Buku Pegangan Pengguna Praktis

Halaman ini dibuat agar karyawan yang baru pertama memakai program dapat menyelesaikan pekerjaan harian dengan aman. Baca dulu aturan umum di sini, lalu buka panduan modul pekerjaan Anda. Jika tidak memahami istilah, jangan menebak: ketik kata yang terlihat di layar ke pencarian Bantuan.

Empat pemeriksaan sebelum mulai

Periksa nama dan perusahaan di kanan atas untuk memastikan Anda masuk sebagai pengguna dan perusahaan yang benar.
Jangan membuat catatan sebelum memilih tanggal kerja, pabrik/gudang, dan arah beli/jual.
Jika tombol Simpan atau Setujui tidak ada, periksa hak akses dengan atasan. Jangan memakai akun orang lain.
Jika daftar tampak lama, tekan Segarkan terlebih dahulu. Bila dua orang mengubah catatan yang sama, jangan menyimpan lagi sebelum melihat versi terbaru.

1. Urutan kerja yang sama pada setiap form

Tentukan tujuan. Apakah Anda membuat, memperbaiki, atau menyetujui status? Informasi benar yang dimasukkan ke jendela salah tetap menjadi catatan salah.
Isi bidang wajib. Bidang bertanda bintang tidak boleh kosong. Kode, akun, stok, gudang, tanggal, jumlah, dan status menjadi dasar laporan.
Isi bidang opsional yang penting bagi pekerjaan. Penanggung jawab, keterangan, penerima, kendaraan, plat, sopir, catatan muat, lot, seri, proyek, dan pusat biaya melengkapi cerita audit.
Simpan catatan utama dulu. Pesan “simpan catatan utama dulu” pada panel lampiran bukan kesalahan; identitas catatan untuk tautan belum terbentuk.
Periksa hasil. Pesan berhasil saja tidak cukup. Temukan catatan di daftar dan periksa kembali nomor, jumlah, status, dan lampirannya.

1.1 Perbedaan wajib dan opsional

Jenis	Apa yang harus dilakukan?
Wajib	Ditandai bintang atau memberi peringatan saat disimpan. Jangan mengisi nilai sementara atau buatan sebelum mengetahui nilai sebenarnya.
Opsional	Catatan secara teknis dapat dibuat, tetapi isi bila informasinya tersedia. Bidang kosong dapat menimbulkan kekurangan pada laporan, pencarian, pengiriman, atau audit.

2. Standar lampiran berkas dan bukti berversi

Panel Lampiran berkas bekerja sama pada form produksi, kualitas, gudang, subkontrak, komersial, CRM, bank, SDM, dan proyek. Mengunggah berkas saja tidak cukup; Anda juga mencatat jenisnya dan pekerjaan yang terkait.

2.1 Cara mengisi bidang

Bidang	Aturan dan contoh
Jenis dokumen	Pilih arti bisnis berkas: gambar teknik, spesifikasi, instruksi kerja, rencana kontrol, sertifikat, CoC/CoA, laporan pengukuran/FAI/SPC/uji/inspeksi, bukti serah terima, surat jalan, ASN, tanda terima gudang, kontrak, bukti bank, foto, atau paket PPAP.
Nomor dokumen / laporan	Wajib untuk sertifikat dan jenis laporan. Masukkan nomor yang tertulis pada dokumen, bukan nama berkas; contoh COC-2026-184.
Revisi	Wajib untuk gambar teknik, spesifikasi, instruksi kerja, rencana kontrol, PFMEA, dan alur proses. Contoh: A atau 03. Jangan menimpa berkas lama; unggah revisi baru sebagai lampiran baru.
Masa berlaku	Tanggal mulai dan akhir menunjukkan kapan dokumen boleh dipakai. Jangan kosongkan tanggal akhir untuk sertifikat, kalibrasi, atau persetujuan berbatas waktu.
Lot / Seri / Perintah	Jika bukti hanya milik produksi tertentu, isi identitasnya. Jangan menautkan lot atau seri sembarang ke prosedur umum. Jangan mengubah nomor perintah yang diisi oleh form.
Kelas keamanan	Pilih Umum, Internal, Khusus dinas, atau Rahasia. Terapkan kebijakan perusahaan pada gambar pelanggan dan dokumen pertahanan/proyek; jangan menurunkan kelas demi kemudahan.
Milik pelanggan	Centang bila isi intelektual atau fisik berkas dimiliki pelanggan. Tanda ini bukan izin berbagi bebas; justru memerlukan perlindungan lebih ketat.

2.2 Menambahkan berkas langkah demi langkah

Simpan dan buka kembali catatan utama; pastikan nomor catatan yang benar terlihat.
Pilih jenis dokumen pada Lampiran berkas. Isi nomor dokumen/laporan atau revisi bila muncul tanda bintang.
Isi masa berlaku, lot, seri, keamanan, dan milik pelanggan sesuai dokumen sebenarnya.
Pilih atau seret berkas. Jangan tutup jendela sampai unggahan selesai. Batasnya 20 MiB per berkas.
Periksa nama berkas, jenis, nomor, revisi, tautan, dan status pada daftar.
Tekan nama berkas untuk membuka pratinjau teks, gambar, atau PDF; gunakan tombol Unduh terpisah untuk menyimpannya. Untuk format Office/CAD yang tidak dapat ditampilkan peramban, sistem menjelaskan bahwa berkas harus diunduh.

Berkas tidak dihapus; berkas dibatalkan dengan alasan. Jika memilih berkas salah, tekan Batalkan dan tulis alasan yang jelas. Lampiran dalam berkas produksi beku tidak dapat diubah diam-diam. Unggah berkas benar sebagai revisi baru; versi lama tetap menjadi jejak audit.

2.3 Dokumen mana ditautkan ke catatan mana?

Dokumen	Form terkait	Tautan penting
Gambar teknik	Kartu stok; resep; permintaan/perintah produksi, mesin, dan cetakan; FAI, ECN, proyek; penawaran, pesanan, dan peluang CRM.	Revisi, masa berlaku, dan milik pelanggan.
Sertifikat / CoC / CoA	Kartu stok dan lot; penerimaan IQC; CoC dan telusur lot; alat ukur; paket dan retur subkontrak; kompetensi personel atau APD.	Nomor dokumen, masa berlaku, lot/seri, dan pemasok.
Laporan ukur / FAI / SPC / uji / inspeksi	Perintah produksi dan karakter SPC; pengukuran ruang bersih; FAI, NCR, sampel, penerimaan IQC; perawatan/mesin/cetakan.	Nomor laporan, perintah, lot/seri, tanggal ukur, dan alat.
Bukti serah / surat jalan / ASN / tanda terima gudang	Opname, lot, palet, dan transfer gudang; kirim/retur subkontrak; pesanan dan faktur; serah APD dan daftar masuk-keluar.	Nomor dokumen, penyerah/penerima, tanggal, kendaraan/plat, lot/seri.

3. Shift dan pola: pengaturan sebelum absensi

Shift menentukan jam mulai dan selesai satu hari kerja. Pola adalah urutan kode shift per hari; X berarti hari istirahat. Jika shift dan pola belum dibuat sebelum absensi, baris rencana dapat hilang dan hitungan malam/lembur bisa salah.

Manajer HR membuka Personel → Waktu → Shift lalu mencatat kode, nama, mulai, selesai, malam/lewat hari, dan status aktif. Jika shift malam selesai keesokan hari, periksa pengaturan lewat hari.
Pada Pola, isi kode unik dan nama yang jelas. Gunakan kode shift yang sudah ada untuk hari kerja dan hanya X untuk hari istirahat. Contoh: S,S,A,A,N,N,X,X.
Terapkan pola pada personel dengan tanggal mulai. Tanggal mulai adalah hari pertama pola; tanggal salah menggeser seluruh rotasi.
Periksa rencana mingguan dan tampilan shift di portal karyawan. Jam “—” berarti kartu shift belum memiliki mulai/selesai; nama shift kosong berarti pola/rencana belum diterapkan.
Buka periode absensi hanya setelah pemeriksaan. Jika shift berubah, jangan menimpa rencana lama diam-diam; buat rencana baru dengan tanggal berlaku.

Contoh: G,G,G,G,G,X,X untuk kantor; S,S,A,A,N,N,X,X untuk produksi tiga shift. Terapkan dulu pada satu karyawan uji, periksa kalender delapan hari, lalu terapkan massal.

4. Kartu modul dan tugas harian menurut pekerjaan

Kartu berikut menunjukkan panduan yang perlu dibuka lebih dulu. Nama bidang rinci dan tangkapan layar ada di halaman modul terkait.

Pekerjaan / panduan	Alur harian yang benar	Batal / kesalahan / contoh
Rantai dokumen · Entri dokumen	Hak penjualan/akuntansi; akun, arah, tanggal, gudang, dan stok yang benar. Gunakan konversi penawaran → pesanan → surat jalan → faktur → penerimaan; jangan ketik ulang.	Jangan hapus dokumen stok/keuangan; batalkan atau buat pembalik. Contoh: ubah surat jalan penjualan menjadi faktur dan lampirkan bukti serah.
Kartu akun · Kartu stok · Daftar	Hak membuat kartu; kode unik, nama, satuan, pajak, dan grup. Lampirkan gambar/spesifikasi/sertifikat ke stok dan kontrak/bukti komunikasi ke akun.	Kartu yang sudah bergerak biasanya tidak dihapus; nonaktifkan. Saat “kode sudah dipakai,” cari kartu lama, jangan membuat kode lain.
Gudang	Hak cakupan gudang; asal-tujuan, stok, jumlah, lot/seri, palet, dan penerima. Ikuti perintah → kirim → terima dan lampirkan tanda terima.	Transfer yang sudah diterima tidak dihapus; gunakan koreksi/pembalik. Contoh: kirim 40 part dalam dua palet dengan kendaraan, plat, dan penerima.
Produksi · Potong/pemasangan	Hak produksi; resep/revisi disetujui, perintah, gudang, mesin, shift, dan jumlah. Ikuti resep → permintaan → rencana → perintah → konfirmasi → gerbang mutu; lampirkan revisi gambar/instruksi yang benar.	Perintah terkonfirmasi tidak dihapus; pembatalan/pembalik meninggalkan jejak. Jangan memaksa melewati “revisi tidak berlaku” atau “stok kurang.” Contoh: tautkan gambar B, instruksi 03, dan laporan ukur ke perintah 125.
Kualitas · PPAP/SPC · Lingkungan/ruang bersih	Hak kualitas; perintah/lot/seri, karakter, alat, pengukuran, dan keputusan. Tautkan bukti FAI, IQC, SPC, NCR/MRB, CoC/CoA, APQP/PPAP, dan kalibrasi ke catatan serta lot fisiknya.	Hasil disetujui tidak dihapus; buat revisi baru atau keputusan NCR. Jangan menyembunyikan hasil di luar toleransi saat memperbaiki. Contoh: karantina lot L-204 dengan laporan MR-18.
Pembelian / IQC / perawatan / dukungan · Korporat / subkontrak / proyek	Hak departemen; pemasok, permintaan, penawaran, persetujuan, jatuh tempo, lot, dan proyek. Ikuti permintaan beli → banding penawaran → pesanan → penerimaan → IQC; untuk subkontrak: kirim → proses luar → kembali → terima.	Pesanan atau paket subkontrak yang sudah diterima tidak dihapus; buat retur/NCR. Contoh: tautkan CoC, ASN, dan laporan inspeksi kembali ke paket subkontrak yang sama.
Keuangan · Rekonsiliasi · Laba	Hak keuangan; kas/bank, akun lawan, mata uang, tanggal, jumlah, dan pusat biaya yang benar. Lampirkan bukti bank ke kuitansi dan kontrak ke proyek/akun. Jelaskan selisih rekonsiliasi dengan bukti.	Penerimaan/pembayaran tidak dihapus; gunakan kuitansi pembalik. Peringatan “data bank lama” hanya untuk pengguna berhak bank. Contoh: lampirkan bukti transfer DK-902 ke kuitansi bank.
CRM · Templat pesan · Lapangan/B2B	Hak penjualan/lapangan; akun/prospek, penanggung jawab, tahap, tanggal harapan, dan nilai. Catat setiap kontak sebagai aktivitas; tautkan gambar/spesifikasi ke peluang dan kontrak ke pesanan/proyek.	Jangan hapus peluang menang/kalah; perbarui status dan alasannya. Contoh: lampirkan gambar pelanggan A dan spesifikasi ke peluang “Penawaran rotor baru”.
Sumber Daya Manusia	Hak HR atau atasan; nomor induk, periode kerja, shift/pola, regulasi, dan privasi. Buat personel, lalu periode, pola, rencana, dan absensi. Tautkan bukti kontrak/sertifikat/kesehatan/APD/keluar ke form terkait.	Periode kerja lama tidak dihapus; buat periode baru untuk masuk kembali. Simpan bukti kesehatan/identitas pada kelas keamanan yang benar. Contoh: uji pola tim malam lalu terapkan massal.
Kokpit · Laporan · Arsip	Hak lihat/setujui; filter tanggal, perusahaan, pabrik, gudang, dan mata uang yang benar. Periksa cakupan, telusuri angka ke daftar sumber, lalu verifikasi versi lama di Arsip.	Baris laporan tidak dihapus; perbaiki catatan sumber. Contoh: pada selisih omzet, periksa tanggal dan arah penjualan, lalu buka faktur.
Form cetak · Komunikasi · Perkakas · Agen	Hak templat/terbit atau lihat. Periksa jenis dan arah beli/jual saat cetak, penerima dan lampiran saat komunikasi, serta folder kerja di Perkakas. Agen hanya membantu keputusan; buka dan periksa sumber.	Dokumen yang salah kirim mungkin tidak dapat ditarik; pratinjau sebelum kirim. Contoh: pratinjau faktur penjualan dengan templat penjualan lalu kirim ke akun yang benar.
Pengaturan · Keamanan/audit · Kamus migrasi	Pengguna biasa tidak mengubah pengaturan admin. Ubah kata sandi sendiri dari akun sendiri dan jangan bagikan. Catat perubahan hak, kebijakan bukti, dan log beserta tanggal dan alasan.	Jangan menghapus catatan hak; ubah cakupan dan status aktif secara terkendali. Contoh: pengguna gudang tanpa hak bank tidak melihat peringatan data bank lama.

5. Cara menyelesaikan pesan kesalahan

Baca pesan sebelum menutup; catat nomor catatan, nama bidang, dan kode kesalahan.
400/422: bidang wajib atau aturan bisnis belum terpenuhi. Perbaiki bidang yang disebut dengan informasi sebenarnya.
401/403: masalah sesi atau hak akses. Masuk kembali; jika hak tidak ada, hubungi atasan dan jangan memakai akun lain.
409 / KAYIT_DEGISTI: pengguna lain menyimpan lebih dulu. Segarkan, periksa perbedaan, lalu masukkan ulang hanya perubahan yang diperlukan.
Berkas ditolak: periksa jenis/ukuran serta nomor dokumen atau revisi bertanda bintang. Jangan menyamarkan berkas dengan mengganti ekstensi.

Jangan menekan tombol yang sama berulang kali. Walau layar tampak menunggu, penulisan mungkin sedang antre di server. Tunggu hasil atau kesalahan, lalu segarkan. Jika berlanjut, laporkan layar, perusahaan, nomor catatan, waktu, dan pesan; jangan sertakan kata sandi.

6. Pemeriksaan akhir hari

Jika meninggalkan draf atau catatan tertunda, apakah penanggung jawab dan langkah berikutnya sudah dicatat?
Apakah catatan pengiriman, produksi, kualitas, keuangan, dan HR hari ini tampil dengan status benar?
Apakah bukti wajib tertaut ke catatan yang benar dengan jenis, nomor, revisi, dan kelas keamanan?
Apakah Anda membuat tugas/tiket dukungan, bukan hanya menyampaikan kesalahan secara lisan?