Tuku: Panjaluk Penawaran (RFQ) lan Nyocogaké Faktur 3 Arah — Pandhuan saka Nol

Sadurungé tuku bahan, panjenengan njaluk rega saka sawetara pemasok, milih penawaran paling apik, banjur pesen; barang teka, sabanjuré faktur teka. Pandhuan iki mbahas sakabèhing siklus: jendhéla Tuku ngirim panjaluk penawaran, nglumpukaké penawaran, lan mbandhingaké miturut biaya nyata; jendhéla Nyocogaké Faktur njajaraké pesenan, surat jalan, lan faktur, banjur mblokir faktur sing bédané ing njaba toleransi nganti ana putusan.

1. Loro jendhéla, siji siklus

Jendhéla loro kuwi ana ing grup Tuku ing dok:

Tuku — panjaluk penawaran: item, pemasok, kiriman, penawaran lan bandhingan, ngowahi dadi pesenan tuku (bagéan 2-5).
Nyocogaké Faktur — limang tab: Antrian nyocogaké, Tampanan barang, Fakturaké surat jalan, Toleransi, Pindai periode (bagéan 6-10).

Pesenan, surat jalan, lan faktur tansah digawé liwat dalan dokumèn sing wis ana ing program: pesenan tuku sing digawé ing kéné katon ing dhaptar Pesenan, surat jalan tampanan barang ing dhaptar surat jalan, faktur ing dhaptar faktur. Jendhéla anyar mung nyimpen penawaran, pilihan, lan putusan nyocogaké kanthi kapisah.

2. Panjaluk penawaran (RFQ) — patang langkah

Ing jendhéla Tuku pencèt Panjaluk penawaran anyar. Wizard kasusun saka patang langkah:

Item — golèk nganggo kode utawa jeneng stok banjur tambah item; isi jumlah lan tanggal kirim sing dijaluk. Tambah saka panjaluk tuku ngowahi panjaluk tuku sing kabukak (Departemen › Tuku, saran MRP) dadi item kanthi siji klik; sawisé dipesen, panjaluk kuwi dadi "wis dadi pesenan". Rega tuku pungkasan saka kertu disimpen ing sandhingé saben item minangka rujukan.
Pemasok — golèk kontak kanggo nambah pemasok. Email lan telpon dijupuk saka kertu kontak; panjenengan bisa mbenakaké kanggo panjaluk iki (kertu ora owah). Pemasok sing ora duwé info kontak ing kertuné ditandhani "Ora ana info kontak".
Kirim — pilih saluran. Otomatis: yèn pemasok duwé email, panjaluk penawaran digandhèng ing email minangka PDF; yèn ora, pesen WhatsApp dikirim; yèn loro-loroné ora ana, dicithak. Saben kiriman nggawé pranala portal mligi kanggo pemasok kuwi (bagéan 3).
Penawaran lan bandhingan — penawaran sing mlebu katon ing tabel item × pemasok; panjenengan milih banjur ngowahi dadi pesenan (bagéan 4-5).

Nomer RFQ. Panjaluk penawaran njupuk nomer saka seri dokumèn nalika kapisan disimpen; cithakan gawané RFQ{yyyy}{000000} (tuladha RFQ2026000001). Cithakan bisa diowahi ing layar Setelan › Seri dokumèn. Item panjaluk sing wis dikirim ora bisa diowahi; mbusak panjaluk sing wis dikirim tegesé mbatalaké, lan nomeré ora dienggo manèh.

Yèn layanan pesen mati. Email lan WhatsApp dikirim liwat layanan pesen. Yèn layanan ora mlaku, program ora ngomong "wis dikirim": saluran pindhah menyang Cithak lan pranala, panjenengan nyithak dokumèn utawa ngundhuh PDF, banjur nerusaké pranala portal menyang pemasok dhéwé nganggo Salin pranala.

3. Portal pemasok

Supaya pemasok bisa ngisi penawarané dhéwé, saben kiriman nggawé pranala mligi sing duwé token. Ora ana login utawa sandhi; pemasok sing mbukak pranala mung weruh panjaluké dhéwé lan ora bisa weruh penawaran pemasok liya utawa data liya perusahaan panjenengan.

Kanggo saben item pemasok ngisi rega satuan, diskon, lan wektu kirim; kanggo penawaran sakabèhé ngisi mata uang, termin pambayaran, ongkos kirim, tanggal lakuné, lan cathetan. Yèn babar pisan ora nawakaké, pemasok mencèt Saya tidak mengajukan penawaran (portal nganggo basa Indonésia).
Pemasok bisa nganyari penawarané kaping pira waé nganti wates pungkasan penawaran. Pranala laku nganti pungkasaning dina wates pungkasan penawaran; yèn ora ana wates pungkasan, 14 dina. Sawisé panjaluk ditutup, portal mandheg nampa penawaran.
Portal ana ing basa Turki, Inggris, lan Indonésia; pemasok bisa ngganti basa ing kaca kuwi.

Penawaran diimpor dhéwé. Nalika staf tuku mbukak panjaluk, penawaran sing ngenteni ing portal otomatis diimpor ("N penawaran diimpor saka portal"). Pangguna sing nampa penawaran liwat telpon utawa email ngisi formulir sing padha nganggo Lebokaké penawaran ing baris pemasok; penawaran kuwi ditandhani "entri internal". Pranala portal mung dituduhaké sepisan ing layar kiriman; ngirim manèh nggawé pranala anyar lan pranala lawas ora laku manèh.

4. Mbandhingaké penawaran: biaya nyata

Rega satuan paling murah ora tansah tegesé tukon paling murah: siji pemasok nagih ongkos kirim kapisah, liyané mènèhi termin 90 dina, liyané manèh ngirim telat. Mula tabel ngétung biaya nyata kanggo saben sèl:

Biaya nyata = regané item (TL) + bagéan ongkos kirim − kauntungan termin pambayaran + dhenda telat. Regané item = jumlah × rega × (1 − diskon) × kurs. Bagéan ongkos kirim: ongkos kirim penawaran dibagi menyang item imbang karo regané. Kauntungan termin = regané × tingkat biaya dana saben sasi × dina termin / 30. Dhenda telat = saben dina sawisé tanggal sing dijaluk × tingkat dhenda telat saben dina × regané. Tingkat loro kuwi (biaya dana saben sasi, dhenda saben dina) bisa diatur kapisah kanggo saben panjaluk.

Sèl ijo = biaya nyata paling apik kanggo item kuwi. Lencana kuning = rega satuan paling murah. Yèn loro-loroné ana ing sèl sing béda, penawaran sing katon murah jebul luwih larang amarga ongkos kirim, termin, utawa telat.
Penawaran sing ngliwati tanggal lakuné dituduhaké "Kadaluwarsa" lan ora diétung minangka sing paling apik.
Kolom Tuku pungkasan yaiku rega tuku pungkasan saka kertu; kolom iki nuduhaké sepira adohé penawaran mlèsèt saka rega kuwi.
Ing sangisoré tabel ana rong total: sing paling apik yèn tuku kabèh saka siji pemasok, lan total biaya nyata kanthi pilihan paling apik saben item; bédané yaiku "irit saka pilihan campuran".

5. Milih lan ngowahi dadi pesenan

Panjenengan bisa milih pemasok kapisah kanggo saben item (juara sapérangan): baut saka perusahaan A, paking saka perusahaan B. Pilih kanthi ndemèk sèl, utawa ben Trapaké saran milih biaya nyata paling apik kanggo saben item. Item sing ora olèh penawaran diétung kapisah.

Owahi dadi pesenan nggawé siji pesenan tuku saben pemasok saka item sing dipilih. Rega dicathet ing mata uang lan kurs penawaran; tanggal kirim pesenan yaiku tanggal dijaluk paling awal saka item-itemé, utawa dina iki + wektu kirim yèn ora ana tanggal sing dijaluk. Amarga tanggal iki pesenan katon minangka tampanan sing dikarepaké ing layar Janji Kirim. Yèn proses mandheg ing tengah dalan, pesenan sing wis digawé tetep ditandhani; mencèt manèh ora nggawé pesenan sing padha kaping pindho.

Kinerja pemasok. Laporan kinerja pemasok ing laporan perusahaan (Laporan) saiki uga nuduhaké kolom penawaran: panjaluk sing dikirim ing periode (undhangan), tingkat wangsulan penawaran, rata-rata wektu wangsulan (jam), lan tingkat menang (item sing dipilih / item sing ditawakaké).

6. Tampanan barang

Ing jendhéla Nyocogaké Faktur bukak tab Tampanan barang, ketik nomer pesenan banjur pencèt Jupuk pesenan. Turahan pesenan katon ing saben baris; isi jumlah Ditampa banjur pencèt Gawé surat jalan tampanan barang. Surat jalan digawé lan turahan pesenan suda semono. Yèn barang teka sithik-sithik, saben kiriman dadi surat jalan dhéwé (kirim sapérangan); pesenan tetep kabukak nganti turahané nol.

Yèn kontrol mutu (inspèksi tampanan) dienggo, jumlah sing ditolak dikurangi saka jumlah sing ditampa; nyocogaké nganggo "ditampa − ditolak".

7. Fakturaké surat jalan

Nalika faktur pemasok teka, tab Fakturaké surat jalan nuduhaké surat jalan tuku sing durung difakturaké. Pilih siji utawa sawetara surat jalan saka pemasok sing padha banjur pencèt Gabungaké sing dipilih dadi siji faktur. Faktur digawé lan nyocogaké 3 arah langsung mlaku; asilé katon minangka "Faktur digawé: no. Nyocogaké: kahanan". Yèn rega faktur pemasok béda, benakaké faktur mengko saka kertu faktur; pambenakan kuwi ngétung manèh nyocogaké.

Faktur tuku sing diisi langsung tanpa tampanan barang uga dicocogaké; ing kahanan iki surat jalan duwèké faktur kuwi dhéwé diétung "ditampa bebarengan karo faktur".

8. Nyocogaké 3 arah lan kahanané

Nyocogaké 3 arah mbandhingaké saben baris faktur tuku karo telung dokumèn: pesenan (pira lan pira regané sing dipesen), surat jalan (pira sing teka lan pira sing ditolak mutu), lan faktur (pira lan pira regané sing difakturaké). Nyocogaké mlaku dhéwé nalika faktur tuku disimpen; asilé katon ing tab Antrian nyocogaké. Kahanan baris yaiku salah siji saka iki:

Kahanan	Tegesé	Diblokir?
Cocog	Jumlah lan rega ana ing toleransi.	Ora
Béda rega	Rega faktur béda saka rega pesenan ngluwihi toleransi rega. Yèn faktur luwih larang diblokir; yèn luwih murah mung dicathet.	Iya, yèn luwih larang
Kaluwihan faktur	Difakturaké ngluwihi pesenan (kalebu faktur sadurungé saka pesenan sing padha), utawa jumlah sing ditolak ing kontrol mutu kalebu difakturaké.	Iya
Béda jumlah	Pesenan wis ditutup nanging kurang ditampa utawa kurang difakturaké.	Ora
Faktur tanpa surat jalan	Ora ana tampanan barang kapisah; faktur diisi karo surat jalané dhéwé. Mung diétung nalika setelan "tampanan barang kapisah wajib" urip.	Iya
Faktur tanpa pesenan	Baris ora bisa digandhèng karo pesenan tuku apa waé.	Mung liwat setelan
Wis ditampa durung difakturaké	Barang wis ditampa nanging N dina durung ana fakturé. Iki baris ngawasi.	Ora

Piyé yèn pesenan wis dibusak? Pesenan tuku sing wis difakturaké kebak dibusak saka dhaptar déning program lan dipindhah menyang cadhangan. Ing kahanan iki nyocogaké maca jumlah lan rega pesenan saka kahanan wiwitan pesenan (saka cadhangan), mula pangurangan sabanjuré ora ngrusak bandhingan.

Tab Pindai periode nyocogaké 3 arah kabèh faktur tuku ing rentang tanggal sing dipilih; dienggo kanggo mriksa faktur lawas bebarengan. Yèn Uji coba dicenthang ora ana sing disimpen; mung asilé (jumlah faktur, baris, lan faktur diblokir) sing dituduhaké.

9. Toleransi

Béda cilik ora perlu ngrepotaké sapa waé. Setelan ing tab Toleransi mung bisa diowahi déning administrator:

Setelan	Gunané	Gawan
Toleransi jumlah (%)	Béda saka jumlah pesenan utawa jumlah ditampa nganti persentase iki dianggep cocog.	2%
Toleransi rega (%)	Rega faktur olèh béda saka rega pesenan nganti persentase iki.	1%
Wates jumlah	Béda ing ngisor jumlah iki ora digatèkaké (senajan persentasené kaluwihan).	10 TL
Dina ditampa durung difakturaké	Tampanan barang sing durung ana fakturé sawisé semono dina mlebu antrian.	15 dina
Cocogaké otomatis nalika faktur tuku disimpen	Yèn mati, nyocogaké mung mlaku liwat pindai periode utawa kanthi manual saka antrian.	Urip
Tampanan barang kapisah wajib	Yèn urip, faktur sing diisi tanpa surat jalan tampanan barang dadi "Faktur tanpa surat jalan" lan diblokir.	Mati
Blokir faktur tuku tanpa pesenan	Yèn urip, faktur sing ora bisa digandhèng karo pesenan diblokir; yèn mati mung ditandhani.	Mati

10. Putusan kanggo faktur sing diblokir

Pilih faktur ing antrian; ing sisih tengen pesenan, surat jalan, lan faktur katon jèjèr saben baris, jangkep karo katrangan bédané. Ana telung putusan:

Tampa bédané — béda ditampa kanthi sadhar, blokir dicabut, lan faktur dibukak kanggo pambayaran lan akuntansi.
Tolak — faktur tetep diblokir; pambenakan (faktur retur utawa faktur anyar) dienteni saka pemasok.
Tahan — putusan ditundha (tuladha barang sing kurang isih ing dalan); faktur tetep diblokir.

Kanggo tampa lan tolak wajib ditulis alesan paling sethithik 5 karakter. Kanggo mutusaké panjenengan kudu administrator utawa sing mènèhi persetujuan keuangan (Korporat › sing mènèhi persetujuan).

Faktur sing diblokir uga katon ing panggonan liya. (1) Mlebu antrian Kokpit › Persetujuan minangka panjaluk "fatura-eslesme"; putusan ing kana digawa mrene. (2) Nalika kuitansi pambayaran kanggo pemasok iki digawé, metu pènget; kuitansi ora dicegah, panjenengan maca pènget kuwi lan nerusaké kanthi sadhar. (3) Ing nurunaké jurnal Akuntansi, pènget "ngenteni nyocogaké" ditambahaké ing voucher faktur. (4) Yèn data faktur (jumlah, rega, surat jalan) owah mengko, nyocogaké diétung manèh lan putusan sadurungé direset.

Kertu faktur tuku duwé lencana 3 arah: ijo tegesé cocog, kuning/abang tegesé ana béda utawa blokir. Ngeklik lencana mbukak jendhéla iki ing nyocogaké faktur kuwi.

11. Ing telpon (antarmuka Taman)

Tuku — panjaluk dituduhaké minangka kertu. Ndemèk kertu mbukak telung langkah: Ringkesan, Penawaran (kertu penawaran kanggo saben item; milih kanthi ndemèk), lan Persetujuan (owahi dadi pesenan, bagèkaké pranala).
Nyocogaké Faktur — faktur sing ngenteni putusan dituduhaké minangka kertu. Ndemèk kertu mbukak telung langkah: Ringkesan, Bédané (kertu baris: pesenan / surat jalan / faktur), lan Putusan (tampa, tolak, utawa tahan; alesan).

Informasi umum bab antarmuka telpon: Sélulèr.

12. Hak aksès

Tumindak	Hak sing dibutuhaké
Ndeleng jendhéla	Hak pemasok (tuku) utawa modul pesenan (Tuku); pemasok utawa modul faktur (Nyocogaké Faktur).
Nggawé lan ngirim panjaluk penawaran	Administrator utawa hak pemasok; pangguna mung-maca mung bisa ndeleng.
Nggawé pesenan, surat jalan, faktur	Saben dokumèn mbutuhaké hak entriné dhéwé (entri pesenan, entri surat jalan, entri faktur).
Putusan nyocogaké	Hak kapisah: administrator utawa sing mènèhi persetujuan keuangan.
Ngowahi toleransi	Mung administrator.

Pandhuan gegayutan: Entri Dokumèn · Janji Kirim · Departemen · Seri dokumèn · Kokpit · Sélulèr.