Projeler ve proje / iş bazlı kârlılık

Bir inşaat şantiyesi, bir makine siparişi, büyük bir müşteri işi… Firmanın toplam kârı iyi görünürken tek tek işlerden hangisinin para kaybettirdiği ancak o işin bütün belgeleri bir araya getirilince görülür. Projeler penceresi satış faturalarını, alışları, üretim teyitlerini, fasonu, nakliyeyi, masrafları ve sözleşme dekontlarını tek bir proje kodu altında toplar; satış, maliyet, brüt kâr ve marjı verir, bütçeyle ve henüz faturalanmamış taahhütlerle karşılaştırır. Aynı tutarın iki kez sayılmaması için belirli kurallar uygulanır ve ekranda gösterilir.

1. Ne işe yarar ve nereden açılır

İş bazında kâr: her proje için satış, maliyet (malzeme, işçilik, fason, nakliye, gider), brüt kâr ve marj; hangi rakamın hangi belgeden geldiği kalem kırılımında yazar.
Bütçe ve taahhüt: kalem bazında bütçe, gerçekleşen, açık siparişlerden doğan taahhüt ve kalan; bütçesi aşılan kalem kırmızı.
Zaman çizelgesi: belgelerin tarih sırası ve ay ay kümülatif gelir, maliyet, kâr.

Nereden açılır. Dock'ta Satış / CRM grubu › Projeler. Solda proje listesi, Yeni proje ve Sanal proje düğmeleri; sağda seçilen projenin kartı ve beş sekmesi: Kârlılık, Belgeler, Bütçe, Zaman çizelgesi, Bilgiler. Projeler yeni bir defter tutmaz: belgelerin zaten var olan Proje alanını kullanır.

2. Proje açmak

Yeni proje'ye basın ve formu doldurun: Proje kodu, Proje adı, Müşteri, Başlangıç, Bitiş, Durum, Masraf merkezi, Sorumlu, Sözleşme tutarı ve Açıklama; sonra Kaydet.

Proje kodu harf ya da rakamla başlar, en çok 30 karakterdir (harf, rakam, boşluk, nokta, alt çizgi, tire, eğik çizgi) ve büyük harfe çevrilir. Aynı kodla ikinci proje açılamaz; kod sonradan değiştirilemez.
Durum: Açık, Devam ediyor, Kapandı, İptal. Belge girişindeki proje seçicide yalnız Açık ve Devam ediyor projeler listelenir.
Masraf merkezi doldurulursa o merkezin proje tarihleri içindeki masrafları projenin Gider kalemine girer (bölüm 5). Sözleşme tutarı KPI kutusunun altında karşılaştırma için yazar.

Başlık alanlarını sonradan Bilgiler sekmesinde değiştirirsiniz.

3. Belgeleri projeye bağlamak

Yeni belgede: fatura, irsaliye, sipariş ve teklif girişinin başlığında Proje alanı vardır ("Proje kodu (isteğe bağlı)"); açık projeler listeden seçilir. Tanımlı olmayan bir kod yazılırsa belge "Proje bulunamadı: …" hatasıyla kaydedilmez. Alan yalnız yeni belgede görünür; hiç açık proje yoksa ya da yetkiniz yoksa belge girişi eskisi gibi, alansız açılır.
Mevcut belgeler: proje kartının Belgeler sekmesinde bağlı belgeler listelenir (tür, no, tarih, cari, tutar); her satırdaki Bağı çöz belgeyi projeden ayırır. Yeni bağlamalar için Toplu bağla kutusu kullanılır.
Otomatik taşınan bağlar: bir fatura projeye bağlanınca faturanın otomatik irsaliyesi de aynı projeye yazılır. Proje kodu boş bir üretim emrinin projesi, okunurken emrin üretim isteğinin geldiği siparişin projesinden türetilir; yani siparişi projeye bağlamak o siparişten açılan emirleri de projeye getirir.

Teklif Girişi başlığında Proje alanı

4. Toplu bağlama

Proje sonradan açıldıysa geçmiş belgeleri tek tek bulmak zordur. Belgeler sekmesindeki Toplu bağla kutusu adayları iki yoldan bulur:

Cari + tarih aralığı: Cari, Başlangıç ve Bitiş (varsayılan: projenin carisi ve tarihleri; tarih yoksa yıl başından bugüne). O carinin bu aralıktaki faturaları, faturasız irsaliyeleri, siparişleri, teklifleri, o carinin isteklerinden açılan üretim emirleri ve iptal edilmemiş sözleşme dekontları gelir. İptal edilmiş belgeler ve faturası kesilmiş irsaliyeler aday olmaz (irsaliye faturayla gelir).
Sipariş grubu: ya da sipariş numarası (sipariş grubu) alanına bir sipariş numarası yazın. Sipariş (açıksa), o siparişten doğan faturalar ve siparişin üretim isteklerinden açılan emirler birlikte listelenir.

Adayları bul'a basın. Bu projeye zaten bağlı belgeler listede çıkmaz. Hiçbir projeye bağlı olmayanlar önceden işaretlidir; başka bir projeye bağlı olanlar sarı Başka proje: … rozetiyle, işaretsiz gelir. Seçimi düzeltip Seçilenleri bağla (N)'ye basın; "N belge projeye bağlandı." yazar. Tek seferde en çok 5000 belge bağlanır.

Başka projeye bağlı belge. Seçimde başka bir projeye bağlı belge varsa bağlama durur: "Bazı belgeler başka projeye bağlı; yeniden bağlamak için onaylayın." Belgeyi gerçekten bu projeye almak istiyorsanız çıkan Başka projeden alarak bağla düğmesine basın; belge eski projeden çıkar. Bir belge aynı anda yalnız bir projede olabilir.

Projeler — Belgeler sekmesi ve Toplu bağla

5. Kârlılık nasıl hesaplanır

Kârlılık sekmesinin üstünde altı kutu vardır: Satış (altında iade), Maliyet, Brüt kâr, Marj (brüt kâr / satış), Açık sipariş (backlog) (altında taahhüt) ve Tahmini proje sonu kârı (altında sözleşme tutarı). Altında belge sayıları ve hesabın dönemi yazar. Bütün tutarlar TL ve KDV hariçtir.

Kalem	Nereden gelir
Satış	Proje faturalarının satış kalemlerinin matrahı − satış iadeleri; sözleşme dekontlarında satış borç dekontu artırır, alacak dekontu azaltır. Satış faturasındaki nakliye kalemi de satıştır.
Malzeme	Projeye bağlı alış faturası ve faturası gelmemiş alış irsaliyesindeki stok ailesi kalemleri (− alış iadesi) + proje üretim teyitlerinin malzeme maliyeti + satılan malın maliyeti (projede doğrudan alınmamış/üretilmemiş kısım × birim maliyet).
İşçilik	Üretim teyitlerinin işçilik maliyeti; stok kartı türü işçilik olan alış kalemleri.
Fason	Üretim teyitlerinin fason maliyeti; teyitte fason yoksa projedeki emirlerin fason carilerinden (ya da fason hizmeti kalemlerinden) gelen alış faturaları.
Nakliye	Projeye bağlı alış belgelerinde kodu ya da açıklaması nakliye, navlun, kargo, taşıma olan kalemler; sevkiyat nakliye tarifesi tanımlıysa o tarifeden gelen tutar.
Gider	Gider/hizmet ve makina/ekipman ailesi alış kalemleri; projenin masraf merkezinin proje tarihleri içindeki masrafları (her ay için dönem maliyet kaydı varsa o, yoksa masraf kayıtları — aynı ay iki kez sayılmaz); projeye bağlı masraf kayıtları; alış yönlü sözleşme dekontları.

Kalem kırılımı tablosunda her kalemin yanında hangi kaynaklardan kaç TL geldiği yazar (ör. "Projeye bağlı alış faturaları: 1.000 · Üretim teyitleri: 218.495 · Satılan malın maliyeti: 59.148"). Satılan malın birim maliyeti proje başlangıcından bir yıl önceden bitişe kadarki dönemin alış ortalamasıdır; yoksa stok kartı maliyeti. Hesap 60 saniye saklanır; Yeniden hesapla hemen tazeler. Bağlı bir belge değişince ya da silinince saklanan sonuç kendiliğinden boşalır.

Projeler — Kârlılık sekmesi: KPI kutuları, kalem kırılımı, bütçe çubukları

6. Çift sayım kuralları

Aynı mal ya da hizmet birden çok belgede görünür (irsaliye ve faturası, alınan malzeme ve onu tüketen üretim teyidi…). Program şu kuralları uygular; uygulanan kurallar sekmenin altındaki Çift sayım denetimi (N) açılır listesinde tek tek yazar:

Kural	Açıklama
Ç1 Faturalanmış irsaliye	Faturası kesilmiş irsaliye sayılmaz; mal hareketi faturanın kalemidir. Yalnız faturasız irsaliyeler (şantiyeye sevk, faturası henüz gelmemiş alış) hesaba girer.
Ç2 Satılan malın maliyeti	Projede satılan malın maliyeti yalnız proje içinde doğrudan alınmamış ya da üretilmemiş miktar için eklenir: satılan − (alınan + üretilen), en az sıfır. Projeye alınan ve üretilen mal zaten maliyettedir.
Ç3 Üretimde tüketilen alış	Teyitte tüketilen bir bileşen projeye ayrıca alındıysa, tüketilen miktar kadarı (alış birim fiyatıyla) malzemeden düşülür; çünkü teyidin malzeme maliyeti onu zaten içerir.
Ç4 Fason faturası	Teyitlerde fason maliyeti varsa fason carisinin projeye bağlı alış faturası tekrar sayılmaz (uyarı satırında tutarı yazar).
Ç5 Masraf merkezi ayı	Bir ayın masraf merkezi tutarı ya dönem maliyet kaydından ya masraf kayıtlarından alınır, ikisinden birden değil.
Ç6 Sipariş	Siparişler kâra girmez; yalnız açık sipariş (backlog) ve taahhüt olarak gösterilir.

Örnek hesap

Projede satış faturaları 200.000, bir satış iadesi 10.000 → Satış 190.000. A ürününden 100 adet satıldı; projeye 60 adet × 500 = 30.000'e alındı, kalan 40 adet × birim maliyet 450 = 18.000 satılan malın maliyeti (Ç2). B bileşeni projeye 50 × 100 = 5.000'e alındı; üretim teyitlerinin malzeme maliyeti 25.000 ve bunun içinde 30 adet B tüketimi var → 30 × 100 = 3.000 malzemeden düşer (Ç3). Malzeme = 30.000 + 5.000 + 25.000 − 3.000 + 18.000 = 75.000. Teyitlerde işçilik 6.000, fason 8.000; fason carisinin 8.000'lik faturası tekrar sayılmaz (Ç4). Alış faturasındaki nakliye kalemi 4.500, masraf merkezi 7.000. Maliyet = 75.000 + 6.000 + 8.000 + 4.500 + 7.000 = 100.500; brüt kâr 89.500; marj 89.500 / 190.000 = %47,11.

7. Bütçe, taahhüt ve tahmini kâr

Bütçe sekmesinde yedi kalem için (Satış, Malzeme, İşçilik, Fason, Nakliye, Gider, Diğer) tutar girip Kaydet'e basarsınız; boş bırakılan kalemin bütçesi yoktur. Satış bütçesi beklenen gelirdir; diğer kalemler maliyet bütçesidir.

Taahhüt: projeye bağlı açık alış siparişlerinin kalan miktar × fiyatı (nakliye kalemleri nakliyeye, diğerleri malzemeye) + henüz teyit edilmemiş fason sevklerinin miktar × fason ücreti (fasona). Satış tarafında taahhüdün karşılığı açık satış siparişleridir (backlog).
Kalan = bütçe − gerçekleşen − taahhüt. Gerçekleşen + taahhüt bütçeyi aşarsa çubuk kırmızı olur ve "Malzeme bütçesi aşıldı: bütçe …, gerçek + taahhüt …." uyarısı çıkar. Çubukta mavi kısım gerçekleşen, turuncu kısım taahhüt, siyah çizgi bütçedir.
Tahmini proje sonu kârı = satış + açık satış siparişi − maliyet − taahhüt: bugünkü siparişler faturalanır, verilen alış siparişleri gelirse proje ne kazandırır.

Örnek (bölüm 6'nın devamı): malzeme bütçesi 90.000, gerçekleşen 75.000, açık alış siparişi kalanı 20 × 500 = 10.000 → kalan 5.000, kullanım (75.000 + 10.000) / 90.000 = %94,44. Satış bütçesi 250.000, açık satış siparişi 40.000 → kalan 250.000 − 190.000 − 40.000 = 20.000. Tahmini proje sonu kârı = 190.000 + 40.000 − 100.500 − 10.000 = 119.500.

8. Zaman çizelgesi

Zaman çizelgesi sekmesinin üstünde ay ay Kümülatif gelir (yeşil), Kümülatif maliyet (kırmızı, kesik) ve Kümülatif kâr (mavi) çizgileri vardır; altında belgeler tarih sırasıyla listelenir: sipariş, fatura (satış/alış, iade), irsaliye, üretim emri, üretim teyidi, dekont ve masraf kaydı, tutarlarıyla. Kâr çizgisinin sıfırın altından ne zaman çıktığı, projenin kendini hangi ay finanse etmeye başladığını gösterir.

Projeler — Zaman çizelgesi sekmesi

9. Sanal proje (cari + tarih)

Belgelerine proje kodu hiç girilmemiş bir işin kârlılığını görmek için sol üstteki Sanal proje'ye basın, Cari, Başlangıç ve Bitiş'i seçip Hesapla'ya basın. O carinin seçilen aralıktaki faturaları, faturasız irsaliyeleri, açık siparişleri ve o carinin siparişlerinden açılan üretim emirleri tek bir proje gibi hesaplanır; aynı kutular, kalem kırılımı, çift sayım kuralları ve zaman grafiği görünür. Sanal projenin bütçesi yoktur ve hiçbir şey kaydedilmez.

10. Uyarılar ve Analiz Stüdyosu

"… ürünün birim maliyeti bilinmiyor; satılan malın maliyetine eklenmedi": bu ürünlerin maliyeti eksik; kâr olduğundan yüksek görünür. Ürünlere alış girin ya da stok kartı maliyetini düzeltin.
"… teyitte işçilik saati var ama işçilik maliyeti yazılmamış": personel saati girilmiş ama ücret tanımlı olmadığı için işçilik eksik kalmıştır.
"… sevkiyat projenin belgelerini taşıyor; nakliye tarifesi tanımlı olmadığı için sevkiyat maliyeti eklenmedi": Sevkiyat seferlerinin nakliye maliyeti tarifeden hesaplanamadı; nakliye yalnız alış belgelerinden gelir.
"Belgelerde tanımsız proje kodu var: …" (proje listesinin üstünde): eski belgelerin Proje alanında, Projeler'de karşılığı olmayan kodlar bulundu. Aynı kodla bir proje açarsanız o belgeler kendiliğinden projeye gelir.
Analiz Stüdyosu: Analiz Stüdyosu'nun Satış ve Üretim küplerinde Proje boyutu vardır; projeler arasında satışı, üretimi karşılaştırmak için onu satır ya da sütuna sürükleyin.

11. Projeyi kapatmak ve silmek

Biten bir projeyi Bilgiler sekmesinde durumu Kapandı yaparak kapatın; belgeler bağlı kalır, kârlılık görülmeye devam eder, yalnız yeni belgelerin proje seçicisinde çıkmaz. Sil yalnız projeye hiç belge bağlı değilken çalışır; aksi hâlde "Projeye bağlı belge var; önce bağları çözün ya da projeyi kapatın." uyarısı çıkar. Silme projenin bütçesini de siler, belgelere dokunmaz.

12. Yetki

İş	Gereken
Projeleri ve kârlılığı görmek, sanal proje	Yönetici ya da Projeleri ve proje kârlılığını görme ya da Proje açma, belge bağlama ve bütçe ya da Genel Raporlar.
Proje açmak, değiştirmek, silmek, belge bağlamak/çözmek, bütçe girmek	Yönetici ya da Proje açma, belge bağlama ve bütçe; salt okunur kullanıcı yazamaz ("Salt okunur kullanıcı proje kaydı yazamaz.").

Yetkiler Ayarlar › Kullanıcılar yetki ekranında Nakit senaryosu, projeler ve fiyat önerisi grubundadır. Yetkisi olmayan kullanıcıya belge girişindeki proje alanı gösterilmez.

13. Telefonda

7 inçten küçük ekranlarda (Bahçe + Adım arayüzü) Projeler bir kart listesiyle açılır: her kartta proje kodu, durum rozeti, proje adı ve müşteri. Karta dokununca proje kârlılığı kartı açılır: aynı KPI kutuları (iki sütun), kalem kırılımı, bütçe çubukları, uyarılar ve zaman grafiği; ← Projeler listeye döner. Listenin üstündeki Sanal proje (cari + tarih) düğmesi sanal proje hesabını telefonda da açar. Telefonda proje açma, belge bağlama ve bütçe girişi yoktur; bunlar masaüstünden yapılır.

Telefonda proje kârlılığı kartı

14. Sık sorulanlar

Soru	Cevap
Açık siparişler neden kâra girmiyor?	Sipariş henüz gerçekleşmemiş iştir (Ç6). Satış siparişleri "Açık sipariş (backlog)", alış siparişleri "Taahhüt" olarak ayrı gösterilir ve tahmini proje sonu kârına girer.
İrsaliye ve faturasını bağladım; maliyet iki kez mi sayıldı?	Hayır. Faturası kesilmiş irsaliye sayılmaz (Ç1); "Çift sayım denetimi" listesinde "Faturalanmış irsaliye ikinci kez sayılmadı." satırını görürsünüz.
Bir faturayı iki projeye bölebilir miyim?	Hayır; bir belge aynı anda yalnız bir projede olabilir. Ortak bir masrafı paylaştırmak için projenin masraf merkezini ya da ayrı masraf kayıtlarını kullanın.
Yeni kestiğim fatura kârlılıkta görünmüyor.	Faturanın başlığında proje seçili mi bakın (Belgeler sekmesi). Seçiliyse Yeniden hesapla'ya basın; sonuç 60 saniye saklanır.
Marj eksi çıktı ama projede kâr ettiğimizi biliyoruz.	Genellikle satış faturalarının bir kısmı projeye bağlanmamıştır ya da projeye alınan malzemenin bir kısmı başka işte kullanılmıştır. Toplu bağla ile eksik faturaları bulun; kalem kırılımındaki kaynaklara bakarak fazla sayılan alışları çözün.

İlgili rehberler: Belge Girişi · Üretim · Çerçeve Sözleşmeler · Standart Maliyet · Analiz Stüdyosu · Mobil.