Yardım › Satın Alma

Satın Alma: Teklif İsteği (RFQ) ve 3 Yönlü Fatura Eşleştirme — Sıfırdan Rehber

Bir malzemeyi almadan önce birkaç tedarikçiden fiyat istersiniz; en uygun teklifi seçip sipariş verirsiniz; mal gelir, sonra fatura gelir. Bu rehber döngünün tamamını anlatır: Satın Alma penceresi teklif isteğini gönderir, teklifleri toplar ve gerçek maliyete göre karşılaştırır; Fatura Eşleştirme penceresi ise sipariş, irsaliye ve faturayı yan yana koyar ve tolerans dışı farkı olan faturayı karar verilene kadar bloke eder.

1. İki pencere, tek döngü

İki pencere de dock'ta Satın Alma grubundadır:

• Satın Alma — teklif istekleri: kalemler, tedarikçiler, gönderim, teklifler ve karşılaştırma, alış siparişine dönüştürme (bölüm 2-5).
• Fatura Eşleştirme — beş sekme: Eşleşme kuyruğu, Mal kabul, İrsaliyeleri faturala, Toleranslar, Dönem taraması (bölüm 6-10).

Sipariş, irsaliye ve fatura her zaman programın mevcut belge yollarıyla yazılır: burada yazılan bir alış siparişi Siparişler listesinde, mal kabul irsaliyesi irsaliyelerde, fatura faturalarda görünür. Yeni pencereler yalnız teklifi, seçimi ve eşleşme kararını ayrıca saklar.

2. Teklif isteği (RFQ) — dört adım

Satın Alma penceresinde Yeni teklif isteği düğmesine basın. Sihirbaz dört adımdan oluşur:

1. Kalemler — stok kodu ya da adıyla arayıp kalem ekleyin; miktar ve istenen teslim tarihini yazın. Satın alma taleplerinden ekle açık satın alma taleplerini (Departmanlar › Satın alma, MRP önerileri) tek tıkla kaleme çevirir; sipariş verilince o talep "siparişe döndü" olur. Her kalemin yanında kartın son alış fiyatı referans olarak saklanır.
2. Tedarikçiler — cari arayarak tedarikçi ekleyin. E-posta ve telefon cari kartından gelir; bu istek için düzeltebilirsiniz (kart değişmez). Kartında iletişim bilgisi olmayan tedarikçi "İletişim bilgisi yok" diye işaretlenir.
3. Gönder — kanal seçin. Otomatik: tedarikçinin e-postası varsa teklif isteği PDF olarak e-postaya eklenir, yoksa WhatsApp mesajı gider, o da yoksa yazdırılır. Her gönderimde tedarikçiye özel bir portal bağlantısı üretilir (bölüm 3).
4. Teklifler ve karşılaştırma — gelen teklifler kalem × tedarikçi tablosunda görünür; seçimi yapıp siparişe dönüştürürsünüz (bölüm 4-5).

3. Tedarikçi portalı

Tedarikçi teklifini kendisi girebilsin diye her gönderimde ona özel, jetonlu bir bağlantı üretilir. Giriş ve şifre yoktur; bağlantıyı açan tedarikçi yalnız kendi isteğini görür, başka tedarikçilerin tekliflerini ya da firmanızın başka bir verisini göremez.

• Tedarikçi kalem başına birim fiyat, iskonto, teslim süresi girer; teklif geneli için para birimi, ödeme vadesi, nakliye tutarı, geçerlilik tarihi ve not yazar. Hiç teklif vermeyecekse Teklif vermiyorum der.
• Son teklif tarihine kadar teklifini istediği kadar güncelleyebilir. Bağlantı son teklif tarihinin gün sonuna kadar geçerlidir; son tarih yoksa 14 gün. İstek kapatılınca portal teklif almayı bırakır.
• Portal Türkçe, İngilizce ve Endonezce açılır; tedarikçi dili sayfadan değiştirebilir.

4. Teklifleri karşılaştırma: gerçek maliyet

En ucuz birim fiyat her zaman en ucuz alış değildir: biri nakliyeyi ayrıca yazar, biri 90 gün vade verir, biri geç teslim eder. Bu yüzden tablo her hücre için bir gerçek maliyet hesaplar:

• Yeşil hücre = o kalemde en iyi gerçek maliyet. Sarı rozet = en düşük birim fiyat. İkisi farklı hücrelerdeyse, ucuz görünen teklif nakliye, vade ya da gecikme yüzünden pahalıya geliyor demektir.
• Geçerlilik tarihi geçmiş teklif "Süresi dolmuş" diye gösterilir ve en iyi sayılmaz.
• Son alış sütunu kartın son alış fiyatıdır; teklifin bu fiyattan ne kadar saptığını gösterir.
• Tablonun altında iki toplam vardır: tek tedarikçiden hepsini almanın en iyisi ve kalem bazlı en iyi seçimle toplam gerçek maliyet; aradaki fark "karma seçimin tasarrufu"dur.

5. Seçim ve siparişe dönüştürme

Her kalem için tedarikçiyi ayrı seçebilirsiniz (kısmi kazanan): vidayı A firmasından, contayı B firmasından alırsınız. Hücreye dokunarak seçin ya da Önerileri uygula ile her kalemde en iyi gerçek maliyeti seçtirin. Teklifsiz kalan kalemler ayrıca sayılır.

Siparişe dönüştür seçili kalemlerden her tedarikçi için bir alış siparişi yazar. Fiyat teklifin para biriminde ve kurunda gider; siparişin teslim tarihi kalemlerin en erken istenen tarihidir, istenen tarih yoksa bugün + teslim süresi. Bu tarih sayesinde sipariş Teslim Sözü ekranına beklenen giriş olarak düşer. İşlem yarıda kalırsa yazılan siparişler işaretli kalır; tekrar bastığınızda aynı sipariş ikinci kez yazılmaz.

6. Mal kabul

Fatura Eşleştirme penceresinde Mal kabul sekmesini açın, sipariş numarasını yazıp Siparişi getir'e basın. Her kalemde sipariş kalanı görünür; Teslim alınan miktarı yazıp Mal kabul irsaliyesi yaz'a basın. İrsaliye yazılır ve sipariş kalanı o kadar düşer. Mal parça parça gelirse her teslimat ayrı bir irsaliye olur (kısmi teslim); sipariş, kalan sıfırlanana kadar açık kalır.

Kalite kontrol (giriş muayenesi) açıksa, reddedilen miktar kabul edilen miktardan düşülür; eşleştirme "teslim alınan − reddedilen" miktarla yapılır.

7. İrsaliyeleri faturala

Tedarikçinin faturası geldiğinde İrsaliyeleri faturala sekmesinde faturası kesilmemiş alış irsaliyeleri listelenir. Aynı tedarikçinin bir ya da birkaç irsaliyesini seçin ve Seçilenleri tek faturada birleştir'e basın. Fatura yazılır ve 3 yönlü eşleştirme hemen çalışır; sonuç "Fatura yazıldı: no. Eşleşme: durum" diye görünür. Tedarikçinin fatura fiyatı farklıysa faturayı sonra Fatura kartından düzeltin; düzeltme eşleşmeyi yeniden hesaplatır.

Mal kabul olmadan doğrudan girilen alış faturası da eşleştirilir; bu durumda faturanın kendi irsaliyesi "faturayla birlikte kabul" sayılır.

8. 3 yönlü eşleştirme ve durumlar

3 yönlü eşleştirme bir alış faturasının her kalemini üç belgeyle karşılaştırır: sipariş (ne kadar, kaça ısmarladık), irsaliye (ne kadar geldi, kalitede ne kadarı reddedildi) ve fatura (ne kadar, kaça faturalandı). Alış faturası kaydedildiğinde kendiliğinden çalışır; sonuç Eşleşme kuyruğu sekmesinde görünür. Kalemin durumu şunlardan biridir:

Dönem taraması sekmesi seçtiğiniz tarih aralığındaki bütün alış faturalarını 3 yönlü eşleştirir; eski faturaları topluca gözden geçirmek için kullanılır. Kuru tarama işaretliyken hiçbir şey yazılmaz, yalnız sonuç (fatura, kalem ve bloke fatura sayısı) gösterilir.

9. Toleranslar

Küçük farklar için kimseyi uğraştırmamak gerekir. Toleranslar sekmesindeki ayarları yalnız yönetici değiştirebilir:

10. Bloke fatura için karar

Kuyrukta bir faturayı seçin; sağda kalem kalem sipariş, irsaliye ve fatura yan yana, farklar açıklamasıyla görünür. Üç karar vardır:

• Farkı kabul et — fark bilerek kabul edilir, bloke kalkar, fatura ödemeye ve muhasebeye açılır.
• Reddet — fatura bloke kalır; tedarikçiden düzeltme (iade faturası ya da yeni fatura) beklenir.
• Beklet — karar sonraya bırakılır (ör. eksik mal yolda); fatura bloke kalır.

Kabul ve ret için en az 5 karakterlik gerekçe yazmak zorunludur. Karar verebilmek için yönetici ya da finans onay yetkilisi olmanız gerekir (Kurumsal › onay yetkilileri).

Alış faturası kartında bir 3 yönlü rozeti bulunur: yeşil eşleşti, sarı/kırmızı fark ya da bloke demektir. Rozete tıklayınca bu pencere o faturanın eşleşmesiyle açılır.

11. Telefonda (Bahçe arayüzü)

• Satın Alma — istekler kart olarak listelenir. Karta dokununca üç adım: Özet, Teklifler (her kalem için teklif kartları; dokunarak seçersiniz) ve Onay (siparişe dönüştür, bağlantıyı paylaş).
• Fatura Eşleştirme — karar bekleyen faturalar kart olarak listelenir. Karta dokununca üç adım: Özet, Farklar (kalem kartları: sipariş / irsaliye / fatura) ve Karar (kabul, ret ya da beklet; gerekçe).

Telefon arayüzleri hakkında genel bilgi: Mobil.

12. Yetkiler

İlgili rehberler: Belge Girişi · Teslim Sözü · Departmanlar · Belge serileri · Kokpit · Mobil.