Permohonan untuk pembelian : (RFQ) dan 3-Cara Invoice Matching — Panduan daripada Scratch

Sebelum membeli bahan anda meminta beberapa pembekal untuk harga, pilih kutipan terbaik dan meletakkan pesanan; barangan tiba, kemudian invois tiba. Panduan ini meliputi keseluruhan kitaran: Pembelian tetingkap menghantar permintaan untuk kutipan, mengumpul kutipan dan membandingkannya dengan Kos sebenar; yang Perhitungan akaun tetingkap meletakkan pesanan, nota penghantaran dan invois di sebelah dan memblokir invois dengan perbezaan di luar toleransi sehingga seseorang memutuskan.

1. buah jendela, satu kitaran

Kedua-dua tetingkap ini terletak di Pembelian Kumpulan Dock :

Pembelian — permintaan untuk kutipan: item, pembekal, penghantaran, kutipan dan perbandingan, penukaran kepada pesanan pembelian (bahagian-bahagian 2-5).
Perhitungan akaun — lima tab: Menyelaras kue, Pengambilan Barang, Notis Penghantaran Invoice, Toleransi, Percubaan tempoh (bahagian-bahagian 6-10).

Pesanan, nota penghantaran dan invois sentiasa ditulis melalui laluan dokumen program yang sedia ada: pesanan pembelian yang dibuat di sini muncul dalam senarai Pesanan, notis penerimaan barangan di antara notis penghantaran, invois di antara invois.

2. Permohonan untuk kutipan (RFQ) Langkah

Dalam tetingkap pembelian akhbar Permohonan baru untuk kutipan. Penyihir mempunyai empat langkah:

item — carian mengikut kod stok atau nama dan menambah item; masukkan jumlah dan tarikh penghantaran yang diminta. Menambah daripada permintaan pembelian mengalihkan permintaan pembelian terbuka (Departments › Pembelian, MRP cadangan) dalam item dengan satu klik; sekali pesanan, permintaan itu menjadi "diubah kepada pesanan". Kad yang Harga Pembelian Terakhir disimpan di sebelah setiap item sebagai rujukan.
Pembekal — e-mel dan telefon datang daripada kad rakan kongsi; anda boleh membetulkannya untuk permintaan ini (kad tidak berubah). pembekal dengan tiada butiran kenalan pada kadnya ditandakan "Tiada butiran kenalan".
Hantar — Pilihlah saluran automatik: jika pembekal mempunyai alamat e-mel, permintaan untuk petikan disertakan kepada e-mel sebagai PDF, Jika tidak, mesej WhatsApp akan dihantar dan jika tidak ada, ia akan dicetak. Setiap penghantaran mencipta satu Portal Link untuk pembekal (bahagian 3).
Perbandingan dan kutipan — kutipan masuk muncul dalam item × jadual pembekal; anda membuat pemilihan dan menukarnya kepada pesanan (bahagian-bahagian 4-5).

RFQ Nombor yang Permintaan untuk kutipan mengambil nombornya daripada siri dokumen apabila ia disimpan pertama; templat lalai adalah RFQ{yyyy}{000000} (dalam hal ini RFQ2026000001). Anda boleh mengubah template pada Seting » siri dokumen Item permintaan yang telah dihantar tidak boleh diubah; menghapuskan permintaan yang dihantar membatalkannya dan nombornya tidak pernah digunakan semula.

Jika perkhidmatan mesej turun. Email dan WhatsApp pergi melalui perkhidmatan mesej.Jika perkhidmatan tidak berjalan program tidak menuntut "menyampaikan": saluran jatuh kembali kepada Cetak dan link, anda mencetak dokumen atau muat turun PDF, dan hantar pautan portal kepada pembekal sendiri dengan Menyalin link.

3. Portal Pembekal

Oleh itu, supaya pembekal boleh memasukkan kutipan sendiri, setiap penghantaran mewujudkan pautan peribadi dengan token. tiada login atau kata laluan; pembekal yang membuka pautan melihat Hanya permintaan sendiri dan tidak boleh melihat kutipan pembekal lain atau apa-apa data lain daripada syarikat anda.

Untuk setiap item, pembekal memasuki harga unit, diskaun dan masa penghantaran; untuk keseluruhan kutipan yang ia masukkan ke dalam mata wang, syarat pembayaran, jumlah kargo, tarikh tamat tempoh dan satu nota. jika ia tidak akan mengutip sama sekali, ia menekan Saya tak akan kutipan.
Ia boleh mengemas kini kutipan sebanyak yang disukai sehingga tarikh akhir. pautan ini sah sehingga akhir tarikh tarikh tarikh tarikh; tanpa tempoh yang ditetapkan, kerana 14 Sebaik sahaja permintaan ditutup, portal berhenti menerima petikan.
Portal ini dibuka di Bahasa Turki, Inggeris dan Indonesia; Pembekal boleh menukar bahasa pada halaman.

Kutipan yang diimport sendiri. Apabila pembeli membuka permintaan, kutipan menunggu di portal diimport secara automatik ("N kutipan yang diimport dari portal"). Masukkan kutipan pada baris pembekal; kutipan itu ditandakan "pengambilan dalaman". Rujukan portal hanya dipaparkan sekali, pada skrin penghantaran; pengembalian mencipta pautan baru dan yang lama menjadi tidak sah.

4. Perbandingan kutipan: kos sebenar

Harga unit yang paling murah bukan selalu pembelian yang paling murah: satu pembekal mengenakan caj secara berasingan, yang lain memberikan 90 hari pembayaran, satu ketiga penghantaran terlambat. itulah sebabnya jadual mengira Kos sebenar Untuk setiap sel :

Harga yang betul = nilai garis (TL) + bahagian barang - faedah syarat pembayaran + penalti penghantaran terlambat. nilai garis = kuantiti × harga × (1 - diskaun) × kadar pertukaran. bahagian kargo: jumlah kargo kutipan disebarkan di atas item dalam proporsi kepada nilai mereka. Keuntungan Terma Pembayaran = nilai × kadar pembiayaan bulanan × hari pembayaran / 30. Penalti penghantaran terlambat = setiap hari selepas tarikh yang diminta × kadar penalti penghantaran terlambat harian × nilai.Anda boleh menetapkan dua kadar (penggunaan bulanan, penalti terlambat harian) secara berasingan untuk setiap permintaan.

Sel hijau = kos sebenar yang terbaik untuk item itu. Tag: badge kuning Jika mereka berada dalam sel yang berbeza, kutipan yang kelihatan murah berakhir kos lebih banyak kerana kargo, tempoh pembayaran atau penghantaran terlambat.
Sebuah kutipan sebelum tarikh tamat tempoh ditunjukkan sebagai "Tamat" dan Tidak pernah dianggap sebagai yang terbaik.
yang Pembelian terakhir Kolom ialah harga pembelian terakhir kad; ia menunjukkan sejauh mana kutipan beralih daripadanya.
Di bawah meja terdapat dua jumlah: yang terbaik apabila membeli segala-galanya daripada satu pembekal, dan jumlah kos sebenar Pilihan terbaik bagi setiap item; Perbezaan ialah "penghematan daripada pemilihan campuran".

5. Pemilihan dan penukaran kepada pesanan

Anda boleh memilih pembekal secara berasingan untuk setiap item (pemenang sebahagian): anda membeli skru dari syarikat A dan gasket dari syarikat B. Pilih dengan menekan sel, atau biarkan Mengemukakan cadangan pilih harga sebenar terbaik untuk setiap item. item yang ditinggalkan tanpa kutipan dikira secara berasingan.

Menukar kepada perintah Menulis pesanan pembelian per pembekal Harga pergi dalam mata wang dan kadar pertukaran kutipan; tarikh penghantaran pesanan adalah tarikh yang paling awal diminta item, atau hari ini + masa penghantaran jika tiada tarikh diminta. Terima kasih kepada tarikh ini, pesanan muncul sebagai penerimaan yang dijangka pada Penghantaran janji Jika operasi berhenti setengah, pesanan yang telah ditulis tetap ditandakan; menekan lagi tidak pernah menulis pesanan yang sama dua kali.

prestasi pembekal Laporan prestasi pembekal di antara laporan syarikat (Laporan) kini juga menunjukkan lajur kutipan: permintaan yang dihantar dalam tempoh (undang), Kadar tindak balas kutipan, masa tindak balas purata (jam) dan Kadar kemenangan (Titik yang dipilih / item yang dikutip)

6. Penghantaran Barang

Dalam tetingkap Invoice Matching, buka Penghantaran Barang tab, masukkan nombor pesanan dan tekan Perintah yang diisi. Perintah keseimbangan muncul pada setiap baris; masukkan diterima Jumlah dan akhbar Mencipta barangan menerima nota. Jika barang-barang tiba dalam bahagian, setiap penghantaran menjadi notis penghantaran berasingan (penghantaran sebahagian); pesanan kekal terbuka sehingga baki mencapai sifar.

Jika kawalan kualiti (pemeriksaan yang akan datang) digunakan, jumlah yang ditolak dikeluarkan daripada jumlah yang diterima; penggunaan yang sepadan "di terima - ditolak".

7. Surat Penghantaran Invoice

Apabila akaun pembekal tiba, Surat Penghantaran Invoice tab senarai notis penghantaran pembelian yang belum dibayar. pilih satu atau lebih notis penghantaran daripada pembekal yang sama dan cetakan Menggabungkan yang dipilih ke dalam satu invois. Invois ini telah ditulis dan 3-cara perlawanan berjalan pada satu masa; hasilnya muncul sebagai "Invoice created: no. Perlawanan: status".Jika harga invoice pembekal berbeza, membetulkan invoice kemudian pada kad invoice; pembetulan mengira semula perlawanan.

Sebuah invois pembelian yang dimasukkan secara langsung tanpa penerimaan barangan juga disesuaikan; dalam kes ini nota penghantaran sendiri invois dikira sebagai "diambil dengan invois".

8. 3-Cara Menyelaras dan Status

3-cara yang sepadan membandingkan setiap baris dalam satu invois pembelian dengan tiga dokumen: Perintah (Berapa banyak yang telah kami pesan dan pada harga apa), Penghantaran Notis (Berapa banyak yang telah datang dan berapa banyak kualiti yang ditolak) dan Invois (Berapa banyak yang telah dibayar dan harga yang mana) Ia berjalan dengan sendirinya apabila invois pembelian disimpan; hasilnya muncul pada Perlawanan dengan Queue tab. satu baris mempunyai salah satu daripada status berikut:

Status	Apa yang dimaksudkan	Terjejas?
Sepadan	Jumlah dan harga boleh di toleransi.	No
Perbezaan harga	Harga invois berbeza daripada harga pesanan lebih daripada toleransi harga. Lebih mahal yang telah disekat; jika ia Lebih murah Hanya satu nota sahaja yang ditambah.	Ya, jika lebih sayang
Lebihan invois	Lebih daripada yang dipesan telah dikeluarkan (termasuk invois terdahulu pada pesanan yang sama), atau jumlah yang ditolak dalam kawalan kualiti telah dikeluarkan.	Ya
Perbezaan kuantiti	Pesanan ditutup tetapi diterima atau dikeluarkan secara singkat.	No
Invois tanpa nota penghantaran	Tiada penerimaan barang yang berasingan; invois telah dimasukkan dengan nota penghantaran sendiri. hanya dikira semasa tetapan "penerimaan barang yang berasingan diperlukan" sedang berlangsung.	Ya
Invois tanpa pesanan belian	Garis tidak boleh dikaitkan dengan sebarang pesanan pembelian.	Hanya dengan seting
Diterima belum diinvoiskan	Barang-barang telah diterima tetapi tiada invois telah tiba selama N hari.	No

Bagaimana jika pesanan dihapuskan? Pesanan pembelian yang dibayar sepenuhnya dikeluarkan daripada senarai oleh program dan dipindahkan ke sandaran. dalam kes ini, penyesuaian membaca jumlah pesanan dan harga daripada pesanan Negara asal (daripada sandaran), jadi pengurangan kemudian tidak merosakkan perbandingan.

yang Tempoh pemindaian Tembakan Tembakan 3-cara yang sepadan pada semua invois pembelian dalam julat tarikh yang anda pilih; gunakan ia untuk meninjau invois yang lebih tua secara besar-besaran. Berlari kering tiada apa-apa yang ditulis; hanya hasil (jumlah invois, baris dan invois tertutup) dipaparkan.

9. Toleransi

Tidak ada yang boleh mengganggu dengan perbezaan kecil. hanya satu Pengurus boleh mengubah tetapan pada Toleransi Tag :

menetapkan	Apa yang ia lakukan	Lalai
Toleransi kuantiti (%)	Perbezaan sehingga peratusan ini daripada jumlah yang dipesan atau diterima dikira sebagai perlawanan.	2%
Toleransi harga (%)	Harga invois boleh berbeza daripada harga pesanan sehingga peratusan ini.	1%
Ambang amaun	Perbezaan di bawah jumlah ini diabaikan (walaupun peratusan itu melebihi).	10 TL
Hari diterima belum diinvoiskan	Penerimaan barang yang tiada invois selepas bilangan hari ini masuk ke baris gilir.	15 Hari-hari yang
Padankan secara automatik apabila invois belian disimpan	Apabila keluar, perlawanan hanya berjalan melalui tempoh pemindaian atau secara manual dari tali.	Pada
Pengambilan barang yang terpisah diperlukan	Apabila di atas, invois yang dimasukkan tanpa nota penerimaan barangan menjadi "Invois tanpa nota penghantaran" dan disekat.	Dimatikan
Sekat invois belian tanpa pesanan	Apabila di atas, invois yang tidak boleh dikaitkan dengan pesanan disekat; apabila keluar ia hanya ditandakan.	Dimatikan

10. Mengambil keputusan mengenai invois yang terhalang

Pilih invois dalam tali; di sebelah kanan pesanan, nota penghantaran dan invois muncul satu sisi demi satu baris, dengan setiap perbezaan dijelaskan.

Mengakui perbezaan — perbezaan disetujui dengan sedar, blok diangkat dan invois dikeluarkan untuk pembayaran dan perakaunan.
Menolak — invoice kekal disekat; pembetulan (keuntungan pengembalian atau invoice baru) dijangka daripada pembekal.
Berikanlah kepada — keputusan ditangguhkan (contohnya, barang-barang yang hilang sedang dalam perjalanan); invois kekal disekat.

Untuk menerima dan menolak, anda perlu menulis Alasan sekurang-kurangnya 5 watak-watak. Untuk memutuskan anda mesti menjadi Pengurus atau A Kewangan yang disetujui (Syarikat yang telah disetujui).

Akaun yang disekat juga muncul di tempat lain. (1) Ia terletak di dalam Cockpit › Kelulusan mengejutkan sebagai permintaan "fatur-eslesme"; keputusan yang dibuat di sana dijalankan di sini. (2) Menulis penerimaan pembayaran kepada pembekal ini menunjukkan amaran; penerimaan tidak dihalang, anda membaca amaran dan terus dengan sedar. (3) dalam Perakaunan Posting, peringatan "menanggapi pendengaran" ditambah kepada voucher invois. (4) Jika data invois (kuantiti, harga, nota penghantaran) berubah kemudian, perlawanan dikira semula dan Keputusan terdahulu telah ditangguhkan semula.

Kad invois pembelian membawa a 3-Jalan tanda: hijau bermaksud disesuaikan, kuning/merah bermaksud perbezaan atau blok. klik tanda membuka tetingkap ini pada perlawanan invois itu.

11. Pada telefon (interface taman)

Pembelian — Permintaan disenaraikan sebagai kad. Menandakan kad memberikan tiga langkah: Kesimpulan, Kutipan (Kartu kutipan untuk setiap item; anda memilih dengan menekan) dan Kelulusan (Dilencongkan kepada perintah, berkongsi pautan)
Perhitungan akaun — Invois yang menunggu keputusan disenaraikan sebagai kad. Menarik kad memberikan tiga langkah: Kesimpulan, Perbezaan (Kartu garis: pesanan / nota penghantaran / invois) dan Keputusan (Sudah tentu, ia tidak boleh diterima atau ditolak.

Maklumat umum mengenai antara muka telefon: Pergerakan Mobile.

12. Permohonan

Tindakan	Permohonan Permohonan
Melihat tingkap	Pembekal (pembelian) kebenaran atau modul pesanan (Pembelian); pembekal atau modul invois (Invoice Matching).
Menulis dan menghantar permohonan untuk kutipan	Pengurus atau pembekal kebenaran; pengguna yang hanya membaca hanya boleh melihat.
Menulis pesanan, nota penghantaran, invois	Setiap dokumen memerlukan kebenaran kemasukan sendiri (kemasukan pesanan, kemasukan nota penghantaran, kemasukan invois).
Keputusan yang sesuai	Permohonan yang berasingan: pentadbir atau pemberi pinjaman.
Perubahan toleransi	hanya pentadbir sahaja.

Panduan yang berkaitan : Dokumen Kemasukan · Penghantaran janji · Jabatan · siri dokumen · Cockpit · Pergerakan Mobile.