Avaliação de inscrições (RFQ) e 3-Way Invoice Matching — Um Guia de Scratch

Antes de comprar um material você pergunta a vários fornecedores para um preço, escolha a melhor citação e faça uma encomenda; as mercadorias chegam, então a fatura chega. Compras janela envia a solicitação de citação, coleta as citações e as compara por meio de Custo verdadeiro; O Faturamento de correspondência A janela coloca a ordem, a nota de entrega e a fatura lado a lado e bloqueia uma fatura com uma diferença fora da tolerância até que alguém decida.

1. Duas janelas, um ciclo

As duas janelas estão no Compras Grupo do Dock:

Compras — Pedidos de citação: itens, fornecedores, envio, citações e comparação, conversão em pedidos de compra (secções 2-5).
Faturamento de correspondência — cinco tabelas: Compatível com a caixa, Recebimento de bens, Notas de entrega de facturas, Tolerâncias, Escaneamento de período (secções 6-10).

Pedidos, notas de entrega e faturas são sempre escritas através dos caminhos de documento existentes do programa: uma ordem de compra criada aqui aparece na lista de pedidos, uma nota de receção de mercadorias entre as notas de entrega, uma fatura entre as faturas. As novas janelas apenas armazenam a quota, a seleção e a decisão correspondente separadamente.

2. A solicitação de citação (RFQ) - Quatro passos

Na janela de compras Novo pedido de citação. O mago tem quatro passos:

Elementos — Busque por código de estoque ou nome e adicione itens; introduza a quantidade e a data de entrega solicitada. Adicionar de pedidos de compra Acesso às solicitações de compra abertas (Departamentos › Compras, MRP sugestões) em itens com um clique; uma vez ordenado, essa solicitação torna-se "convertida em pedido". Último preço de compra É armazenado ao lado de cada item como referência.
fornecedores — O e-mail e o telefone vem da cartão parceiro; você pode corrigir-los para esta solicitação (a cartão não muda). um fornecedor sem detalhes de contato no seu cartão é marcado "Não detalhes de contato".
Enviar — Escolha um canal. Automatização: Se o fornecedor tiver um endereço de e-mail, a solicitação de citação é anexada a um e-mail como um PDF, Caso contrário, uma mensagem do WhatsApp é enviada, e se não existe, é impressada. Portal Link Para o fornecedor (sezione 3).
Citações e comparações — As citações entradas aparecerão em uma tabela de item × fornecedor; você faz a seleção e converte-a em pedidos (segundos 4-5).

RFQ Número. Um pedido de citação toma o seu número da série de documentos quando é salvo pela primeira vez; o modelo padrão é RFQ{yyyy}{000000} (E o g RFQ2026000001). Você pode alterar o modelo no Settings › Série de Documentos Os itens de uma solicitação que foi enviada não podem ser alterados; a eliminação de uma solicitação enviada o cancelará e o seu número nunca será reutilizado.

Se o serviço de mensagem estiver abaixo. Email e WhatsApp passam pelo serviço de mensagem.Se o serviço não está executando o programa não reivindica "enviar": o canal cai de volta para Impressão e link, Você imprime o documento ou descarrega o PDF, e entregue o link do portal ao fornecedor você mesmo com Copia o link.

3. Portal de fornecedores

Para que o fornecedor possa inserir sua própria citação, cada envio cria um link pessoal com um token. Não há login ou senha; o fornecedor que abre o link vê Só sua própria solicitação e não pode ver citações de outros fornecedores ou quaisquer outros dados da sua empresa.

Para cada item, o fornecedor entra no Preço de unidade, desconto e tempo de entrega; Para toda a citação que entra no moeda, termos de pagamento, montante de carga, data de validade e uma nota. se não citar em absoluto, pressiona Não vou citar.
Pode atualizar a sua citação tantas vezes quanto gostar até o prazo de citação. Até o final do dia da data de citação; Sem prazo, por 14 Após a solicitação ser fechada, o portal deixa de aceitar citações.
O portal abre em Turco, Inglês e Indonês; O fornecedor pode mudar a língua na página.

As citações são importadas por si mesmas. Quando o comprador abre a solicitação, as citações de espera no portal são importadas automaticamente ("N citações importadas do portal").Um usuário que recebe uma citação por telefone ou e-mail preenche no mesmo formulário com: Entre em Citações na linha de fornecedor; essa citação é marcada "entrada interna".O link do portal é mostrado apenas uma vez, na tela de envio; o reenvio cria um novo link e o velho torna-se invalido.

4. Citações de comparação: custo real

O preço mais barato não é sempre a compra mais barata: um fornecedor cobra a carga separadamente, outro dá 90 Termos de pagamento de dias, um terceiro entrega atrasado. é por isso que a tabela calcula um Custo verdadeiro Para cada célula:

Custo real = valor de linha (TL) + participação de carga − benefício de termos de pagamento + penalidade de entrega atrasada. Valor de linha = quantidade × preço × (1 − desconto) × taxa de câmbio. parte de carga: o montante de carga da quota é espalhado sobre os itens em proporção ao seu valor. benefício de termos de pagamento = valor × taxa de financiamento mensal × dias de pagamento / 30. Penalidade de entrega tardiva = cada dia após a data solicitada × taxa de penalidade de entrega tardiva diária × valor. Você pode definir as duas taxas (financiamento mensal, penalidade tardiva diária) separadamente para cada pedido.

Células Verdes O melhor custo real para esse item. Bandeira Amarela Se eles estão em diferentes células, a quota que parece barata termina custando mais devido ao transporte, prazos de pagamento ou entrega atrasada.
Uma citação anterior à sua data de validade é mostrada como "Expirada" e é Nunca contado como o melhor.
O que Última compra A coluna é o último preço de compra da cartão; mostra a distância que a quota se distingue dela.
Abaixo da mesa há dois totals: o melhor quando comprar tudo de um único fornecedor, e o total custo real A melhor escolha por item; A diferença é a "salvação da seleção mista".

5. Seleção e conversão em ordens

Você pode escolher o fornecedor separadamente para cada item (vencedores parciais): você compra as fitas da empresa A e as caixas da empresa B. Escolha, tapando a célula, ou deixe Aplique sugestões Escolha o melhor custo real para cada item. itens deixados sem uma quota são contados separadamente.

Converter em ordem Escrever 1 pedido de compra por fornecedor O preço vai na moeda e taxa de câmbio da quota; a data de entrega da encomenda é a data mais cedo solicitada dos seus itens, ou hoje + hora de entrega se não houver data solicitada. graças a esta data, a encomenda aparece como uma receita esperada no Promessa de entrega Se a operação parar em meio caminho, as ordens já escritas permanecem marcadas; pressionando novamente nunca escreve a mesma ordem duas vezes.

Desempenho do fornecedor. O relatório de desempenho nos relatórios da empresa, Relatórios, também apresenta colunas de cotações: pedidos enviados no período, ou convites, taxa de resposta a cotações, tempo médio de resposta em horas e taxa de adjudicação, artigos selecionados / artigos cotados.

6. Recebimento de mercadorias

Na janela de contas, abre a Recebimento de mercadorias Tab, digite o número de ordem e pressione Carregar ordem. O balanço de ordem aparece em cada linha; entre o recebido Quantidade e pressão Crie a nota de receção de bens. A nota de entrega é escrita e o balanço da encomenda cai por esse valor.Se a mercadoria chegar em partes, cada entrega se torna uma nota de entrega separada (entrega parcial); a encomenda permanece aberta até que o balanço alcance zero.

Se o controle de qualidade (inspeção futura) for utilizado, a quantidade rejeitada é retirada da quantidade aceita; o uso de correspondência é "receito - rejeitado".

7. Notas de entrega de faturas

Quando a fatura do fornecedor chega, o Notas de entrega de faturas tab lista os notas de entrega de compra ainda não facturados. selecione um ou mais notas de entrega do mesmo fornecedor e pressione Combinação selecionada em uma única fatura. A fatura é escrita e 3-O resultado aparece como "Fatura criada: não. Matching: status".Se o preço da fatura do fornecedor difere, corrigir a fatura mais tarde na carteira de fatura; a correção reescalculará a partida.

Uma fatura de compra inserida diretamente sem uma receita de bens é igualmente correspondente; nesse caso, a própria nota de entrega da fatura é considerada como "receita com a fatura".

8. 3-A forma de se ajustar e estatutos

3-A forma de corresponder compara cada linha de uma fatura de compra com três documentos: o Ordem (Quantos pedimos e a que preço), o Notas de entrega (Quantas pessoas foram e quantos foram negadas) e Faturamento (quantas faturas foram feitas e a que preço). Ele corre por si mesmo quando uma fatura de compra é salvo; o resultado aparece no Compatível com queue A linha tem um desses estatutos:

Status	O que significa	e bloqueado?
Casado	A quantidade e o preço estão dentro da tolerância.	Nº
Diferença de preço	O preço da fatura difere do preço da ordem por mais do que a tolerância do preço. Mais caro está bloqueado; se é Mais barato Só uma nota é adicionada.	Sim, se mais querido
Faturado a maior	Mais do que o pedido foi facturado (incluindo facturas anteriores na mesma ordem), ou uma quantidade rejeitada no controle de qualidade foi facturada.	Sim
Diferença de quantidade	O pedido é fechado, mas foi recebido ou invoado curto.	Nº
Nota fiscal sem nota de remessa	Não há receita de bens separados; a fatura foi inserida com sua própria nota de entrega. Só contada enquanto o "recepto de bens separados exigido" configuração está em curso.	Sim
Nota fiscal sem pedido	A linha não pode ser ligada a qualquer pedido de compra.	Somente por meio do Settings
Recebido não faturado	As mercadorias foram recebidas, mas nenhuma fatura chegou por N dias.	Nº

E se a ordem for cancelada? Uma ordem de compra totalmente contada é removida da lista pelo programa e transferida para uma backup. Neste caso, o correspondente lê a quantidade e o preço da ordem do pedido. Estado original (de backup), então, as reduções posteriores não desvanecem a comparação.

O que Periódico de escaneamento TAB RUNS 3-Como se ajustar a todas as faturas de compra na faixa de data que você escolher; use-a para revisar as faturas mais antigas em massa. Caminho seco nada é escrito; apenas o resultado (numero de facturas, linhas e facturas bloqueadas) é mostrado.

9. Tolerância

Ninguém deve ser preocupado com pequenas diferenças. Administrador Pode mudar as configurações no Tolerância O TAB:

Estabelecimento	O que faz	Padrão
Tolerância de quantidade (%)	Uma diferença até esse percentual da quantidade ordenada ou aceita é contada como uma partida.	2%
Tolerância de preço (%)	O preço da nota fiscal pode diferir do preço do pedido até este percentual.	1%
Limite de valor	As diferenças abaixo desta quantidade são ignoradas (mesmo que a percentagem seja excedida).	10 TL
Dias de recebido não faturado	Recebimentos sem nota fiscal após esse número de dias entram na fila.	15 Dia
Conciliar automaticamente ao lançar uma nota fiscal de compra	Quando desligado, o matching só corre através do período de escaneamento ou manualmente da cola.	em
Requisitos de recibo de bens separados	Quando em, uma fatura inserida sem uma nota de receita de mercadorias torna-se "Fatura sem nota de entrega" e é bloqueada.	Desativado
Bloquear notas fiscais de compra sem pedido	Quando em, uma fatura que não pode ser ligada a uma ordem é bloqueada; quando fora é apenas flagrado.	Desativado

10. Decidir sobre uma fatura bloqueada

Selecione uma fatura na faixa; na direita a ordem, nota de entrega e fatura aparecerão lado a lado linha por linha, com cada diferença explicada.

Aceitar a diferença — A diferença é conscientemente aceita, o bloco é levantado e a fatura é liberada para pagamento e contabilidade.
rejeição — a fatura permanece bloqueada; uma correção (uma fatura de retorno ou uma nova fatura) é esperada do fornecedor.
Pegue em Hold — A decisão é adiada (por exemplo, os bens desaparecidos estão no caminho); a fatura permanece bloqueada.

Para aceitar e recusar, você deve escrever um A razão pelo menos 5 personagens. Para decidir, você tem que ser um Administrador ou a Financiamento aprovação (Empresa “A aprovação”

Uma fatura bloqueada também aparece em outro lugar. (1) A terra está na Cockpit › Aprovação queia como uma solicitação de "faturamento-eslesmo"; uma decisão tomada lá é realizada aqui. (2) Escrever um receito de pagamento para este fornecedor mostra um alerta; o recebimento não é impedido, você lê o alerta e continua conscientemente. (3) em Contabilidade A mensagem, um alerta "compatível pendente" é adicionado ao voucher da fatura. (4) Se os dados da fatura (quantidade, preço, nota de entrega) mudar mais tarde, a partida é re-calculada e o A decisão anterior foi reaberta.

O cartão de fatura de compra carrega uma 3-caminho Bandeira: verde significa matched, amarelo/roxo significa diferença ou bloco. clicando no bandeiro abre esta janela na partida da fatura.

11. No telefone (interface do jardim)

Compras — Os pedidos são listados como cartões.A impressão de um cartão dá três passos: Resumo, Citações (carta de citação para cada item; você escolhe por tapping) e aprovação (Converter para encomenda, compartilhar o link)
Faturamento de correspondência — As contas que esperam uma decisão são listadas como cartões.A impressão de um cartão dá três passos: Resumo, Diferenças (carta de linha: encomenda / nota de entrega / fatura) e Decisão (Aceptar, rejeitar ou manter; razão)

Informações gerais sobre as interfaces telefônicas: Mobiliário.

12. Permissões

Ação	Permissão necessária
Ver as janelas	Autorização do fornecedor (compra) ou o módulo de encomendas (compra); fornecedor ou módulo de fatura (compatível com fatura).
Escrever e enviar pedidos de citação	Autorização de administrador ou fornecedor; um usuário apenas leído só pode ver.
Escrever pedidos, notas de entrega, faturas	Cada documento requer sua própria permissão de entrada (entrada de encomenda, entrada de nota de entrega, entrada de fatura).
Decisão de acordo	Autorização separada: administrador ou financiador.
Mudança de tolerância	Só o administrador.

Guia relacionada: Documento de entrada · Promessa de entrega · Departamento · Série Documentos · Cockpit · Mobiliário.