Bantuan › Entri Dokumen

Entri Dokumen — Membuat Penawaran, Pesanan, dan Faktur

Ini layar utama program yang menulis: [Kaydet] yang Anda tekan di sini membuat dokumen nyata, mengurangi stok, dan membuat pelanggan berutang. Salah klik di jendela lain tidak berbahaya; di sini berbahaya. Jadi jangan terburu-buru — setelah dikuasai, membuat dokumen hanya perlu satu menit. Membaca panduan Rantai Dokumen lebih dulu sangat membantu.

1. Tiga jendela, satu formulir

Teklif Girişi, Sipariş Girişi dan Fatura Girişi adalah layar yang sama. Bukan kebetulan melainkan disengaja: agar Anda tak perlu mempelajari satu pekerjaan dengan tiga cara berbeda. Perbedaannya hanya:

2. Empat zona pada layar

📷 Tampilan program 🗺 Fungsi setiap kolom

Gambar 1 — Urutannya selalu sama: bilah dulu (kepada siapa), lalu grid (apa), total di kanan (berapa), simpan di bawah.

3. Langkah demi langkah: faktur pertama Anda

1. Periksa jenis transaksi — kolom paling kritis

   Apakah İşlem disetel ke Satış atau Alış? Satu pilihan ini menentukan stok naik atau turun, akun didebit atau dikredit, dan PPN masuk ke sisi mana. Pilihan yang keliru menghasilkan kesalahan di tiga tempat sekaligus dan merepotkan untuk diperbaiki.

   💱 Saat memasukkan dokumen valuta asing

   Masukkan USD, EUR, atau kode mata uang Anda pada Mata uang. Isi Kurs masuk dan Kurs pelacakan dengan angka positif. Untuk dokumen mata uang lokal gunakan TL dan kedua kurs bernilai 1. Sebelum menyimpan, pastikan total di kanan menampilkan kode yang dipilih; server tidak diam-diam mengubah mata uang atau kurs yang salah menjadi TL, melainkan menolaknya.

2. Pilih akun — buat di sini bila belum ada

   Ketik sebagian nama pelanggan pada Cari ara lalu pilih dari daftar. Bila pelanggannya sama sekali belum terdaftar, Anda tak perlu meninggalkan formulir: [Yeni müşteri kartı oluştur] membuatnya langsung di sini.

   💡 Apa yang berubah saat akun dipilih?

   Tiga hal datang sekaligus: daftar harga pelanggan (harga terisi sesuai itu), kebiasaan tempo bayar, dan pemberitahuan kampanye bila ada. Karena itu pilih akun sebelum baris — jika tidak, harganya harus dihitung ulang.

   Pada dokumen penjualan, harga dan diskon baris bisa berasal bukan dari kartu stok melainkan dari daftar harga, harga tingkat, atau kampanye; pita Mengapa harga ini? di bawah baris menyebutkan sumbernya. Harga yang Anda ketik sendiri tidak pernah ditimpa. Rincian: Harga dan Kampanye — harga pada entri dokumen.

   Pada pesanan penjualan, setiap baris juga membawa lencana kirim: "Kirim: hari ini ✓", "3 Okt (pembelian)", "12 Okt (produksi)", "~20 Okt (perkiraan)", atau "Tidak ada janji kirim". Tanggal yang diminta adalah kolom Kirim / Jatuh tempo di judul; bila ada baris yang tidak terpenuhi, penyimpanan meminta konfirmasi 30 detik dan sisanya menjadi pesanan tertunda. Rincian: Janji Kirim — lencana kirim di entri pesanan.

   Pada pesanan penjualan dan faktur penjualan, sebuah pita risiko muncul di atas formulir begitu kontak dipilih: "Limit 500.000 · eksposur 431.200 · dengan dokumen ini 512.400 → Perlu persetujuan". Eksposur risiko adalah risiko terbuka kontak saat ini (saldo + pesanan terbuka + cek portofolio/diendos + surat jalan belum difakturkan − retur belum difakturkan); pita memberi tahu lebih dulu apakah dokumen ini melampaui limit kredit dan apa yang terjadi saat disimpan (peringatan, persetujuan manajer, atau dihentikan). Lihat risiko membuka kartu kontak di tab Risiko; pada penawaran pita hanya memberi informasi. Rincian: Limit Kredit dan Risiko — pita di entri dokumen.

3. Isi barisnya — jangan lepaskan tangan dari papan ketik

   Grid ini dibuat untuk papan ketik, bukan tetikus. Ketik sebagian kode stok pada Kod; daftarnya terbuka, pilih dengan ↓. Lalu maju dengan Tab: Jumlah → Harga → Disk%. Enter di akhir baris membuka baris baru. Anda bisa mengisi puluhan baris tanpa menyentuh tetikus.

   Kolom	Yang perlu diperhatikan
   Kod	Selalu pilih dari daftar. "Baris bebas" yang diketik manual tak bisa ditulis ke HNR — program menolaknya.
   Miktar	Baris menampilkan stok tersedia. Anda boleh melebihinya, tetapi bacalah peringatannya — stok minus menimbulkan masalah nanti.
   Birim	Inilah kesalahan tersering. Satuan atau dus? Satuan yang keliru merusak jumlah sekaligus nilainya.
   Fiyat	Terisi dari daftar harga; bisa Anda ubah. Son Alış menjadi panduan pada dokumen pembelian.
   İsk%	Diskon per baris. Untuk mendiskon seluruh dokumen, Anda harus mengisinya di setiap baris.

4. Baca total di sebelah kanan

   Total diperbarui setiap ketikan. Sebelum menyimpan, bandingkan Total Umum dengan angka yang Anda sebutkan ke pelanggan — satu kebiasaan ini menangkap sebagian besar dokumen keliru sebelum lahir.

   🧮 Apa itu pemotongan (5/10)?

   Pada pekerjaan tertentu, sebagian PPN dibayar oleh pembeli, bukan penjual. Ia tampil sebagai baris tersendiri pada total. Pekerjaan mana yang dikenakan adalah keputusan akuntansi — bila ragu, jangan mencentangnya sendiri, tanyakan. Pemotongan yang keliru membuat faktur ditolak saat pelaporan.

5. Pratinjau dulu, lalu simpan

   [Önizle (PDF)] tidak menulis apa pun; ia menampilkan dokumen sebagaimana akan dilihat pelanggan. Bila Anda masih baru, pratinjau setiap dokumen sebelum menyimpan — akun yang salah, baris yang kurang, atau satuan terbalik akan langsung terlihat. Lalu tekan [Kaydet] (Ctrl+S): muncul "menulis ke HNR…" dan dokumennya menjadi nyata.

4. Draf: dokumen yang Anda tinggalkan

Anda belum sempat menyelesaikan dokumennya — pelanggan menutup telepon, ada harga yang harus dicek. Jangan tutup formulirnya; biarkan sebagai draf. Draf disimpan di server: besok pun tetap ada, bahkan dari komputer lain. Draf bukan dokumen di HNR — ia tidak menyentuh stok maupun saldo dan tidak mendapat nomor.

5. Lima hal yang memudahkan

6. Saat sistem menghentikan Anda

7. Pertanyaan yang sering diajukan

8. Daftar istilah

Lot dan kedaluwarsa (2026-08): pengisian saat penerimaan, FEFO saat penjualan

Di jendela faktur, salah satu dari dua blok terbuka di bawah grid barang tergantung jenis transaksi. Keduanya opsional: bila dikosongkan, dokumen tetap tersimpan seperti biasa, tidak ada yang dihalangi.

Saat pembelian: "Lot / SKT (penerimaan barang)"

Setiap barang terisi mendapat satu baris: kode dan jumlahnya tampil baca-saja, di sampingnya dua kolom — Lot no dan SKT (pemilih tanggal). Setelah dokumen disimpan, informasi ini ditulis ke buku lot dan nomor dokumen masuk ke catatan lot. Bila gudang belum dipilih muncul petunjuk kecil (tanpa gudang): lot ditulis "umum" dan itu menuntut hak administrator.

Saat penjualan: "Lot (saran FEFO)"

Blok ini terbuka sendiri untuk barang yang punya catatan lot; bila tidak ada, blok tidak muncul. Untuk tiap kode, lima lot pertama ditampilkan sebagai pil kecil: merah ⚠ = kedaluwarsa (tidak ikut pengurangan otomatis), hijau = akan dikurangi (disertai → −jumlah), abu-abu = berikutnya, tidak disentuh. Bila lot tidak menutupi jumlah baris, muncul catatan oranye "lot tidak mencukupi: …".

10. Melampirkan bukti ke dokumen komersial

Anda dapat menautkan kontrak, spesifikasi, dan gambar pelanggan ke penawaran/pesanan; bukti serah ke pesanan; serta surat jalan, bukti serah, dan kontrak ke faktur. Simpan dan periksa nomor dokumen sebelum mengunggah. Revisi wajib untuk gambar dan nomor dokumen wajib untuk bukti serah/surat jalan.

11. Saran penjualan: saran penjualan silang dan peningkatan

Pada entri pesanan penjualan dan penawaran, jalur Saran penjualan muncul tepat di bawah grid barang (di ponsel, pada langkah Barang antarmuka Taman/Langkah). Saran dihitung otomatis saat kontak dipilih atau barang dimasukkan. Penjualan silang berasal dari tiga sumber: Rutin membeli — barang yang ada di sedikitnya 3 dan sedikitnya 30% dari 10 dokumen penjualan terakhir pelanggan ini tetapi tidak ada di dokumen ini ([Tambah] mengisi jumlah median dokumen tersebut); Sering dibeli bersama — barang yang sering muncul dalam dokumen penjualan yang sama dengan barang di keranjang (diukur seperti laporan kartu stok Produk yang dijual bersama: minimal 3 dokumen bersama, dukungan 10%, lift 1,5); Pelanggan serupa — dari daftar saran laporan kartu kontak Penjualan Silang, barang yang dibeli sedikitnya dua pelanggan serupa tetapi tidak oleh pelanggan ini. Periodenya 12 bulan terakhir.

Peningkatan penjualan berasal dari mesin harga: Tingkat jumlah — harga satuan bila jumlah baris dinaikkan ke tingkat berikutnya pada daftar harga (paling banyak 3 kali jumlah sekarang); [Ubah jumlah menjadi …] memperbarui baris. Kampanye — apa yang masih kurang untuk kampanye yang syaratnya belum terpenuhi: muncul saat total keranjang mencapai 70% ambang, saat jumlah atau kelompok gratis berikutnya sudah separuh, atau saat paling banyak dua barang kombinasi masih kurang; barang yang kurang ditambahkan dengan satu ketukan. Kampanye yang anggarannya habis atau sudah diterapkan tidak disarankan. Setiap kartu menampilkan status stok dan harga satuan untuk pelanggan.