Bantuan › Pengaturan dan Log › Seri Nomor Dokumen

Seri Nomor Dokumen — Panduan dari Nol

Setiap dokumen final — faktur, surat jalan, pesanan, penawaran, kuitansi, daftar cek — memiliki nomor yang ditunjukkan kepada pelanggan, akuntan, dan kantor pajak. HNR membuat nomor ini dari templat seri yang Anda tentukan: awalan tetap, tahun bila diinginkan, dan nomor urut dengan nol di depan. Misalnya art00001, SF2026000001, atau dalam format e-Fatura GİB ABC2026000000001. Nomor diberikan sekali, saat dokumen disimpan, dan tidak pernah berubah lagi.

1. Untuk apa bagian ini

Nomor dokumen terdiri atas dua bagian: templat seri (format nomornya) dan urutan (nomor berikutnya dari penghitung seri). Seri dipakai untuk delapan jenis dokumen: faktur, surat jalan, pesanan, penawaran, kuitansi kontak, kuitansi kas, kuitansi bank, dan daftar cek.

• Dokumen lama tetap terjaga. Dokumen yang disimpan sebelum sistem ini aktif tetap memakai nomornya: saat perusahaan dibuka, nomor lama dipindahkan ke kolom yang sama sebagai teks dan tampil seperti biasa di daftar, pencarian, dan cetakan. Karena nomor lama hanya berisi angka, templat baru wajib memuat minimal satu huruf — nomor lama dan baru tidak akan pernah bertabrakan.
• ID teknis tidak ditampilkan. Setiap dokumen juga memiliki ID teknis (SIRA, mis. angka 13 digit). Program memakainya untuk menghubungkan dokumen satu sama lain dan dengan lampirannya; ID ini tidak tampil di layar, daftar, maupun cetakan. Nomor yang dilihat pelanggan selalu nomor seri.
• Nomor berasal dari seri, bukan dari jenis dokumen. Karena itu, mengoreksi jenis atau tanggal dokumen tidak mengubah nomornya (bagian 8).

2. Sintaks templat

Templat adalah teks singkat yang menentukan cara nomor ditulis. Bagian di dalam kurung kurawal adalah penanda tempat; selebihnya ditulis apa adanya.

Contoh

Aturan

• Nomor yang dihasilkan harus memuat minimal satu huruf (nomor lama hanya angka, agar tidak bertabrakan).
• Harus ada tepat satu kolom nomor; kolom tak dikenal atau kurung kurawal yang tidak ditutup tidak diterima.
• Nomor yang dihasilkan paling panjang 40 karakter.
• Bila nomor melebihi lebar isian (mis. dokumen ke-1000 dengan {000}), nomor tidak diberikan dan muncul BELGE_NUMARA_SERI_DOLU; program tidak melebarkan kolom dengan sendirinya. Buat seri yang lebih lebar (bagian 10).
• Bila dua seri aktif sejenis bisa menghasilkan nomor yang sama (awalan tetap dan format nomor sama), penyimpanan ditolak: BELGE_SERI_CAKISMA.
• Kode seri terdiri atas 1-10 karakter (A-Z, 0-9, _) dan tidak dapat diubah kemudian.

3. Format e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye

Nomor e-dokumen GİB terdiri atas 16 karakter: awalan 3 karakter (huruf kapital atau angka) + tahun 4 digit + urutan 9 digit. Di HNR padanannya tepat templat ABC{yyyy}{000000000} → ABC2026000000001.

• Kotak Format e-Dokumen pada formulir hanya muncul untuk seri faktur dan surat jalan. Saat dicentang, templat terisi ABC{yyyy}{000000000}; ganti ABC dengan awalan 3 karakter Anda sendiri.
• Pada seri e-dokumen, reset setiap tahun wajib: setiap tahun dimulai lagi dari 000000001.
• Bila templat tidak persis sesuai pola ini, atau seri bukan seri faktur/surat jalan, penyimpanan ditolak (BELGE_SERI_EBELGE).

4. Reset setiap tahun

Bila Mulai dari 1 setiap tahun dicentang, seri memiliki penghitung terpisah untuk setiap tahun kalender, dan tahunnya diambil dari tanggal dokumen (bukan dari hari penyimpanan): dokumen bertanggal 2026 mendapat SF2026000017, sedangkan dokumen bertanggal 2025 yang dimasukkan pada hari yang sama melanjutkan penghitung 2025. Karena itu templat seri seperti ini wajib memuat {yyyy} atau {yy} — jika tidak, dua tahun akan menghasilkan nomor yang sama. Seri tanpa centang memiliki satu penghitung yang terus bertambah dari tahun ke tahun (art00001, art00002, …).

5. Filter dan urutan pemilihan seri

Satu jenis dapat memiliki beberapa seri: misalnya agar faktur penjualan dan pembelian, dua cabang, atau toko dan portal B2B diberi nomor terpisah. Filter menentukan dokumen mana yang mengambil nomor dari seri mana. Filter kosong berlaku untuk semua.

Saat dokumen disimpan, seri ditentukan dengan urutan berikut:

1. Seri yang dipilih pengguna pada dokumen. Seri itu harus aktif, sejenis, dan sesuai dengan jenis/gudang/saluran dokumen; bila tidak, BELGE_SERI_UYUMSUZ.
2. Seri paling spesifik. Di antara seri aktif yang lolos filter, yang memiliki filter terisi paling banyak yang menang.
3. Seri bawaan. Bila beberapa kandidat sama spesifiknya, yang ditandai sebagai bawaan yang dipilih.
4. Ditanyakan pada dokumen. Bila masih belum jelas, dokumen tidak disimpan; BELGE_SERI_SECIM_GEREKLI membuka pemilih seri di layar. Bila sama sekali tidak ada seri yang cocok: BELGE_SERI_YOK.

6. Seri yang sudah tersedia

Bila belum ada seri untuk suatu jenis dokumen, HNR menambahkan seri bawaan untuk jenis itu saat perusahaan dibuka (tampil di jejak audit sebagai "Bawaan sistem"). Semuanya direset setiap tahun dan memakai urutan 6 digit; Anda bebas mengubahnya, menonaktifkannya, atau membuat yang baru. Faktur mendapat dua seri: SF untuk faktur yang diterbitkan (jenis sisi penjualan: penjualan, retur pembelian, ekspor…), AF untuk faktur yang diterima (jenis sisi pembelian: pembelian, retur penjualan…).

7. Pemilih seri pada layar dokumen

Pada layar faktur, surat jalan, pesanan, penawaran, kuitansi, dan daftar cek, kotak Seri nomor dokumen hanya muncul bila lebih dari satu seri cocok dengan dokumen. Bila hanya satu seri yang cocok, kotak itu tidak muncul dan nomor diambil dari seri tersebut.

• Pilihan Otomatis (KODE · nomor) memakai seri yang disarankan program.
• Daftar menampilkan kode, nama, perkiraan nomor berikutnya, dan tanda bawaan setiap seri.
• Bila pilihan wajib, kotak diberi bingkai merah dan bertuliskan "Beberapa seri cocok: pilih seri sebelum menyimpan."
• Nomor di bawah kotak adalah perkiraan: nomor final diberikan pada saat penyimpanan. Bila orang lain menyimpan dokumen dari seri yang sama pada saat bersamaan, dokumen Anda mendapat nomor sesudahnya.
• Bila Anda mengubah jenis atau gudang dan seri yang dipilih tidak lagi cocok, pilihan kembali ke "Otomatis" dengan sendirinya.

8. Kapan nomor diberikan, dan mengapa tidak berubah

• Nomor diberikan saat dokumen disimpan, sebagai langkah terakhir penyimpanan. Penghitung, buku nomor, dan dokumen ditulis dalam transaksi yang sama: bila transaksi gagal, nomornya pun tidak terpakai. Dengan begitu seri tidak berlubang dan tidak ganda. Draf tidak mendapat nomor.
• Saat diperbarui, nomor dipertahankan: mengoreksi jenis, tanggal, atau baris tidak menghasilkan nomor baru. Mencoba mengubah seri dokumen final menghasilkan BELGE_SERI_KORUMA.
• Nomor dokumen yang dihapus tetap tercatat di buku sebagai "dihapus" dan tidak pernah diberikan lagi; penghitung tidak dimundurkan.
• Dokumen kirim dan kembali maklon (FI/FD) berada di luar sistem ini dan tetap memakai format tetap yang lama.

9. Koreksi penghitung

Tombol Penghitung pada baris seri membuka formulir koreksi penghitung. Tombol ini dipakai agar penomoran berlanjut dari titik terakhir saat Anda berpindah dari buku manual atau program lama.

• Hanya administrator sistem yang dapat mengoreksinya.
• Anda mengisi "Urutan nomor terakhir yang diterbitkan"; formulir langsung menampilkan nomor berikutnya. Untuk seri yang direset setiap tahun, pilih dulu periodenya (tahun).
• Penghitung boleh dilompatkan ke depan, tetapi tidak boleh diturunkan di bawah nomor tertinggi yang sudah diterbitkan pada periode itu (BELGE_SERI_SAYAC_GERI). Nomor yang dilompati tetap kosong; satu nomor tidak pernah diterbitkan dua kali.
• Alasan minimal 5 karakter wajib diisi. Setiap koreksi dicatat di jejak audit beserta nilai lama dan baru, pengguna, dan alasannya, serta tidak dapat dibatalkan — hanya dapat dimajukan lagi dengan koreksi baru.
• Tombol Jejak audit pada daftar menampilkan catatan penambahan, perubahan, penghapusan, koreksi penghitung, dan bawaan sistem beserta tanggal, pengguna, dan alasannya.

10. Cara mengubah seri yang sudah menerbitkan nomor

Setelah sebuah seri menerbitkan nomor pertamanya, templat dan aturan reset tahunannya terkunci (BELGE_SERI_KULLANILMIS); di formulir kolom-kolom ini tampak abu-abu. Nama, filter, serta tanda bawaan dan aktif masih dapat diubah. Untuk mengubah formatnya:

1. Buat seri baru dengan format baru.
2. Hapus centang Aktif pada seri lama (nonaktifkan).
3. Dokumen lama tetap memakai nomor lamanya; dokumen baru mengambil nomor dari seri baru.

Penghapusan hanya mungkin untuk seri yang belum pernah menerbitkan nomor; seri yang sudah menerbitkan nomor tidak dihapus, melainkan dinonaktifkan. Jenis dokumen sebuah seri juga tidak dapat diubah kemudian.

11. Pencocokan bank dan voucher akuntansi

• Saat mutasi bank diimpor, nomor faktur dalam keterangan dikenali dengan pola yang diturunkan dari seri faktur perusahaan: SF2026000017, SF 2026 000017, dan SF-2026-000017 menemukan faktur yang sama; huruf besar/kecil tidak berpengaruh. Nomor lama (hanya angka) juga tetap dikenali. Rincian: Impor mutasi bank.
• Voucher akuntansi menampilkan nomor final dokumen sumber, bukan ID teknisnya. Rincian: Akuntansi.

12. Di ponsel (Taman + Langkah)

Di layar kecil, daftar seri tampil sebagai kartu: kode, jenis dokumen, nama, nomor berikutnya, serta lencana Bawaan / Tidak aktif / e-Dokumen; setiap kartu memiliki tombol Ubah, Penghitung, dan (bila belum menerbitkan nomor) Hapus. Seri baru atau pengubahan dilakukan dengan wisaya empat langkah:

1. Jenis — jenis dokumen, kode, dan nama.
2. Templat — templat, reset tahunan, format e-Dokumen, dan pratinjau langsung.
3. Filter — jenis, gudang/cabang, saluran, bawaan, dan aktif.
4. Konfirmasi — ringkasan, nomor pertama, dan alasan; Simpan.

Anda tidak dapat lanjut sebelum kolom wajib suatu langkah benar. Pemilih seri di layar dokumen juga bekerja di ponsel dengan aturan yang sama dan area sentuh yang besar. Untuk antarmuka ponsel lihat Seluler.

13. Kode kesalahan

Formulir definisi juga dapat menampilkan kode berikut: BELGE_SERI_SABLON (aturan templat di bagian 2), BELGE_SERI_EBELGE (pola e-dokumen, bagian 3), BELGE_SERI_VARSAYILAN (seri bawaan kedua dengan filter yang sama), BELGE_SERI_GEREKCE (alasan koreksi penghitung kurang dari 5 karakter).

Panduan terkait: Pengaturan dan Log · Entri Dokumen · Impor mutasi bank · Akuntansi · Seluler.