Yardım › Ayarlar ve Log › Belge Numarası Serileri

Belge Numarası Serileri — Sıfırdan Rehber

Her kesin belgenin — fatura, irsaliye, sipariş, teklif, makbuz, çek bordrosu — müşteriye, muhasebeciye ve vergi dairesine gösterilen bir numarası vardır. HNR bu numarayı sizin tanımladığınız bir seri şablonundan üretir: sabit bir ön ek, istenirse yıl ve sıfır dolgulu ardışık bir sayı. Örneğin art00001, SF2026000001 ya da GİB e-Fatura biçiminde ABC2026000000001. Numara belge kaydedilirken bir kez verilir ve bir daha değişmez.

1. Bu bölüm ne işe yarar

Belge numarası iki parçadan oluşur: seri şablonu (numaranın biçimi) ve sıra (serinin sayacından gelen ardışık sayı). Seriler sekiz belge türünde kullanılır: fatura, irsaliye, sipariş, teklif, cari makbuzu, kasa makbuzu, banka makbuzu ve çek bordrosu.

• Eski belgeler korunur. Bu düzen açılmadan önce kaydedilmiş belgelerin numarası olduğu gibi kalır: firma açılırken eski numara aynı alana metin olarak taşınır ve listede, aramada ve baskıda eskisi gibi görünür. Eski numaralar yalnız rakamdan oluştuğu için yeni şablonlarda en az bir harf zorunludur — eski ve yeni numara hiçbir zaman çakışmaz.
• Teknik kimlik gösterilmez. Her belgenin bir de teknik kimliği (SIRA, ör. 13 haneli bir sayı) vardır. Program onu belgeleri birbirine ve eklerine bağlamak için kullanır; ekranda, listede ve baskıda görünmez. Müşteriye giden numara her zaman seri numarasıdır.
• Numara seriden gelir, cinsten değil. Bu yüzden belgede cins ya da tarih düzeltmek numarayı değiştirmez (bölüm 8).

2. Şablon sözdizimi

Şablon, numaranın nasıl yazılacağını söyleyen kısa bir metindir. Süslü parantez içindeki parçalar yer tutucudur; geri kalan her şey olduğu gibi yazılır.

Örnekler

Kurallar

• Üretilen numarada en az bir harf olmalıdır (eski numaralar yalnız rakamdır; çakışmasınlar diye).
• Tam bir sayı alanı olmalıdır; bilinmeyen alan ya da kapanmamış süslü parantez kabul edilmez.
• Üretilen numara en fazla 40 karakter olabilir.
• Sayı dolgu genişliğini aşarsa (ör. {000} ile 1000. belge) numara verilmez ve BELGE_NUMARA_SERI_DOLU çıkar; program haneyi kendiliğinden büyütmez. Daha geniş bir seri açın (bölüm 10).
• Aynı türde iki aktif seri aynı numarayı üretebilecekse (sabit ön ek ve sayı biçimi aynı) kayıt reddedilir: BELGE_SERI_CAKISMA.
• Seri kodu 1-10 karakterdir (A-Z, 0-9, _) ve sonradan değiştirilemez.

3. e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye biçimi

GİB e-belgelerinin numarası 16 karakterdir: 3 karakterlik ön ek (büyük harf ya da rakam) + 4 haneli yıl + 9 haneli sıra. HNR'de bunun karşılığı tam olarak şu şablondur: ABC{yyyy}{000000000} → ABC2026000000001.

• Formdaki e-Belge biçimi kutusu yalnız fatura ve irsaliye serilerinde görünür. İşaretleyince şablon ABC{yyyy}{000000000} olarak doldurulur; ABC yerine kendi 3 karakterlik ön ekinizi yazın.
• e-Belge serisinde yılda sıfırlama zorunludur: her yıl 000000001'den başlar.
• Şablon bu kalıba birebir uymazsa ya da seri fatura/irsaliye dışındaysa kayıt reddedilir (BELGE_SERI_EBELGE).

4. Yılda sıfırlama

Her yıl 1'den başlasın işaretliyse serinin her takvim yılı için ayrı bir sayacı vardır ve yıl, belgenin tarihinden alınır (kayıt gününden değil): 2026 tarihli belge SF2026000017 alırken aynı gün girilen 2025 tarihli bir belge 2025 sayacından devam eder. Bu yüzden böyle bir seride şablonda {yyyy} ya da {yy} bulunmak zorundadır — yoksa iki yılın numaraları aynı olurdu. İşaretsiz seride tek bir sayaç vardır ve yıllar boyunca artmaya devam eder (art00001, art00002, …).

5. Süzgeçler ve seri seçim sırası

Bir türde birden çok seri olabilir: örneğin satış ve alış faturaları, iki şube ya da mağaza ile B2B portalı ayrı numaralansın. Hangi belgenin hangi seriden numara alacağını süzgeçler belirler. Boş süzgeç hepsini kapsar.

Belge kaydedilirken seri şu sırayla belirlenir:

1. Kullanıcının belgede seçtiği seri. Aktif, aynı türde ve belgenin cins/depo/kanalına uygun olmalıdır; değilse BELGE_SERI_UYUMSUZ.
2. En özgül seri. Süzgeçlerden geçen aktif seriler arasından dolu süzgeç sayısı en çok olan kazanır.
3. Varsayılan seri. Aynı özgüllükte birden çok aday varsa varsayılan işaretli olan seçilir.
4. Belgede sorulur. Hâlâ belirsizse belge kaydedilmez; BELGE_SERI_SECIM_GEREKLI ile ekranda seri seçici açılır. Hiç uygun seri yoksa BELGE_SERI_YOK.

6. Hazır gelen seriler

Bir belge türü için hiç seri tanımlanmamışsa firma açılırken HNR o tür için bir varsayılan seri ekler (denetim izinde "Sistem varsayılanı" olarak görünür). Hepsi yılda sıfırlanır ve 6 haneli sıra kullanır; istediğiniz gibi düzenleyebilir, pasifleyebilir ya da yenisini açabilirsiniz. Faturada iki seri gelir: SF düzenlenen faturaları (satış yönündeki cinsler: satış, alış iadesi, ihracat…), AF alınan faturaları (alış yönündeki cinsler: alış, satış iadesi…) numaralar.

7. Belge ekranındaki seri seçici

Fatura, irsaliye, sipariş, teklif, makbuz ve çek bordrosu ekranlarında Belge serisi kutusu yalnız belgeye birden çok seri uyduğunda görünür. Tek seri uyuyorsa hiç görünmez ve numara o seriden verilir.

• Otomatik (KOD · numara) seçeneği programın önerdiği seriyi kullanır.
• Listede her serinin kodu, adı, tahmini sonraki numarası ve varsayılan işareti görünür.
• Seçim zorunluysa kutu kırmızı çerçevelenir ve "Birden çok seri uygun: kaydetmeden önce seri seçin." yazar.
• Kutunun altındaki numara tahminidir: kesin numara kayıt anında verilir. Aynı anda başka biri aynı seriden belge kaydederse sizinki bir sonrakini alır.
• Cins ya da depoyu değiştirdiğinizde seçtiğiniz seri artık uymuyorsa seçim kendiliğinden "Otomatik"e döner.

8. Numara ne zaman verilir, neden değişmez

• Numara belge kaydedilirken, kaydın son adımında verilir. Sayaç, numara defteri ve belge aynı işlemde yazılır: işlem yarıda kalırsa numara da harcanmaz. Böylece serilerde boşluk ve mükerrer olmaz. Taslaklar numara almaz.
• Güncellemede numara korunur: cins, tarih ya da kalem düzeltmesi yeni numara üretmez. Kesinleşmiş belgenin serisi değiştirilmek istenirse BELGE_SERI_KORUMA çıkar.
• Silinen belgenin numarası defterde "silindi" olarak kalır ve bir daha kimseye verilmez; sayaç geri alınmaz.
• Fason sevk ve dönüş belgeleri (FI/FD) bu düzenin dışındadır ve eski sabit biçimlerini korur.

9. Sayaç düzeltme

Listede serinin satırındaki Sayaç düğmesi sayaç düzeltme formunu açar. Kâğıt defterden ya da eski bir programdan geçerken numaraların kalınan yerden devam etmesi için kullanılır.

• Yalnız sistem yöneticisi düzeltebilir.
• "Son verilen numaranın sırası"nı yazarsınız; form sonraki numarayı anında gösterir. Yılda sıfırlanan seride önce dönemi (yıl) seçin.
• Sayaç ileri atlanabilir, ama o dönemde verilmiş en büyük numaranın altına indirilemez (BELGE_SERI_SAYAC_GERI). Atlanan numaralar boş kalır; bir numara asla ikinci kez verilmez.
• En az 5 karakterlik gerekçe zorunludur. Her düzeltme eski ve yeni değer, kullanıcı ve gerekçeyle denetim izine yazılır ve geri alınamaz — yalnız yeni bir düzeltmeyle daha ileri alınabilir.
• Listedeki Denetim izi düğmesi ekleme, değişiklik, silme, sayaç düzeltme ve sistem varsayılanı kayıtlarını tarih, kullanıcı ve gerekçeyle gösterir.

10. Numara vermiş seri nasıl değiştirilir

Bir seri ilk numarasını verdikten sonra şablonu ve yılda sıfırlama kuralı kilitlenir (BELGE_SERI_KULLANILMIS); formda bu alanlar gri görünür. Ad, süzgeçler, varsayılan ve aktif işaretleri değiştirilebilir. Biçimi değiştirmek için:

1. Yeni biçimle yeni bir seri açın.
2. Eski serinin Aktif işaretini kaldırın (pasifleyin).
3. Eski belgeler eski numaralarını taşımaya devam eder; yeni belgeler yeni seriden numara alır.

Silme yalnız hiç numara vermemiş seride mümkündür; numara vermiş seri silinmez, pasiflenir. Serinin belge türü de sonradan değiştirilemez.

11. Banka eşleştirme ve muhasebe fişleri

• Banka hareketi içe aktarılırken açıklamadaki fatura numaraları firmanın fatura serilerinden türetilen desenle tanınır: SF2026000017, SF 2026 000017 ve SF-2026-000017 aynı faturayı bulur; büyük/küçük harf fark etmez. Eski (yalnız rakamlı) numaralar da tanınmaya devam eder. Ayrıntı: Banka hareketi içe aktarma.
• Muhasebe fişinde kaynak belgenin kesin numarası görünür, teknik kimliği değil. Ayrıntı: Muhasebe.

12. Telefonda (Bahçe + Adım)

Küçük ekranda seri listesi kartlar hâlinde görünür: kod, belge türü, ad, sonraki numara ve Varsayılan / Pasif / e-Belge rozetleri; her kartta Düzenle, Sayaç ve (numara vermemişse) Sil düğmeleri. Yeni seri ya da düzenleme dört adımlı bir sihirbazla yapılır:

1. Tür — belge türü, kod ve ad.
2. Şablon — şablon, yılda sıfırlama, e-Belge biçimi ve canlı önizleme.
3. Süzgeç — cins, depo/şube, kanal, varsayılan ve aktif.
4. Onay — özet, ilk numara ve gerekçe; Kaydet.

Bir adımın zorunlu alanları doğru olmadan sonrakine geçilemez. Belge ekranlarındaki seri seçici telefonda da aynı kurallarla, büyük dokunma hedefiyle çalışır. Telefon arayüzü için bkz. Mobil.

13. Hata kodları

Tanım formunda ayrıca şu kodlar görülebilir: BELGE_SERI_SABLON (bölüm 2'deki şablon kuralları), BELGE_SERI_EBELGE (e-belge kalıbı, bölüm 3), BELGE_SERI_VARSAYILAN (aynı süzgeçte ikinci varsayılan seri), BELGE_SERI_GEREKCE (sayaç düzeltmesinde gerekçe 5 karakterden kısa).

İlgili rehberler: Ayarlar ve Log · Belge Girişi · Banka hareketi içe aktarma · Muhasebe · Mobil.