Sevkiyat ve Lojistik — Sıfırdan Rehber

İrsaliye kesildikten sonra mal hâlâ depodadır. Hangi araca, hangi sırayla, kaç koli olarak yükleneceği; araçtan eksik koli çıkıp çıkmadığı ve müşterinin malı gerçekten ne zaman, kime teslim aldığı çoğu firmada kâğıtta ya da telefonda kalır. Sevkiyat penceresi bu zinciri tek yerde tutar: kolileri keser ve etiketler, günün sevklerini araçlara dağıtır, doluluğu ve rota sırasını gösterir, yüklemeyi karekodla sayar, sürücünün telefonundan imzalı ve fotoğraflı teslimat kanıtı alır, gerçek teslim tarihini zamanında-tam-teslim (OTIF) raporuna yazar.

1. Akış bir bakışta

Paketleme: irsaliye (ya da henüz irsaliyesi kesilmemiş sipariş) kalemlerinden koli önerisi; koli kesilince numara (KL…) ve karekodlu etiket.
Planlama: Sevkiyat tahtasında bekleyen belgeler bir güne ve bir araca (ya da kargoya) sürüklenir; sevkiyat numarası (SV…) verilir.
Yükleme: depocu kolileri okutur; eksik, fazla ya da tanınmayan koli varsa onay verilmez.
Yolda: sürücü "Yola çıktım" der; telefonunda günün rotası sırayla görünür, her durak için yol tarifi bağlantısı vardır.
Teslim: durakta "Teslim et" — koliler, teslim alanın adı, imzası ve isteğe bağlı fotoğraf. Sonuç tam, kısmi, iade ya da teslim edilemedi olabilir.
Sonrası: irsaliyenin gerçek teslim tarihi kaydedilir; OTIF raporları bu tarihi kullanır, planlayana mesaj gider.

2. İlk kurulum: yetkiler ve tanımlar

Ayarlar › Kullanıcılar › Sevkiyat / lojistik grubunda dört yetki vardır: Sevkiyat: paketleme ve yükleme (depocu), Sevkiyat planlama ve tanımlar (lojistik sorumlusu), Sürücü ekranı (yalnız kendisine atanmış sevkiyatlar) ve Teslimat kanıtı (POD) girişi (ofisten her durağa teslim kaydı). Eski "Sevkiyat izni" biti olanlar paketleme ve yükleme yapabilir. Rol şablonlarında Sürücü / Şoför rolü yalnız sürücü ekranını açar.

Sonra Tanımlar sekmesinde: Araçlar (plaka, tür, kg / desi / palet kapasitesi, varsayılan sürücü, muayene, trafik sigortası, kasko bitişleri), Sürücüler (ad, telefon, ehliyet ve SRC bitişi; Kullanıcı adı alanı sürücünün HNR kullanıcısıdır — sürücü ekranı bu eşlemeyle çalışır), Kargo firmaları (kod, ad, takip adresi şablonu https://…{takip}), Koli standartları (stok başına koli içi adet, birim ağırlık, boş koli ağırlığı, koli ölçüsü, palet başına koli) ve Bitiş takvimi (önümüzdeki 60 günde biten muayene, sigorta, ehliyet, SRC). Sevkiyatta kullanılmış araç, sürücü ya da kargo firması silinmez, pasifleşir.

3. Paketleme ve koli etiketi

Koli öner kalemin koli standardına bakar: koli içi adet tanımlıysa tam koliler çıkar, artan miktar gizlenmez (250 adet, koli içi 100 → 100 + 100 + 50). Standardı olmayan kalemler ve artanlar belge başına karışık koliye toplanır; karışık koli 25 kg'ı geçerse yeni koli açılır. Ağırlık = miktar × birim ağırlık + boş koli ağırlığı; desi = en × boy × yükseklik / 3000 (koli ölçüsünden, yoksa ürün hacminden). Ağırlığı ya da ölçüsü bilinmeyen ürün uyarıyla gösterilir; öneride brüt kg ve ölçü elle düzeltilebilir. Koli kes numarayı seriden verir ve kolinin karekoduna koli numarasıyla irsaliye numarasını yazar; Etiketleri bas 100 × 150 mm etiket PDF'i üretir. Aynı kalem belge miktarından fazla kolilenemez.

4. Sevkiyat tahtası: araç atama ve doluluk

Solda Bekleyen sevkler vardır: henüz bir sevkiyata atanmamış çıkış irsaliyeleri (satış ve alış iadesi) ile teslim tarihi seçilen ufuk içindeki açık satış siparişleri. Her satırda söz tarihi, tahmini kg ve desi, koli sayısı ve gecikme rozeti görünür. Tahtada sütunlar günler, satırlar araçlardır; ayrıca Araç atanmamış, Kargo ve Müşteri teslim alır satırları vardır. Belgeyi (ya da işaretlediğiniz birkaç belgeyi) bir sevkiyat kartına bırakırsanız eklenir; boş hücreye bırakırsanız o gün ve araç için yeni sevkiyat açılır. Kartı başka hücreye sürüklemek tarihini ya da aracını değiştirir. Aynı müşterinin aynı adrese giden belgeleri tek durak olur. Kart üzerindeki çubuk doluluktur: kg, desi ve palet oranlarının en yükseği; %80'e kadar yeşil, %100'e kadar sarı, üstü kırmızı. Kolisi kesilmemiş belgenin yükü koli standardından tahmin edilir.

5. Sevkiyat kartı, rota ve belge seti

Karta tıklayınca sağda sevkiyat kartı açılır: başlık (tarih, taşıma türü, araç, sürücü, kargo firması ve takip numarası), yük ve doluluk çubukları, duraklar ve işlem izi. Rota öner durakları sıralar: koordinatı bilinen duraklar depodan başlayarak en yakın durak kuralıyla (kuş uçuşu mesafe), koordinatı olmayanlar sonra il, ilçe ve adres sırasıyla. Harita servisi kullanılmaz; koordinatlar sürücünün teslim konumundan öğrenilir. Sırayı ↑ ↓ ile elle de değiştirebilirsiniz. Belge seti (PDF) tek dosyada her durak için irsaliye, çeki listesi, kargo gönderisinde kargo etiketi ve bütün koli etiketlerini basar; her parça kendi kâğıt boyundadır (A4 ve 100 × 150 mm). Packing list (İngilizce) ihracat için İngilizce çeki listesidir. Formları Ayarlar › Baskı Formları'nda Çeki listesi, Koli etiketi ve Kargo etiketi türleriyle kendinize göre tasarlayabilirsiniz.

6. Yükleme taraması

Yükleme taraması açıkken koli etiketlerini okutun: el okuyucusu metin kutusuna yazar (Enter), telefonda Kamerayla okut sürekli tarar, aynı kod iki saniye içinde ikinci kez sayılmaz. Liste Okundu ve Eksik olarak ayrılır; başka sevkiyatın kolisi, tanınmayan kod ve iki kez okunan kod ayrıca yazılır. Yüklemeyi onayla yalnız eksik ve fazla yokken açılır; Eksiklerle onayla eksik kolileri sevkiyattan çıkarıp depoda bırakır. İrsaliyesi kesilmemiş sipariş yüklenemez. Onaydan sonra durum Yüklendi olur; sürücü "Yola çıktım" deyince Yolda.

7. Sürücü ekranı ve teslimat kanıtı

Sürücü telefondan girip Sevkiyat'ı açar; Rotam günün (ve önceki günden kalan yoldaki) sevkiyatlarını durak sırasıyla gösterir. Sıradaki durak vurgulanır; Yol tarifi telefonun harita uygulamasını açar, telefon numarası dokunarak aranır. Teslim et üç adımdır: 1. Koliler — kolileri okutun ya da işaretli bırakın; işareti kaldırılan koli iade sayılır, hepsi kaldırılırsa sonuç iade olur. Teslim edilemedi kutusu alıcı yok, adres kapalı gibi durumlar içindir. 2. Kanıt — teslim alan kişinin adı ve parmakla imzası (zorunlu), isteğe bağlı fotoğraf (telefon 1600 piksele küçültür). 3. Kaydet — konumu ekleyebilir, not yazabilirsiniz; teslim edilemeyen ya da iade edilen durakta açıklama zorunludur. Kayıt yapılmazsa ekran açık kalır; çevrimdışı kuyruk yoktur, bağlantı gelince yeniden Kaydet'e basın. Bir durağın kanıtı iki kez girilemez; yanlış kayıt planlama yetkisiyle kartta Teslim kaydını geri al ile gerekçe yazılarak düzeltilir.

8. Teslimden sonra: irsaliye durumu, OTIF, iade

Kanıt kaydedilince durağın irsaliyeleri Teslim edildi (ya da kısmen / iade) olur ve gerçek teslim tarihi yazılır. Cari kartındaki OTIF raporu ile Raporlar › Satış › OTIF artık bu irsaliyelerin sipariş teslim anı olarak fatura tarihi yerine bu tarihi kullanır; kısmi ya da iadeli teslim siparişi "tam" saymaz. Sevkiyatın bütün durakları kapanınca sevkiyat Teslim edildi, İade ya da Kısmen teslim olur. Teslim edilemeyen durağın irsaliyesi bekleyen sevklere geri döner ve yeniden planlanabilir. Sevkiyatı oluşturan kişiye mesaj gider; müşteriye WhatsApp bildirimi yalnız yöneticinin açtığı kurulumda gönderilir. İade kolileri işaretlenir; iade kabul süreci ayrı modüldedir.

9. Telefonda (Bahçe)

7 inçten küçük ekranlarda pencere adım adım çalışır: Rotam (sürücü), Yükle (sevkiyat seç → okut → onayla), Planla (1. belgeler, 2. araç ya da kargo, 3. onay), Paketle (belge → öneri → etiket), Sevkiyatlar ve Tanımlar. Kamerayla okutma için telefon HTTPS adresiyle bağlanmalıdır (bkz. Mobil rehberi).

10. Sık görülen uyarılar

"… belgesi zaten … sevkiyatında." — belge başka açık sevkiyatta; önce oradan çıkarın ya da kartı taşıyın.
"Yükleme eksik ya da fazla …" — okunmayan koli var; bulun ya da Eksiklerle onayla.
"Birim ağırlığı tanımsız", "Koli ölçüsü tanımsız" — Tanımlar › Koli standartları'nda ürünü tamamlayın.
"Kullanıcınız bir sürücü kaydına bağlı değil" — Tanımlar › Sürücüler'de sürücünün kullanıcı adını girin.

11. Bu sürümde olmayanlar

Nakliye tarifesi ve sevkiyat maliyetinin dağıtımı, lojistik KPI panosu, müşteri teslimat tercihleri (adres başına teslim saati), kargo firmalarıyla otomatik entegrasyon (bugün takip numarası ve durum elle girilir), çevrimdışı teslim kaydı ve proforma / CMR / ATR ihracat belgeleri ayrı iş olarak planlanmıştır. Tahtadaki bağlantı noktaları bunlar için hazırdır.

İlgili rehberler: Depolar · Mobil · Raporlar · Tüm modüller.