Yardım › Belge Girişi

Belge Girişi — Teklif, Sipariş ve Fatura Kesme

Bu, programın yazma yapan ana ekranıdır: burada bastığınız [Kaydet], gerçek bir belge oluşturur, stoğu düşürür ve müşteriyi borçlandırır. Diğer pencerelerde yanlış tıklamak zarar vermez; burada verir. Bu yüzden acele etmeyin — bir kez öğrenince belge kesmek bir dakika sürer. Önce Belge Zinciri rehberini okumanız çok işinize yarar.

1. Üç pencere, tek form

Teklif Girişi, Sipariş Girişi ve Fatura Girişi birbirinin aynısıdır. Bu bir tesadüf değil, bilinçli bir tasarım: aynı işi üç farklı şekilde öğrenmek zorunda kalmayın diye. Aralarındaki farklar sadece şunlardır:

2. Ekranın dört bölgesi

📷 Programdan görünüm 🗺 Hangi alan ne işe yarar

Şekil 1 — Sıra hep aynıdır: önce şerit (kime), sonra grid (ne), sağda toplam (kaça), altta kaydet.

3. Adım adım: ilk faturanız

1. İşlem türünü kontrol edin — en kritik alan

   İşlem alanı Satış mı Alış mı? Bu tek seçim stoğun artacağını mı azalacağını, carinin borçlanacağını mı alacaklanacağını, KDV'nin hangi tarafa yazılacağını belirler. Yanlış seçim üç yerde birden hata üretir ve düzeltmesi zahmetlidir.

   💱 Dövizli belge giriyorsanız

   Para birimi alanına USD, EUR veya kullandığınız para kodunu yazın. Açılan Giriş kuru ve Takip kuru alanlarının ikisine de pozitif değer girin. TL belgede para birimi TL, iki kur da 1'dir. Kaydetmeden önce sağdaki toplamların seçtiğiniz para koduyla yazıldığını kontrol edin; sunucu para birimi veya kuru sessizce TL'ye çevirmez, geçersiz değeri reddeder.

2. Cariyi seçin — kart yoksa buradan açın

   Cari ara kutusuna müşterinin adının bir parçasını yazın ve listeden seçin. Müşteri sisteme hiç kayıtlı değilse formdan çıkmanıza gerek yok: [Yeni müşteri kartı oluştur] ile burada açabilirsiniz.

   💡 Cari seçilince ne değişir?

   Üç şey birden gelir: müşterinin fiyat listesi (fiyatlar ona göre dolar), vade alışkanlığı ve varsa kampanya uyarısı. Bu yüzden cariyi kalemlerden önce seçin — sonra seçerseniz fiyatların yeniden hesaplanması gerekir.

   Satış belgesinde satırın fiyatı ve iskontosu stok kartından değil bir fiyat listesinden, bir kademe fiyatından ya da bir kampanyadan gelebilir; satırın altındaki Neden bu fiyat? şeridi kaynağı söyler. Elle yazdığınız fiyat ezilmez. Ayrıntı: Fiyat ve Kampanya — belge girişinde fiyat.

   Satış siparişinde her kalemin altında ayrıca bir teslim rozeti durur: "Teslim: bugün ✓", "3 Eki (alış)", "12 Eki (üretim)", "~20 Eki (tahmin)" ya da "Teslim sözü yok". İstenen tarih başlıktaki Teslim / Vade alanıdır; karşılanamayan kalem varsa kayıt 30 saniyelik onay ister ve kalan backorder olur. Ayrıntı: Teslim Sözü — sipariş girişinde teslim rozeti.

   Satış siparişi ve satış faturasında cari seçilince formun üstünde bir risk şeridi belirir: "Limit 500.000 · riziko 431.200 · bu belgeyle 512.400 → Onay gerekir". Riziko carinin bugünkü açık riskidir (bakiye + açık sipariş + portföy/ciro edilen çek + faturalanmamış irsaliye − faturalanmamış iade); şerit, bu belgeyle kredi limitinin aşılıp aşılmadığını ve kaydedince ne olacağını (uyarı, yönetici onayı ya da durdurma) önceden söyler. Riski gör cari kartını Risk sekmesinde açar; teklifte şerit yalnız bilgi verir. Ayrıntı: Kredi Limiti ve Risk — belge girişindeki şerit.

3. Kalemleri girin — klavyeden elinizi çekmeyin

   Grid fare için değil klavye için tasarlandı. Kod alanına stok kodunun bir parçasını yazın; liste açılır, ↓ ile seçin. Sonra sekmeyle ilerleyin: Miktar → Fiyat → İsk%. Satırın sonunda Enter yeni satır açar. Onlarca kalemi hiç fareye dokunmadan girebilirsiniz.

   Sütun	Dikkat edilecek
   Kod	Mutlaka listeden seçin. Elle yazılmış "serbest kalem" HNR'ye yazılamaz — program reddeder.
   Miktar	Satırda stok mevcudu yazar. Mevcudun üstüne çıkabilirsiniz ama uyarıyı okuyun — eksiye düşen stok sonra sorun çıkarır.
   Birim	En sık yapılan hata burada. Adet mi koli mi? Yanlış birim, miktarı ve tutarı birlikte bozar.
   Fiyat	Fiyat listesinden kendiliğinden gelir; elle değiştirebilirsiniz. Son Alış bilgisi alış belgelerinde yol gösterir.
   İsk%	Satır bazlı iskonto. Belgenin tamamına iskonto vermek isterseniz her satıra ayrı yazmanız gerekir.

4. Sağdaki toplamları okuyun

   Her tuşta güncellenirler. Kaydetmeden önce Genel Toplam'ı müşteriye söylediğiniz rakamla karşılaştırın — bu tek alışkanlık, yanlış belgelerin çoğunu daha doğmadan yakalar.

   🧮 Tevkifat (5/10) nedir?

   Bazı işlerde KDV'nin bir kısmını satıcı değil alıcı öder. Toplamlarda ayrı bir satır olarak görünür. Hangi işlerde uygulanacağı muhasebenin kararıdır — emin değilseniz kendiniz işaretlemeyin, sorun. Yanlış tevkifat, faturayı beyan aşamasında geri çevirtir.

5. Önce [Önizle], sonra [Kaydet]

   [Önizle (PDF)] hiçbir şey yazmaz; belgeyi müşterinin göreceği hâliyle gösterir. Yeni başlıyorsanız her belgeyi kaydetmeden önce önizleyin — yanlış cari, eksik kalem, ters birim burada gözünüze çarpar. Sonra [Kaydet] (Ctrl+S) deyin: "HNR'ye yazılıyor…" yazısı gelir ve belge gerçek olur.

4. Taslaklar: yarıda bıraktığınız belgeler

Belgeyi bitiremediniz — müşteri telefonu kapattı, fiyat sorulacak. Formu kapatmayın, taslak olarak kalsın. Taslaklar sunucuda saklanır: yarın başka bilgisayardan girseniz de oradadır. Taslak, HNR'de belge değildir — stoğu ve bakiyeyi etkilemez, numara almaz.

5. Hayatı kolaylaştıran beş şey

6. Sistemin sizi durdurduğu anlar

7. Sık sorulan sorular

8. Terimler sözlüğü

Lot ve SKT (2026-08): mal kabulünde giriş, satışta FEFO

Fatura penceresinde kalem gridinin altında, işleme göre iki farklı bölümden biri açılır. Her ikisi de opsiyoneldir: doldurmazsanız belge eskisi gibi kaydedilir, hiçbir şey engellenmez.

Alışta: "Lot / SKT (mal kabul)"

Doldurduğunuz her kalem için bir satır çıkar: kod ve miktarı okunur şekilde yazar, yanında iki alan durur — Lot no ve SKT (tarih seçici). Belge kaydedildikten sonra bu bilgiler lot defterine yazılır ve belge numarası lotun notuna düşer. Depo seçmediyseniz küçük bir (depo yok) uyarısı görürsünüz: lot "genel" olarak yazılır ve bu yönetici yetkisi ister. Belgeye HNR numarası verildikten sonra alanlar kilitlenir.

Satışta: "Lot (FEFO önerisi)"

Lot kaydı olan kalemlerde bu bölüm kendiliğinden açılır; hiçbir kalemin lotu yoksa hiç görünmez. Her kod için ilk beş lot küçük etiketler hâlinde listelenir: kırmızı ⚠ = SKT'si geçmiş (otomatik düşüme girmez), yeşil = bu lottan düşülecek (yanında → −miktar yazar), gri = sıradaki, dokunulmayacak. Lotlar kalem miktarını karşılamıyorsa turuncu bir "lot karşılamıyor: …" notu çıkar; kalan miktar lot izi olmadan çıkar.

10. Ticari belgeye kanıt eklemek

Teklif ve siparişe sözleşme, şartname ve müşteri teknik çizimini; siparişe ayrıca teslim belgesini; faturaya irsaliye, teslim belgesi ve sözleşmeyi bağlayabilirsiniz. Önce belgeyi kaydedip numarasını doğrulayın, sonra eki yükleyin. Çizimde revizyon, teslim/irsaliye türünde belge no zorunludur.

11. Satış fısıltısı: çapraz ve üst satış önerileri

Satış siparişi ve teklif girişinde kalem gridinin hemen altında Satış fısıltısı şeridi belirir (telefonda Bahçe/Adım arayüzünün Kalemler adımında). Cari seçildiğinde ya da kalem girildiğinde öneriler kendiliğinden hesaplanır. Çapraz satış üç kaynaktan gelir: Düzenli alıyor — bu müşterinin son 10 satış belgesinin en az 3 tanesinde ve en az %30’unda geçen ama bu belgede olmayan ürün ([Ekle] o belgelerdeki ortanca miktarı yazar); Birlikte satılıyor — sepetteki bir ürünle aynı satış belgesinde sık geçen ürün (stok kartı Birlikte satılan ürünler raporunun ölçütüyle: en az 3 ortak belge, %10 destek, 1,5 lift); Benzer müşteriler — cari kartı Çapraz Satış raporunun öneri listesinden, en az iki benzer müşterinin aldığı ve bu müşterinin almadığı ürün. Dönem son 12 aydır.

Üst satış fiyat motorundan gelir: Miktar kademesi — satırın miktarı fiyat listesindeki bir sonraki kademeye (şu anki miktarın en çok 3 katı) çıkarılırsa birim fiyatın ne olacağı; [Miktarı … yap] satırı günceller. Kampanya — koşulu henüz tutmayan bir kampanyaya ne kaldığı: sepet tutarı eşiğin %70’ine, miktar ya da bir sonraki bedelsiz grup yarısına geldiğinde veya kombinasyonda en çok iki ürün eksik kaldığında görünür; eksik ürünler tek dokunuşla eklenir. Bütçesi biten ya da zaten uygulanan kampanya önerilmez. Her kartta stok durumu ve müşteriye göre birim fiyat yazar.