Formularios de impresión: usted diseña lo que sale en papel

Antes, los formularios de oferta, factura y recibo estaban incrustados en el programa; cambiarlos exigía un programador. Ahora el formulario lo monta usted: el Diseñador de impresión le da un A4 en blanco y coloca los objetos exactamente donde quiera, milímetro a milímetro, viendo al instante qué saldrá en papel. No hace falta saber HTML. Hay un único sistema: se retiraron los antiguos modos de “bloques” y “HTML”, y sus formularios guardados se convirtieron en diseños.

📍 ¿Dónde está?

Ajustes → Preferencias de HNR → Datos de la empresa → Formularios de impresión. Solo el administrador del sistema puede editarlos: el formulario es la cara del documento que recibe el cliente.

🖨️ Para imprimir NO hace falta un diseño

El botón Imprimir de la ficha de factura siempre funciona: si no hay formulario diseñado para un tipo de documento, el programa imprime el formulario listo de fábrica de ese tipo (cabecera de la empresa y del cliente, tabla de líneas, totales, importe en letras) y le indica que “se ha usado el formulario listo predeterminado”. Su administrador solo usa el diseñador de esta página cuando usted quiere un formulario propio; entonces su diseño sustituye al formulario listo. Los 11 tipos de documento se imprimen así: oferta, pedido, factura, albarán, recibo de cobro/caja/banco, remesa de cheques, orden de producción, vale de confirmación de producción y vale de transferencia de almacén.

1. Diseñador de impresión: montar la página

El Diseñador de impresión le da un A4 en blanco: coloca todo donde quiera, milímetro a milímetro; aquí es posible calcar un formulario preimpreso de imprenta, llevar el logotipo arriba a la derecha o fijar el recuadro de firma al pie de la página.

📍 ¿Cómo se abre?

Ajustes → Preferencias de HNR → Datos de la empresa → Formularios de impresión. La pantalla es la lista de formularios guardados; “Diseñar un formulario nuevo” o el botón Diseñar de una fila abre el diseñador. Un diseño nuevo no se abre vacío: llega ya compuesto un formulario funcional adecuado al tipo de documento elegido. Borre el objeto que no le guste y arrastre desde la izquierda el que falte.

Objetos que puede colocar en la página: Texto (rótulo fijo), Campo (valor procedente de la base de datos), Imagen (logotipo/sello), Línea, Rectángulo, Tabla (líneas del documento) y Código de barras. Agarre un objeto y arrástrelo, redimensiónelo desde una esquina y desplácelo milímetro a milímetro con las flechas del teclado. En el panel de la derecha se ajustan el cuerpo de letra, el grosor, la alineación, el color y el borde.

Arrastrar y soltar un campo

El árbol de la izquierda contiene todos los campos del tipo de documento: Datos de la empresa (razón social, dirección, administración tributaria, NIF, logotipo), Cabecera del documento (número, fecha, vencimiento, descripción, almacén, transportista, matrícula, divisa, cambio), Cuenta (código, razón social, dirección, NIF, saldo), Líneas (código, descripción, cantidad, unidad, precio, descuento, IVA, importe, lote, caducidad, serie), Totales (subtotal, descuento, base imponible, IVA, retención, total general, importe en letras) y Página (n.º de página / total de páginas). Si suelta un campo en la página, allí se imprimirá el valor real de ese documento; en la pantalla de diseño lo ve relleno con un documento de ejemplo.

💡 Un campo vacío no se imprime

Si un campo no tiene valor en ese documento (por ejemplo, no se indicó transportista), en el papel no se imprime nada: ni marcador ni etiqueta suelta. Si quiere ocultar un recuadro entero, dele al objeto una condición: “oculta este objeto si tal campo está vacío”. Así funciona la línea de retención: en una factura sin retención no se imprime “Retención 0,00”, la línea simplemente no aparece.

La tabla de líneas y los documentos de varias páginas

El objeto Tabla imprime las líneas del documento. Puede añadir y quitar columnas y fijar por separado el ancho, la alineación y el formato (moneda, número, fecha, porcentaje) de cada una. Si las filas no caben, se abre una página de continuación: la fila de cabecera se repite y a su lado se escribe “(cont.)”. Para los objetos que deban salir solo en la primera página o solo en la última (membrete, bloque de totales, firmas), use el ajuste “página” del objeto.

Imprimir y obtener un PDF

Si pulsa Guardar y marca el diseño como predeterminado para ese tipo de documento, a partir de entonces al imprimir la factura o la oferta saldrá este formulario. El menú contextual del documento incluye además “Descargar como PDF”: el servidor compone el formulario y se lo entrega como archivo PDF, para adjuntarlo a un correo o archivarlo. La generación del PDF depende del servicio de mensajería; si ese servicio está parado, el programa se lo dice y le remite a la impresión del navegador en lugar de descargar un archivo vacío en silencio.

El mismo formulario se usa en otros tres sitios: “Ver PDF” del menú del documento (la vista previa que se abre dentro del programa), “Enviar por correo” y “Enviar por WhatsApp”. El PDF adjunto al envío es exactamente el mismo formulario que ve en pantalla y que sale en papel: corregir el diseño una vez corrige los cuatro sitios a la vez.

🔄 Importar otro diseño (JSON)

Puede exportar un diseño en JSON y llevarlo a otra empresa o instalación: Exportar JSON en el diseñador, “Importar plantilla antigua (JSON)” en la lista. El mismo botón acepta también una plantilla HTML antigua que le haya quedado y la convierte en objetos: es la única puerta que queda al formato antiguo. La conversión es el mejor esfuerzo posible, no es exacta: los objetos se apilan de arriba abajo y usted corrige sus posiciones. Si algún campo no se puede corresponder, el programa lo enumera y se lo dice, y no elimina esa pieza.

⚠ Quién puede diseñar y quién puede imprimir

Diseñar es cosa exclusiva del administrador del sistema: el formulario es la cara del documento que recibe el cliente. Imprimir, en cambio, es derecho de cualquiera que ya pueda ver el documento: un comercial puede sacar el PDF de su propia factura y un responsable de producción puede imprimir la orden de trabajo. Imprimir no es un permiso aparte; quien no ve un documento tampoco puede imprimirlo.

Guías relacionadas: Entrada de documentos · Configuración · Cadena de documentos.

2. Logotipo, sello e imagen del artículo

En el diseñador, coloque en la página el objeto Imagen desde la barra de herramientas. La ventana que se abre ofrece tres orígenes: la biblioteca de Imágenes (el almacén gráfico propio de HNR), Imagen del artículo (escriba un código de artículo y pulse Traer: aparecen las fotos cargadas en Ficha de artículo › Imágenes, útiles para catálogos de producto y formularios de etiqueta) y Dirección (URL) / Subir archivo. En la parte superior hay además un botón rápido de Logotipo de la empresa: coloca con un clic la primera imagen cuyo nombre contenga “logo”.

💡 ¿Por qué no hay una carga aparte?

Sus logotipos ya están en la base de datos de HNR y son comunes con el lado de escritorio. Si abriéramos un segundo almacén de imágenes solo para los formularios, al cambiar el logotipo no se sabría cuál es el vigente. Actualice la imagen una vez en Imágenes y los formularios la seguirán.

⚠ Si la lista de imágenes aparece vacía

Esa empresa no tiene base de datos de imágenes/archivos (es normal en las empresas de prueba). Puede escribir el nombre del archivo a mano en la casilla inferior de la ventana; en la empresa real se encontrará con ese mismo nombre.

3. El formulario de compra y el de venta son distintos

En ofertas, pedidos, facturas y albaranes aparece arriba el selector Compra / Venta. El mismo tipo de documento tiene entonces dos formularios distintos y ninguno pisa al otro: el predeterminado de venta y el de compra se eligen por separado.

El motivo es que los textos son opuestos: en la venta pone "el presente documento es nuestra oferta, el pago se hará a nuestras cuentas bancarias"; en la compra, "pedimos estos artículos, nuestra dirección de entrega es…". No caben en una sola plantilla. También en el antiguo cliente, ya retirado, eran dos formularios separados.

🔤 Tres campos prácticos

Nombre del sentido (VENTA / COMPRA) y Etiqueta de la contraparte (Cliente / Proveedor) cambian solos según el sentido. Si usa Etiqueta de la contraparte como título del recuadro del cliente, la misma disposición imprime la palabra correcta en ambos sentidos.

4. La lista de formularios: predeterminado, copia, borrado, importación

La pantalla Ajustes → Preferencias de HNR → Datos de la empresa → Formularios de impresión enumera los formularios guardados. Cada fila tiene cinco botones:

Botón	Qué hace
Diseñar	Abre el formulario en el Diseñador de impresión. Solo administradores.
Vista previa	Abre el formulario con un documento de ejemplo; lo que saldrá en papel puede verlo también quien no sea administrador.
Marcar como predeterminado	Este es el formulario que se usará al imprimir. Hay un solo predeterminado por tipo de documento (y sentido); al marcar uno nuevo, el anterior deja de serlo automáticamente.
Copiar	Crea un segundo formulario con el nombre “(copia)”, para hacer pruebas sin estropear el que funciona.
Eliminar	Borra el formulario. Si borra el predeterminado, el programa le avisa: las impresiones de ese tipo vuelven al formulario listo, así que se siguen imprimiendo.

📄 “Tipos que se imprimen con el formulario listo”

Este recuadro bajo la lista muestra los tipos de documento que no tienen diseño propio. Si pulsa en uno, el diseñador se abre con el formulario listo de ese tipo; en cuanto lo guarde, ese tipo pasará a imprimirse con su formulario.

Etiqueta de pieza UID y etiqueta de caja (Data Matrix)

Se añadió al diseñador un nuevo tipo de objeto: Data Matrix (ECC 200). Su valor procede de un campo o se construye a partir de la correspondencia UII de MIL-STD-130: el identificador de empresa (CAGE), el número de pieza y el número de serie se combinan y se codifican como portador ISO/IEC 15434 Format 06. Su código CAGE se define una sola vez; el programa nunca inventa un número de serie. Detalle: Trazabilidad de defensa → UII.