Pengiriman dan Logistik — Panduan dari Nol

Setelah surat jalan diterbitkan, barang masih di gudang. Kendaraan mana, urutan mana, berapa koli, apakah ada koli yang tertinggal, dan kapan serta kepada siapa pelanggan benar-benar menerima barang biasanya tercatat di kertas atau di telepon. Jendela Pengiriman menyatukan rantai ini: memotong dan melabeli koli, membagi pengiriman hari itu ke kendaraan, menampilkan muatan dan urutan rute, menghitung pemuatan dengan kode QR, mengambil bukti serah terima bertanda tangan dan berfoto dari ponsel sopir, lalu menulis tanggal serah terima sebenarnya ke laporan tepat waktu dan lengkap (OTIF).

1. Alur sekilas

Pengemasan: usulan koli dari baris surat jalan (atau pesanan yang belum bersurat jalan); setelah dipotong, tiap koli mendapat nomor (KL…) dan label QR.
Perencanaan: di papan pengiriman, dokumen yang menunggu diseret ke satu hari dan satu kendaraan (atau ekspedisi); pengiriman mendapat nomor (SV…).
Pemuatan: petugas gudang memindai koli; jika ada koli kurang, lebih, atau tak dikenal, pemuatan tidak dapat dikonfirmasi.
Di jalan: sopir mengetuk "Saya berangkat"; rute hari itu tampil berurutan di ponsel, dengan tautan petunjuk arah untuk tiap pemberhentian.
Serah terima: di pemberhentian, "Serahkan" — koli, nama penerima, tanda tangan, dan foto opsional. Hasilnya bisa lengkap, sebagian, retur, atau tidak dapat diserahkan.
Sesudahnya: tanggal serah terima sebenarnya dari surat jalan disimpan; laporan OTIF memakainya dan perencana menerima pesan.

2. Pengaturan awal: hak akses dan data induk

Pengaturan › Pengguna › Pengiriman / logistik memiliki empat hak: Pengiriman: pengemasan dan pemuatan (petugas gudang), Perencanaan pengiriman dan data induk (penanggung jawab logistik), Layar sopir (hanya pengiriman yang ditugaskan kepadanya) dan Input bukti serah terima (POD) (mencatat serah terima untuk pemberhentian mana pun dari kantor). Pengguna dengan bit lama "Izin pengiriman" dapat mengemas dan memuat. Di templat peran, peran Sopir hanya membuka layar sopir.

Kemudian di tab Data induk: Kendaraan (pelat, jenis, kapasitas kg / desi / palet, sopir bawaan, tanggal berakhir uji KIR, asuransi, dan asuransi kendaraan), Sopir (nama, telepon, masa berlaku SIM dan SRC; kolom Nama pengguna adalah pengguna HNR sopir — layar sopir bekerja melalui tautan ini), Ekspedisi (kode, nama, templat alamat pelacakan https://…{takip}), Standar koli (per barang: isi per koli, berat satuan, berat koli kosong, ukuran koli, koli per palet) dan Kalender jatuh tempo (uji, asuransi, SIM, SRC yang berakhir dalam 60 hari). Kendaraan, sopir, atau ekspedisi yang sudah dipakai tidak dihapus, melainkan dinonaktifkan.

3. Pengemasan dan label koli

Usulkan koli melihat standar koli barang: bila isi per koli ditentukan, keluar koli penuh dan sisa tidak pernah disembunyikan (250 pcs, isi 100 → 100 + 100 + 50). Barang tanpa standar dan sisa dikumpulkan per dokumen ke koli campuran; jika melewati 25 kg dibuka koli baru. Berat = jumlah × berat satuan + berat koli kosong; desi = lebar × panjang × tinggi / 3000 (dari ukuran koli, atau dari volume produk). Produk yang berat atau ukurannya tidak diketahui ditampilkan dengan peringatan; kg bruto dan ukuran dapat dikoreksi manual pada usulan. Potong koli mengambil nomor dari seri dan menulis nomor koli serta nomor surat jalan ke kode QR koli; Cetak label membuat PDF label 100 × 150 mm. Baris yang sama tidak bisa dikemas melebihi jumlah dokumen.

4. Papan pengiriman: penugasan kendaraan dan muatan

Di kiri ada Pengiriman tertunda: surat jalan keluar (penjualan dan retur pembelian) yang belum masuk pengiriman, serta pesanan penjualan terbuka yang tanggal serahnya dalam rentang terpilih. Tiap baris menampilkan tanggal janji, perkiraan kg dan desi, jumlah koli, dan lencana keterlambatan. Di papan, kolom adalah hari dan baris adalah kendaraan; ada juga baris Tanpa kendaraan, Ekspedisi, dan Diambil pelanggan. Letakkan dokumen (atau beberapa dokumen yang dicentang) di kartu pengiriman untuk menambahkannya; letakkan di sel kosong untuk membuka pengiriman baru untuk hari dan kendaraan itu. Menyeret kartu ke sel lain mengubah tanggal atau kendaraannya. Dokumen pelanggan yang sama ke alamat yang sama menjadi satu pemberhentian. Batang di kartu adalah muatan: rasio tertinggi dari kg, desi, dan palet; hijau sampai 80%, kuning sampai 100%, merah di atasnya. Untuk dokumen tanpa koli, muatan diperkirakan dari standar koli.

5. Kartu pengiriman, rute, dan set dokumen

Mengklik kartu membuka kartu pengiriman di kanan: kepala (tanggal, jenis angkutan, kendaraan, sopir, ekspedisi, dan nomor resi), batang muatan, pemberhentian, dan jejak proses. Usulkan rute mengurutkan pemberhentian: yang koordinatnya diketahui dengan aturan pemberhentian terdekat dari gudang (jarak garis lurus), lalu yang tanpa koordinat menurut provinsi, kecamatan, dan alamat. Tidak memakai layanan peta; koordinat dipelajari dari lokasi serah terima sopir. Urutan juga bisa diubah manual dengan ↑ ↓. Set dokumen (PDF) mencetak dalam satu file untuk setiap pemberhentian: surat jalan, packing list, label ekspedisi untuk kiriman ekspedisi, dan semua label koli; tiap bagian dengan ukuran kertasnya sendiri (A4 dan 100 × 150 mm). Packing list (Inggris) untuk ekspor. Formulir dapat dirancang sendiri di Pengaturan › Formulir Cetak dengan jenis Packing list, Label koli, dan Label ekspedisi.

6. Pemindaian pemuatan

Saat Pemindaian pemuatan terbuka, pindai label koli: pemindai tangan mengetik ke kotak teks (Enter), di ponsel Pindai dengan kamera memindai terus-menerus dan kode yang sama tidak dihitung dua kali dalam dua detik. Daftar dibagi Terpindai dan Kurang; koli pengiriman lain, kode tak dikenal, dan kode yang terpindai dua kali dicantumkan terpisah. Konfirmasi pemuatan hanya aktif bila tidak ada yang kurang atau lebih; Konfirmasi dengan kekurangan mengeluarkan koli yang kurang dari pengiriman dan meninggalkannya di gudang. Pesanan tanpa surat jalan tidak dapat dimuat. Setelah konfirmasi status menjadi Dimuat; saat sopir mengetuk "Saya berangkat" menjadi Di jalan.

7. Layar sopir dan bukti serah terima

Sopir masuk dari ponsel dan membuka Pengiriman; Rute saya menampilkan pengiriman hari ini (dan yang masih di jalan dari hari sebelumnya) menurut urutan pemberhentian. Pemberhentian berikutnya disorot; Petunjuk arah membuka aplikasi peta, nomor telepon dapat diketuk untuk menelepon. Serahkan terdiri dari tiga langkah: 1. Koli — pindai koli atau biarkan tercentang; koli yang tidak dicentang dianggap retur, bila semua tidak dicentang hasilnya retur. Kotak Tidak dapat diserahkan untuk kondisi seperti penerima tidak ada atau alamat tutup. 2. Bukti — nama dan tanda tangan jari penerima (wajib), foto opsional (ponsel mengecilkannya ke 1600 piksel). 3. Simpan — bisa menambah lokasi dan catatan; untuk pemberhentian yang tidak terserah atau retur, keterangan wajib. Bila gagal disimpan, layar tetap terbuka; tidak ada antrean luring, tekan Simpan lagi saat koneksi kembali. Bukti satu pemberhentian tidak bisa diisi dua kali; catatan salah dikoreksi di kartu dengan Batalkan catatan serah terima dan alasan, dengan hak perencanaan.

8. Setelah serah terima: status surat jalan, OTIF, retur

Saat bukti disimpan, surat jalan pemberhentian menjadi Sudah diserahkan (atau sebagian / retur) dan tanggal serah sebenarnya dicatat. Laporan OTIF di kartu kontak dan Laporan › Penjualan › OTIF kini memakai tanggal ini, bukan tanggal faktur, sebagai saat serah pesanan untuk surat jalan tersebut; serah sebagian atau retur tidak dihitung "lengkap". Bila semua pemberhentian selesai, pengiriman menjadi Sudah diserahkan, Retur, atau Diserahkan sebagian. Surat jalan pemberhentian yang tidak terserah kembali ke pengiriman tertunda dan bisa direncanakan ulang. Pembuat pengiriman menerima pesan; notifikasi WhatsApp ke pelanggan hanya dikirim bila administrator mengaktifkannya. Koli retur ditandai; proses penerimaan retur ada di modul lain.

9. Di ponsel (Taman)

Pada layar di bawah 7 inci, jendela bekerja langkah demi langkah: Rute saya (sopir), Muat (pilih pengiriman → pindai → konfirmasi), Rencanakan (1. dokumen, 2. kendaraan atau ekspedisi, 3. konfirmasi), Kemas (dokumen → usulan → label), Pengiriman dan Data induk. Untuk memindai dengan kamera, ponsel harus tersambung lewat alamat HTTPS (lihat panduan Seluler).

10. Peringatan umum

"… sudah ada di pengiriman …" — dokumen ada di pengiriman terbuka lain; keluarkan dulu atau pindahkan kartunya.
"Pemuatan kurang atau lebih …" — ada koli belum terpindai; cari atau gunakan Konfirmasi dengan kekurangan.
"Berat satuan belum ditentukan", "Ukuran koli belum ditentukan" — lengkapi produk di Data induk › Standar koli.
"Pengguna Anda belum terhubung ke data sopir" — isi nama pengguna sopir di Data induk › Sopir.

11. Belum ada di versi ini

Tarif angkutan dan alokasi biaya pengiriman, dasbor KPI logistik, preferensi serah pelanggan (jam serah per alamat), integrasi otomatis dengan ekspedisi (saat ini nomor resi dan status diisi manual), catatan serah luring, serta dokumen ekspor proforma / CMR / ATR direncanakan sebagai pekerjaan terpisah. Titik sambungnya sudah tersedia.

Panduan terkait: Gudang · Seluler · Laporan · Semua modul.