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La ficha de artículo — la identidad de un producto

La ficha de artículo es el documento de identidad de un producto dentro del programa: su nombre, sus unidades, sus precios, dónde y cuántas hay, qué pasó con él en el pasado. Configurar bien una ficha lleva cinco minutos; una ficha mal configurada produce facturas equivocadas, existencias equivocadas y beneficios equivocados durante meses. Esta guía se centra sobre todo en esos cinco minutos, y muy especialmente en la sección de unidades.

1. Ocho pestañas básicas; nueve con el permiso Extra

Las pestañas reales son: General · Precios · Situación · Movimientos · Equivalentes · Información adicional · Imágenes · Documentos técnicos. Extra solo la ve el usuario con el permiso stok_extra. El personal de almacén, compras y ventas que trabaja con la definición del artículo puede leerla; para crear, modificar o eliminar una ficha hace falta el permiso de escritura/borrado de fichas de artículo.

La pestaña Imágenes gestiona dos capas a la vez: las fotografías del producto en la base de datos EK1 y la única imagen de ficha guardada en la base de datos principal; la imagen de ficha es la miniatura que aparece en la lista y en la cabecera de la ficha, y se detalla en la sección 11.

Además, la pestaña Tejido solo aparece cuando el perfil de producción es textil (o cuando en el perfil personalizado está activada la inspección de tejido); el perfil se elige en Ajustes › Preferencias de HNR › Datos de la empresa › Preferencias de producción. En una empresa de automoción o de Nivel 1 la pestaña no se dibuja nunca; si el perfil cambia mientras la pestaña está abierta, la ficha vuelve a la primera pestaña.

El número de pestañas depende también del tipo de la ficha: en una ficha de la familia de gastos no se dibujan las pestañas Precios ni Situación, y en la familia de máquinas/equipos no se dibuja Precios. La regla completa está en la sección 12.

📷 Pantalla real 🗺 Función de cada campo

Figura 1 — Al crear una ficha bastan General y Precios; el resto se va completando con el tiempo.

2. Unidades y factores de conversión: lea esta sección dos veces

Un mismo producto puede venderse por unidad y por caja. El programa lo resuelve definiendo tres unidades en una sola ficha: una unidad principal y dos alternativas, unidas entre sí por un factor de conversión. «1 caja = 12 unidades» es precisamente ese factor.

3. Precios: ¿qué significan los seis niveles?

Los precios de venta (FIYAT1–6) son seis niveles de precio distintos, para poder vender el mismo producto a distintos grupos de clientes a precios distintos. Qué cliente ve qué nivel se decide con el campo lista de precios de la ficha de la cuenta; en la entrada de documentos el precio se trae de ahí automáticamente.

4. La pestaña Situación: ¿dónde y cuántas hay?

Esta pestaña enumera almacén por almacén cuántas unidades hay en cada almacén y muestra abajo el Total disponible. Es la pantalla que responde a la pregunta del comercial «¿puedo comprometerme?». El campo Nivel mínimo también se define aquí: los artículos que bajan de ese nivel aparecen en rojo en la pestaña Almacén → Reposición.

5. Movimientos: el historial del artículo

Cada entrada y cada salida quedan aquí por orden de fecha: con qué documento, de quién o a quién, cuántas unidades y a qué precio. Cada línea muestra además el disponible que queda tras ese movimiento, de modo que puede ver cómo estaban las existencias cualquier día. Cuando una cifra no cuadra, este es el sitio por donde se anda hacia atrás.

6. Equivalentes: «si no queda de este, dale aquel»

Cuando distintas marcas o medidas hacen el mismo trabajo, se definen entre sí como equivalentes. La ventaja es esta: cuando no hay existencias del artículo que pide el cliente, el comercial mira la lista y dice «en su lugar tengo este», sin colgar el teléfono. Un campo pequeño pero eficaz que recupera ventas perdidas.

7. Eliminar una ficha: casi nunca se puede, y eso es bueno

Una ficha de artículo con movimientos no se puede eliminar: el servidor lo rechaza. La razón es sencilla: hay facturas, albaranes y registros de producción colgados de esa ficha, y si se borra todos ellos pierden el sentido. En lugar de eliminar una ficha que ya no usa, márquela como pasiva; desaparece de las listas pero conserva su historial.

8. Preguntas frecuentes

9. Glosario de términos

10. Los documentos técnicos de la ficha de artículo

Adjunte a la ficha de artículo el plano técnico de la pieza, su especificación, su certificado y su plan de control. En el plano técnico, la especificación y el plan de control indique la revisión; en el certificado, el número de documento y la fecha de validez. Si el plano es del cliente, marque la propiedad del cliente y la clase de seguridad de la empresa.

11. La imagen de ficha (base de datos principal) y las imágenes (EK1)

Las imágenes de la ficha de artículo viven en dos capas. Las fotografías de la pestaña Imágenes están en la base de datos EK1: su número es ilimitado, pueden tener alta resolución y pueden usarse en los formularios de documentos y PDF. Una copia reducida de una de ellas se guarda en la base de datos principal; esa se llama imagen de ficha. La separación tiene un motivo práctico: la lista de artículos y la cabecera de la ficha deben mostrar la imagen sin demora, mientras que EK1 transporta archivos grandes y en algunas empresas ni siquiera existe.

La imagen de ficha aparece en dos sitios: en la cabecera de la ficha de artículo (a la izquierda de la descripción) y en la columna Código de la lista de artículos. En la lista solo se dibuja junto a los códigos que tienen imagen: se pregunta una sola vez al servidor qué códigos tienen imagen de ficha, de modo que una lista de miles de filas no hace peticiones en balde.

La elección se hace en la pestaña Imágenes. El botón ★ Usar como imagen de ficha que hay bajo cada imagen la reduce y la guarda como imagen de ficha, sustituyendo a la anterior si la había. Cuando la ficha no tiene imagen y usted sube la primera, el programa la convierte por sí mismo en imagen de ficha y se lo comunica con un aviso. El recuadro Imagen de ficha de la parte superior de la pestaña muestra la miniatura actual; si no hay ninguna, muestra «—» y le remite al botón ★.

Quitar la imagen de ficha elimina únicamente la copia pequeña de la base de datos principal; la fotografía original de EK1 se queda donde está. También vale lo contrario: eliminar una imagen de EK1 no quita la imagen de ficha, porque la imagen de ficha es una copia aparte. Por eso, cuando elimine la imagen original y suba otra nueva, no olvide elegir de nuevo la imagen de ficha.

12. El tipo y la familia de la ficha: ¿qué pestañas y qué campos?

Cada ficha de artículo lleva un Tipo, y el tipo la coloca en una de las tres familias: artículo (material, semielaborado, semielaborado 2, producto terminado, merma/chatarra), gasto (gasto, servicio, mano de obra) y máquina (máquina, equipo, repuesto). La familia decide dos cosas: en qué lista aparece la ficha (véase Pantallas de lista, sección 14) y qué secciones se dibujan en la pantalla de la ficha. Un campo sin sentido no se muestra en gris: no se dibuja en absoluto.

12.1 ¿Dónde se ve el tipo y desde dónde se cambia?

En el recuadro Identidad & Unidades de la pestaña General, justo debajo de la Descripción, hay una fila Tipo: el nombre del tipo como una etiqueta de color y, al lado, su familia en texto atenuado. Si pertenece a la familia de gastos, se añade «· no se llevan existencias» junto a la familia. Al pasar el ratón por la etiqueta aparece en un globo la descripción completa del tipo.

El tipo se cambia desde el formulario Editar: la lista desplegable del grupo Identidad, entre Descripción y Código QR. En la lista están los once tipos de una vez y cada opción lleva su familia al lado (por ejemplo «Repuesto — Repuestos / Equipos»); la primera opción es Sin clasificar (ficha antigua — lleva existencias). Así es como se pasa una ficha de una familia a otra: una vez guardada, la ficha pasa a listarse en la otra ventana.

12.2 Pestañas y secciones que se ocultan según la familia

La pestaña Tejido ya solo se dibujaba en el perfil de producción textil (sección 1); en las familias de gasto y de máquina no se dibuja aunque el perfil sea textil. Los campos Coste (MaliyetSTK), Grupos e Identidad se mantienen en las tres familias: una ficha de gasto también puede tener un coste y un grupo.

12.3 Dar un tipo a las fichas antiguas «Sin clasificar»

La ficha a la que nunca se le dio un tipo muestra una etiqueta atenuada que dice Sin clasificar; al pasar el ratón aparece el globo «Ficha antigua cuyo tipo aún no se ha elegido — lleva existencias; asígnele un tipo desde Editar». Una ficha sin clasificar funciona con las reglas de la familia de artículos: no se oculta ninguna pestaña ni sección, la factura de compra aumenta las existencias y la ficha se lista en la ventana de Artículos. Es decir, aplazar la asignación del tipo no estropea nada.

1. Encuentre todas las fichas sin clasificar de una vez

   Abra la ventana de Artículos y pulse la etiqueta Sin clasificar de la franja de etiquetas: la lista se reduce solo a las fichas sin tipo y el número que hay junto a la etiqueta le dice cuántas quedan.

2. Abra la ficha y elija el tipo desde Editar

   Pulse sobre la fila, elija Editar, seleccione el tipo correcto en la lista Tipo del grupo Identidad y guarde. Al elegir el tipo correcto hágase esta pregunta: ¿hay que llevar las existencias de esta ficha (artículo / máquina) o solo seguir su gasto (gasto)?

3. La ficha no se pierde, solo cambia de sitio

   Si le ha dado un tipo de gasto o de máquina, la ficha desaparece de la lista de Artículos y aparece en la ventana Gastos o Repuestos / Equipos. No hay por qué alarmarse: el código es el mismo y también puede abrir la ficha directamente por su código.

13. La pestaña Informes — los nueve gráficos de la ficha

La pestaña Informes, la que está más a la derecha de la ficha de artículo, reúne el historial de ese único producto en nueve gráficos. La pestaña no la ve todo el mundo: el usuario debe tener el permiso puede ver informes gráficos o el de informes de artículos/cuentas (el administrador siempre la ve); es exactamente la misma puerta que la pestaña Informes de la ficha de la cuenta. El usuario sin permiso no ve la pestaña en absoluto; no hay ningún botón oculto.

A la izquierda de la pestaña está la lista de informes bajo cuatro encabezados y a la derecha el informe seleccionado. La franja superior muestra las fechas de Inicio y Fin (si se dejan vacías, del principio del año hasta hoy) y, según el informe, los cuadros Sentido (venta / compra), IVA (excluido / incluido), Almacén y Divisa. Si deja el almacén vacío se lee el total general; si escribe USD en Divisa, la serie de precios se dibuja también como una segunda línea al cambio de la fecha de la factura.

14. La tabla de los informes - cuatro nuevos informes

Se han añadido cuatro más informes a la misma tabla: Últimas precios, El cliente se rompe y Rata de retorno Sentarse bajo el Comercio en la parte izquierda, mientras que Precio de compra Variedad Sentarse bajo el nuevo Adquisición El encabezado. La puerta de permiso y la barra de fecha son las mismas que en §13; Las cuentas específicas de estos informes (cuento de rojo, código de cliente, precio de referencia) aparecen en una segunda pequeña barra por encima del mismo informe.

El problema de la carga libre. Las líneas de venta con un precio 0 (semplos, regalos, material enviado con una factura de trabajo) son No incluido en la cifra de ventas, cantidad de venta o beneficio; su cantidad se multiplica por el mismo coste de unidad y se muestra en una Libre de carga Problema Cajas y secciones. El enlace "Mostrar lista de documentos" enumera la fecha, el documento, la cantidad y el costo de estas líneas; clicando en un número de documento abre la factura.

15. La tabla de los informes — cinco nuevos informes (beneficios, clasificación, planificación)

Se han añadido cinco más informes a la misma tabla: rentabilidad del producto Sentarse bajo el Comercio dirigida a la izquierda, ABC / XYZ clase, El envejecimiento de stock y Sujeto de Reproducción bajo el El stock La dirección, y Orden de cumplimiento bajo el CITACIÓN / ORDEN El encabezado. La puerta de permiso y la barra de fecha son las mismas que en §13/§14. La caja de dirección aparece en ABC / XYZ La clase y el orden, la VAT la caja en rentabilidad del producto, y la caja de almacenamiento en la sugerencia de envejecimiento y reemplazo de stock; la envejecimiento de stock también tiene una Los límites de los valores muertos (días) La opción en su propia pequeña cinta (30 / 60 / 90 / 180 / 365, 180 por defecto).

16. La tabla Reports — informes de planificación (disponibilidad, previsiones de demanda, análisis del baloncesto)

Se han añadido tres más informes a la misma tabla. Una nueva Planificación El título aparece en el menú a la izquierda: Proyección de disponibilidad y Previsión de demanda Vivir allí, mientras Comprando con frecuencia Sentarse bajo el Comercio El encabezado. La puerta de permiso y la barra de fecha son las mismas que en §13/§14/§15. La caja de almacenamiento aparece en Proyección de disponibilidad y Previsión de demanda. Cada reportaje tiene su propia pequeña cinta: Horizon de proyección (semanas) (4 / 8 / 13 / 18 / 26, 13 por defecto, Horizon de la previsión (muños) (3 / 4 / 5 / 6, 3 por defecto) y Longa lista (5 / 10 / 15 / 20 / 30, 10 por defecto).