Çerçeve Sözleşme, Çağrı Siparişi ve Dekont — Sıfırdan Rehber

Büyük müşterinizle "bu yıl şu üründen 10.000 adet, adedi şu fiyattan alacağım" diye anlaşırsınız; müşteri malı tek seferde değil, parça parça çağırır. Bu pencere o anlaşmayı tutar: ne kadar söz verildi, ne kadarı çağrıldı, ne kadarı sevk edildi, ne kadar kaldı; hangi faturada sözleşme fiyatından sapıldı ve bu fark için hangi dekontun kesilmesi gerekiyor.

1. Bu pencere ne işe yarar

Pencere Satış / CRM ve Satın Alma kutucuklarında Çerçeve Sözleşmeler adıyla durur. İki sekmesi vardır:

Sözleşmeler — solda liste, sağda sözleşme kartı: kalan taahhüt çubukları, teslimat planı takvimi, çağrı geçmişi ve sözleşmenin dekontları.
Dekontlar — bütün borç ve alacak dekontları; kur farkı önerisi ve elle dekont (ceza, prim) buradan açılır.

Aynı sözleşmeler cari kartındaki Sözleşmeler sekmesinde de görünür. Sözleşme aktif olduğu sürece sipariş ve fatura girişinde fiyat sözleşmeden gelir (bölüm 6).

2. Bilmeniz gereken kavramlar

Terim	Ne demek
Çerçeve sözleşme	Bir cariyle belirli bir süre için yapılan satış ya da alış anlaşması: kalemler, fiyatlar, taahhüt ve koşullar.
Taahhüt	Sözleşme süresince alınacağı/verileceği söylenen miktar (kalem başına) ya da toplam tutar.
Çağrı siparişi	Sözleşmeden açılan sipariş. Fiyat sözleşmeden gelir, miktarı kalan taahhütten düşer.
Tüketilen	Faturalanmış (sevk edilmiş) miktar + siparişte bekleyen açık miktar.
Kalan	Taahhüt − tüketilen. Eksiye düşerse taahhüt aşılmıştır.
Teslimat planı	Kalem × tarih × miktar satırları: ne zaman ne kadar çağrılması beklendiği.
Aşım politikası	Taahhüt aşılırsa ne olacağı: uyar ve siparişi aç · yönetici onayı iste · engelle.
Borç dekontu	Cariyi borçlandıran belge (müşteriden ek tahsil edilecek, ya da tedarikçi bize borçlanıyor).
Alacak dekontu	Cariyi alacaklandıran belge (müşteriye indirim, ya da tedarikçiye ek ödeme).

3. Yeni sözleşme: beş adım

Taraf — ad, cari, yön (satış ya da alış), süre, para birimi, taahhüt türü (kalem başına miktar · toplam tutar · taahhüt yok), aşım politikası, vade, teslimat, ceza ve prim koşulları.
Kalemler — stok ya da stok grubu, taahhüt miktarı, birim fiyat, iskonto, KDV, kademe (“500:19; 1000:18”), en az ve en çok çağrı. Miktar ve fiyat stoğun ana birimindedir.
Fiyat kuralı — sabit, kur endeksli ya da yüzde eskalasyonlu (bölüm 4).
Teslimat planı — satırları elle girin ya da Eşit dağıt ile taahhüdü parça sayısı ve gün aralığına bölün. İsteğe bağlıdır.
Onay — özet; Taslağı kaydet ile sözleşme taslak olarak açılır (numarasız).

4. Fiyat kuralları

Kural	Hesap	Örnek
Sabit	Kalem fiyatı (varsa miktara uyan kademe) süre boyunca değişmez.	20 TL; 600 adetlik çağrıda 500+ kademesi 19 TL.
Kur endeksli	Fiyat × (günün kuru ÷ sözleşmedeki baz kur). Kur, fiyat motoruyla aynı kaynaktan (bugün TCMB, geçmiş tarih kur tablosu).	100 TL, baz USD 32, bugün 40 → 125 TL.
Yüzde eskalasyon	Fiyat × (1 + oran)ⁿ; n = başlangıçtan bu yana tamamlanan dönem sayısı.	%5, 3 ayda bir; 6. ayda 100 → 110,25.

5. Aktifleştirme, onay ve durumlar

Aktifleştir sözleşmeye belge serisinden numara verir (varsayılan SZ2026000001 biçimi; Ayarlar › Belge serileri) ve fiyat motorunu devreye alır. Taahhüdün tutar karşılığı Yönetim › Onaylar'daki satış (ya da alış) tutar eşiğini aşıyorsa ve siz yönetici değilseniz sözleşme onay bekliyor durumuna geçer; yönetici onaylayınca tekrar Aktifleştir deyin.

Taslak — tamamen düzenlenir, numarası yoktur, silinebilir.
Aktif — fiyat ve kalem kilitlidir; yalnız bitiş tarihi, aşım politikası, çağrı sınırları ve koşul metinleri değişir.
Askıda — çağrı açılmaz, fiyat motoru kullanmaz; fiyat ya da kalem değişikliği için sözleşmeyi askıya alıp düzenleyin, sonra yeniden aktifleştirin.
Kapandı — geçmiş olarak durur; numara asla yeniden verilmez.

6. Sipariş ve faturada sözleşme fiyatı

Aktif sözleşmesi olan cari için satış siparişi, teklif ya da fatura girilirken sözleşmedeki stok (ya da stok grubu) satırının fiyatı en yüksek öncelikle gelir — cariye özel fiyat listesinin de önünde. Satırın altındaki şeritte Sözleşme fiyatı rozeti ve sözleşme numarası görünür; Neden bu fiyat? kademeyi, kur endeksini ya da eskalasyonu açıklar. Sözleşme fiyatlı satıra kampanya uygulanmaz. Fiyatı elle değiştirirseniz motor yazdığınızı ezmez.

7. Çağrı siparişi oluşturma

Aktif sözleşmenin kartında Çağrı siparişi oluştur deyin: kalemi seçin, miktarı girin, istersen bir teslimat planı satırına bağlayın ve teslim tarihini verin. Çubuk, bu çağrıdan sonra ne kadar kalacağını gösterir. Çağrı siparişini aç normal sipariş ekranının yaptığı her denetimle (yetki, belge serisi, stok) bir satış (ya da alış) siparişi açar; fiyat sözleşmeden gelir. Plan satırı Çağrıldı olur.

En az çağrının altındaki miktar reddedilir; en çok çağrı üstü aşım sayılır.
Taahhüt aşılırsa: uyar — sipariş açılır, çağrıda “Aşım” rozeti; yönetici onayı — yönetici değilseniz onay isteği gider, onaylanınca aynı çağrıyı 24 saat içinde yeniden gönderin; engelle — sipariş açılmaz.
Sipariş girişinden elle girilen sipariş ve siparişsiz fatura da, aktif sözleşmesi olan cari + stok satırı için sözleşmeye kendiliğinden bağlanır ve tüketime sayılır.

8. Kalan taahhüt nasıl okunur

Çubukta koyu mavi sevk edilen (faturalanmış), açık mavi açık çağrı (siparişte bekleyen), boşluk kalan miktardır; kırmızı yazı taahhüdün aşıldığını söyler. Kısmi faturalanan siparişin yalnız faturalanan kısmı sevk sayılır. Kalanı iptal edilen ya da silinen siparişin sevk edilmemiş kısmı tüketimden düşer. Sayılar her açılışta faturalardan ve siparişlerden yeniden hesaplanır; Tüketimi yenile bu sonucu sözleşmeye de yazar.

9. Teslimat planı ve uyarılar

Takvim satırları aylara gruplanır. Durumlar: Planlandı, Çağrıldı (çağrı siparişi açıldı), Sevk edildi (bağlı çağrının faturalanan miktarı planı karşıladı), Gecikti (tarihi geçti, sevk yok), İptal. Geciken plan satırları ve 30 gün içinde bitecek sözleşmeler Nabız’ın Dikkat listesine ve Patron Panosu’nun dikkat kutusuna düşer. Teslim Sözü (ATP) isteğe bağlı olarak çağrılmamış plan miktarlarını beklenen talep sayabilir (beklenenTalep=1).

10. Fiyat farkı dekontu

Sözleşme kartında Dekontlar › Fiyat farkı önerisi › Fiyat farkını hesapla: sözleşme süresi ve seçtiğiniz aralıktaki faturalar satır satır sözleşme fiyatıyla karşılaştırılır. Satış sözleşmesinde müşteri eksik faturalandıysa fark borç dekontu, fazla faturalandıysa alacak dekontu olur; alış sözleşmesinde tersi. İade faturaları farkı ters yönde azaltır. Daha önce bir fiyat farkı dekontuna girmiş fatura satırı ikinci kez önerilmez. KDV satırın KDV oranıyla farkın üstüne eklenir. Satırları seçip Taslak dekont oluştur deyin.

11. Kur farkı dekontu

Dekontlar sekmesinde Kur farkı önerisi: dövizli fatura numaralarını ve ödeme tarihini girin. Faturanın döviz toplamı, fatura kuru ile ödeme günü kuru (bugünse TCMB döviz satış, geçmiş tarihte kur tablosu — firma raporlarındaki kur farkıyla aynı kaynak) arasındaki farkla çarpılır. Satışta kur yükselmişse borç, düşmüşse alacak dekontu; alışta tersi. Kur farkı KDV dâhil kabul edilir (KDV iç yüzdeyle ayrılır).

Ceza, prim ya da iskonto düzeltmesi gibi hesaplanmayan tutarlar için Elle dekont kullanın: cari, yön, tür, tutar (KDV hariç) ve KDV oranı.

12. Dekontu kesme, iptal ve yazdırma

Dekontu kes onaydan sonra: belge serisinden numara (DK2026000001) verir ve cari hesaba mevcut cari makbuzu yolundan borç ya da alacak hareketi yazar (makbuzun kendi numarası da dekontta görünür). Numara alındıktan sonra hareket yazılamazsa dekont taslakta kalır; Kesimi tamamla aynı numarayla devam eder.
İptal et cari hareketi geri alır; numara defterde iptal olarak kalır ve asla yeniden verilmez.
Yazdır dekontu tarayıcıdan basar. Baskı tasarımcısında da Borç/alacak dekontu türü vardır; firmanın kendi formunu orada tasarlayabilirsiniz.
E-belge: HNR dekontu GİB/Coretax’a göndermez; kesimde gerekeni not eder — Türkiye’de müşteriye fiyat/kur farkı e-Fatura olarak düzenlenmeli, Endonezya’da faktur pengganti (miktar farkında nota retur).

13. Muhasebe kaydı

Kesilen dekontun cari hareketi Muhasebe penceresinde Sözleşme borç/alacak dekontu olayıyla fişe dönüşür (sıradan dekontun 649/659 kuralı yerine matrah + KDV ayrımlı):

Olay	Türkiye (Tekdüzen)	Endonezya (SAK EP)
Satış · borç dekontu	120 B / 600 A (fiyat) · 646 A (kur) · 649 A (ceza/prim) · 391 A	1-10100 D / 4-40000 K · 7-70100 K · 7-70000 K · 2-20500 K
Satış · alacak dekontu	610 B (fiyat) · 656 B (kur) · 659 B · 391 B / 120 A	4-40200 D · 8-80100 D · 8-80000 D · 2-20500 D / 1-10100 K
Alış · alacak dekontu	153 B · 656 B · 659 B · 191 B / 320 A	1-10200 D · 8-80100 D · 8-80000 D · 1-10500 D / 2-20100 K
Alış · borç dekontu	320 B / 153 A · 646 A · 649 A · 191 A	2-20100 D / 1-10200 K · 7-70100 K · 7-70000 K · 1-10500 K

Hesaplar Muhasebe › Kurallar’dan firmaya göre değiştirilebilir.

14. Cari kartı ve telefon

Cari kartının Sözleşmeler sekmesi carinin sözleşmelerini ve kalan taahhüt çubuklarını gösterir; tıklayınca sözleşme penceresi açılır. Telefonda (Bahçe / Adım) sözleşme kartı tek sütundur; Çağrı siparişi oluştur üç adımdır (kalem → miktar ve teslim → onay), dekont kesmek iki dokunuşla onaylanır.

15. Kim ne yapabilir

Görmek: sipariş, fatura ya da teklif modülü.
Sözleşme yazmak ve çağrı açmak: yönetici ya da siparişler + o yönde sipariş yetkisi (satışta sipariş çıkış, alışta sipariş giriş).
Dekont kesmek ve iptal etmek: yönetici ya da cari makbuz yetkisi (iptal ayrıca cari makbuz silme yetkisi ister).
Her değişiklik iz bırakır (kim, ne zaman, ne yaptı).

16. Sık sorulanlar

Sözleşme fiyatı siparişe gelmedi. Sözleşme aktif mi, tarih sözleşme süresi içinde mi, satırdaki stok sözleşme kalemi ya da kalemin stok grubunda mı? Fiyatı elle değiştirdiyseniz motor ezmez.

Fiyat farkı önerisi boş. Faturalar sözleşme fiyatıyla birebir kesilmiştir ya da o satırlar zaten bir fiyat farkı dekontuna girmiştir (öneri “daha önce dekontlandı” sayısını gösterir).

Numaralı dekontu silebilir miyim? Hayır; iptal edilir. Numara asla boşa düşmez ve yeniden verilmez.

İlgili rehberler: Belge Girişi · Fiyat ve Kampanya · Teslim Sözü · Belge Serileri · Muhasebe · Baskı Formları · Mobil.