Kontrak Payung, Pesanan Call-off, dan Nota Debit/Kredit — Panduan dari Nol

Anda sepakat dengan pelanggan besar: "tahun ini saya membeli 10.000 unit produk ini dengan harga satuan ini"; pelanggan tidak mengambil barang sekaligus, melainkan memanggilnya sebagian demi sebagian. Jendela ini menyimpan kesepakatan itu: berapa yang dijanjikan, berapa yang sudah dipanggil, berapa yang sudah dikirim, dan berapa sisanya; faktur mana yang menyimpang dari harga kontrak dan nota debit atau kredit mana yang harus diterbitkan untuk selisihnya.

1. Kegunaan jendela ini

Jendela ini ada di ubin Penjualan / CRM dan Pembelian dengan nama Kontrak Payung. Ada dua tab:

Kontrak — daftar di kiri, kartu kontrak di kanan: batang sisa komitmen, kalender jadwal pengiriman, riwayat call-off, dan nota milik kontrak.
Nota — semua nota debit dan kredit; saran selisih kurs dan nota manual (denda, bonus) dibuka di sini.

Kontrak yang sama juga tampil di tab Kontrak pada kartu kontak. Selama kontrak aktif, entri pesanan dan faktur mengambil harga dari kontrak (bagian 6).

2. Konsep yang perlu Anda ketahui

Istilah	Artinya
Kontrak payung	Perjanjian penjualan atau pembelian dengan satu kontak untuk periode tertentu: baris, harga, komitmen, dan syarat.
Komitmen	Kuantitas (per baris) atau jumlah total yang dijanjikan untuk dibeli/dijual selama kontrak.
Pesanan call-off	Pesanan yang dibuka dari kontrak. Harga berasal dari kontrak dan kuantitasnya mengurangi sisa komitmen.
Terpakai	Kuantitas yang sudah difakturkan (dikirim) + kuantitas terbuka yang masih ada di pesanan.
Sisa	Komitmen − terpakai. Bila negatif, komitmen terlampaui.
Jadwal pengiriman	Baris × tanggal × kuantitas: kapan dan berapa banyak yang diharapkan dipanggil.
Kebijakan kelebihan	Apa yang terjadi bila komitmen terlampaui: peringatkan dan buka pesanan · minta persetujuan manajer · blokir.
Nota debit	Dokumen yang mendebit kontak (tambahan tagihan ke pelanggan, atau pemasok berutang kepada kita).
Nota kredit	Dokumen yang mengkredit kontak (potongan untuk pelanggan, atau tambahan pembayaran ke pemasok).

3. Kontrak baru: lima langkah

Pihak — nama, kontak, arah (penjualan atau pembelian), periode, mata uang, jenis komitmen (kuantitas per baris · jumlah total · tanpa komitmen), kebijakan kelebihan, jangka bayar, pengiriman, syarat denda dan bonus.
Baris — stok atau grup stok, kuantitas komitmen, harga satuan, diskon, PPN, tingkat (“500:19; 1000:18”), call-off minimum dan maksimum. Kuantitas dan harga dalam satuan dasar stok.
Aturan harga — tetap, terindeks kurs, atau eskalasi persen (bagian 4).
Jadwal pengiriman — isi baris secara manual atau bagi komitmen dengan Bagi rata menurut jumlah bagian dan jarak hari. Opsional.
Konfirmasi — ringkasan; Simpan draf membuka kontrak sebagai draf (tanpa nomor).

4. Aturan harga

Aturan	Perhitungan	Contoh
Tetap	Harga baris (atau tingkat yang sesuai kuantitas) tidak berubah selama periode.	20 TL; call-off 600 unit memakai tingkat 500+, 19 TL.
Terindeks kurs	Harga × (kurs hari itu ÷ kurs dasar di kontrak). Kurs dari sumber yang sama dengan mesin harga (hari ini TCMB, tanggal lampau tabel kurs).	100 TL, dasar USD 32, hari ini 40 → 125 TL.
Eskalasi persen	Harga × (1 + tarif)ⁿ; n = jumlah periode yang selesai sejak awal.	5%, setiap 3 bulan; di bulan ke-6, 100 → 110,25.

5. Aktivasi, persetujuan, dan status

Aktifkan memberi kontrak nomor dari seri dokumen (format bawaan SZ2026000001; Pengaturan › Seri dokumen) dan menyalakan mesin harga. Bila nilai komitmen melebihi ambang jumlah penjualan (atau pembelian) di Manajemen › Persetujuan dan Anda bukan manajer, kontrak masuk ke menunggu persetujuan; setelah manajer menyetujui, tekan Aktifkan lagi.

Draf — dapat diubah penuh, tanpa nomor, dapat dihapus.
Aktif — harga dan baris terkunci; hanya tanggal akhir, kebijakan kelebihan, batas call-off, dan teks syarat yang berubah.
Ditangguhkan — tidak ada call-off, mesin harga tidak memakainya; untuk mengubah harga atau baris, tangguhkan kontrak, ubah, lalu aktifkan lagi.
Ditutup — disimpan sebagai riwayat; nomornya tidak pernah dipakai ulang.

6. Harga kontrak di pesanan dan faktur

Saat pesanan penjualan, penawaran, atau faktur diisi untuk kontak yang memiliki kontrak aktif, harga baris stok (atau grup stok) di kontrak datang dengan prioritas tertinggi — di atas daftar harga khusus kontak. Strip di bawah baris menampilkan lencana Harga kontrak dan nomor kontrak; Mengapa harga ini? menjelaskan tingkat, indeks kurs, atau eskalasi. Kampanye tidak diterapkan pada baris berharga kontrak. Bila Anda mengubah harga secara manual, mesin tidak menimpanya.

7. Membuat pesanan call-off

Di kartu kontrak aktif tekan Buat pesanan call-off: pilih baris, isi kuantitas, bila perlu tautkan ke baris jadwal pengiriman, dan beri tanggal kirim. Batang menunjukkan berapa yang tersisa setelah call-off ini. Buka pesanan call-off membuka pesanan penjualan (atau pembelian) dengan semua pemeriksaan layar pesanan biasa (izin, seri dokumen, stok); harga berasal dari kontrak. Baris jadwal menjadi Dipanggil.

Kuantitas di bawah call-off minimum ditolak; di atas call-off maksimum dihitung kelebihan.
Bila komitmen terlampaui: peringatkan — pesanan dibuka dan call-off berlencana “Kelebihan”; persetujuan manajer — bila Anda bukan manajer permintaan persetujuan dikirim, kirim ulang call-off yang sama dalam 24 jam setelah disetujui; blokir — pesanan tidak dibuka.
Pesanan yang diisi manual di entri pesanan, dan faktur tanpa pesanan, otomatis ditautkan ke kontrak untuk baris kontak + stok yang memiliki kontrak aktif dan dihitung sebagai terpakai.

8. Cara membaca sisa komitmen

Pada batang, biru tua adalah kuantitas terkirim (difakturkan), biru muda call-off terbuka (menunggu di pesanan), dan bagian kosong adalah sisa; teks merah berarti komitmen terlampaui. Untuk pesanan yang difakturkan sebagian, hanya bagian yang difakturkan yang dihitung terkirim. Bagian yang belum dikirim dari pesanan yang sisanya dibatalkan atau dihapus keluar dari hitungan terpakai. Angka dihitung ulang dari faktur dan pesanan setiap kali; Perbarui pemakaian juga menulis hasilnya ke kontrak.

9. Jadwal pengiriman dan peringatan

Baris kalender dikelompokkan per bulan. Status: Direncanakan, Dipanggil (pesanan call-off dibuka), Terkirim (kuantitas faktur dari call-off terkait menutupi baris), Terlambat (tanggal lewat tanpa pengiriman), Batal. Baris jadwal yang terlambat dan kontrak yang berakhir dalam 30 hari muncul di daftar Perhatian Nadi dan kotak perhatian Dasbor Pemilik. Janji Kirim (ATP) opsional dapat menghitung kuantitas jadwal yang belum dipanggil sebagai permintaan yang diharapkan (beklenenTalep=1).

10. Nota selisih harga

Di kartu kontrak pilih Nota › Saran selisih harga › Hitung selisih harga: faktur dalam periode kontrak dan rentang pilihan Anda dibandingkan baris per baris dengan harga kontrak. Pada kontrak penjualan, bila pelanggan difakturkan terlalu rendah selisihnya menjadi nota debit, bila terlalu tinggi nota kredit; kebalikannya pada kontrak pembelian. Faktur retur mengurangi selisih ke arah sebaliknya. Baris faktur yang sudah masuk nota selisih harga tidak disarankan lagi. PPN ditambahkan di atas selisih sesuai tarif PPN baris. Pilih baris lalu tekan Buat draf nota.

11. Nota selisih kurs

Di tab Nota gunakan Saran selisih kurs: isi nomor faktur valuta asing dan tanggal pembayaran. Total valuta faktur dikalikan dengan selisih antara kurs faktur dan kurs hari pembayaran (hari ini kurs jual TCMB, tanggal lampau tabel kurs — sumber yang sama dengan selisih kurs di laporan perusahaan). Pada penjualan, kurs naik menghasilkan nota debit dan kurs turun nota kredit; kebalikannya pada pembelian. Selisih dianggap termasuk PPN (PPN dipisahkan darinya).

Untuk jumlah yang tidak dihitung, seperti denda, bonus, atau koreksi diskon, gunakan Nota manual: kontak, arah, jenis, jumlah (tanpa PPN), dan tarif PPN.

12. Menerbitkan, membatalkan, dan mencetak nota

Terbitkan nota, setelah konfirmasi, memberi nomor dari seri dokumen (DK2026000001) dan menulis mutasi debit atau kredit ke akun kontak melalui jalur kuitansi kontak yang ada (nomor kuitansi juga tampil di nota). Bila mutasi tidak dapat ditulis setelah nomor diambil, nota tetap draf; Selesaikan penerbitan melanjutkan dengan nomor yang sama.
Batalkan membalik mutasi kontak; nomor tetap di register sebagai batal dan tidak pernah dipakai ulang.
Cetak mencetak nota dari peramban. Perancang cetak juga memiliki jenis Nota debit/kredit tempat Anda dapat merancang formulir perusahaan sendiri.
Dokumen elektronik: HNR tidak mengirim nota ke GİB/Coretax; saat diterbitkan HNR mencatat apa yang diperlukan — di Turki selisih harga atau kurs kepada pelanggan harus diterbitkan sebagai e-Fatura, di Indonesia sebagai faktur pengganti (nota retur untuk selisih kuantitas).

13. Jurnal akuntansi

Mutasi kontak dari nota yang diterbitkan menjadi jurnal di jendela Akuntansi dengan peristiwa Nota debit/kredit kontrak (menggantikan aturan 649/659 nota biasa, dengan DPP dan PPN terpisah):

Peristiwa	Turki (bagan seragam)	Indonesia (SAK EP)
Penjualan · nota debit	120 B / 600 A (fiyat) · 646 A (kur) · 649 A (ceza/prim) · 391 A	1-10100 D / 4-40000 K · 7-70100 K · 7-70000 K · 2-20500 K
Penjualan · nota kredit	610 B (fiyat) · 656 B (kur) · 659 B · 391 B / 120 A	4-40200 D · 8-80100 D · 8-80000 D · 2-20500 D / 1-10100 K
Pembelian · nota kredit	153 B · 656 B · 659 B · 191 B / 320 A	1-10200 D · 8-80100 D · 8-80000 D · 1-10500 D / 2-20100 K
Pembelian · nota debit	320 B / 153 A · 646 A · 649 A · 191 A	2-20100 D / 1-10200 K · 7-70100 K · 7-70000 K · 1-10500 K

Akun dapat diubah per perusahaan di Akuntansi › Aturan.

14. Kartu kontak dan ponsel

Tab Kontrak di kartu kontak menampilkan kontrak dan batang sisa komitmen; mengklik membuka jendela kontrak. Di ponsel (Taman / Langkah) kartu kontrak satu kolom; Buat pesanan call-off tiga langkah (baris → kuantitas dan pengiriman → konfirmasi), dan penerbitan nota dikonfirmasi dengan dua sentuhan.

15. Siapa dapat melakukan apa

Melihat: modul pesanan, faktur, atau penawaran.
Menulis kontrak dan membuka call-off: manajer, atau pesanan + izin pesanan di arah itu (pesanan keluar untuk penjualan, pesanan masuk untuk pembelian).
Menerbitkan dan membatalkan nota: manajer atau izin kuitansi kontak (pembatalan juga memerlukan izin hapus kuitansi kontak).
Setiap perubahan meninggalkan jejak (siapa, kapan, apa).

16. Pertanyaan umum

Harga kontrak tidak masuk ke pesanan. Apakah kontrak aktif, apakah tanggal dalam periode kontrak, apakah stok di baris merupakan baris kontrak atau dalam grup stok baris? Bila Anda mengubah harga secara manual, mesin tidak menimpanya.

Saran selisih harga kosong. Faktur diterbitkan tepat sesuai harga kontrak, atau baris-baris itu sudah masuk nota selisih harga (saran menampilkan jumlah “sudah dinotakan”).

Bisakah saya menghapus nota bernomor? Tidak; nota dibatalkan. Nomor tidak pernah hilang dan tidak pernah dipakai ulang.

Panduan terkait: Entri Dokumen · Harga dan Kampanye · Janji Kirim · Seri Dokumen · Akuntansi · Formulir Cetak · Seluler.