Bantuan › Keuangan › Mutasi Bank

Mutasi Bank — Panduan dari Nol

Setiap uang yang bergerak di bank adalah penerimaan dari kontak, pembayaran ke pemasok, biaya bank, atau transfer antar rekening Anda sendiri. Mengubahnya menjadi kuitansi satu per satu sambil membaca rekening koran memakan waktu berjam-jam dan mengundang kesalahan. Jendela Mutasi Bank membaca berkas rekening koran, menebak berdasarkan bukti milik siapa setiap mutasi, menemukan faktur yang masih terbuka, dan dengan persetujuan Anda membuat kuitansinya dalam satu klik; kuitansi yang keliru juga dibatalkan dalam satu klik.

1. Untuk apa jendela ini

Jendela ini terdiri atas lima tab: Impor (wizard untuk memuat berkas rekening koran), Mutasi (semua mutasi yang sudah diimpor beserta panel saran), Belum cocok (mutasi yang menunggu keputusan Anda), Aturan (aturan yang menghubungkan mutasi secara otomatis) dan Rekening dan profil (pengaturan rekening bank, profil berkas yang disimpan, dan pengaturan kuitansi otomatis). Pita atas menampilkan jumlah mutasi pada setiap status.

2. Berkas yang didukung

Cara membaca kolom keterangan MT940

Setiap mutasi dimulai dengan baris :61: (tanggal valuta dan tanggal pembukuan, tanda debit/kredit, nilai, kode transaksi, referensi bank). Baris :86: sesudahnya memakai salah satu dari tiga susunan, tergantung banknya; program mengenali ketiganya:

• Susunan subkolom: ?20…?29 adalah baris keterangan; ?31–?33 adalah IBAN dan nama pihak lawan.
• Susunan berkode (sebagian besar bank Turki): nilai sesudah tanda seperti /NAME/, /IBAN/, /VKN/, /REMI/ dibaca.
• Teks bebas: bila tidak ada tanda, program sendiri mengambil IBAN (berkode negara, mis. 26 karakter yang diawali TR) dan nomor pajak berbentuk "VKN 1234567890" dari dalam teks.

3. Wizard impor — empat langkah

1. Berkas dan rekening. Pilih berkas di kolom Berkas bank (MT940, CSV, XLSX) lalu pilih Rekening bank. Berkas MT940 memuat nomor rekening; bila nomor itu sudah dihubungkan ke sebuah rekening di tab Rekening dan profil, rekeningnya terpilih otomatis. Centang kotaknya bila Anda memuat daftar DBS. Tekan Lanjut; untuk MT940 langkah kedua dilewati.
2. Pemetaan kolom. Pilih profil dari daftar Profil atau biarkan Deteksi otomatis (dari judul). Tentukan kolom untuk setiap isian (tanggal transaksi, tanggal valuta, nilai atau debit/kredit, arah, keterangan, IBAN lawan, pihak lawan, nomor pajak, nota bank atau no. referensi, saldo, nomor faktur); ubah pemisah desimal dan format tanggal bila perlu lalu tekan Terapkan pemetaan. Bila bank yang sama akan mengirim berkas setiap bulan, ketik nama lalu tekan Simpan profil. Kemudian Lanjut ke pratinjau.
3. Pratinjau. Anda melihat isi berkas sebelum apa pun ditulis: berapa mutasi yang terbaca, berapa yang sudah pernah diimpor, jumlah masuk dan keluar, serta perkiraan pencocokan tiap mutasi (berapa cocok pasti, berapa saran, berapa belum cocok). Pada MT940, bila saldo awal ditambah mutasi tidak sama dengan saldo akhir, muncul peringatan bahwa berkasnya mungkin tidak lengkap; baris yang tidak terbaca tampil di daftar tersendiri beserta alasannya. Tombol Impor … mutasi baru hanya menulis baris yang baru.
4. Hasil. Tertulis berapa mutasi yang diimpor, berapa baris duplikat yang dilewati, dan hasil pencocokan (cocok pasti / saran / belum cocok). Buka mutasi membawa Anda ke mutasi yang menunggu keputusan; Impor berkas baru memulai wizard dari awal.

4. Penjaga duplikat — berkas yang sama tidak ditulis dua kali

Setiap mutasi diberi sidik jari: rekening + referensi bank + tanggal + nilai + arah. Untuk baris yang tidak diberi referensi oleh bank, dipakai keterangan dan saldo sebagai gantinya. Bila sidik jari itu sudah tersimpan, baris tampil pudar di pratinjau dengan tulisan "Sudah pernah diimpor"; baris itu tidak ditulis dan di hasil dihitung sebagai baris duplikat yang dilewati. Jadi mengunggah rekening koran bulan yang sama dua kali secara tidak sengaja, atau hari yang tumpang tindih di dua rekening koran, tidak merugikan. Bila Anda mengganti rekening di langkah pertama, pemeriksaan diulang untuk rekening yang baru.

5. Lima status mutasi

6. Tab Mutasi dan panel saran

Daftar disaring menurut status, rekening bank, dan kotak cari (keterangan, pihak lawan, jumlah); setiap baris menampilkan tanggal, rekening, jumlah (masuk hijau +, keluar merah −), keterangan, status, target, dan skor. Klik sebuah baris untuk membuka panel saran di kanan: target yang disarankan beserta jenisnya, skor, sumber bukti, faktur yang akan dihubungkan (masing-masing dengan sisanya), nilai yang tidak terhubung ke faktur, dan Kandidat lain. Klik sebuah kandidat untuk menjadikannya target. Bila tidak ada yang tepat, buka Pilih tujuan secara manual, pilih jenis tujuan (Penerimaan atau pembayaran kontak / Biaya bank atau komisi / Transfer antar rekening sendiri / Pencairan cek atau surat sanggup) serta nilainya, lalu tekan Simpan tujuan. Bila aturan atau data kontak berubah, Cocokkan ulang menilai ulang semua mutasi yang menunggu.

7. Pencocokan — bagaimana program menemukan uang milik siapa

Untuk setiap mutasi, program mengumpulkan bukti. Setiap bukti memberi satu kandidat (kontak, biaya, rekening Anda sendiri, atau cek) dan satu skor:

• Bukti dijumlahkan: setiap bukti tambahan yang berdiri sendiri untuk kontak yang sama menambah +3 (paling banyak 99). Kode kontak dan kemiripan nama dari teks yang sama dihitung satu bukti.
• Pengecekan nilai: setelah kontaknya diketahui, bila nilai sama dengan sisa sebuah faktur terbuka atau jumlah faktur yang dihitung dari yang tertua (±0,5%), skornya naik +4 dan panel menulis "Jumlah telah dicocokkan dengan faktur terbuka."
• Cocok pasti memerlukan empat syarat sekaligus: skor 90 atau lebih, kandidat kedua tertinggal paling sedikit 10 poin, target jelas, dan untuk kontak nilainya sesuai (sisa faktur terbuka, jumlah faktur, atau pembayaran yang tidak melebihi sisa faktur yang disebut dengan nomor serinya) atau ada bukti kuat yang tidak bergantung pada teks (IBAN, aturan, cek). Nama saja atau nomor urut faktur saja tetap menjadi saran bila nilainya tidak sesuai.
• Skor 50 atau lebih tetapi salah satu syarat kurang menjadi saran; di bawah 50 tetap belum cocok.

Faktur mana yang ditutup

Setelah kontaknya diketahui, nilai dibagikan ke faktur terbuka dengan urutan berikut:

1. Faktur yang nomornya disebut di keterangan ditutup lebih dulu.
2. Bila tidak ada, dicari satu faktur yang sisanya sama dengan nilai itu (±0,5%).
3. Bila itu pun tidak ada, FIFO: dimulai dari faktur tertua; faktur terakhir bisa tertutup sebagian.

Pada penerimaan, sisa nilai yang tidak tertampung faktur ditulis sebagai uang muka; panel memberitahukannya lebih dulu: "… yang tidak dialokasikan ke faktur dicatat sebagai uang muka."

8. Pembuatan kuitansi — apa yang ditulis "Buat kuitansi"

Pada saran atau cocok pasti, panel menampilkan tombol Buat kuitansi. Yang ditulis tergantung targetnya:

Keterangan kuitansi diawali referensi bank dan nama pihak lawan, sehingga di jendela Bank dan Kartu Akun terbaca dari mana mutasi itu berasal. Kuitansi melewati semua gerbang entri kuitansi biasa (izin menulis, persetujuan kelebihan tagih, nomor dokumen final, jejak audit). Bila sebagian tertulis dan sebagian gagal, yang tertulis disimpan, kesalahannya didaftar, dan saat Anda mencoba lagi dengan tombol yang sama, yang sudah tertulis tidak ditulis dua kali.

9. Batalkan dan abaikan

• Batalkan (mutasi yang sudah berkuitansi): semua kuitansi di jejak kuitansi mutasi (setiap faktur pada penerimaan multi-faktur) dihapus, penagihan cek dibatalkan, sisa faktur dibuka kembali, dan mutasi dicocokkan ulang. Bila jejaknya tidak ditemukan, pembatalan ditolak dengan peringatan; mutasi tidak pernah diatur ulang tanpa menghapus kuitansinya.
• Abaikan: untuk mutasi yang tidak memerlukan kuitansi (mis. sisi masuk transfer, penerimaan yang sudah diisi manual). Alasan wajib diisi; ketik lalu tekan Konfirmasi abaikan. Alasannya tampil di panel.
• Mutasi yang diabaikan juga kembali ke daftar tunggu dengan Batalkan.

10. Aturan yang belajar

Saat Anda memilih kontak secara manual untuk sebuah mutasi lalu membuat kuitansinya, program mempelajarinya sebagai aturan bila mutasi itu memiliki IBAN lawan: uang berikutnya dari IBAN yang sama disarankan ke kontak itu dengan 96 poin. Bila aturannya sudah ada, penghitung pemakaiannya bertambah. Di tab Aturan Anda juga bisa menambah aturan sendiri:

11. Rekening dan profil

• Rekening bank: untuk setiap rekening bank, IBAN, ID rekening MT940 (nomor rekening di rekening koran; memilih rekening otomatis saat impor), dan kontak biaya (kontak tempat biaya bank dan komisi ditulis; bila kosong, akun terkait di kartu kas/bank). Bila IBAN rekening Anda sendiri benar di sini, transfer di antaranya dikenali otomatis. Setelah mengubah, tekan Simpan di baris itu.
• Profil tersimpan: profil yang Anda simpan di langkah pemetaan kolom; hapus yang tidak perlu dengan Hapus. Di bawahnya ada daftar profil contoh bawaan.
• Kuitansi otomatis: membuat kuitansi untuk cocok pasti saat impor; NONAKTIF secara bawaan, hanya administrator yang mengubahnya (bagian 8).

12. Akuntansi

Kuitansi yang ditulis jendela ini dijurnal oleh aturan akuntansi yang sudah ada, tanpa pekerjaan tambahan. Satu-satunya yang perlu dilakukan: petakan kontak biaya ke akun beban bank di tab Akuntansi › Pemetaan — akun beban bank di Indonesia, 780 di Turki. Bila tidak dipetakan, biayanya masuk ke akun biasa kontak itu.

13. Izin

Pengguna hanya-baca melihat semuanya tetapi tidak mendapat tombol apa pun; layar menulis "Hanya baca: membuat kuitansi memerlukan hak kuitansi bank."

14. Di ponsel

• Di layar lebih kecil dari 7 inci (antarmuka Taman + Langkah) jendela terbuka dengan dua tab: Antrean persetujuan dan Impor. Antrean memiliki saringan Belum cocok / Cocok pasti / Kuitansi dibuat dan satu kartu untuk setiap mutasi (nilai, tanggal, rekening, keterangan, lencana status, saran).
• Ketuk sebuah kartu untuk membuka langkah-langkah: Ringkasan (saran dan faktur) → Target (kandidat lain atau target manual) → Persetujuan (Buat kuitansi / Abaikan / Batalkan). Setelah selesai, Anda kembali ke daftar. Tombol sentuh yang besar dibuat untuk dipakai dengan satu tangan.
• Pada antarmuka Nadi, bagian Antrean menampilkan baris "… mutasi bank menunggu pencocokan."; ketuk untuk membuka jendela di Belum cocok (lihat Panduan seluler).

15. Pertanyaan yang sering diajukan

Panduan terkait: Keuangan · Rekonsiliasi · Akuntansi · Kartu Akun · Seluler.