Pembelian: Permintaan Penawaran (RFQ) dan Pencocokan Faktur 3 Arah — Panduan dari Nol

Sebelum membeli bahan, Anda meminta harga dari beberapa pemasok, memilih penawaran terbaik, lalu memesan; barang datang, kemudian faktur datang. Panduan ini membahas seluruh siklus: jendela Pembelian mengirim permintaan penawaran, mengumpulkan penawaran, dan membandingkannya menurut biaya riil; jendela Pencocokan Faktur menjajarkan pesanan, surat jalan, dan faktur, lalu memblokir faktur yang selisihnya di luar toleransi sampai ada keputusan.

1. Dua jendela, satu siklus

Kedua jendela ada di grup Pembelian pada dok:

Pembelian — permintaan penawaran: item, pemasok, pengiriman, penawaran dan perbandingan, pengubahan menjadi pesanan pembelian (bagian 2-5).
Pencocokan Faktur — lima tab: Antrean pencocokan, Penerimaan barang, Fakturkan surat jalan, Toleransi, Pemindaian periode (bagian 6-10).

Pesanan, surat jalan, dan faktur selalu dibuat melalui jalur dokumen yang sudah ada di program: pesanan pembelian yang dibuat di sini muncul di daftar Pesanan, surat jalan penerimaan barang di daftar surat jalan, faktur di daftar faktur. Jendela baru hanya menyimpan penawaran, pilihan, dan keputusan pencocokan secara terpisah.

2. Permintaan penawaran (RFQ) — empat langkah

Di jendela Pembelian tekan Permintaan penawaran baru. Wizard terdiri dari empat langkah:

Item — cari dengan kode atau nama stok lalu tambahkan item; isi jumlah dan tanggal kirim yang diminta. Tambah dari permintaan pembelian mengubah permintaan pembelian yang terbuka (Departemen › Pembelian, saran MRP) menjadi item dengan satu klik; setelah dipesan, permintaan itu menjadi "sudah menjadi pesanan". Harga pembelian terakhir dari kartu disimpan di samping setiap item sebagai acuan.
Pemasok — cari kontak untuk menambahkan pemasok. Email dan telepon diambil dari kartu kontak; Anda dapat memperbaikinya untuk permintaan ini (kartu tidak berubah). Pemasok tanpa info kontak di kartunya ditandai "Tidak ada info kontak".
Kirim — pilih saluran. Otomatis: bila pemasok punya email, permintaan penawaran dilampirkan ke email sebagai PDF; bila tidak, pesan WhatsApp dikirim; bila keduanya tidak ada, dicetak. Setiap pengiriman membuat tautan portal khusus untuk pemasok itu (bagian 3).
Penawaran dan perbandingan — penawaran yang masuk tampil di tabel item × pemasok; Anda memilih lalu mengubahnya menjadi pesanan (bagian 4-5).

Nomor RFQ. Permintaan penawaran mengambil nomor dari seri dokumen saat pertama kali disimpan; templat bawaannya RFQ{yyyy}{000000} (mis. RFQ2026000001). Templat dapat diubah di layar Pengaturan › Seri dokumen. Item permintaan yang sudah dikirim tidak dapat diubah; menghapus permintaan yang sudah dikirim berarti membatalkannya, dan nomornya tidak dipakai lagi.

Bila layanan pesan mati. Email dan WhatsApp dikirim melalui layanan pesan. Bila layanan tidak berjalan, program tidak menyatakan "terkirim": saluran beralih ke Cetak dan tautan, Anda mencetak dokumen atau mengunduh PDF, lalu meneruskan tautan portal ke pemasok sendiri dengan Salin tautan.

3. Portal pemasok

Agar pemasok dapat mengisi penawarannya sendiri, setiap pengiriman membuat tautan khusus bertoken. Tidak ada login atau kata sandi; pemasok yang membuka tautan hanya melihat permintaannya sendiri dan tidak dapat melihat penawaran pemasok lain atau data lain perusahaan Anda.

Untuk setiap item pemasok mengisi harga satuan, diskon, dan waktu kirim; untuk penawaran secara keseluruhan mengisi mata uang, termin pembayaran, ongkos kirim, tanggal berlaku, dan catatan. Bila sama sekali tidak menawar, pemasok menekan Saya tidak mengajukan penawaran.
Pemasok dapat memperbarui penawarannya sesering apa pun sampai batas akhir penawaran. Tautan berlaku sampai akhir hari batas akhir penawaran; bila tidak ada batas akhir, 14 hari. Setelah permintaan ditutup, portal berhenti menerima penawaran.
Portal tersedia dalam bahasa Turki, Inggris, dan Indonesia; pemasok dapat mengganti bahasa di halaman itu.

Penawaran diimpor dengan sendirinya. Saat staf pembelian membuka permintaan, penawaran yang menunggu di portal otomatis diimpor ("N penawaran diimpor dari portal"). Pengguna yang menerima penawaran lewat telepon atau email mengisi formulir yang sama dengan Masukkan penawaran di baris pemasok; penawaran itu ditandai "entri internal". Tautan portal hanya ditampilkan sekali di layar pengiriman; pengiriman ulang membuat tautan baru dan tautan lama tidak berlaku lagi.

4. Membandingkan penawaran: biaya riil

Harga satuan termurah tidak selalu berarti pembelian termurah: satu pemasok menagih ongkos kirim terpisah, yang lain memberi termin 90 hari, yang lain lagi mengirim terlambat. Karena itu tabel menghitung biaya riil untuk setiap sel:

Biaya riil = nilai item (TL) + bagian ongkos kirim − keuntungan termin pembayaran + denda keterlambatan. Nilai item = jumlah × harga × (1 − diskon) × kurs. Bagian ongkos kirim: ongkos kirim penawaran dibagi ke item sebanding dengan nilainya. Keuntungan termin = nilai × tingkat biaya dana bulanan × hari termin / 30. Denda keterlambatan = setiap hari setelah tanggal yang diminta × tingkat denda keterlambatan harian × nilai. Kedua tingkat (biaya dana bulanan, denda harian) dapat diatur terpisah untuk setiap permintaan.

Sel hijau = biaya riil terbaik untuk item itu. Lencana kuning = harga satuan terendah. Bila keduanya ada di sel berbeda, penawaran yang tampak murah ternyata lebih mahal karena ongkos kirim, termin, atau keterlambatan.
Penawaran yang melewati tanggal berlakunya ditampilkan "Kedaluwarsa" dan tidak dihitung sebagai yang terbaik.
Kolom Pembelian terakhir adalah harga pembelian terakhir dari kartu; kolom ini menunjukkan seberapa jauh penawaran menyimpang darinya.
Di bawah tabel ada dua total: yang terbaik bila membeli semuanya dari satu pemasok, dan total biaya riil dengan pilihan terbaik per item; selisihnya adalah "penghematan pilihan campuran".

5. Pemilihan dan pengubahan menjadi pesanan

Anda dapat memilih pemasok terpisah untuk setiap item (pemenang sebagian): baut dari perusahaan A, paking dari perusahaan B. Pilih dengan menyentuh sel, atau biarkan Terapkan saran memilih biaya riil terbaik untuk setiap item. Item yang tidak mendapat penawaran dihitung terpisah.

Ubah menjadi pesanan membuat satu pesanan pembelian per pemasok dari item yang dipilih. Harga dicatat dalam mata uang dan kurs penawaran; tanggal kirim pesanan adalah tanggal diminta paling awal dari item-itemnya, atau hari ini + waktu kirim bila tidak ada tanggal yang diminta. Berkat tanggal ini pesanan muncul sebagai penerimaan yang diharapkan di layar Janji Kirim. Bila proses berhenti di tengah jalan, pesanan yang sudah dibuat tetap ditandai; menekan lagi tidak membuat pesanan yang sama dua kali.

Kinerja pemasok. Laporan kinerja pemasok di laporan perusahaan (Laporan) kini juga menampilkan kolom penawaran: permintaan yang dikirim dalam periode (undangan), tingkat tanggapan penawaran, rata-rata waktu tanggapan (jam), dan tingkat kemenangan (item terpilih / item yang ditawar).

6. Penerimaan barang

Di jendela Pencocokan Faktur buka tab Penerimaan barang, ketik nomor pesanan lalu tekan Ambil pesanan. Sisa pesanan tampil di setiap baris; isi jumlah Diterima lalu tekan Buat surat jalan penerimaan barang. Surat jalan dibuat dan sisa pesanan berkurang sebanyak itu. Bila barang datang bertahap, setiap kiriman menjadi surat jalan tersendiri (kirim sebagian); pesanan tetap terbuka sampai sisanya nol.

Bila kontrol mutu (inspeksi penerimaan) dipakai, jumlah yang ditolak dikurangkan dari jumlah yang diterima; pencocokan memakai "diterima − ditolak".

7. Fakturkan surat jalan

Saat faktur pemasok datang, tab Fakturkan surat jalan menampilkan surat jalan pembelian yang belum difakturkan. Pilih satu atau beberapa surat jalan dari pemasok yang sama lalu tekan Gabungkan yang dipilih ke satu faktur. Faktur dibuat dan pencocokan 3 arah langsung berjalan; hasilnya tampil sebagai "Faktur dibuat: no. Pencocokan: status". Bila harga faktur pemasok berbeda, perbaiki faktur nanti dari kartu faktur; perbaikan itu menghitung ulang pencocokan.

Faktur pembelian yang diisi langsung tanpa penerimaan barang juga dicocokkan; dalam hal ini surat jalan milik faktur itu sendiri dihitung "diterima bersama faktur".

8. Pencocokan 3 arah dan statusnya

Pencocokan 3 arah membandingkan setiap baris faktur pembelian dengan tiga dokumen: pesanan (berapa banyak dan berapa harga yang kita pesan), surat jalan (berapa yang datang dan berapa yang ditolak mutu), dan faktur (berapa banyak dan berapa harga yang difakturkan). Pencocokan berjalan sendiri saat faktur pembelian disimpan; hasilnya tampil di tab Antrean pencocokan. Status baris adalah salah satu dari berikut:

Status	Artinya	Diblokir?
Cocok	Jumlah dan harga dalam toleransi.	Tidak
Selisih harga	Harga faktur berbeda dari harga pesanan melebihi toleransi harga. Bila faktur lebih mahal diblokir; bila lebih murah hanya dicatat.	Ya, bila lebih mahal
Kelebihan faktur	Difakturkan melebihi pesanan (termasuk faktur sebelumnya atas pesanan yang sama), atau jumlah yang ditolak di kontrol mutu ikut difakturkan.	Ya
Selisih jumlah	Pesanan sudah ditutup tetapi kurang diterima atau kurang difakturkan.	Tidak
Faktur tanpa surat jalan	Tidak ada penerimaan barang terpisah; faktur diisi dengan surat jalannya sendiri. Hanya dihitung saat pengaturan "penerimaan barang terpisah wajib" aktif.	Ya
Faktur tanpa pesanan	Baris tidak dapat dikaitkan ke pesanan pembelian mana pun.	Hanya lewat pengaturan
Diterima belum difakturkan	Barang sudah diterima tetapi N hari belum ada fakturnya. Ini baris pemantauan.	Tidak

Bagaimana bila pesanan sudah terhapus? Pesanan pembelian yang sudah difakturkan penuh dihapus dari daftar oleh program dan dipindahkan ke cadangan. Dalam hal ini pencocokan membaca jumlah dan harga pesanan dari keadaan awal pesanan (dari cadangan), sehingga pengurangan sesudahnya tidak merusak perbandingan.

Tab Pemindaian periode mencocokkan 3 arah semua faktur pembelian dalam rentang tanggal yang Anda pilih; dipakai untuk meninjau faktur lama secara massal. Bila Uji coba dicentang tidak ada yang disimpan; hanya hasilnya (jumlah faktur, baris, dan faktur diblokir) yang ditampilkan.

9. Toleransi

Selisih kecil tidak perlu merepotkan siapa pun. Pengaturan di tab Toleransi hanya dapat diubah oleh administrator:

Pengaturan	Fungsinya	Bawaan
Toleransi jumlah (%)	Selisih dari jumlah pesanan atau jumlah diterima hingga persentase ini dianggap cocok.	2%
Toleransi harga (%)	Harga faktur boleh berbeda dari harga pesanan hingga persentase ini.	1%
Ambang jumlah	Selisih di bawah jumlah ini diabaikan (walaupun persentasenya terlampaui).	10 TL
Hari diterima belum difakturkan	Penerimaan barang yang belum ada fakturnya setelah sekian hari masuk ke antrean.	15 hari
Cocokkan otomatis saat faktur pembelian disimpan	Bila nonaktif, pencocokan hanya berjalan lewat pemindaian periode atau secara manual dari antrean.	Aktif
Penerimaan barang terpisah wajib	Bila aktif, faktur yang diisi tanpa surat jalan penerimaan barang menjadi "Faktur tanpa surat jalan" dan diblokir.	Nonaktif
Blokir faktur pembelian tanpa pesanan	Bila aktif, faktur yang tidak dapat dikaitkan ke pesanan diblokir; bila nonaktif hanya ditandai.	Nonaktif

10. Keputusan untuk faktur yang diblokir

Pilih faktur di antrean; di sebelah kanan pesanan, surat jalan, dan faktur tampil berdampingan per baris, lengkap dengan penjelasan selisihnya. Ada tiga keputusan:

Terima selisih — selisih diterima dengan sadar, blokir dicabut, dan faktur dibuka untuk pembayaran dan akuntansi.
Tolak — faktur tetap diblokir; perbaikan (faktur retur atau faktur baru) ditunggu dari pemasok.
Tahan — keputusan ditunda (mis. barang yang kurang masih dalam perjalanan); faktur tetap diblokir.

Untuk terima dan tolak wajib ditulis alasan minimal 5 karakter. Untuk memutuskan Anda harus administrator atau pemberi persetujuan keuangan (Korporat › pemberi persetujuan).

Faktur yang diblokir juga tampil di tempat lain. (1) Masuk ke antrean Kokpit › Persetujuan sebagai permintaan "fatura-eslesme"; keputusan di sana dibawa ke sini. (2) Saat kuitansi pembayaran untuk pemasok ini dibuat, muncul peringatan; kuitansi tidak dicegah, Anda membaca peringatan itu dan melanjutkan dengan sadar. (3) Pada penurunan jurnal Akuntansi, peringatan "menunggu pencocokan" ditambahkan ke voucher faktur. (4) Bila data faktur (jumlah, harga, surat jalan) berubah kemudian, pencocokan dihitung ulang dan keputusan sebelumnya direset.

Kartu faktur pembelian memiliki lencana 3 arah: hijau berarti cocok, kuning/merah berarti ada selisih atau blokir. Mengeklik lencana membuka jendela ini pada pencocokan faktur tersebut.

11. Di ponsel (antarmuka Taman)

Pembelian — permintaan ditampilkan sebagai kartu. Menyentuh kartu membuka tiga langkah: Ringkasan, Penawaran (kartu penawaran untuk setiap item; pilih dengan menyentuh), dan Persetujuan (ubah menjadi pesanan, bagikan tautan).
Pencocokan Faktur — faktur yang menunggu keputusan ditampilkan sebagai kartu. Menyentuh kartu membuka tiga langkah: Ringkasan, Selisih (kartu baris: pesanan / surat jalan / faktur), dan Keputusan (terima, tolak, atau tahan; alasan).

Informasi umum tentang antarmuka ponsel: Seluler.

12. Hak akses

Tindakan	Hak yang diperlukan
Melihat jendela	Hak pemasok (pembelian) atau modul pesanan (Pembelian); pemasok atau modul faktur (Pencocokan Faktur).
Membuat dan mengirim permintaan penawaran	Administrator atau hak pemasok; pengguna hanya-baca hanya dapat melihat.
Membuat pesanan, surat jalan, faktur	Setiap dokumen memerlukan hak entrinya sendiri (entri pesanan, entri surat jalan, entri faktur).
Keputusan pencocokan	Hak terpisah: administrator atau pemberi persetujuan keuangan.
Mengubah toleransi	Hanya administrator.

Panduan terkait: Entri Dokumen · Janji Kirim · Departemen · Seri dokumen · Kokpit · Seluler.