अनुरोध के लिए आवेदन करें (RFQ) और 3-रास्ते बिल फिट करने के लिए — एक गाइड से स्क्रैच

एक सामग्री खरीदने से पहले आप एक कीमत के लिए कई आपूर्तिकर्ताओं से पूछते हैं, सबसे अच्छा कटौती चुनें और एक आदेश दें; सामान आता है, फिर बिल आता है। यह मार्गदर्शिका पूरे चक्र को कवर करती है: खरीदें विंडो उद्धरण के लिए अनुरोध भेजता है, उद्धरणों को इकट्ठा करता है और उन्हें तुलना करता है सच्चे खर्च; के बिल फिट विंडो आदेश, डिलीवरी नोट और बिल को एक तरफ रखता है और बाहर एक अंतर के साथ एक बिल ब्लॉक करता है जब तक कोई निर्णय नहीं लेता तब तक सहनशीलता।

1. खिड़कियां, एक चक्र

दोनों खिड़कियां हैं खरीदें डोक के लिए:

खरीदें — उद्धरण के लिए अनुरोध: वस्तुओं, आपूर्तिकर्ताओं, भेजने, उद्धरण और तुलना, खरीद आदेशों में परिवर्तित (भागों) 2-5).
बिल फिट — पांच टैब: फिट क्यू, माल रिसेप्शन, बिल वितरण नोट्स, टोलरेंस, अवधि स्कैन (अध्याय) 6-10).

आदेश, वितरण नोट और बिल हमेशा कार्यक्रम के मौजूदा दस्तावेज मार्गों के माध्यम से लिखे जाते हैं: यहां बनाए गए एक खरीद आदेश ऑर्डर सूची में दिखाई देता है, वितरण नोटों के बीच एक माल रिसेप्शन नोट, बिल के बीच एक बिल. नए विंडो केवल कटौती, चयन और मेलिंग निर्णय को अलग से संग्रहीत करते हैं।

2. अनुरोध के लिए आवेदन (RFQ) चार कदम

खरीदारी विंडो प्रेस में Quote के लिए नया अनुरोध. जादूगर के चार चरण हैं:

वस्तुओं — स्टॉक कोड या नाम के अनुसार खोज करें और आइटम जोड़ें; मात्रा और अनुरोधित वितरण की तारीख दर्ज करें। खरीद अनुरोधों से जोड़ें खुले खरीद अनुरोधों को संबोधित करते हैं (अकादमी › खरीदारी, MRP सुझाव) एक क्लिक के साथ आइटम में; एक बार आदेश दिया गया, यह अनुरोध "ऑर्डर में परिवर्तित" हो जाता है। कार्ड के लिए अंतिम खरीद मूल्य प्रत्येक आइटम के बगल में एक संदर्भ के रूप में संग्रहीत किया जाता है।
आपूर्तिकर्ता — व्यापार भागीदारों को जोड़ने के लिए खोज करने के लिए. ईमेल और फोन भागीदार कार्ड से आता है; आप उन्हें इस अनुरोध के लिए ठीक कर सकते हैं (कार्ड नहीं बदलता है). एक प्रदाता जिसके पास अपने कार्ड पर कोई संपर्क विवरण नहीं है, "कोई संपर्क विवरण" चिह्नित किया जाता है.
भेजें — एक चैनल चुनें। स्वचालित: यदि आपूर्तिकर्ता के पास एक ईमेल पता है, तो उद्धरण के लिए अनुरोध एक ईमेल के साथ जोड़ा जाता है PDF, अन्यथा एक WhatsApp संदेश भेजा जाता है, और यदि कोई भी नहीं है तो यह प्रिंट किया जाता है। हर संदेश एक पोर्टल लिंक इस अनुभाग के लिए (उत्पादक) 3).
उद्धरण और तुलना — आने वाले उद्धरण एक आइटम × आपूर्तिकर्ता तालिका में दिखाई देते हैं; आप चयन करते हैं और इसे ऑर्डर में परिवर्तित करते हैं (भागों) 4-5).

RFQ नंबर है। एक उद्धरण अनुरोध पहली बार संग्रहीत होने पर दस्तावेज़ श्रृंखला से अपना नंबर लेता है; डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट RFQ{yyyy}{000000} (जैसा कि जी RFQ2026000001). आप मॉडल में परिवर्तन कर सकते हैं सेटिंग्स › दस्तावेज़ श्रृंखला एक भेजे गए अनुरोध के आइटम को बदलना असंभव है; एक भेजे गए अनुरोध को हटाने से इसे रद्द कर दिया जाता है और इसका नंबर कभी पुन: उपयोग नहीं किया जाता है।

यदि संदेश सेवा नीचे है। ईमेल और WhatsApp संदेश सेवा के माध्यम से जाते हैं. यदि सेवा चल रही नहीं है, तो प्रोग्राम "वितरण" का दावा नहीं करता है: चैनल वापस गिरता है प्रिंट और लिंक, दस्तावेज़ को डाउनलोड करें या दस्तावेज़ को प्रिंट करें PDF, और खुद के साथ आपूर्तिकर्ता के लिए पोर्टल लिंक भेजें लिंक कॉपी करें.

3. आपूर्तिकर्ता पोर्टल

ताकि आपूर्तिकर्ता अपनी खुद की कटौती दर्ज कर सके, प्रत्येक भेजने को एक टोकन के साथ एक व्यक्तिगत लिंक बनाता है. कोई लॉगिन या पासवर्ड नहीं है; जो आपूर्तिकर्ता लिंक खोलता है वह देखता है केवल अपनी मांग और अन्य आपूर्तिकर्ताओं की उद्धरण या आपकी कंपनी के किसी भी अन्य डेटा को नहीं देख सकते हैं।

प्रत्येक उत्पाद के लिए, आपूर्तिकर्ता प्रवेश करता है इकाई मूल्य, छूट और वितरण समय; पूरे कथन में प्रवेश करता है मुद्रा, भुगतान की शर्तें, माल की राशि, वैधता की तारीख और एक नोट. अगर यह बिल्कुल भी उद्धरण नहीं करेगा, तो यह दबाव में है मैं नहीं कटौती करूंगा.
यह अपनी कटौती को जितनी बार चाहता है उतनी बार अपडेट कर सकता है. लिंक वैध है कटौती की तारीख के अंत तक; कोई समय सीमा नहीं, क्योंकि 14 एक बार अनुरोध बंद हो जाता है, पोर्टल उद्धरण स्वीकार करना बंद कर देता है।
पोर्टल में खुलता है तुर्की, अंग्रेजी और इंडोनेशियाई; आपूर्तिकर्ता पृष्ठ पर भाषा को बदल सकता है।

इनमें से कुछ को स्वयं आयात किया जाता है। जब खरीदार अनुरोध खोलता है, तो पोर्टल में इंतजार करने वाले कटौती स्वचालित रूप से आयात किए जाते हैं ("पॉर्टल से आयात किए गए कटौती नहीं")। कटौती करें आपूर्तिकर्ता की पंक्ति पर; यह कथन "आंतरिक प्रवेश" के साथ चिह्नित किया जाता है। पोर्टल लिंक केवल एक बार दिखाई देता है, भेजने की स्क्रीन पर; यात्रा एक नया लिंक बनाती है और पुराना अवांछित हो जाता है।

4. सच्चे मूल्य: सच्चे मूल्य

सबसे सस्ता इकाई मूल्य हमेशा सबसे सस्ता खरीद नहीं है: एक आपूर्तिकर्ता माल को अलग से शुल्क देता है, दूसरा देता है 90 भुगतान की अवधि, एक तीसरा देर से वितरित करता है. यही कारण है कि तालिका एक सच्चे खर्च प्रत्येक सेल के लिए:

मूल्य = लाइन मूल्य (TL) + माल का हिस्सा − भुगतान की अवधि लाभ + देरी से वितरण जुर्माना। लाइन मूल्य = मात्रा × मूल्य × (1 - छूट) × विनिमय दर. माल हिस्सा: कटौती के माल की राशि उनके मूल्य के अनुपात में वस्तुओं पर फैलती है। भुगतान की अवधि लाभ = मूल्य × मासिक वित्त पोषण दर × भुगतान के दिनों / 30. देर से वितरण जुर्माना = अनुरोध की तारीख के बाद हर दिन × दैनिक देर से वितरण जुर्माना दर × मूल्य. आप प्रत्येक अनुरोध के लिए अलग-अलग दो दरों (महीने के वित्तपोषण, दैनिक देर से जुर्माना) सेट कर सकते हैं.

ग्रीन सेल = उस आइटम के लिए सबसे अच्छा वास्तविक लागत। पीला बैज यदि वे अलग-अलग सेल में हैं, तो सस्ते दिखने वाली कटौती माल, भुगतान की अवधि या देरी से वितरण के कारण अधिक महंगी हो जाती है।
एक उद्धरण इसकी वैधता की तारीख से पहले "अस्तित्व समाप्त" के रूप में प्रदर्शित किया जाता है और यह कभी भी सबसे अच्छा नहीं माना जाता है.
के अंतिम खरीद स्तंभ कार्ड की अंतिम खरीद मूल्य है; यह दिखाता है कि कटौती इससे कितनी दूर है।
टेबल के नीचे दो कुल हैं: सबसे अच्छा जब एक ही आपूर्तिकर्ता से सब कुछ खरीदते हैं, और कुल वास्तविक लागत सबसे अच्छा विकल्प के साथ, प्रत्येक आइटम; अंतर "मिक्सिंग से बचत" है।

5. आदेशों में चयन और रूपांतरण

आप प्रत्येक आइटम के लिए अलग से आपूर्तिकर्ता का चयन कर सकते हैं (भाग विजेता): आप कंपनी ए से स्क्रू और कंपनी बी से गैसेकेट खरीदते हैं। सुझावों का उपयोग करें प्रत्येक आइटम के लिए सबसे अच्छा वास्तविक लागत चुनें. बिना किसी कटौती के छोड़ दिए गए आइटम अलग से गिनती की जाती हैं.

आदेश में बदलना लिखते हैं एक खरीद आदेश प्रति आपूर्तिकर्ता मूल्य कटौती की मुद्रा और विनिमय दर में जाता है; आदेश की डिलीवरी की तारीख उसके आइटम की सबसे पहले अनुरोध की तारीख है, या आज + डिलीवरी समय यदि कोई तारीख नहीं मांगी गई थी। इस तारीख के लिए धन्यवाद, आदेश एक अपेक्षित रिसेप्शन के रूप में प्रदर्शित होता है वितरण वादा यदि ऑपरेशन आधा रास्ते पर रुक जाता है, तो पहले से ही लिखित आदेशों को चिह्नित किया जाता है; फिर से दबाकर कभी भी एक ही आदेश को दो बार नहीं लिखा जाता है।

प्रदर्शन प्रदान करता है। कंपनी की रिपोर्ट के अनुसार, (रिपोर्ट) अब भी दिखाता है कथित स्तंभ: अनुरोधों को अवधि में भेजा गया (अवलोकन), Quote प्रतिक्रिया दर, औसत प्रतिक्रिया समय (घंटे) और जीत दर (प्रकार के लिए चुने गए आइटम / आइटम उद्धृत)

6. वस्तुओं का रिसेप्शन

फ़ॉक्स फिटिंग विंडो में, आप वस्तुओं का रिसेप्शन टैब, आदेश संख्या दर्ज करें और दबाएं आदेश लोड करें. प्रत्येक लाइन पर आदेश संतुलन दिखाई देता है; प्रवेश प्राप्त मात्रा और दबाव उत्पादों को प्राप्त करने के लिए नोट बनाएं. यदि सामान भागों में आता है, तो प्रत्येक वितरण एक अलग वितरण नोट (भाग वितरण) बन जाता है; आदेश खुला रहता है जब तक कि इसका संतुलन शून्य नहीं पहुंचता है।

यदि गुणवत्ता नियंत्रण (आगे की जांच) का उपयोग किया जाता है, तो अस्वीकार किए गए मात्रा को स्वीकार किए गए मात्रा से हटा दिया जाता है; अनुरूप "प्राप्त - अस्वीकार" का उपयोग किया जाता है।

7. नोटों की रिलीज

जब आपूर्तिकर्ता की बिल पहुंचती है, तो नोटों की रिलीज टैब सूची में खरीद वितरण नोट्स अभी तक बिल नहीं किया गया है. एक या एक ही आपूर्तिकर्ता से एक या अधिक वितरण नोट्स का चयन करें और दबाएँ एक खाते में चुने गए संयोजन. बिल लिखित है और 3-तरीके से मेलिंग एक बार में चलता है; परिणाम "फॉक्स बनाया: नहीं. मेलिंग: स्थिति" के रूप में दिखाई देता है. यदि आपूर्तिकर्ता की बिल मूल्य अलग है, तो बाद में बिल को ठीक करें बिल कार्ड पर; सुधार मैच को फिर से गणना करता है.

एक खरीद बिल सीधे बिना किसी माल के रिसेप्शन के दर्ज किया जाता है, यह भी संरेखित किया जाता है; इस मामले में, बिल का स्वयं वितरण नोट "बिल के साथ प्राप्त" माना जाता है।

8. 3-कैसे संतुलन और स्थिति

3-एक खरीद बिल की प्रत्येक पंक्ति को तीन दस्तावेजों के साथ तुलना करता है: आदेश (हम कितने आदेश और किस कीमत पर), वितरण नोट (कितने लोगों को मिले और कितने गुणवत्ता से इनकार कर दिया गया) और बिल (कितने लोगों को वोट दिया गया है और कितने लोगों को किस कीमत पर) यह खुद को चलाता है जब एक खरीद बिल बचाया जाता है; परिणाम पर दिखाई देता है क्यूए के साथ एक लाइन में इनमें से एक स्थिति होती है:

स्थिति	क्या मतलब है	ब्लॉक कर रहे हैं?
मिलान हुआ	मूल्य और मात्रा सहनशीलता के भीतर है।	संख्या
मूल्य अंतर	बिल की कीमत आदेश मूल्य से अधिक मूल्य सहनशीलता के साथ अलग है. अगर बिल अधिक महंगा यह अवरुद्ध है; यदि यह सस्ते में केवल एक नोट जोड़ा जाता है।	यदि हाँ, तो प्रिय
अधिक Invoice	आदेश से अधिक (एक ही आदेश पर पहले बिलों सहित) या गुणवत्ता नियंत्रण में अस्वीकार की गई मात्रा को बिल किया गया है।	है
मात्रा अंतर	आदेश बंद है लेकिन प्राप्त किया गया या कम भुगतान किया गया।	संख्या
बिना Challan Invoice	कोई अलग वस्तु रिसेप्शन नहीं है; बिल अपने स्वयं के वितरण नोट के साथ दर्ज किया गया था. केवल "विशेष वस्तु रिसेप्शन आवश्यक" सेटिंग के दौरान गिनती की गई थी।	है
बिना Purchase Order Invoice	लाइन किसी भी खरीद आदेश से जुड़ा नहीं हो सकता है।	केवल सेटिंग के माध्यम से
प्राप्त, Invoice नहीं	माल प्राप्त किया गया था लेकिन बिल N दिनों के लिए नहीं आया है. यह एक निगरानी लाइन है.	संख्या

अगर आदेश रद्द कर दिया गया तो क्या होगा? एक पूरी तरह से बिल खरीद आदेश प्रोग्राम द्वारा सूची से हटा दिया जाता है और एक बैकअप में स्थानांतरित किया जाता है. इस मामले में, मेलिंग आदेश की मात्रा और कीमत को आदेश से पढ़ता है मूल राज्य (बैकअप से), इसलिए बाद में कटौती तुलना को नष्ट नहीं करती है।

के समय स्कैन टैब दौड़ 3-आप चुनने की तारीख सीमा में सभी खरीद बिलों पर फिट करने का तरीका; पुराने बिलों को बड़े पैमाने पर देखने के लिए इसका उपयोग करें। ड्राई दौड़ कुछ भी नहीं लिखा जाता है; केवल परिणाम (निवेशों की संख्या, लाइनों और अवरुद्ध बिलों) दिखाई देता है।

9. सहनशीलता

कोई भी छोटे-छोटे अंतर के साथ परेशान नहीं होना चाहिए. केवल एक प्रबंधक आप में से किसी एक को बदल सकते हैं सहनशीलता टैब :

सेटअप	क्या करता है	डिफ़ॉल्ट
मात्रा Tolerance (%)	आदेशित या स्वीकार किए गए मात्रा से इस प्रतिशत तक का अंतर एक मैच के रूप में गिनता है।	2%
मूल्य Tolerance (%)	Invoice मूल्य Order मूल्य से इस प्रतिशत तक अलग हो सकता है।	1%
राशि सीमा	इस राशि के नीचे अंतर अनदेखा किया जाता है (यदि प्रतिशत से अधिक हो जाता है)।	10 TL
प्राप्त पर Invoice नहीं — दिन	इतने दिन तक Invoice न आने वाले GRN कतार में आ जाते हैं।	15 दिन
Purchase Invoice सेव होते ही अपने-आप match करें	जब बाहर निकलता है, तो मैच केवल अवधि के माध्यम से स्कैन या मैन्युअल रूप से कंघी से चला जाता है।	पर
अलग-अलग वस्तुओं की आवश्यकता	जब आप पर, एक बिल दर्ज किए बिना एक माल रिसेप्शन नोट "बिना वितरण नोट" बन जाता है और ब्लॉक किया जाता है।	बंद
बिना Order वाला Purchase Invoice Block हो	जब पर, एक बिल जो एक आदेश से जुड़ा नहीं हो सकता है ब्लॉक किया जाता है; जब बाहर यह केवल चिह्नित होता है।	बंद

10. एक ब्लॉक किए गए बिल पर निर्णय लेना

कैनवास में एक बिल चुनें; दाईं ओर आदेश, डिलीवरी नोट और बिल लाइन के पक्ष में लाइन के पक्ष में दिखाई देते हैं, प्रत्येक अंतर समझाया जाता है।

अंतर स्वीकार करें — अंतर को जानबूझकर स्वीकार किया जाता है, ब्लॉक हटा दिया जाता है और भुगतान और लेखांकन के लिए बिल जारी किया जाता है।
अस्वीकार — बिल अवरुद्ध रहता है; एक सुधार (एक वापसी बिल या एक नया बिल) आपूर्तिकर्ता से उम्मीद की जाती है।
रखो रखो — निर्णय देरी की जाती है (उदाहरण के लिए, खोए हुए सामान चल रहे हैं); बिल अवरुद्ध रहते हैं।

स्वीकार करने और अस्वीकार करने के लिए, आपको एक कम से कम कारण 5 चरित्र. निर्णय लेने के लिए आपको एक प्रबंधक या A वित्तीय अनुमोदन (कॉर्पोरेट ‘अनुमोदित’

एक ब्लॉक किए गए बिल भी कहीं और दिखाई देते हैं। (1) यह भूमि में है कॉकपिट › अनुमोदन एक "फुटुरा-एस्लेसम" अनुरोध के रूप में क्यूई; वहां किए गए निर्णय यहां पारित किए जाते हैं। (2) इस प्रदाता को भुगतान रिसेप्शन लिखना एक चेतावनी दिखाता है; रिसेप्शन रोक नहीं दिया जाता है, आप चेतावनी पढ़ते हैं और जानबूझकर जारी रखते हैं।3) में लेखांकन पोस्ट, एक "समझने के लिए लंबे समय तक" चेतावनी को बिल के कूपन में जोड़ा जाता है। (4) यदि बाद में बिल डेटा (कितना, मूल्य, डिलीवरी नोट) बदलता है, तो मैच फिर से गणना की जाती है और पिछला फैसला फिर से जारी किया गया है.

खरीद कार्ड में एक 3-रास्ते बैज: हरे का मतलब फिट है, पीला / लाल का मतलब एक अंतर या ब्लॉक है. बैज पर क्लिक करके उस बिल के फिट पर यह विंडो खुलता है.

11. फ़ोन पर (गार्डन इंटरफ़ेस)

खरीदें — अनुरोध कार्ड के रूप में सूचीबद्ध हैं. एक कार्ड को टैप करने से तीन चरण होते हैं: संक्षेप में, कथन (प्रत्येक आइटम के लिए कट कार्ड; आप टैप करके चुनते हैं) और अनुमोदन (कंपनी में संदर्भित करें, लिंक साझा करें)
बिल फिट — निर्णय का इंतजार करने वाले बिलों को कार्ड के रूप में सूचीबद्ध किया जाता है। एक कार्ड को टैप करना तीन चरणों का कारण बनता है: संक्षेप में, मतभेद (लिन कार्ड: आदेश / डिलीवरी नोट / बिल) और निर्णय (अनुकूलित, अस्वीकार या पकड़; कारण)

फोन इंटरफ़ेस के बारे में सामान्य जानकारी: मोबाइल.

12. अनुमति

कार्रवाई	अनुमति की जरूरत
खिड़कियों को देखते हुए	आपूर्तिकर्ता (खरीद) अनुमति या ऑर्डर मॉड्यूल (खरीद); आपूर्तिकर्ता या बिल मॉड्यूल (निवेश फिटिंग)।
लिखना और उद्धरण के लिए अनुरोध भेजना	प्रबंधक या आपूर्तिकर्ता की अनुमति; केवल एक पढ़ने वाले उपयोगकर्ता केवल देखने में सक्षम है।
आदेश लिखना, वितरण नोट्स, बिलों	प्रत्येक दस्तावेज़ में अपना स्वयं का प्रवेश अनुमति (ऑर्डर इनपुट, डिलीवरी नोट इनपुट, बिल इनपुट) की आवश्यकता होती है।
निर्णय के अनुरूप	एक अलग अनुमति: प्रबंधक या वित्तीय अनुमोदक।
धैर्य परिवर्तन	केवल प्रबंधक

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