Portal Pelanggan — Panduan dari Nol

Pelanggan Anda setiap hari menanyakan hal yang sama: "Pesanan saya sampai di mana?", "Bisa kirimkan salinan fakturnya?", "Berapa utang saya?". Portal pelanggan memberikan jawabannya langsung kepada pelanggan, di halaman yang terbuka di ponselnya. Karyawan dealer atau perusahaan pembeli melihat pesanan, faktur, saldo, dan laporan mutasi akun kontaknya sendiri; melaporkan pembayaran, mengajukan retur, dan membuat pesanan. Anda memutuskan semua permintaan di satu jendela di HNR.

1. Portal sekilas

Pelacakan pesanan: alur status setiap pesanan — diterima → dikonfirmasi → dalam produksi (dengan persentase) → dikirim (nomor resi dan tautannya) → sudah diterima (penerima dan tanggal) → sudah difakturkan; tanggal kirim yang dijanjikan.
Dokumen: faktur, surat jalan, penawaran, dan formulir pesanan — lihat di layar atau unduh PDF.
Akun saya: saldo, faktur lewat jatuh tempo dan yang jatuh tempo dalam 7 hari, informasi pembayaran perusahaan Anda (IBAN), laporan mutasi akun (di layar dan PDF).
Permintaan: pemberitahuan pembayaran (jumlah, tanggal, bukti transfer), permintaan retur (faktur, item, jumlah, alasan, maksimal 3 foto), permintaan penawaran, permintaan dokumen, permintaan perubahan pesanan.
Membuat pesanan: cari produk, masukkan ke keranjang, kirim; harga dihitung server. Pelanggan yang memiliki kontrak payung membuat pesanan call-off dari kontrak tersebut.
Notifikasi: selalu di dalam portal; juga lewat email atau WhatsApp bila pengguna memilihnya dan layanan pesan perusahaan terhubung. Portal tersedia dalam 24 bahasa dan dirancang untuk ponsel terlebih dahulu.

2. Penyiapan awal: izin, pengaturan, dan pengguna layanan

Pengaturan › Pengguna › grup Portal pelanggan memiliki dua izin: Pengguna portal dan permintaan pelanggan (musteri_portali — mengundang pengguna, memutuskan permintaan, melihat riwayat notifikasi) dan Pengaturan portal dan kredensial layanan (musteri_portali_yonet — pengaturan dan pengguna layanan). Administrator memiliki keduanya.

Kemudian buka grup Pengaturan › Informasi Perusahaan › Portal pelanggan (layar yang sama juga menjadi tab Pengaturan di jendela "Portal pelanggan"): aktifkan portal, isi nama perusahaan, warna aksen, dan alamat logo yang akan dilihat pelanggan; pilih dokumen yang tampil di portal (faktur, surat jalan, pesanan, penawaran, laporan mutasi akun), apakah pelanggan boleh memesan, dan pesanan call-off dari kontrak payung; tetapkan informasi pembayaran (teks bank / IBAN dan catatan pembayaran), bahasa bawaan, batas waktu permintaan retur (hari, 0 = tanpa batas), serta penanggung jawab permintaan yang menerima pesan untuk setiap permintaan baru. Di tempat yang sama setiap peristiwa notifikasi kepada pelanggan dapat dinonaktifkan satu per satu.

⚠️ Tanpa pengguna layanan portal tidak ada yang bisa masuk

Portal memakai hak akses seorang pengguna HNR untuk membaca data perusahaan dan menulis pesanan. Tetapkan di kotak Pengguna layanan portal pada grup pengaturan yang sama: masukkan nama pengguna dan kata sandi HNR; Verifikasi dan simpan mencoba kredensial ke HNR lalu menyimpannya terenkripsi (kunci HNR_PORTAL_KIMLIK_ANAHTARI, bila tidak ada memakai kunci koneksi bank langsung; bila tidak ada kunci sama sekali, kredensial tidak disimpan — tidak pernah disimpan sebagai teks biasa). Kami menyarankan pengguna terpisah yang dibuat khusus untuk portal: hak membaca kontak dan dokumen serta menulis pesanan sudah cukup. Bila pengguna layanan belum ditetapkan, peringatan muncul di atas jendela dan pelanggan tidak dapat masuk.

💡 Alamat portal

Portal terbuka di alamat /portal/ pada server HNR Anda. Tautan undangan membawa pelanggan langsung ke portal perusahaan Anda; pelanggan tanpa tautan mengetik kode portal yang Anda berikan di layar masuk. Agar tautan di pesan email dan WhatsApp mengarah ke alamat yang benar, administrator server harus mengisi PORTAL_ADRES dengan alamat publik portal.

3. Mengundang pengguna pelanggan

Buka kartu kontak › tab Portal: pengguna portal dan permintaan terbuka kontak tersebut tampil di sini. Dengan Undang pengguna isi email, nama lengkap, ponsel (WhatsApp), dan peran (email dan nomor ponsel di kartu kontak disarankan). Buat undangan menghasilkan tautan: salin dan teruskan lewat saluran yang Anda percaya, atau kirim langsung lewat email atau WhatsApp. Tautan berlaku 7 hari dan hanya dapat dipakai sekali untuk menetapkan kata sandi. Pengguna semua kontak juga tercantum di tab Pengguna pada jendela "Portal pelanggan".

Peran	Yang dapat dilakukan
Hanya melihat	Melihat pesanan, dokumen, saldo, dan laporan mutasi; melaporkan pembayaran dan mengajukan permintaan. Tidak dapat memesan.
Dapat memesan	Semua yang dapat dilakukan peran hanya melihat + pesanan dan (bila aktif) pesanan call-off.
Administrator pelanggan	Dapat memesan + penanggung jawab di pihak pelanggan. Peran ini hanya dapat diberikan atau diubah oleh pengguna dengan izin `musteri_portali_yonet`.

Status pengguna adalah Menunggu undangan diterima, Aktif, Terkunci, atau Nonaktif. Tombol pada baris: Buka kunci (menghapus kunci akibat kata sandi salah), Kunci, Tutup sesi (langsung mengakhiri semua sesi portal pengguna yang terbuka), Perbarui undangan, dan Kirim tautan kata sandi. Pelanggan yang lupa kata sandi dapat mengatur ulang sendiri di layar masuk dengan Saya lupa kata sandi; undangan baru adalah cara administrator mengatur ulang kata sandi. Undangan tidak dikirim ke pengguna nonaktif; ubah statusnya terlebih dahulu.

4. Portal dari sisi pelanggan

Pelanggan membuka tautan undangan, menetapkan kata sandi (minimal 10 karakter, dengan minimal satu huruf dan satu angka), lalu masuk. Menu bawah memiliki empat bagian: Beranda (saldo, lewat jatuh tempo, jatuh tempo dalam 7 hari, permintaan terbuka, pesanan terbuka, dan notifikasi terbaru; pintasan Buat pesanan, Ajukan permintaan retur, Laporkan pembayaran), Pesanan (terbuka atau 120 hari terakhir; mengetuk pesanan menampilkan alur status, item, dan dokumen), Akun (debit/kredit, faktur terbuka dan hari keterlambatan, informasi pembayaran, laporan mutasi akun untuk rentang tanggal beserta PDF-nya), dan Permintaan. Menu di kanan atas membuka faktur, surat jalan, penawaran (24 bulan terakhir), notifikasi, dan pengaturan; pengaturan berisi bahasa, saluran notifikasi, dan ubah kata sandi.

ℹ️ Angkanya sama dengan di HNR

Portal tidak menghitung jumlah apa pun sendiri: saldo dan laporan mutasi dibaca dari akun kontak itu sendiri, status pesanan dari catatan pesanan, perintah produksi, pengiriman, dan faktur. Pembayaran yang dilaporkan pelanggan tidak mengubah saldo sampai Anda mencatat penerimaannya; PDF dibuat dengan desain yang sama seperti di perancang cetak.

5. Pesanan dan pesanan call-off dari portal

Bila pemesanan diaktifkan di pengaturan dan peran pengguna mengizinkan, pelanggan mencari produk dengan kode atau nama, memasukkan kuantitas, lalu mengirim pesanan (maksimal 50 item). Total di layar hanyalah perkiraan: harga dihitung server — daftar harga dan kampanye yang ditetapkan untuk pelanggan itu (Harga dan Kampanye), bila tidak ada memakai harga kartu. Sebelum disimpan, pesanan melewati pemeriksaan limit kredit: bila kebijakannya "ajukan persetujuan", pesanan diterima sebagai menunggu persetujuan dan pelanggan melihat "akan diproses setelah disetujui"; bila "blokir" atau kontak diblokir, pesanan tidak diterima dan pelanggan membaca bahwa ia perlu menghubungi perwakilan penjualannya. Pesanan yang sama tidak dapat dikirim dua kali.

Bila pelanggan memiliki kontrak payung dan pesanan call-off diaktifkan di pengaturan, portal menampilkan kontrak, tanggal berakhirnya, dan sisa komitmen; pelanggan mengisi tanggal kirim yang diminta lalu mengirim pesanan call-off. Harga kontrak, kebijakan kelebihan, dan izin sekali pakai diterapkan di server sama seperti pesanan call-off yang dibuat di HNR.

6. Permintaan: retur, pemberitahuan pembayaran, permintaan penawaran dan dokumen

Jenis permintaan	Yang diisi pelanggan
Permintaan retur	Faktur, item dan jumlah yang diretur (tidak boleh melebihi jumlah di faktur), alasan (tiba rusak, produk salah, tiba tidak lengkap, masalah kualitas, dikirim berlebih, lainnya), maksimal 3 foto. Bila faktur sudah melewati masa retur, permintaan tidak dapat diajukan.
Pemberitahuan pembayaran	Jumlah yang dibayar, tanggal pembayaran (tidak boleh di masa depan), bukti transfer opsional (foto atau PDF, maks. 2 MB). Saldo baru berubah setelah Anda mencatat penerimaannya.
Permintaan penawaran · Permintaan dokumen · Perubahan pesanan	Perihal dan keterangan singkat; bila diajukan dari layar pesanan atau dokumen, dokumen tersebut ditautkan ke permintaan.

Permintaan baru masuk ke penanggung jawab permintaan sebagai pesan di dalam HNR dan tercantum di tab Permintaan pada jendela "Portal pelanggan" (filter: terbuka, semua, menurut jenis). Buka permintaan, periksa foto lampiran dan itemnya, klik Mulai tinjau; lalu Setujui atau Tolak. Alasan penolakan wajib diisi dan dikirim ke pelanggan; saat menyetujui Anda boleh menulis catatan opsional. Setelah pekerjaan selesai, Tutup sebagai selesai. Setiap keputusan dikirim ke pelanggan sebagai notifikasi; riwayat permintaan (siapa, kapan, status apa) tetap tersimpan di kartu permintaan. Pelanggan hanya dapat membatalkan permintaan selama masih terbuka.

⚠️ Menyetujui retur tidak menerbitkan faktur retur

Persetujuan hanya menerima permintaan. Logistik retur (jadwal penjemputan, penerimaan barang, keputusan kualitas) belum tersedia: saat barang tiba, terbitkan faktur retur dari layar dokumen yang biasa, lalu Tutup sebagai selesai.

7. Notifikasi dan rangkaian komunikasi

HNR mengenali sendiri peristiwa yang berkaitan dengan urusan pelanggan dan memberi tahu pelanggan. Notifikasi selalu tampil di portal; bila pengguna memilih email atau WhatsApp di pengaturannya, layanan pesan perusahaan terhubung, dan alamatnya tercatat, notifikasi juga dikirim lewat saluran itu. Teksnya disusun dalam bahasa pilihan pelanggan (24 bahasa).

Peristiwa	Kapan
Pesanan diterima · Pesanan dikonfirmasi	Saat pesanan disimpan; saat tidak ada lagi yang menunggu di antrean persetujuan.
Produksi dimulai	Saat konfirmasi pertama dicatat pada perintah produksi pesanan (dengan persentase). Nonaktif secara bawaan.
Dikirim · Sudah diterima pelanggan	Saat pengiriman berangkat (dengan ekspedisi dan nomor resi); saat bukti serah terima (POD) disimpan.
Faktur diterbitkan	Saat faktur penjualan diterbitkan; tautannya menuju PDF di portal.
Laporan bulanan	Pada 5 hari pertama setiap bulan, untuk bulan sebelumnya, dengan saldo terkini.
Pengingat jatuh tempo	Setiap langkah yang dikirim oleh rangkaian pengingat penagihan juga masuk ke portal.
Permintaan diterima · Keputusan permintaan · Keputusan retur	Saat permintaan diajukan; pada setiap perubahan status (alasan penolakan atau catatan ditambahkan ke teks).

Tugas yang mencari peristiwa nonaktif secara bawaan; administrator server mengaktifkannya dengan PORTAL_BILDIRIM_GOREV=1, lalu tugas memindai setiap 15 menit. Walaupun tugas nonaktif, tombol Pindai sekarang di tab Notifikasi pada jendela "Portal pelanggan" menjalankan satu putaran (hasil: berapa peristiwa diproses, notifikasi ditulis, pengiriman eksternal, dan galat). Peristiwa yang sama tidak pernah diberitahukan dua kali. Riwayat notifikasi dicantumkan dengan peristiwa, saluran, status (terkirim, menunggu, dilewati, galat), dan teks galat; "dilewati" biasanya berarti layanan pesan tidak terhubung atau alamatnya kosong.

8. Keamanan

Pelanggan hanya melihat kontaknya sendiri. Mencoba membuka dokumen, pesanan, atau permintaan kontak lain menghasilkan "tidak ditemukan" — bahkan keberadaan dokumennya pun tidak terungkap.
Rem masuk: setelah 20 percobaan gagal per menit dari satu alamat IP, login dihentikan sementara; 5 kata sandi salah pada satu akun menguncinya selama 15 menit.
Kata sandi minimal 10 karakter dengan minimal satu huruf dan satu angka; disimpan sebagai hash yang kuat. Kode pengaturan ulang kata sandi berlaku 15 menit.
Sesi berakhir setelah 30 menit tanpa aktivitas dan paling lambat setelah 12 jam. Langkah kedua opsional: kode 6 digit yang dikirim lewat email atau WhatsApp saat masuk; bila salurannya tidak siap, login ditolak (tidak dilewati diam-diam).
Semua akses portal dicatat di log audit (perusahaan, kontak, pengguna, operasi, IP) dan tampil di jejak akses HNR dengan nama pengguna portal. Portal tidak dapat menjangkau endpoint milik HNR sendiri.

9. Di ponsel

Portal sendiri dibuat untuk ponsel terlebih dahulu: menu bawah, area sentuh yang besar, menambahkan foto dengan kamera; pada bahasa yang ditulis dari kanan ke kiri (Arab, Urdu, Persia) halaman berbalik otomatis. Di sisi HNR, pada layar di bawah 7 inci jendela "Portal pelanggan" terbuka dalam tata letak Taman + Langkah: permintaan dipilih dari daftar 1 · Daftar permintaan, lalu pada langkah 2 · Permintaan foto, item, dan tombol keputusan tampil dalam satu kolom; Pengguna dan Notifikasi tampil sebagai daftar kartu.

10. Batasan yang diketahui

Karena PDF resmi faktur e-Arsip tidak disimpan terpisah, portal memberikan PDF faktur dari perancang cetak.
Logistik retur (jadwal penjemputan, penerimaan barang, keputusan kualitas) belum tersedia; faktur retur diterbitkan dari layar dokumen yang biasa.
Tidak ada pembayaran dengan kartu; pelanggan hanya melaporkan transfer bank yang sudah dilakukan.

Panduan terkait: Lapangan dan B2B · Limit Kredit dan Risiko · Kontrak Payung · Pengiriman · Jatuh Tempo dan Penerimaan · Semua modul.