestellungnummer und drücken Laden Order. Die Ordnungsbilanz erscheint auf jeder Linie; Sie werden in die Empfang Menge und Druck Erstellen von Waren Empfang Notes. Die Lieferung wird geschrieben und der Bestellbalance sinkt bei diesem Betrag. Wenn die Ware in Teilen ankommt, wird jede Lieferung zu einer separaten Lieferung (teilhafte Lieferung); die Bestellung bleibt offen, bis seine Balance null erreicht.

Wenn Qualitätskontrolle (inkommende Inspektion) verwendet wird, wird die abgelehntem Mengen von der akzeptierten Menge abgezogen; matching verwendet "abgegeben - abgelehnt".

7. Rechnung Lieferungen Notes

Wenn die Rechnung des Lieferanten ankommt, wird Rechnung Lieferungen Notes Tab auf den nicht noch in Rechnung gestellten Lieferungen aufgeführt. Wählen Sie eine oder mehrere Lieferungen von demselben Anbieter und drücken Sie Kombinieren Sie ausgewählte in eine Rechnung. Die Rechnung ist geschrieben und 3-Wie die Rechnung entspricht, läuft gleichzeitig; das Ergebnis erscheint als "Faktur erstellt: nicht. Matching: Status". Wenn der Rechnungspreis des Lieferanten unterschiedlich ist, korrigiert man später die Rechnung auf der Rechnungskarte; die Korrektur berechnet die Rechnung neu.

Eine Einkaufsrechnung, die direkt ohne eine Wareempfang eingegeben wird, wird ebenfalls verglichen; in diesem Fall wird die eigene Lieferungskarte der Rechnung als „mit der Rechnung empfangen“ berechnet.

8. 3-So matching und Status

3-Wie die Einstellung vergleicht jede Linie einer Kaufrechnung mit drei Dokumenten: Ordnung (Wie viele wir bestellten und zu welchem Preis), die Lieferung Notes (wie viele kamen und wie viele Qualität abgelehnt) und die Rechnung (Wie viele von ihnen wurden in Rechnung gestellt und und welchen Preis). Es funktioniert von selbst, wenn eine Kaufrechnung gespeichert wird; das Ergebnis erscheint auf der Matching Quelle Tab. Eine Linie hat einen dieser Status:

Status	Was das bedeutet	Blokiert ist?
Abgestimmt	Menge und Preis sind in Toleranz.	Nr.
Preisdifferenz	Der Rechnungspreis unterscheidet sich von dem Bestellpreis durch mehr als die Preisverträglichkeit. teurer Sie ist blockiert; wenn es Billiger Nur eine Notlage wird hinzugefügt.	Ja, wenn lieber
Überfakturiert	Mehr als bestellte Zahlungen (einschließlich früheren Rechnungen auf der gleichen Bestellung) oder eine in der Qualitätskontrolle abgelehntem Betrag wurde berechnet.	Ja
Mengendifferenz	Die Bestellung ist geschlossen, wurde aber kurz erhalten oder Rechnung gestellt.	Nr.
Rechnung ohne Lieferschein	Es gibt keine separate Warenabnahme; die Rechnung wurde mit ihrer eigenen Lieferungserklärung eingegeben. nur berechnet, während der "separate Warenabnahme erforderlich" -Settings auftritt.	Ja
Rechnung ohne Einkaufsauftrag	Die Linie kann nicht mit einer Kaufbestellung verbunden werden.	Nur durch Setup
Geliefert, nicht fakturiert	Die Waren wurden empfangen, aber keine Rechnung ist für N Tage angekommen.	Nr.

Was, wenn die Bestellung gelöscht wurde? Eine vollständig berechneten Kaufbestellung wird vom Programm aus der Liste entfernt und in eine Backup übertragen. In diesem Fall passt die Bestellungmenge und Preis aus der Bestellung Original Staat (von der Backup), so dass später Reduzierungen die Vergleich nicht verschwinden.

Die Periode Scannen Tab Runs 3-Wie alle Kauffälle im Datumbereich, den Sie wählen, entsprechen; verwenden Sie es, um ältere Rechnungen in Menge zu überprüfen. Trocken run Ticked nichts wird geschrieben; nur das Ergebnis (Nummer von Rechnungen, Linien und blockierten Rechnungen) wird angezeigt.

9. Toleranz

Niemand sollte mit kleinen Unterschieden besorgt werden. Administrator Sie können die Einstellungen auf der Toleranz Tab ist:

Setting	Was es tut	Standard
Mengentoleranz (%)	Ein Unterschied bis zu diesem Prozentsatz von der bestellten oder akzeptierten Menge wird als Match berechnet.	2%
Preistoleranz (%)	Der Rechnungspreis darf bis zu diesem Prozentsatz vom Auftragspreis abweichen.	1%
Betragsschwelle	Unterschiede unter diesem Betrag werden ignoriert (auch wenn der Prozentsatz überschritten wird).	10 TL
Tage geliefert, nicht fakturiert	Wareneingänge, zu denen nach so vielen Tagen keine Rechnung vorliegt, kommen in die Warteschlange.	15 Tagungen
Beim Buchen einer Eingangsrechnung automatisch abgleichen	Wenn abgeschaltet, läuft die Matching nur durch den Zeitraum Scannen oder manuell aus der Hose.	auf
separate Waren Empfang erforderlich	Wenn Sie auf, wird eine Rechnung eingegeben ohne eine Ware Empfangsnot "Faktur ohne Liefernot" und wird blockiert.	Aus
Eingangsrechnungen ohne Auftrag sperren	Wenn auf, wird eine Rechnung, die nicht an eine Bestellung gebunden werden kann, blockiert; wenn ab, ist sie nur geprägt.	Aus

10. Entscheidungen über eine blockierte Rechnung

Wählen Sie eine Rechnung in der Schaltfläche aus; am rechten Seite erscheinen die Bestellung, Liefernote und Rechnung Seiten-und Seitenlinie-Bild, wobei jede Unterschied erklärt wird.

Annehmen der Unterschiede — Die Differenz wird bewusst akzeptiert, der Block wird aufgelöst und die Rechnung wird für Zahlung und Buchhaltung veröffentlicht.
Ablehnung — die Rechnung bleibt blockiert; eine Korrektur (eine Rückerstattung oder eine neue Rechnung) wird von dem Lieferanten erwartet.
Halt auf Halt — die Entscheidung verschoben wird (z.B. die vermissten Waren sind im Weg); die Rechnung bleibt blockiert.

Um zu akzeptieren und abzulehnen, müssen Sie eine Grund zumindest 5 Charaktere. Um zu entscheiden, müssen Sie eine Administrator oder A Finanzierung genehmigt (Unternehmen » Befugnis abgeben

Ein blockierter Rechnung wird auch an anderer Stelle angezeigt. (1) Es läuft in der Cockpit › Genehmigungen schließen als „Fatura-eslesme“ Anfrage; hier wird eine dort getroffene Entscheidung übernommen. (2) Die Schreibung eines Zahlungsempfängers an diesen Anbieter zeigt eine Warnung; die Empfang wird nicht verhindert, Sie lesen die Warnung und weiterhin bewusst. (3) In Rechnungslegung Posting, eine "Making pending" Warnung wird zum Vouchersatz der Rechnung hinzugefügt. (4) Wenn sich die Rechnungsdaten (Quantität, Preis, Liefernote) später ändern, wird der Match neu berechnet und Vorherige Entscheidung wird wieder aufgelöst.

Die Einkaufskarte trägt eine 3-Weg Flagge: grün bedeutet matched, gelb/röd bedeutet eine Differenz oder ein Block. Klicken Sie auf den Flagge öffnet dieses Fenster auf dem Match der Rechnung.

11. Auf dem Telefon (Garden Interface)

Kaufen — Anfragen sind als Karten aufgeführt. Die Tapping einer Karte gibt drei Schritte: Zusammenfassung, Zitate (Zeitkarten für jedes Element; Sie wählen durch Tapping) und Genehmigung (Verwandelt zu bestellen, teilen Sie den Link)
Rechnung Matching — Die Rechnungen, die auf eine Entscheidung warten, werden als Karten aufgeführt. Ein Karten zu schlagen gibt drei Schritte: Zusammenfassung, Unterschiede (Liniekarten: Bestell / Lieferungsschreiben / Rechnung) und Entscheidung (Aufnehmen, Ablehnung oder Hinzugehen; Grund)

Allgemeine Informationen über die Telefoninterfaces: Mobile.

12. Erlaubnis

Maßnahme	Erforderliche Genehmigung
Sehen Sie die Fenster	Lieferanten (auch) Erlaubnis oder die Bestellmodule (auch); Lieferant oder Rechnungsmodul (Invoice Matching).
Schreiben und senden von Anfragen zur Zitatung	Administrator oder Lieferant Genehmigung; ein Lesbares kann nur anzeigen.
Schreiben von Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen	Jedes Dokument erfordert eigene Eintrittskräfte (Betriebeneinsatz, Liefernoteinsatz, Rechnungsinsatz).
Einzug der Entscheidung	Eine separate Genehmigung: Administrator oder Finanzerlaubnis.
Veränderung der Toleranz	Nur der Administrator.

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